Phần mềm kế toán iPOS – Trợ thủ đắc lực cho kế toán nhà hàng

Đăng bởi Chưa có bình luận nào nhà hàng,kế toán,báo cáo,

Kế toán là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu ở bất cứ một mô hình kinh doanh nào. Đây là bộ phận sẽ tổng hợp và xử lý dữ liệu giao dịch, để đưa ra những báo cáo, con số giúp cho các chủ đầu tư nắm được tình hình hoạt động. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa ý thức được tầm quan trọng này nên làm rất thủ công và sơ sài trên excel. Nếu hướng đến sự phát triển bền vững, việc ứng dụng phần mềm kế toán để quản lý chặt chẽ công tác kế toán – tài chính ngày từ những ngày đầu thành lập là việc cần thiết.

Kế toán nhà hàng khác gì kế toán thông thường?

Trên thực tế, ngành nhà hàng ăn uống là một trong những mảng mà rất nhiều kế toán “ngại” làm vì khối lượng công việc khá lớn và những đặc thù riêng, quy trình hoàn toàn khác với mảng kế toán sản xuất hay kế toán dịch vụ.

1.    Quản lý giá thành

Điểm khác biệt lớn nhất của kế toán ngành F&B và kế toán doanh nghiệp nằm ở việc quản lý giá thành.

Đối với ngành sản xuất:

Quy trình sản xuất:

Nguyên vật liệu mua về -> nhập kho -> xuất nguyên vật liệu để sản xuất theo công thức định lượng -> nhập kho sản phẩm

Tính giá thành: xuất nguyên liệu theo công thức -> nhập sản phẩm -> tập hợp các chi phí -> tính giá thành

tinh-gia-thanh-trong-nganh-san-xuat-tren-phan-mem-ke-toan

Tính giá thành trong ngành sản xuất trên phần mềm kế toán

Đối với ngành F&B:

Quy trình sản xuất:

Nguyên vật liệu mua về -> nhập kho -> xuất nguyên vật liệu để sản xuất theo công thức định lượng -> chế biến thành món ăn -> mang ra cho khách.

Sự khác biệt là không nhập kho sản phẩm như cách truyền thống mà mang ra cho khách luôn.

Các phần mềm kế toán sẽ dựa vào số lượng món ăn bán ra theo chứng từ bán hàng, để xuất nguyên vật liệu tính giá thành cho món ăn đó. Việc tính giá thành món ăn trong bước chạy giá vốn của kho hàng sẽ được thực hiện bằng cách tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành nên món ăn và áp giá thành cho từng món ăn. Phần mềm kế toán sẽ cung cấp báo cáo riêng để cập nhật giá thành món ăn và tính ra giá cost thực tế của món ăn đó trong kì kinh doanh.

ung-dung-phan-mem-ke-toan-giup-tinh-gia-thanh-nhanh-chong-va-chinh-xac

Ứng dụng phần mềm kế toán giúp tính giá thành nhanh chóng và chính xác

Có 2 kiểu tính giá thành:

1, Cách tính giá thành truyền thống: Có nhập kho thành phẩm và tính giá thành như kế toán doanh nghiệp: nguyên vật liệu -> thành phẩm -> nhập kho thành phẩm.

2, Cách tính giá thành theo đặc thù F&B: nguyên vật liệu -> thành phẩm -> bán cho khách hàng.

Cho ra cùng 1 kết quả nhưng cách 1 tốn nhiều công đoạn hơn. Trên phần mềm kế toán iPOS có hỗ trợ theo cả hai cách tính.

2.    Đặc thù công việc – khó khăn của mảng kế toán nhà hàng

So với các lĩnh vực kinh doanh khác, kế toán nhà hàng chưa thực sự nhận được sự quan tâm sâu sắc của các chủ doanh nghiệp. Đa phần, các cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc kinh doanh theo hộ gia đình, kế toán đối với họ chỉ đơn thuần là quản lý thu chi “tiền thu được bỏ túi bên phải, tiền chi ra lấy túi bên trái”. Việc tính lãi lỗ cũng thô sơ theo công thức doanh thu trừ chi phí món ăn. Nếu tiếp tục quản lý theo phương pháp này, hao hụt ngày càng lớn. Nhiều chủ doanh nghiệp từng chia sẻ: “Có những ngày bạn kiếm được rất nhiều, doanh thu của cửa hàng lên tới mấy chục triệu một ngày, nhưng khi kiểm tra lại bạn chẳng lãi được đồng nào và không biết tiền của mình đã đi đâu”. Vậy nên, dù nhiều thương hiệu vẫn đang rất đông khách vẫn buộc phải đóng cửa vì không biết cách quản lý tài chính minh bạch.

ke-toan-nha-hang-chua-nhan-duoc-su-quan-tam-dung-muc-cua-chu-dau-tu

Kế toán nhà hàng chưa nhận được sự quan tâm đúng mực của chủ đầu tư

Chính vì sự nhận thức chưa “đến nơi đến chốn” này nên công việc kế toán nhà hàng thường ít nhận được sự quan tâm của các kế toán viên. Mức lương cho kế toán nhà hàng thấp hơn so với mặt bằng chung. Vì thế mà nhân lực kế toán nhà hàng thiếu hụt cả về số lượng lẫn chất lượng. Thực tế, ngoài công việc chính là kế toán, họ còn phải kiêm nhiệm thêm rất nhiều việc khác như quản lý kho, quản lý nhân sự, thu mua, v…v…

Để hỗ trợ cho các chủ đầu tư quản lý dòng tiền chặt chẽ, chính xác và giúp cho các kế toán viên giảm tải bớt khối lượng công việc, ứng dụng công nghệ như phần mềm kế toán là việc làm cần thiết!

iPOS ACCOUNTING – Phần mềm kế toán chuyên sâu cho nhà hàng

  • Với 15.000 cửa hàng sử dụng
  • Tư vấn hoàn toàn miễn phí

Phần mềm kế toán nhà hàng iPOS – Chuyên biệt cho ngành F&B

“PHẦN MỀM KẾ TOÁN LÀ GÌ” là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp. Phần mềm kế toán là công cụ nhập liệu, đầu vào là các số liệu do người dùng nhập. Dựa vào các thủ tục quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí.

1.    Sự ra đời của phần mềm kế toán nhà hàng iPOS

Phần mềm kế toán nhà hàng iPOS (iPOS Accounting) là một phần mềm được phát triển song song cùng hệ thống phần mềm bán hàng iPOS nhằm phục vụ cho khối back-office (khối văn phòng) của nhà hàng trong việc xử lý bài toán kho, doanh thu, chi phí một cách bài bản và chuyên nghiệp. Phần mềm kế toán iPOS là hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ theo chuẩn quy định tài chính hiện hành.

so-do-dong-bo-giua-phan-mem-ban-hang-pos-va-phan-mem-ke-toan-nha-hang-ipos-accounting

Sơ đồ đồng bộ giữa phần mềm bán hàng POS và phần mềm kế toán nhà hàng iPOS Accounting

Ngoài ra iPOS Accounting còn hỗ trợ riêng cho mảng F&B trong quá trình hạch toán kế toán:

  • Đồng bộ doanh thu chi tiết từ phần bán hàng POS về kế toán.
  • Hỗ trợ tự động xuất kho nguyên vật liệu, hàng hóa từ bán hàng theo định mức.
  • Hỗ trợ quản lý kho và xử lý các công việc chênh lệch trong kho.
  • Tính giá thành món ăn, đơn giản, tiện lợi, chính xác.
  • Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết, đầy đủ thông tin giúp nhà quản trị có cái nhìn chi tiết, và tổng quan hơn về hoạt động kinh doanh của nhà hàng

2.    Phần mềm kế toán nhà hàng iPOS phù hợp với mô hình và quy mô hoạt động nào?

Phần mềm kế toán nhà hàng iPOS đáp ứng tốt với nhiều quy mô hoạt động khác nhau từ nhà hàng đơn lẻ chỉ có 1 điểm cho đến các chuỗi nhà hàng lớn vài chục điểm. Một số thương hiệu đã tin tưởng sử dụng iPOS Accounting như: Toco Toco, Beard Papa’s, Bánh Mì Minh Nhật, Kampong Chicken, v…v…

Với mỗi mô hình khác nhau sẽ có cách thức vận hành và xử lý khác nhau. Ví dụ:

  • Nhà hàng đơn lẻ: mô hình này đơn giản, chỉ có 1 bộ phận kế toán, quy trình giá thành có thể có một hoặc nhiều cấp định mức.
mo-hinh-don-le

Mô hình đơn lẻ

  • Mô hình chuỗi: sẽ chia làm 2 mô hình cơ bản:

– Điểm tổng và các điểm bán hàng: trong đó điểm tổng chỉ dùng để luân chuyển hàng hóa tới các điểm bán hàng hoặc các điểm bán hàng tự gọi hàng.

