CẨM NANG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN LIỆU NHÀ HÀNG

CẨM NANG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN LIỆU NHÀ HÀNG

Đăng bởi Chưa có bình luận nào
Trong kinh doanh nhà hàng, kho nguyên liệu là phần khó kiểm soát, dễ thất thoát và hao hụt nhất. Nguyên nhân là vì mỗi một món ăn bán ra được chế biến từ nhiều nguyên liệu khác nhau, không giống như mô hình kinh doanh hàng hóa tiêu dùng nhanh, nhập hàng về kho và xuất bán luôn. 
CẨM NANG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN LIỆU NHÀ HÀNG

Kho nguyên liệu là phần khó kiểm soát, dễ thất thoát và hao hụt nhất

Thường chủ nhà hàng sẽ thuê bộ phận kế toán để tính toán và để lên các định mức kho, định mức món ăn. Tuy nhiên với những cửa hàng nhỏ thì chủ quán sẽ kiêm luôn công việc này 
Dưới đây là những lưu ý giúp chủ nhà hàng quản lý kho nguyên liệu của mình tốt hơn. 

1. Các công việc để quản lý kho nhà hàng

1.1. Theo dõi hàng hóa xuất nhập

Khi theo dõi hàng hóa xuất nhập, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về lượng hàng hóa tiêu thụ mỗi ngày/ tuần/ tháng. Từ đó có các kế hoạch mua hàng phù hợp theo từng thời điểm. 
Các công việc để quản lý kho nhà hàng

Theo dõi hàng hóa xuất nhập

Các công việc hỗ trợ theo dõi nguyên liệu xuất nhập là:
– Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
– Nhập các chứng từ vào phần mềm hàng ngày.
– Nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn.
– Xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất nhập theo quy định của công ty.
– Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
– Lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn.
– Tính giá thành cho từng món ăn,lên giá vốn cho từng hóa đơn.

1.2. Kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào

Theo dõi giá nguyên liệu mua vào từng đợt giúp chủ quán cân đối chi phí, tìm những đơn vị cung cấp nguyên liệu phù hợp. 
Các công việc để quản lý kho nhà hàng

Kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào

Các công việc cần để kiểm soát giá nguyên liệu đầu vào là: 
– Nhận các báo giá của nhà cung cấp.
– Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
– Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
– Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.

1.3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng 

Xây dựng định lượng kho để đảm bảo bếp có vừa đủ lượng nguyên liệu chế biến món ăn, tránh trường hợp khách đến không có món ăn để bán hoặc hàng hóa tồn lâu bị hỏng. 
Các công việc để quản lý kho nhà hàng

Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng

– Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định.
– Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng max đã quy định.
– Báo cáo và có hướng xử lý về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng.

1.4. Kiểm soát xuất nhập tồn kho

Tránh những trường hợp hàng tồn kho quá lâu, chất lượng nguyên liệu giảm, hư hỏng gây lãng phí, bạn cần:
– Định kỳ kiểm tra các nguyên liệu chính/ ngày theo số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
– Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar và xuất báo cáo theo dõi.

1.5. Lên các báo cáo

Các công việc để quản lý kho nhà hàng

Lên các báo cáo

Mọi hoạt động quản lý kinh doanh đều phải thực hiện bằng văn bản, giấy tờ để đối chiếu theo dõi mỗi tháng/ quý. Do đó lên báo cáo là công việc không thể thiếu trong “công thức” quản lý kho nguyên liệu nhà hàng: 
– Định kỳ cuối tháng/ quý lập các báo cáo xuất – nhập, tồn thực phẩm, nguyên vật liệu của nhà hàng.
– Định kỳ hàng tháng lập báo cáo tình hình kinh doanh của nhà hàng, tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
– Kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Định kỳ hàng tháng/ quý/ năm lập các báo cáo thuế và nộp cho cơ quan thuế theo quy định

2. Cách thức kiểm soát hàng hóa nguyên liệu trong kho

2.1. Xây dựng định mức nguyên vật liệu (NVL)

Đã kinh doanh nhà hàng, bạn không thể bỏ qua hoặc không biết đến khái niệm định mức nguyên liệu. Khi có định mức, các bộ phận như bar/bếp chế biến theo công thức sẵn, kế toán cứ thế kiểm soát tình hình sử dụng nguyên liệu.
Bạn dựa vào các con số để biết nhà hàng của mình đang làm đúng chỗ nào, lãng phí chỗ nào và có cách điều chỉnh phù hợp. 
Cách thức kiểm soát hàng hóa nguyên liệu trong kho

Xây dựng định mức nguyên vật liệu

Để xây dựng định mức NVL cho từng món ăn, nguyên liệu chính chiếm tỉ trọng cao nhất trong giá thành; tính giá cost dựa trên các yếu tố phụ, bao gồm:
– Xác định chi phí NVL nào là chi phí chung cần phân bổ vào giá của từng món ăn như: chi phí gas hóa lỏng, tiền nước, tiền điện, nước mắm, gia vị khác,… thường là 20 – 30%. Từ đó, xây dựng được định mức NVL, kiểm soát hàng hóa nhập vào.
– Căn cứ vào định lượng cụ thể các NVL từ Bếp trưởng và Bar trưởng để xác định các loại chi phí dịch vụ bán ra. Cụ thể: 
+ Thực đơn ăn theo định lượng (căn cứ định lượng để xác định được chi phí đầu vào, chi phí phát sinh để làm ra các món ăn trên thực đơn của nhà hàng).
Ví dụ: để làm món bò lúc lắc, phải cần bao nhiêu gram thịt bò, bao nhiêu gia vị? bao nhiêu rau? v.v…
+ Thực đơn uống theo định lượng: căn cứ định lượng để giới hạn chi phí cho phép khi pha chế thức uống của nhân viên pha chế. Ví dụ: để pha 1 ly cà phê thì phải mất bao nhiêu gram cà phê? bao nhiêu gram đường? bao nhiêu ml sữa? v.v…

2.2. Tính giá thành món ăn

Cách thức kiểm soát hàng hóa nguyên liệu trong kho

Tính giá thành món ăn

Giá thành món ăn bao gồm: Nguyên vật liệu (NVL) chế biến theo định lượng, nhân công phục vụ, chi phí sản xuất chung,v.v…
Bạn phải tập hợp được chi phí của từng món ăn, bao gồm cả nguyên liệu chính và các nguyên vật liệu phụ bổ sung; từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món và đưa vào bảng kê chi tiết đi kèm trước để phục vụ cho việc xuất hóa đơn tiếp khách, hóa đơn ăn uống.
Một số lưu ý:
– Đồ uống được tính như hàng thương mại, và giao cho bar hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng.
– Chi phí NVL phụ có thể xuất cho bếp, bar rồi phân bổ hàng ngày.
– Mỗi hóa đơn cần có 1 bảng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành.
– Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn vào cuối ngày.

2.3. Theo dõi kết quả thường xuyên

Cách thức kiểm soát hàng hóa nguyên liệu trong kho

Theo dõi kết quả thường xuyên

Lên công thức kho, định lượng nguyên liệu và giao cho bar/ bếp nhưng bạn không thường xuyên theo dõi báo cáo kết quả cuối cùng thì cũng không có tác dụng. Vì thế phải thường xuyên nhắc nhớ và kiểm soát nhân viên bằng cách: 
– Định kỳ mỗi cuối tuần tiến hành kiểm kê nguyên liệu một lần và thực hiện tổng kết vào cuối mỗi tháng.
– Kiểm tra hạn sử dụng của các loại nước uống, kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho.
– Trường hợp hàng bị hết hạn sử dụng thì phải hủy ngay và báo cho cấp trên xử lý để đảm bảo chất lượng sản phẩm kinh doanh.
Trên đây là một số thông tin hữu ích liên quan tới quản lý nguyên liệu nhà hàng. Hiểu đúng những đặc thù liên quan đến hoạt động kho và kế toán kho sẽ giúp chủ quán có những giải pháp hạn chế rủi ro thất thoát nguyên liệu để ngày càng kinh doanh hiệu quả. 

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn