Các phương án tối ưu hóa đơn đặt hàng online cho mô hình trà sữa

Kinh doanh trực tuyến là một hình thức kinh doanh thông qua internet do đó quy trình đặt món, thanh toán và vận chuyển nhanh chóng, thuận tiện là các yếu tố quan trọng mà các chủ quán trà sữa cần đặc biệt lưu ý. Hay nói cách khác, toàn bộ những hoạt động đó chính là quá trình tối ưu hóa các đơn đặt hàng online. Tiếp tục bài toán quán trà sữa có nên kinh doanh trực tuyến hay không? Bài viết này iPOS.vn sẽ cung cấp cho chủ các chủ quán những phương án để tối ưu hóa các đơn hàng, mang lại doanh số cao.

1.     Tối ưu hóa đơn đặt hàng online mang lại những lợi ích gì?

Để mô tả chính xác nhất lợi ích của việc tối ưu hóa những đơn đặt hàng online, chúng ta có thể theo dõi câu chuyện của thương hiệu thức ăn nhanh nổi tiếng KFC sau đây.

Có vị khách đặt một phần ăn từ KFC thông qua hình thức đặt hàng online. Chỉ khoảng 30 phút sau, họ đã nhận được sản phẩm đóng gói cẩn thận và vẫn còn nóng hổi. Tuy nhiên sau khi giao tiền và nhân viên giao hàng đã quay về thì họ mới phát hiện ra đơn hàng này đã thiếu một ly Pepsi lớn.

Nhân viên KFC liên tục gửi lời xin lỗi và đã gửi lại sản phẩm còn thiếu kèm 2 món mới

Lúc này, thực khách chỉ biết gọi điện lên tổng đài để phàn nàn chứ không phải mục đích lấy lại được ly nước. Tuy nhiên chỉ vài phút sau khi kiểm tra và phát hiện sai sót, tổng đài viên đã lập tức thông báo nhân viên giao hàng sẽ quay trở lại để gửi sản phẩm còn thiếu. Tất nhiên không thể thiếu lời xin lỗi từ KFC về sự thiếu hụt này.

Hơn cả sự mong đợi, khi quay trở lại, người giao hàng còn tặng thêm 1 ly Pepsi vừa và 1 phần khoai tây với lời xin lỗi vì đã giao hàng thiếu. Chưa kết thúc ở đó, một tổng đài viên đã tiếp tục gọi điện thoại thêm một lần nữa để kiểm tra xem đã nhận được sản phẩm hay chưa. Kèm theo đó là lời xin lỗi và mong nhận được sự thông cảm của khách hàng.

Tất nhiên với thái độ phục vụ tận tình và chân thành như vậy, vị khách đó không hề giận dữ mà lại có cái nhìn vô vùng thiện cảm với dịch vụ online và giao hàng của KFC. Họ cũng không quên khen ngợi thương hiệu này trên các diễn đàn mạng.

Rõ ràng, khi các đơn đặt hàng online được xử lý một cách đúng mức và khéo léo như KFC thì không chỉ là doanh số bán hàng mà tỉ lệ khách hàng trung thành cũng tăng lên đáng kể.

2.     Quán trà sữa cần có những gì nếu muốn thực hiện các đơn đặt hàng online

Theo một thống kê ở Mỹ cho thấy rằng nếu muốn tối ưu hóa các đơn đặt hàng online thì các cơ sở nói chung và các cửa hàng trà sữa nói riêng cần phải tăng cường số hóa trong quá trình vận hành. Tức là việc trao đổi thông tin giữa các khâu như tiếp nhận đơn hàng, pha chế và giao hàng cần hạn chế tối đa ghi chép bằng tay theo phương thức truyền thống. Mà thay vào đó các chủ kinh doanh sẽ mua phần mềm bán hàng như sản phẩm của iPOS.vn. Đó cũng chính là xu hướng chung mà các doanh nghiệp trong ngành hiện nay đang hướng tới.

Các chủ kinh doanh thường mua phần mềm bán hàng như sản phẩm của iPOS.vn để hạn chế việc sử dụng sổ sách

Nói cụ thể hơn thì khi sử dụng phần mềm bán hàng tốt nhất, mọi đơn hàng từ các trang web, ứng dụng chọn món trực tuyến sẽ được đổ về máy tính tiền pos ngay lập tức. Từ đó, thu ngân chỉ cần chấp nhận đơn hàng, những thông tin đó lại tự động in xuống quầy pha chế. Cuối cùng, đội ngũ nhân viên giao hàng sẽ nhanh chóng mang những đơn đặt hàng online đó đến tận tay cho khách hàng.

Để làm được như vậy thì hoặc là quán trà sữa cần liên kết với website chọn món hoặc là website riêng cần tích hợp tính năng đặt hàng online.

3. Các phương án tối ưu hóa đơn đặt hàng online

3.1. Tự xây dựng riêng một bộ phận giao hàng chuyên nghiệp

Tự tổ chức việc giao hàng tức là chủ quán sẽ xây dựng một bộ phận giao hàng riêng thay vì tận dụng nhân viên phục vụ hay bảo vệ của quán. Họ sẽ được phân chia địa bàn khắp nơi và mỗi người thường chỉ đảm nhận một quận hoặc một địa bàn nhất định.

Để thực hiện phương án này hiệu quả, quán trà sữa của bạn phải khai thác tối đa các cửa hàng hiện có. Nếu là mô hình kinh doanh dạng chuỗi, hệ thống bao gồm nhiều điểm thì nên chọn cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để thông tin các đơn đặt hàng online tự động đổ về cửa hàng gần nhất.

Tuy nhiên chủ quán chỉ nên áp dụng hình thức này khi quy mô của mảng bán hàng trực tuyến đã lớn hoặc lượng khách nhiều. Bởi nó khá tốn kém và đòi hỏi quy trình thực hiện các đơn đặt hàng online chuyên nghiệp,  tránh chồng chéo, mất đơn hàng và giúp tiết kiệm chi phí.

Khi giao các đơn đặt hàng online cần lưu ý đến cả chi phí và khoảng cách bởi đi quá xa trà sữa sẽ bị tan đá, làm giảm chất lượng

Định giá ship (vận chuyển) trà sữa và khoảng cách giao hàng cũng là vấn đề cần cân nhắc. Tùy theo mật độ và số lượng cửa hàng hiện có mà quán trà sữa của bạn có thể miễn phí vận chuyển hoặc tính phí khi vượt ngoài diện tích cho phép. Chẳng hạn như chỉ giao miễn phí trong vòng bán kính 3km từ cửa hàng gần nhất còn ngoài phạm vi này sẽ tính phí 15.000… Hơn nữa, khi vận chuyển quá xa, trà sữa sẽ bị tan đá, làm giảm chất lượng, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Quan trọng nhất là phải cân đo đong đếm để doanh thu từ các đơn hàng này bù đắp được cho chi phí vận chuyển và chất lượng trà sữa vẫn đảm bảo khi mang đến cho khách. Nếu chỉ vì làm hài lòng khách hàng mà chấp nhận giao hàng khắp nơi khi không tính toán kĩ lưỡng rất dễ gây nên thiệt hại lớn cho cửa hàng của bạn.

3.2. Hợp tác và thuê các đơn vị giao hàng bên ngoài

Mặc dù việc tự tổ chức giao các đơn đặt hàng online sẽ giúp chủ quán chủ động và dễ dàng quản lý mọi vấn đề. Tuy nhiên không phải quán trà sữa nào cũng có đủ nguồn lực làm được như vậy. Do đó hợp tác với các đơn vị vận chuyển từ bên ngoài là giải pháp mới cho các cửa hàng khi nhu cầu đặt trà sữa trực tuyến ngày càng tăng.

Hiện nay không khó để các chủ cửa hàng tìm được một đơn vị cung cấp dịch vụ giá rẻ. Nhưng giá thành tốt không phải là yếu tố duy nhất để quyết định tất cả. Mà bên cạnh đó còn phải đảm bảo chủ cửa hàng và thực khách có thể kiểm soát tiến độ, tốc độ giao các đơn đặt hàng online và chất lượng của những ly trà sữa đó khi đến tay người mua.

Ahamove là một trong những đơn vị giao các đơn đặt hàng online uy tín hiện nay

Ngoài ra bảo mật thông tin cũng là vấn đề cần quan tâm trong việc tìm kiếm đội ngũ giao nhận từ bên ngoài. Để hạn chế tối đa sự rò rỉ thông tin, trước tiên chủ quán cần lựa chọn những đối tác chuyên nghiệp, nhận được những phản hồi tốt trên thị trường. Khi hợp tác phải có cam kết từ các bên để chắc chắn những thông tin đơn hàng cũng như doanh số không bị “rơi vào tay” đối thủ dưới mọi hình thức, đặc biệt lưu ý từ đội ngũ giao nhận.

Hiện nay Ahamove, Grab, Uber hay DeliveryNow… là những đối tác giao nhận uy tín, được nhiều cửa hàng hợp tác với chi phí thấp, giao đơn đặt hàng online nhanh chóng và khiến người nhận hài lòng bởi thái độ làm việc chuyên nghiệp.

Trả lời bài viết