3 giai đoạn cần kiểm soát khi kinh doanh quán cafe

3 giai đoạn cần kiểm soát khi kinh doanh quán cafe

Lên kế hoạch để khởi tạo một quán café đã là rất khó khăn và gian nan, nhưng những bước tiếp sau đó để vận hành quán café thì bạn cần phải làm nhiêu việc hơn thế nữa.

Khi kinh doanh quán cafe bạn có thể kể ra rất nhiều công việc không tên cần bạn chuẩn bị như: quản lý nhân viên, quản lý nguyên vật liệu, lên kế hoạch marketing, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, thay đổi không gian mới mẻ và tưới mới hơn,… nhưng nếu muốn kiểm soát tốt các công việc cần làm để kinh doanh, bạn có thể tập trung cho 3 giai đoạn và quy trình sau đây, đó là giai đoạn đầu vào, giai đoạn vận hành và giai đoạn kiểm tra đánh giá. Khi bạn đã nắm được những giai đoạn này thì công việc kinh doanh của bạn sẽ đơn giản và hoạt động thuận lợi hơn.

img_9656

  1. Giai đoạn đầu vào

Đây là giai đoạn bạn cần chuẩn bị kĩ lưỡng để công việc kinh doanh diễn ra thật trơn tru.

– Thu mua hàng hóa: khi muốn kinh doanh quán cafe thì bạn cần tìm được đối tác cung cấp hàng hóa cho mình từ đầu và uy tín, đảm bảo chính sách giá cả, giao hàng,…đặc biệt phải có chứng từ rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý của bạn.

– Thống kê hàng hóa quản lý: bạn phải thống kê được những tài sản cố định và tài sản nhỏ, đây có thể là những tài sản khấu hao hoặc tài sản cố định nhưng vấn cần liệt kê chi tiết để tính toán vào chi phí quay vòng, thu hồi vốn.

quan-ly-quan-cafe4

– Quán cafe phải có kho hàng để dự trữ và bảo quản, kiểm soát. Kho hàng này cần đạt được các tiêu chuẩn riêng về việc bảo quản nguyên vật liệu. Bạn nên chia ra thành kho hàng hàng ngày và kho hàng dài hạn. Ở mỗi kho hàng thì cần có sổ sách để quản lý.

– Mỗi khi nhập hàng thì phải kiểm kê hàng hóa theo đơn vào file quản lý hoặc phần mềm quản lý quán cafe, các phần mềm có tính năng quản lý kho sẽ làm cho việc kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn.

  1. Giai đoạn vận hành

quan-ly-quan-cafe-6

– Phải xây dựng được file tính cost đồ uống và lên giá thành cho đồ uống của cửa hàng café, file này sẽ được đưa thành công thức vào phần mềm quản lý để trừ nguyên vật liệu, tính toán được lượng tồn kho thực tế ngay tại thời điểm bán cho quán.

– Thực hiện quy trình tác nghiệp theo các bước phục vụ –  thu ngân – pha chế.

  1. Giai đoạn kiểm soát

Kiểm soát quy trình tác nghiệp

– Bạn có thể dựa vào bảng mô tả công việc cùng với quy trình tác nghiệp để kiểm soát và đánh giá được nhân sự của mình có thực hiện được đúng quy trình mà quán đưa ra hay không.

– Biết linh hoạt điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với tình hình kinh doanh mỗi giai đoạn.

kinh-doanh-quan-cafe-9

Kiểm soát thu/chi hàng ngày

– Bạn nên tạo cho quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ và khoản chi lớn cho quản lý, và các khoản chi này cần phải có đầy đủ chữ ký và hóa đơn.

– Những phần thu bao gồm từ bán hàng và thu khác: Kiểm tra dựa trên thực tế tiền cuối ngày và trên chính file quản lý hoặc phần mềm quản lý. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì bạn cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng nhất.

– Đối với việc quản lý thu chi thì hãy tạo danh mục quản lý chi tiết nhất thu và chi phải tách biệt nhau.

Kiểm soát hàng hóa kho hàng

– Hàng tuần bạn hãy kiểm tra kho 1 lần và làm theo mẫu kiểm kho.

– Đối chiếu chính file quản lý và số liệu trong kho để đánh giá

collage

Bạn là người quản lý thì cần nắm bắt được một số bảng báo cáo phân tích dưới đây

– Báo cáo doanh thu của quán theo ngày/tháng/năm rõ ràng hoặc chi tiết hơn nữa là báo cáo ngay tại thời điểm thực tế bạn truy cập vào hệ thống quản lý của mình.

– Báo cáo chi tiết các chi phí theo danh mục thu-chi của quán

– Báo cáo thất thoát như đổ vỡ và mất mát, hàng hóa bị hỏng

– Báo cáo thông tin khách hàng, hội viên thân thiết

– Báo cáo kho nguyên liệu

– …

Các báo cáo này sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn đưa ra được các chính sách kinh doanh hợp lý.

Trả lời bài viết