5 tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho nhà hàng

Đăng bởi Chưa có bình luận nào phần mềm kế toán,kế toán cho nhà hàng,

Khi công nghệ ngày càng phát triển, những nghiệp vụ thủ công như ghi chép sổ sách, tính toán thô sơ đang dần được thay thế và công việc của kế toán viên được giảm tải đi rất nhiều. Tuy nhiên, mỗi ngành nghề lại có một đặc thù khác nhau. Việc lựa chọn phần mềm kế toán cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng và phải đáp ứng được các yêu cầu trong ngành nhà hàng ăn uống.

1. Đáp ứng những đặc thù của ngành F&B

Tiêu chí đầu tiên cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm kế toán đó là khả năng đáp ứng đẩy đủ các nghiệp vụ phát sinh của một doanh nghiệp bao gồm các phân hệ như: kế toán tiền, bán hàng, mua hàng, kho, chi phí, thuế GTGT, v…v… Tiếp theo, hãy tính đến khả năng xử lý các vấn đề đặc thù của ngành F&B như: đồng bộ dữ liệu bán hàng, tính giá thành món ăn, quản lý hao phí, kho nguyên vật liệu, v…v…

Khác với các ngành nghề kinh doanh khác, sau khi sản xuất ra thành phẩm cuối cùng mà với nhà hàng là món ăn, đồ uống, thay vì nhập lại kho thì sẽ mang ra phục vụ trực tiếp cho khách hàng. Vì thế mà quy trình tính giá thành trong ngành nhà hàng ăn uống sẽ có nhiều sự khác biệt với kế toán sản xuất thông thường. Vì thế, lựa chọn phần mềm kế toán nhà hàng phải đáp ứng được tiêu chí này là một việc cần thiết.

2. Giao diện phần mềm thân thiện

Kế toán là công việc có nhiều nghiệp vụ và nhiều thao tác. Do vậy, lựa chọn phần mềm kế toán với giao diện thân thiện, dễ sử dụng cũng là ưu tiên của chủ đầu tư. Tuy nhiên, nó cũng cần phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Thiết kế phần mềm đóng vai trò khá quan trọng với phần mềm, đặc biệt là với người mới bắt đầu sử dụng. Một giao diện rắc rối, khó nhìn rất dễ khiến người sử dụng bị “lạc” trong hệ thống thông tin đan chằng chịt mà không biết bắt đầu từ đâu hoặc tiếp theo như thế nào.

lua-chon-phan-mem-ke-toan-voi-giao-dien-than-thien-de-su-dung

Lựa chọn phần mềm kế toán với giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Thao tác trên phần mềm là yếu tố thứ hai quyết định độ khó của phần mềm. Các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm cần phải được thực hiện một cách trơn tru không quá lòng vòng hay nhiều thao tác. Các bút toán kèm theo nên có các chức năng xử lý tự động hoặc lưu ý hướng dẫn để người sử dụng thực hiện. Các thao tác nên có các phím tắt để người sử dụng có thể thao tác dễ dàng hơn.

3. Tốc độ xử lý của phần mềm

Ngành nhà hàng/ café là một lĩnh vực phát sinh rất nhiều giao dịch trong một ngày. Số lượng chứng từ, hóa đơn cũng nhiều hơn các mảng khác. Vì thế, công việc của một kế toán viên sẽ bị trì hoãn nếu như phần mềm hỗ trợ không đáp ứng nhanh chóng và kịp thời.

Đặc biệt, với những chuỗi lớn, khối lượng dữ liệu xử lý mất rất nhiều thời gian, do đó, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán, hãy xem xét đến kinh nghiệm làm việc cho các chuỗi của đơn vị đó.

Một điều bạn nên cân nhắc khi mua phần mềm kế toán cho nhà hàng đó là khả năng đồng bộ dữ liệu với POS bán hàng. Nếu phần mềm giải quyết được việc này, thao tác trích xuất thông tin bán hàng ra excel và xuất ngược lại sẽ được loại bỏ. Kế toán viên sẽ tiết kiệm được thời gian và giảm tải bớt công việc.

4. Tiện ích, tính năng của phần mềm

Mỗi một phần mềm đều có các tính năng, tiện ích riêng biệt tuy nhiên tất cả các tính năng đó đều có chung một mục đích đó là tiện lợi hóa công tác kế toán và đáp ứng những đặc thù của ngành nhà hàng.

Phần mềm kế toán không đầy đủ tính năng thì không khác gì làm thủ công trên Excel gây mất thời gian, công sức của người sử dụng chưa kể dễ gây ra sai sót trong mặt nhập liệu. Vậy các kế toán viên cần gì từ một phần mềm?

tinh-nang-la-dieu-quan-trong-can-can-nhac-khi-mua-phan-mem-ke-toan-nha-hang

Tính năng là điều quan trọng cần cân nhắc khi mua phần mềm kế toán nhà hàng

Các tính năng tự động khá quan trọng với phần mềm kế toán, ví dụ với nghiệp vụ bán hàng thông thường nếu làm kế toán trên excel kế toán viên sẽ phải lập nhiều chứng từ như: hóa đơn bán cho khách lẻ, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền mặt, phiếu công nợ… mất khá nhiều thời gian, dễ gây sai sót và khó quản lý. Nay với phần mềm kế toán các bước trên đều sẽ thực hiện với một thao tác thôi, thuận tiện hơn rất nhiều.

5. Chi phí của phần mềm

Một yếu tố quan trọng mà các nhà hàng khi lựa chọn phần mềm kế toán là chi phí cho phần mềm. Hiện nay, có hai dạng chính là:

Trả phí một lần

Người sử dụng chỉ cần mua một lần và dùng vĩnh viễn, hình thức này sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi mua cần hỏi kỹ các chi phí liên quan tránh phát sinh thêm sau này.

Trả phí hàng tháng

Với hình thức này, hàng tháng nhà hàng sẽ phải trả một khoản phí duy trì hoặc tính phí theo số lượng chứng từ phát sinh để tiếp tục sử dụng. Giá phí của bản quyền này ban đầu thường thấp hơn các bản quyền vĩnh viễn. Tuy nhiên nhà đầu tư nên cân nhắc kỹ vì nếu sử dụng trong một thời gian dài mức phí này sẽ đội lên thậm chí còn cao hơn cả bản quyền vĩnh viễn, đặc biệt với các phần mềm thu phí theo số lượng chứng từ.

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn