[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 1

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO”

Đăng bởi Chưa có bình luận nào

Vừa qua ngày 21/07/2019, iPOS.vn tổ chức sự kiện: Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong quản lý kho” tại BisHub Coworking – Hà Nội. Sự kiện thu hút sự tham dự của hơn 50 khách mời đều là những kế toán viên hiện đang làm việc trong lĩnh vực F&B. Với sự góp mặt của hai diễn giả là Ms. Lan Phương – Trưởng phòng Phần mềm Kế toán iPOS Accounting và Ms. Ninh Vân – Kế toán trưởng chuỗi nhà hàng MIRAI SUSHI & SAKE, giảng viên khóa học kế toán nhà hàng tại Lakita.vn. Hai diễn giả đã mang đến cho khách mời tham dự sự kiện những kiến thức thực tiễn hỗ trợ cho công việc kế toán nhà hàng. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 2

Khách đến tham dự check in tại sự kiện

Chủ đề của sự kiện xoay quanh hai vấn đề lớn là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát, hao hụt kho và giải pháp hỗ trợ kế toán viên xử lý hao hụt. Trong suốt 3 tiếng sự kiện diễn ra, khách mời tham dự có cơ hội lắng nghe, chia sẻ và trao đổi với diễn giả những vướng mắc trong quá trình quản lý kho tại nhà hàng của mình. Hầu hết những vấn đề được diễn giả bóc tách từ kinh nghiệm thực tiễn, qua đó kế toán viên tham dự của nhận được sự đồng cảm về những khó khăn trong công việc. 

Phần 1: Những nguyên nhân thực tế dẫn đến tình trạng thất thoát kho nhà hàng

Mở đầu sự kiện, chị Lan Phương chia sẻ nội dung nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát kho nhà hàng. Theo chị, có nhiều nguyên nhân gây ra thất thoát kho như: bộ mã nhà hàng cồng kềnh, quy trình quản lý kho không chặt chẽ, hay nhà hàng chưa có hệ thống quản lý phù hợp, v..v… Mỗi một trường hợp được chị lấy dẫn chứng cụ thể chi tiết và chính những khách mời tham dự cũng ít nhiều thấy được các vấn đề nhà hàng mình đang gặp phải. 

Có nhiều năm hoạt động trong ngành F&B, chị Lan Phương chia sẻ trung bình mỗi một nhà hàng có 200 – 300 mã cần quản lý bao gồm hàng hóa, nguyên liệu, công cụ dụng cụ, v..v… Với những nhà hàng lớn, thời gian hoạt động lâu năm bộ mã còn tăng lên gấp nhiều lần. Khi bộ mã cồng kềnh, kế toán viên không kiểm soát được hết và liên tục tạo ra các bộ mã mới trong khi không tìm được mã cũ đã tạo. Do đó, cũng một món ăn, có nhiều mã nguyên liệu được tạo ra sẽ làm kế toán viên không kiểm soát được khối lượng nguyên vật liệu sử dụng. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 3

Chị Lan Phương chia sẻ về nguyên nhân dẫn đến thất thoát kho

Nguyên nhân thứ hai dẫn đến tình trạng hao hụt kho mà chị Phương chia sẻ là quy trình quản lý không chặt chẽ, các bộ phận như bar/ bếp trong lúc hết đồ đã lấy của nhau mà không có phương án giải trình, cuối kỳ kiểm kê thấy hao hụt nhưng không rõ nguyên nhân do đâu. Chị cũng nói thêm về quy trình xử lý hàng hóa trong kho của phần đông kế toán viên mà chị đang hỗ trợ như: không có quy trình xử lý nguyên liệu hỏng hủy, bỏ qua công đoạn sơ chế nguyên liệu, định mức món ăn không không được đồng nhất, v..v… tất cả những nguyên nhân trên đều dẫn đến tình trạng kế toán không thể kiểm soát được thất thoát và tìm ra nguyên nhân gây thất thoát. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 4

Khách chăm chú lắng nghe trong sự kiện

Nguyên nhân thứ ba mà chị Phương cho rằng nó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc quản lý kho của kế toán viên là nhà hàng chưa xây dựng hệ thống quản lý kho hiệu quả. Kế toán viên sẽ gặp khó khăn khi không có phần mềm hỗ trợ phân tích và đối chiếu giữa hàng hóa bán ra trên hóa đơn và lượng nguyên liệu tồn kho. Việc tính toán thủ công hay làm trên Excel sẽ không thể cho ra kết quả chi tiết. Những chia sẻ của chị là những vấn đề mà hầu hết kế toán nào cũng nhận thấy trong nhà hàng của mình. 

Phần 2: Giải pháp quản lý thất thoát kho trong nhà hàng

Sau khi liệt kê những nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát mà đa phần nhà hàng hay gặp phải, chị Phương đưa ra giải pháp giúp kế toán viên quản lý kho nhà hàng hiệu quả. Những phương án của chị lần lượt giải quyết những nguyên nhân ban đầu như: xây dựng bộ mã khoa học, xây dựng định mức nguyên vật liệu, chuẩn chỉnh quy trình quản lý kho. Từng giải pháp được chị nêu lên, hướng dẫn chi tiết và lấy ví dụ minh họa để khách mời dễ hình dung. 

Theo chị, để xây dựng bộ mã khoa học, kế toán cần quy chuẩn quy định tạo mã và quy về một đầu mối được quyền tạo mã trong nhà hàng. Mã hàng hóa chuẩn cần đáp ứng thông tin món ăn, nhóm nguyên liệu, số thứ tự. Đồng thời người tạo mã phải là người am hiểu về tiêu chí quản trị để có thể lên được bộ mã khoa học cho nhà hàng. Khi bộ mã quy chuẩn sẽ giảm thiểu tình trạng nhân viên không tìm được mã và tạo mã mới gây ra khó khăn trong quy trình quản lý kho. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 5

Khách tham dự tương tác cùng diễn giả

Giải pháp tiếp theo mà chị Lan Phương nhấn mạnh là xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả. Theo chị nên phân chia nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ, hàng hóa, công cụ dụng cụ ra để quản lý. Đối với nguyên vật liệu chính cần xây dựng định mức chi tiết để có thể theo dõi tình hình sử dụng. Đối với nguyên liệu phụ có thể căn chỉnh chi phí ở mức cho phép của nhà hàng. Ngoài ra, nhà hàng nên xây dựng kho/ bếp trung tâm để đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cho nhà hàng, đồng bộ chất lượng món ăn. 

Kết thúc phần chia sẻ, chị Lan Phương có nhấn mạnh thêm giải pháp để quản lý kho nhà hàng hiệu quả là mọi quy trình kiểm soát hàng hóa nguyên liệu cần phải rõ ràng chi tiết có ký tá xác nhận. Có như thế kế toán viên mới dễ dàng theo dõi và quản lý kho chặt chẽ tránh lãng phí cho nhà hàng. 

Xem thêm: 10 bước cần chuẩn bị khi kinh doanh nhà hàng

Phần 3: [Casestudy] Những vấn đề gây ra tình trạng thất thoát kho và hướng xử lý tại chuỗi nhà hàng Mirai Sushi & Sake

Tiếp theo chương trình, chị Ninh Vân chia sẻ những khó khăn và cách thức quản lý kho tại chuỗi nhà hàng MIRAI SUSHI & SAKE mà hiện chị đang là kế toán trưởng. Giống như những nhà hàng khác, những ngày đầu chị Ninh Vân tiếp nhận công việc kế toán tại chuỗi nhà hàng MIRAI SUSHI & SAKE chị cũng gặp những trường hợp như: không có quy trình luân chuyển hàng hóa trong kho để kiểm soát hàng hóa xuất nhập, bỏ qua công đoạn sơ chế hàng hóa khiến hao hụt không rõ nguyên nhân, sử dụng phần mềm kế toán không đồng bộ với phần mềm bán hàng làm sai lệch thông tin và mất thời gian kiểm tra, v…v… 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 6

Chị Ninh Vân chia sẻ về thực tế giải quyết bài toán kho ở nhà hàng Mirai sushi & Sake

Sau khi nhận thấy những vấn đề trong khâu quản lý kho làm hao hụt, chị Ninh Vân thực hiện quy chuẩn lại toàn bộ quy trình kế toán của chuỗi nhà hàng MIRAI SUSHI & SAKE. Giải pháp mà chị đã áp dụng trong chuỗi nhà hàng của mình gồm có 6 tiêu chí quan trọng:

1. Xây dựng quy trình order hàng: nhân viên trong chuỗi khi muốn gọi thêm hàng cần chụp ảnh màn hình lượng hàng tồn kho trên phần mềm kế toán. Nếu lượng hàng trên phần mềm vẫn còn mà nhân viên tìm không thấy cũng không được phép order thêm, từ đó gia tăng trách nhiệm cho nhân viên. 

2. Đưa ra quy định xử lý hàng hỏng hủy: khi hàng hóa hỏng hủy cần có phiếu xác nhận và ký tá của kế toán. Nếu không có phiếu hủy hàng bar/ bếp sẽ phải chịu trách nhiệm khi thất thoát.

3. Xây dựng quy trình luân chuyển hàng hóa nội bộ: khi bar mượn đồ của bếp hay ngược lại cần có phiếu xác nhận của quản lý.

4. Quy trình xử lý hàng hóa chênh lệch thừa thiếu: khi hao hụt kho kế toán viên phải giải trình được hao hụt bao nhiêu, tại sao hao hụt.

5. Kiểm kê chênh lệch nguyên liệu: quy trách nhiệm về một đầu mối, nếu có chênh lệch kho người có trách nhiệm phải đền bù. 

6. Xây dựng quy trình bán hàng cho nhân viên: với trường hợp nhân viên muốn mua lại nguyên liệu chỉ xuất kho chứ không xuất bán hàng. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 7

Khách mời tương tác với diễn giả

Với cách quản lý kho chặt chẽ và chi tiết cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả, chuỗi nhà hàng MIRAI SUSHI & SAKE hạn chế được những rủi ro thất thoát trong khâu quản lý kho. Mọi vấn đề xảy ra đều tìm được nguyên nhân và có phương án giải quyết cụ thể. 

Phần 4: [Q&A] Hỏi đáp cùng diễn giả

Phần cuối chương trình, các kế toán viên tham dự có cơ hội được trao đổi đặt câu hỏi về những vấn đề khó khăn đang gặp phải với hai diễn giả. Liên tục những câu hỏi đặt ra như hướng phân bổ chi phí hợp lý, yêu cầu khi xây dựng bộ mã vật tư, làm thế nào để cân bằng kho, v..v… Với kinh nghiệm nhiều năm nghiên cứu trong lĩnh vực kế toán nhà hàng, hai diễn giả lần lượt đưa ra những câu trả lời đúng vấn đề mà kế toán viên đang gặp phải. 

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 8

Hai diễn giả trả lời những thắc mắc của kế toán viên nhà hàng

Sau khi kết thúc chương trình nhiều kế toán viên vẫn nán lại để tiếp chia sẻ và tham khảo thêm kiến thức từ hai diễn giả.

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 9

Những khách nán lại cuối chương trình để gặp gỡ diễn giả

Khách mời tham dự trải nghiệm giải pháp công nghệ mà iPOS.vn mang lại để hỗ trợ kinh doanh F&B hiệu quả hơn

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 10

Khách tham dự demo sản phẩn của iPOS.vn

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 11

Giới thiệu phần mềm bán hàng iPOS

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 12

Khách hàng trải nghiệm phần mềm kế toán iPOS Accounting

[Sự kiện] Kế toán ngành F&B: “Giải bài toán thất thoát trong QUẢN LÝ KHO” 13

Khách tham dự chụp ảnh cùng diễn giả

 

Tải SLIDE chia sẻ của 2 diễn giả: TẠI ĐÂY!

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn