Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

1.  Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

1.1. Cách thức hoạt động

Tùy vào quy mô cũng như tính chất của cửa hàng sẽ có 1 hoặc nhiều máy POS. Thông thường máy POS sẽ bao gồm các tính năng cơ bản như quẹt thẻ, in bill, két tiền (nếu có), v…v… tất cả được kết nối với cùng 1 hệ thống xử lý trung tâm có thể là cloud, hoặc On-Premises.

Đọc thêm: Top 8 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất Việt Nam hiện nay

1.2. Những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng
Những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng

Lựa chọn hệ thống xử lý trung tâm Cloud (đám mây) hay On-Premises (server vật lý)

POS được hiểu đơn giản là dựa trên Cloud, nghĩa là các thông tin hoạt động của nhà hàng sẽ được truyền qua Internet và được lưu trữ ở một máy chủ ảo, do nhà cung cấp Cloud tạo ra.

Cloud với ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng và lắp đặt, thường có bản dùng thử miễn phí trong giai đoạn đầu, có thể dễ dàng tải xuống. Nhược điểm là kém an toàn, không ổn định, khó nâng cấp và mở rộng, khi phát triển lên mô hình chuỗi chi phí sẽ rất tốn kém.

Hệ thống sử dụng On-Premises, hệ thống xử lý trung tâm được lưu trữ tại server vật lý có thể đặt tại cửa hàng. On-Premises khắc phục được những nhược điểm của Cloud như tính ổn định, độ bảo mật cao… Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu tốn kém, cần đội ngũ vận hành, tốn không gian đặt server, v…v…

Báo cáo và xuất dữ liệu theo thời gian thực: Hiện vẫn có rất nhiều nhầm lẫn khi cho rằng chỉ sử dụng hệ thống POS dựa trên Cloud mới có thể xuất báo cáo theo thời gian thực. Thật ra dù là sử dụng Cloud hay On-Premises đều có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực thông qua các thiết bị PC, laptop, điện thoại di động, tablet,  v…v…

Khả năng nâng cấp và mở rộng: Hệ thống POS của nhà hàng dựa trên Cloud thường tự động cập nhật phiên bản mới nhất. Với POS On-Premises vẫn có những cập nhật mới nhưng sẽ bằng phương pháp thủ công, có thể nhà cung cấp phát hành miễn phí hoặc bạn sẽ tốn chi phí nâng cấp. Bạn vẫn phải tốn chi phí đăng nhập vào phần mềm quản lý bán hàng hằng tháng được gọi với thuật ngữ SaaS – software as a service.

Bảo mật: Cho dù sử dụng hệ thống nào thì vấn đề bảo mật vẫn là vấn đề rất quan trọng. Đối với On-Premises là các thao tác sao lưu vào máy chủ mỗi ngày, bảo mật tài khoản truy cập. Đối với POS Cloud, cẩn trọng các thông tin nhạy cảm của khách hàng, như thông tin tài khoản thanh toán trước khi chuyển lên Cloud.

Đọc thêm: Top 8 Phần mềm quản lý bán hàng nước ngoài tốt nhất hiện nay 2020

1.3. Bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng

Bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng
Bảo mật khi chọn phần mềm quản lý bán hàng

Bất cứ lúc nào, các vấn đề liên quan đến tiền, an ninh luôn là một vấn đề lớn. POS là thiết bị liên quan trực tiếp đến cả 2 vấn đề trên, hãy chủ động bảo vệ bạn, nhà hàng khách hàng bằng những cách sau:

Tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): tiêu chuẩn bảo mật thông tin tài khoản tín dụng. Tiêu chuẩn PCI DSS đảm bảo an toàn các thông tin tài khoản tín dụng của khách. Thông thường nhà cung cấp hệ thống POS sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thiết lập đảm bảo chuẩn PCI DSS.

Chương trình diệt vi-rút: đầu tư vào phần mềm chống vi-rút có thể bảo vệ bạn và khách hàng khỏi các cuộc tấn công mạng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhà hàng sử dụng hệ thống POS On – Premises.

Phần mềm mã hóa: Đây là công nghệ giúp các giao dịch bằng thẻ an toàn hơn. Năm 2015, nó đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống POS thanh toán nào trên đám mây. Nếu quyết định lựa chọn hệ thống POS Cloud thì hãy ưu tiên cân nhắc tới tính năng này.

Phần mềm mã hóa
Phần mềm mã hóa

Bảo mật đường truyền mạng: Để tiết  kiệm chi phí rất nhiều nhà hàng sử dụng chung Wifi dành cho khách hàng với hệ thống POS. Nhưng điều này là cực kỳ nguy hiểm bởi việc sử dụng chung đường truyền dữ liệu là nguyên nhân khiến hệ thống hoạt động không ổn định, tiềm ẩn nhiều nguy cơ không an toàn như tấn công mạng. Chính vì vậy, thiết lập một đường truyền riêng cho hệ thống POS là điều bắt buộc.

1.4. Đầu tư cho giải pháp phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu là đủ?

Để tránh các khoản phí ẩn, hãy cân nhắc thận trọng các yếu tố dưới đây.

Chi phí cố định: Bạn phải trả một khoản chi phí cố định (theo tháng, quý hoặc năm) cho việc vận hành các hệ thống POS, thông thường nó sẽ bao gồm chi phí thiết bị và phí dịch vụ.

Phí cài đặt: Chi phí này thông thường sẽ được trả 1 lần cho lần cài đặt đầu tiên, thường xuất hiện đối với những hệ thống POS phức tạp như chạy dây hoặc kết nối nhiều thiết bị POS, và cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.

Đầu tư cho giải pháp phần mềm quản lý bán hàng
Đầu tư cho giải pháp phần mềm quản lý bán hàng

Phí chuyển đổi giao dịch: Nếu hệ thống POS của nhà hàng có sử dụng các phương thức thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử, bạn có thể bị mất phí dựa trên mỗi giao dịch của khách hàng. Nó có thể là một số tiền cố định, hoặc dựa trên tỷ lệ phần trăm mỗi thanh toán.

Thuê hoặc mua phần mềm và phần cứng: Một số nhà cung cấp POS cho phép bạn trả một lần hoặc cũng có thể trả thành nhiều đợt hoặc cho thuê và trả tiền theo thỏa thuận của 2 bên. Tùy thuộc vào tình hình tài chính, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp POS về phương thức thanh toán phù hợp nhất.

1.5. Hỗ trợ sau mua hàng 

Bất kỳ hệ thống POS nào, dù ít hay nhiều sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà bạn không thể lường trước. Hãy luôn tìm hiểu kỹ các thông tin về việc hỗ trợ sau mua hàng. Hỏi thật kỹ các thông tin này trước khi quyết định.

Hỗ trợ sau mua hàng
Hỗ trợ sau mua hàng

Đào tạo: Ngay cả khi hệ thống POS có vẻ đơn giản, một khóa hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống từ nhân viên kỹ thuật là cần thiết để  hiểu rõ được việc vận hành hệ thống cũng như những chức năng của hệ thống.

Xử lý sự cố: Hệ thống POS gặp sự cố giữa lúc cao điểm bán hàng không chỉ ảnh hưởng tới doanh thu mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách. Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật ngay tức khắc là điều quan trọng để nhanh chóng nhất khắc phục được sự cố.

Phụ thu: Một số công ty có thể tính thêm phí cho các hoạt động hỗ trợ hệ thống POS. Cân nhắc kỹ các điều khoản và điều kiện hỗ trợ khách hàng để kiểm soát tốt các chi phí phát sinh.

2. Cách lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất

2.1. Ngành nghề kinh doanh

Dựa vào các nhu cầu của khách hàng, thường chủ yếu sẽ được phân loại qua cách kinh doanh của công ty:

  •  Người bán hàng trực tiếp, chủ yếu thông qua telesales hoặc các kênh trực tiếp
  •  Bán hàng thông qua các kênh đối tác
  •  Bán hàng thông qua cả kênh trực tiếp và kênh đối tác
  •  Các doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm cách nâng cấp khả năng lưu trữ data và thông tin chi tiết của khách hàng.
Ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh

Đồng thời cũng nên cân nhắc khả năng tích hợp với các phần mềm khác. Do đó, nếu được tích hợp chung lại, người chủ sẽ quản lý một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

2.2. Lựa chọn những ưu điểm cần thiết

Thông thường, các nghiệp vụ phát sinh trong cửa hàng chủ yếu bao gồm kho, hàng hóa, dòng tiền (doanh thu, chi phí, lợi nhuận), nhân viên, khách hàng, các nghiệp vụ phục vụ bán hàng như tra cứu hàng hóa, chương trình khuyến mại, bán hàng online…

Thay vì một phần mềm riêng biệt cho từng nghiệp vụ gây tốn kém, chủ shop nên lựa chọn một phần mềm có khả năng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ bán hàng.

2.3. Chất lượng quan trọng hơn giá cả

Chất lượng quan trọng hơn giá cả
Chất lượng quan trọng hơn giá cả

Để ý đến tốc độ, chức năng và sự thân thiện với người dùng của mỗi phần mềm quản lý bán hàng. Bạn thấy nó có phù hợp bạn, với nhân viên và với khách hàng? Suy nghĩ về việc làm thế nào để chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng mới. Quá trình chuyển dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp lên phần mềm…

Lưu ý rằng bạn không cần phải làm tất cả những thử nghiệm một mình. Hãy xem xét những người khác, những người sẽ sử dụng phần mềm (quản lý, nhân viên bán hàng) và để cho họ dùng thử.

3. Những chức năng cơ bản trong phần mềm quản lý bán hàng

3.1. Báo cáo.

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ dựa trên các thông tin cơ sở dữ liệu được nhập tự động để tạo ra các báo các chính xác và chi tiết nhất. 

3.2. Hợp tác.

Phần mềm quản lý bán hàng cũng cần phải tạo ra được một môi trường làm việc chung, nơi các nhân viên có thể truy cập và lấy thông tin, được phân quyền và vai trò rõ rệt.

3.3. Phân tích dự đoán.

Các phần mềm bán hàng cao cấp thường được phát triển thêm các tính năng dự đoán giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, giúp cho doanh nghiệp bắt kịp với các xu hướng mới nhất.

3.4. Tối ưu giá cả

Tối ưu giá cả để giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các mức giá sản phẩm hợp lý nhất, thay đổi cho các sản phẩm hoặc dịch vụ một cách linh hoạt và dễ dàng.

3.5. Tích hợp email

Các phần mềm quản lý bán hàng bắt buộc phải được tích hợp với các dịch vụ email marketing để theo dõi khách hàng tiềm năng cũng như quảng bá nội dung trên website.

3.6. Quản trị dữ liệu khách hàng

Nếu số lượng dữ liệu lên tới hàng nghìn, hàng chục, trăm nghìn, thì câu chuyên về quản trị dữ liệu lại thứ không thể thiếu để bạn cải tiến công việc kinh doanh của mình.

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

kinh doanh nhà hàng
Cẩm nang

13 chỉ số bạn cần lưu ý để kinh doanh nhà hàng hiệu quả

Nếu như bạn đang kinh doanh trong ngành F&B (đồ ăn thức uống), bạn sẽ cần đo lường được một vài chỉ số quan trọng để đảm bảo việc kinh doanh nhà hàng của bạn đem lại được nhiều lợi nhuận nhất có thể. Bằng cách tính toán các chỉ số này, người chủ nhà

Tin tức

iPOS CRM V2.6: Kết nối với đối tác đặt giao hàng online Loship

Trong kinh doanh F&B nói chung, “đông khách” là một tình trạng mang đến cảm xúc vừa mừng vừa lo cho phía nhà hàng. Hiển nhiên khách đến nhiều mang lại doanh thu cao, nhưng chủ quán cũng không khỏi lo lắng vì với tình trạng khách quá đông thì nhân viên khó có thể

Bạn muốn kinh doanh của mình hiệu quả hơn?

để lại thông tin để chúng tôi có thể tư vấn

Scroll to Top