– Bếp trung tâm sản xuất ra bán thành phẩm rồi chuyển xuống các điểm bán hàng.

 

mo-hinh-chuoi-diem-tong-bep-trung-tam

Mô hình chuỗi – Điểm tổng – Bếp trung tâm

  • Mô hình tổ hợp kinh doanh: Trên cùng một điểm bán hàng sẽ phân khu vực đối với từng lĩnh vực kinh doanh. Chẳng hạn tầng 1 bán đồ ăn, tầng 2 bán Café, tầng 3 là Bar club, tiệc cưới…. Đặc điểm của của mô hình này là có thể cùng một mặt hàng nhưng khách hàng sẽ có nhiều giá bán khác nhau cho từng mô hình. Với mô hình này có thể chung kho (cả tổ hợp chỉ có 1 kho bar và 1 kho bếp) nhưng cũng có thể riêng kho (mỗi mô hình 1 kho).
mo-hinh-to-hop-kinh-doanh

Mô hình tổ hợp kinh doanh

3.    Đối tượng sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng iPOS?

iPOS Accounting là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kế toán nhà hàng. Đặc biệt, nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm bán hàng iPOS, các kế toán viên có thể cắt giảm một công đoạn tốn khá nhiều thời gian là nhập lại các hóa đơn bán hàng. Việc xử lý thông tin để đưa ra báo cáo cũng nhanh chóng và chính xác nhờ phần mềm đã tích hợp sẵn các thuật toán hỗ trợ.

Không chỉ giúp ích cho kế toán viên, phần mềm kế toán nhà hàng iPOS còn có thể:

  • Hỗ trợ chủ đầu tư: Giảm hao phí nguyên vật liệu, giảm chi phí lương cho nhân sự kế toán, theo dõi phân tích kết quả kinh doanh nhà hàng một cách chi tiết nhất, hệ thống báo cáo quản trị riêng cho ngành F&B. Hệ thống cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tránh được những rủi ro.
  • Hỗ trợ khối thu mua: Cung cấp báo cáo kho một cách chi tiết tới từng hình thức nhập xuất.
  • Hỗ trợ khối vận hành: Cung cấp hệ thống quản trị cho chuỗi nhà hàng, bếp trung tâm, điều chuyển hàng háo linh hoạt, so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các điểm trên hệ thống. So sánh hiệu quả, kết quả kinh doanh giữa các tháng trong năm.

Tại sao nên chọn phần mềm kế toán nhà hàng iPOS?

1.    Kết nối trực tiếp với dữ liệu từ POS bán hàng

Phần mềm kế toán iPOS kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng ở máy thu ngân để lấy dữ liệu doanh thu hàng ngày và tự sinh các bút toán định khoản kế toán tương ứng trên phần mềm kế toán. Từ đó giảm thiểu được thao tác thủ công của người kế toán, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

kha-nang-ket-noi-voi-phan-mem-ban-hang

Khả năng kết nối với phần mềm bán hàng

Nếu sử dụng các phần mềm kế toán thông thường, các kế toán viên sẽ phải nhập tay các hóa đơn bán hàng trong ngày hoặc xuất dữ liệu bán hàng ra excel và đẩy ngược lại từ excel vào phần mềm kế toán. Việc xử lý như trên khá thủ công và tốn nhiều thao tác. Chưa kể trong quá trình làm dễ xảy ra nhiều sai sót, gây thất thoát cho nhà hàng.

2.    Quản lý kho chặt chẽ

Phần mềm kế toán iPOS hỗ trợ tạo xuất kho hàng loạt theo định lượng của từng món ăn có sẵn, trừ kho nguyên liệu theo lượng bán hàng hàng ngày. Kết hợp với thao tác kiểm kê định kỳ của nhà hàng từ đó giúp xác định được lượng hao hụt nguyên vật liệu trong kỳ. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán cung cấp hệ thống báo cáo kho chi tiết, giúp bộ phận quản lý kịp thời theo dõi được tình hình luân chuyển hàng tồn kho của nhà hàng từ đó đưa ra được những quyết định quản trị và vận hành cho phù hợp.

Ví dụ, để chế biến 1 đĩa thịt bò xào hành nấm, cần 2 lạng thịt bò, 50g nấm đùi gà, 50g nấm hương:

Đầu ngày nhập về 5kg thịt bò và 2kg nấm đùi gà và 2kg nấm hương

trong ngày bán được 20 đĩa thịt bò xào hành tây:

như vậy theo công thức cần: 4kg thịt bò, 1kg nấm đùi gà và 1 kg nấm hương

theo công thức lượng hàng tồn trong kho là 1kg thịt bò và 1kg nấm hương và 1 kg nấm đùi gà

khi kiểm kê bếp còn 0.5kg thịt bò, 0.2 kg nấm đùi gà và 0,4 kg nấm hương

Phần mềm sẽ xuất ra phiếu chênh lệch kiểm kê

Và sau cùng phần mềm kế toán sẽ xuất ra báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu:

Ngoài ra có một số báo cáo kho mà các kế toán nhà hàng thường quan tâm như:

  • Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu
  • Báo cáo nhập xuất tồn theo kho
  • Tổng hợp bán hàng – kho – định lượng
  • Chi tiết nhập kho – Chi tiết xuất kho
  • Báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu chính
  • v…v…

3.    Xây dựng giá thành

Đặc thù kinh doanh ngành F&B liên quan tới hệ thống nguyên vật liệu lớn và chi tiết. Quy trình tính giá thành mang hơi hướng đặc thù ngành sản xuất. Với hơn 8 năm kinh nghiệm xây dựng và triển khai cho hệ thống kế toán ngành F&B, phần mềm kế toán iPOS cung cấp hệ thống quản lý và tính giá thành đầy đủ và khoa học, đáp ứng bài toán giá thành một hoặc nhiều cấp định lượng của nhà hàng.

Ví dụ: với 1 bát phở sau khi làm ra sẽ được mang tới phục vụ khách hàng luôn chứ không nhập vào kho sản phẩm, iPOS Accounting sẽ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành nên món ăn đó cộng với chi phí sản xuất chung được phân bổ làm nên giá thành của món ăn. Việc này được tính ngay trong màn hình “tính giá vốn” của phần mềm và chúng tôi gọi đó là phương pháp tính giá thành rút gọn. Như vậy đối với những nhà hàng quản lý 1 cấp hay nhiều cấp định mức iPOS đều đang hỗ trợ rất tốt

4.    Đưa ra quy trình mua hàng khoa học

Phần mềm kế toán iPOS cung cấp quy trình mua hàng khoa học và khép kín cho hệ thống nhà hàng. Phần mềm hỗ trợ từ khâu ghi nhận đơn hàng đặt của từng điểm bán hàng, tổng hợp đơn hàng của toàn bộ hệ thống để tính toán và xác định số lượng hàng cần đặt nhà cung cấp cho tới quy trình luân chuyển hàng hóa cho điểm bán hàng theo nhu cầu đơn hàng đã ghi nhận.

5.    Đáp ứng cho mô hình kho tổng, bếp trung tâm 

Khi doanh nghiệp F&B đạt được một quy mô và mức độ lợi nhuận nhất định, việc thiết lập chuỗi cung ứng và bếp trung tâm trở thành chiến lược cần thiết để mở rộng doanh nghiệp. Những chiến lược này giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận thành tại các cửa hàng và mở ra cơ hội giúp doanh nghiệp trở thành nhà sản xuất gốc.

Phần mềm kế toán iPOS cung cấp giải pháp tối ưu cho mô hình kho tổng và bếp trung tâm từ quy trình sản xuất, tính giá thành ở bếp trung tâm và quá trình luân chuyển hàng hóa đặc thù cho mô hình kho tổng. Cung cấp các báo cáo từ tổng hợp đến chi tiết cho từng bộ phận, giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình hoạt động sản xuất, tính giá thành và quản lý kho một cách chi tiết nhất.

6.    Cung cấp các báo cáo quản trị cần thiết

Báo cáo trên phần mềm kế toán iPOS đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trì nội bộ như: phân tích hoạt động kinh doanh, quy trình luân chuyển hàng hóa trong kho. Ngoài ra còn cung cấp một số báo cáo quả trị đặc thù cho ngành F&B như:

  • Báo cáo lãi lỗ từng món ăn
  • Báo cáo về việc tiêu hao nguyên vật liệu
  • Báo cáo kết quả kinh doanh của nhà hàng
  • Báo cáo so sánh kết quả kinh doanh trong nhà hàng giữa các tháng với nhau.
  • v…v…

Với mô hình chuỗi sẽ có báo cáo so sánh kết quả kinh doanh của các điểm nhà hàng trong cùng 1 tháng.

 

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn