Kinh nghiệm chọn POS từ A-Z cho nhà hàng

Đăng bởi Chưa có bình luận nào phần mềm bán hàng,phần mềm quản lý,POS,

POS là viết tắt của cụm từ Point Of Sale (điểm bán hàng) – Hệ thống POS với những ưu điểm vượt trội như cho phép chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý doanh thu, dòng tiền, quản lý kho và đơn giản hóa các vấn đề sổ sách kế toán. POS đã trở thành thiết bị không thể thiếu đối với mọi nhà hàng, từ mô hình nhỏ lẻ đến các chuỗi lớn nhưng không phải ai cũng biết cách chọn POS.

Hiện nay, không quá khó để tìm kiếm nhà cung cấp POS, nhưng giữa vô vàn những sự lựa chọn đâu mới là sự lựa chọn phù hợp cho nhà hàng của bạn.

1. Cách thức hoạt động của POS

Tùy vào quy mô cũng như tính chất của cửa hàng sẽ có 1 hoặc nhiều máy POS. Thông thường máy POS sẽ bao gồm các tính năng cơ bản như quẹt thẻ, in bill, két tiền (có hoặc không), …. tất cả được kết nối với cùng 1 hệ thống xử lý trung tâm có thể là cloud, hoặc On-Premises.

2. Những lưu ý trước khi lựa chọn POS

Lựa chọn POS trên nền tảng đám mây hay dạng server vật lý

Lựa chọn hệ thống xử lý trung tâm Cloud (đám mây) hay On-Premises ( server vật lý)

Hiện nay, Cloud đang “chiếm lĩnh” và trong lĩnh vực nhà hàng Cloud cũng đang làm mưa, làm gió. Tuy nhiên, “hot” không đồng nghĩa là phù hợp với mọi kiểu mô hình.

Hiểu đơn giản, POS dựa trên Cloud tức là các thông tin hoạt động của nhà hàng sẽ được truyền qua Internet và được lưu trữ ở một máy chủ ảo, do nhà cung cấp Cloud tạo ra. Cloud với ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng và lắp đặt, thường có bản dùng thử miễn phí trong giai đoạn đầu, có thể dễ dàng tải xuống. Tuy nhiên, Cloud cũng có những nhược điểm: Kém an toàn, không ổn định, khó nâng cấp và mở rộng, khi phát triển lên mô hình chuỗi chi phí sẽ rất tốn kém

Còn hệ thống sử dụng On-Premises, hệ thống xử lý trung tâm được lưu trữ tại server vật lý có thể đặt tại cửa hàng (hoặc tại một vị trí cố định nào đó), và nó có thực. On- Premises khắc phục được những nhược điểm của Cloud như tính ổn định, độ bảo mật cao, có thể chủ động mở rộng, nâng cấp khi có nhu cầu, phù hợp với mô hình chuỗi. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình On – Premises là chi phí đầu tư ban đầu tốn kém, cần có đội ngũ vận hành, tốn không gian đặt server, v…v…

Có thể thấy, dù sử dụng mô hình nào cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, việc lựa chọn Cloud hay on-premises là tùy thuộc vào nhu cầu của chủ nhà hàng. Nhưng có những lưu ý chung:

Báo cáo và  xuất dữ liệu theo thời gian thực: Đây là một vấn đề quan trọng mà rất nhiều chủ nhà hàng quan tâm. Hiện nay vẫn có rất nhiều nhầm lẫn khi cho rằng chỉ có sử dụng hệ thống POS dựa trên Cloud mới có khả năng xuất báo cáo theo thời gian thực. Thực ra dù là sử dụng Cloud hay On-Premises đều có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực thông qua các thiết bị PC, laptop, điện thoại di động, table,..

Khả năng nâng cấp và mở rộng: Hệ thống POS của nhà hàng dựa trên Cloud thường tự động cập nhật phiên bản mới nhất. Với POS On – Premises vẫn có những cập nhật mới, nhưng sẽ bằng phương pháp thủ công, đôi khi nó được nhà cung cấp phát hành miễn phí cũng đôi khi nó sẽ tốn chi phí nâng cấp. Điều đó không có nghĩa là dùng Cloud bạn sẽ được miễn phí hoàn toàn, bạn vẫn phải tốn chi phí đăng nhập vào phần mềm hằng tháng, thường được gọi với thuật ngữ SaaS – software as a service.

Khả năng hoạt động ngoại tuyến:  Đây là một vấn đề mà chủ nhà hàng thực sự phải quan tâm, khi quyết định sử dụng POS cho nhà hàng của mình. Nhiều chủ nhà hàng, dè dặt trong việc lựa chọn POS Cloud vì lo ngại những vấn đề liên quan đến mất kết nối Internet có thể ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Hầu như mọi POS Cloud vẫn hoạt động được dù không có Internet, dữ liệu sẽ được lưu trữ tạm thời và được đẩy lên Cloud ngay khi Internet được kết nối trở lại. Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh sẽ không ảnh hưởng quá nhiều.

Bảo mật:  Cho dù sử dụng hệ thống POS On – Premises hay Cloud thì vấn đề bảo mật vẫn là vấn đề rất quan trọng, các giải pháp bảo mật cần được đưa vào kế hoạch sử dụng POS. Đối với On – Premises là các thao tác sao lưu vào máy chủ mỗi ngày, bảo mật tài khoản truy cập. Đối với POS Cloud, hãy thật sự cẩn trọng các thông tin nhạy cảm của khách hàng, như thông tin tài khoản thanh toán trước khi chuyển lên Cloud.

3. Bảo mật khi chọn hệ thống POS cho nhà hàng

Bất cứ lúc nào, các vấn đề liên quan đến tiền, an ninh luôn là một vấn đề lớn. POS là thiết bị liên quan trực tiếp đến cả 2 vấn đề trên, hãy chủ động bảo vệ bạn – nhà hàng của bạn – khách hàng của bạn bằng các biện pháp sau:

van-de-bao-mat-khi-chon-pos-cho-nha-hang

Vấn đề bảo mật khi chọn POS cho nhà hàng

Tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): tiêu chuẩn bảo mật thông tin tài khoản tín dụng. Tiêu chuẩn PCI DSS để đảm bảo an toàn các thông tin tài khoản tín dụng của khách hàng. Thông thường nhà cung cấp hệ thống POS sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thiết lập đảm bảo chuẩn PCI DSS

Chương trình diệt vi-rút: Theo nghiên cứu 43% các cuộc tấn công mạng nhắm vào các doanh nghiệp nhỏ, do đó, đầu tư vào phần mềm chống vi-rút có thể bảo vệ bạn khách hàng của bạn khỏi các cuộc tấn công mạng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhà hàng sử dụng hệ thống POS On – Premises

Phần mềm mã hóa: Đây là công nghệ giúp các giao dịch bằng thẻ an toàn hơn. Vào năm 2015, nó đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống POS thanh toán nào trên đám mây. Nếu quyết định lựa chọn hệ thống POS Cloud thì hãy ưu tiên cân nhắc tới tính năng này.

Bảo mật đường truyền mạng: Cung cấp Wi-fi miễn phí cho khách hàng dường như đã trở thành “mặc định chung” đối với bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống nào. Để tiết  kiệm chi phí rất nhiều nhà hàng sử dụng chung Wi-fi dành cho khách hàng với hệ thống POS. Nhưng điều này là cực kỳ nguy hiểm. Bởi việc sử dụng chung đường truyền dữ liệu là nguyên nhân khiến hệ thống hoạt động không ổn định, hơn nữa nó tiềm ẩn nhiều nguy cơ không an toàn như tấn công mạng. Chính vì vậy, thiết lập một đường truyền riêng cho hệ thống POS là điều bắt buộc đối với nhà hàng.

Bảo mật phần cứng: Hầu hết các nhà hàng, quán bar đều cần nhiều hơn 1 thiết bị POS, hãy chắc chắn rằng mỗi thiết bị đều được trang bị những tính năng bảo mật, nhớ rằng chỉ cần 1 thiết bị có lỗ hổng cũng sẽ dẫn đến rủi ro bảo mật cho toàn hệ thống.

4. Đầu tư chọn POS bao nhiêu là đủ?

Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Để tránh các khoản phí ẩn, hãy cân nhắc thận trọng các yếu tố dưới đây:

can-nhac-chi-phi-khi-chọn-pos-cho-nha-hang

Cân nhắc chi phí khi chọn pos cho nhà hàng

Chi phí cố định: Bạn phải trả một khoản chi phí cố định ( theo tháng, theo quý, hoặc theo năm) cho việc vận hành các hệ thống POS, thông thường nó sẽ bao gồm chi phí thiết bị và phí dịch vụ

Phí cài đặt: Chi phí này thông thường sẽ được trả 1 lần cho lần cài đặt đầu tiên. Chi phí này thường xuất hiện đối với những hệ thống POS phức tạp như chạy dây hoặc kết nối nhiều thiết bị POS, và cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.

Phí chuyển đổi giao dịch: Nếu hệ thống POS của nhà hàng có sử dụng các phương thức thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử, bạn có thể bị mất phí dựa trên mỗi giao dịch của khách hàng. Nó có thể là một số tiền cố định, hoặc dựa trên tỷ lệ phần trăm mỗi thanh toán.

Thuê hoặc mua phần mềm và phần cứng: Hầu như mọi hệ thống POS của nhà hàng đều cần thiết bị phần cứng và phần mềm. Một số nhà cung cấp POS cho phép bạn trả một lần, hoặc cũng có thể trả thành nhiều đợt hoặc cho thuê và trả tiền theo thỏa thuận của 2 bên. Tùy thuộc vào tình hình tài chính của nhà hàng, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp POS về phương thức thanh toán phù hợp nhất.

5. Hỗ trợ sau mua hàng 

Bất kỳ hệ thống POS nào, dù ít hay nhiều sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà bạn không thể lường trước được, hãy luôn tìm hiểu kỹ các thông tin về việc hỗ trợ sau mua hàng. Một số nhà cung cấp POS sẽ hỗ trợ trực tuyến 24/7, một số khác sẽ cử người trực tiếp đến nhà hàng của bạn, một số khác thì chỉ cung cấp tài liệu và bạn phải tự sửa nó. Hãy hỏi thật kỹ các thông tin này trước khi quyết định.

Đào tạo: Ngay cả khi hệ thống POS có vẻ đơn giản, một khóa hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống từ nhân viên kỹ thuật là cần thiết để bạn và nhân viên nhà hàng,  hiểu rõ được việc vận hành hệ thống cũng như những chức năng của hệ thống.

Xử lý sự cố: Hệ thống POS gặp sự cố giữa lúc  cao điểm bán hàng thực sự là một cơn ác mộng đối với chủ nhà hàng, nó không chỉ ảnh hưởng tới doanh thu mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật ngay tức khắc là điều quan trọng để nhanh chóng nhất khắc phục được sự cố để tiếp tục bán hàng

Phụ thu: Một số công ty có thể tính thêm phí cho các hoạt động hỗ trợ hệ thống POS của nhà hàng. Cân nhắc kỹ các điều khoản và điều kiện hỗ trợ khách hàng để kiểm soát tốt các chi phí phát sinh.

Hy vọng với những gợi ý trên đây sẽ giúp nhà hàng của bạn lựa chọn được hệ thống POS phù hợp nhất!

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn