Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe iPOS – Gạt bỏ nỗi lo hao phí

Đăng bởi Chưa có bình luận nào phần mềm quản lý nhà hàng cafe,

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe iPOS giúp bạn cắt giảm hao phí nhờ những tính năng vượt trội mà không phải sản phẩm nào trên thị trường cũng có thể làm được.

“Một đồng doanh thu chưa chắc đã là một đồng lợi nhuận, nhưng một đồng chi phí tiết kiệm được chắc chắn là một đồng lợi nhuận tăng thêm”. Để tăng lợi nhuận bạn chỉ có thể lựa chọn một trong hai cách: hoặc tăng giá bán hoặc giảm chi phí. Tuy nhiên, trong thời điểm kinh tế khó khăn, người tiêu dùng thắt chặt chi tiêu thì cách tăng giá bán không những chẳng giúp ích mà có thể khiến khách hàng bỏ đi. Vậy làm thế nào để cắt giảm những khoản hao phí không cần thiết? Đó luôn là nỗi trăn trở của những người kinh doanh nói chung và trong ngành F&B nói riêng.

Thấu hiểu được những lo lắng và khó khăn trong công việc quản lý của chủ nhà hàng, quán cafe, iPOS.vn đã mang đến một giải pháp không chỉ giúp bạn bán hàng nhanh, chính xác mà còn gạt bỏ nỗi lo hao phí để kinh doanh một cách dễ dàng.

1/ Thất thoát trong bán hàng

Nhân viên gian lận, thất thoát doanh thu sẽ được giải quyết với phần mềm iPOS

Nếu đã từng quản lý một nhà hàng hay một quán cafe thì chắc hẳn đã từng không ít lần bạn gặp phải những trường hợp sau:

– Nhân viên xóa bỏ hóa đơn trên phần mềm để gian lận

– Không in hóa đơn cho khách hàng để có thể xóa món.

– Giữa các bộ phận bar, bếp và thu ngân thông đồng bỏ hóa đơn để kiếm lời

– Sử dụng hóa đơn in tạm tính để đưa cho khách, sau đó xóa bỏ món trên hóa đơn

Và còn rất nhiều những trường hợp khác, những khoản hao hụt cứ ngày càng lớn dần mà nhà quản lý không rõ lý do. Tuy nhiên, để tránh cho nhân viên gian lận, ngay từ ban đầu, nhà quản lý cần đưa ra một quy trình làm việc chặt chẽ bằng cách phân quyền rõ ràng cho nhân viên trên phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng. Với nhân viên thu ngân hay order, chủ nhà hàng chỉ nên giao quyền gọi món, chuyển chỗ, ghép bàn và thanh toán.

Khi xảy ra những tính huống phát sinh như khách hàng bỏ món, nếu bếp chưa làm đồ ăn thì chỉ có nhân viên được phân quyền mới có thể thực hiện thao tác đó. Và bạn hoàn toàn yên tâm vì trên phần mềm iPOS, mọi hoạt động thêm bỏ của nhân viên đều được lưu lại trong phần nhật ký món ăn. Họ sẽ không còn cơ hội gian lận vì lịch sử giao dịch được quản lý rất chặt chẽ và chi tiết mà chỉ có nhà quản lý mới được theo dõi.

Thất thoát trong bán hàng

Ngược lại, sau khi in tạm tính nhân viên sẽ không bỏ được món vì khi thiết kế phần mềm, đội ngũ iPOS.vn đã tính toán đến trường hợp này có thể xảy ra. Đã tạm tính thì không thể bỏ món, không sửa được phần giảm giá mà chỉ có thể bổ sung thêm món mới. Nếu hóa đơn in ra bị sai, duy nhất người quản lý được phân quyền mới có khả năng sửa và in lại. Toàn bộ những lần sửa chữa này đều được lưu lại trên hệ thống và chủ nhà hàng không cần trực tiếp có mặt tại cửa hàng cũng có thể theo dõi được nhờ tính năng quản lý từ xa của phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn.

2/ Hao phí từ những khách hàng bỏ đi

thu-hut-khach-hang-den-da-kho-vay-sao-lai-de-khach-hang-di-mat

Thu hút khách hàng đến đã khó vậy sao lại để khách hàng đi mất?

Ngoài hao phí về thời gian, nguyên vật liệu, những khách hàng bỏ đi vì chưa thỏa mãn với chất lượng dịch vụ hoặc món ăn cũng chính là tổn thất của chủ nhà hàng, quán cafe. Kinh doanh dịch vụ ăn uống rất khó để làm hài lòng tất cả các thực khách. Dù bạn có những món ăn ngon nhưng không cho họ một sự phục vụ tận tình, chu đáo, xứng đáng với số tiền bỏ ra thì cũng khó có thể giữ chân khách hàng ở lại. Câu hỏi đặt ra là, làm sao để phục vụ tốt khi lượng khách đông? Bằng phần mềm quản lý quán ăn iPOS.vn, bạn có thể dễ dàng quản lý và phục vụ khách hàng tận tình nhất.

Hãy tham khảo những kinh nghiệm quản lý nhà hàng mà khách hàng của iPOS.vn đã thực hiện để giữ chân thực khách.

  • Phục vụ giờ cao điểm? Vô cùng dễ dàng với phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn

Đừng lo vì đã có thiết bị order trên PDA. Trước đây, nếu order bằng tay, nhân viên phải quay về thu ngân để nhập lại vào phần mềm và chuyển hóa đơn xuống bếp. Thời gian trung bình cho quá trình truyền tin đó là từ 3 đến 5 phút. Tuy nhiên, với cách thức order trên máy tính bảng PDA, quãng thời gian đó đã giảm bớt 5 lần vì nhân viên không hề mất công dịch chuyển, thông tin sẽ tự động in xuống bar và bếp. Kể cả khi có các đơn hàng online, thông tin đã hiện sẵn trên màn hình POS nên nhân viên cũng không cần mất quá nhiều thời gian để xử lý. Nhờ vậy mà nhà hàng có thể tiếp đón thêm nhiều khách hàng hơn.

Ban-hang-nhanh-chong-voi-phan-mem-cua-ipos

Bán hàng nhanh chóng với phần mềm của iPOS

  • Phục vụ khách hàng dễ dàng

Với mô hình fastfood, một vị khách đang order dở thì có việc bận cần nghe điện thoại, những người đang xếp hàng phía sau chờ đợi đã khá sốt ruột. Lúc này, nhân viên chỉ cần lịch sự và khéo léo nhắc vị khách đó rằng “Anh/chị nếu chưa quyết định xong thì có thể nhường chỗ cho khách hàng đằng sau, những món mà anh/chị đang gọi dở vẫn sẽ được lưu trong máy”. Sau đó vẫn tiếp tục phục vụ được những vị khách phía sau nhưng thông tin của vị khách kia vẫn không bị mất. Đơn giản vì phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn được thiết kế riêng biệt cho nhà hàng, vô cùng linh hoạt có thể đáp ứng yêu cầu của mọi mô hình như buffet, ăn tại chỗ hay take away,..

  • Kết hợp nhiều hình thức thanh toán

Trước sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ hỗ trợ cho việc thanh toán, hành vi của thực khách cũng có nhiều thay đổi. Thay vì mang thật nhiều tiền mặt trong người, họ chuyển sang tiêu dùng bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng hoặc các hình thức thanh toán điện tử. Một khách hàng có chia sẻ rằng: “Việc dùng smartphone và cập nhật những app về mua sắm, thanh toán khiến cuộc sống của mình trở nên đơn giản hơn. Trước kia, việc mua sắm, đi cà phê, đi ăn của mình đều sử dụng tiền mặt và gặp không ít bất tiện, như không có đủ tiền lẻ, thiếu tiền hoặc quên ví. Vì thế mà mình cũng ưu tiên chọn những nơi có thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử.”

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán café iPOS tích hợp nhiều hình thức thanh toán

Việc các nhà hàng, quán café phải thay đổi để thích nghi với tiến bộ của công nghệ là một điều tất yếu. Thấu hiểu điều này, trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán café iPOS cũng có thể tích hợp nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thẻ ngân hàng, thẻ Visa, ví điện tử Samsung Pay, Momo, Zalo Pay, v…v… Nhờ đó, việc thanh toán cũng diễn ra nhanh chóng hơn và nâng tầm trải nghiệm của thực khách!

  • Ưu đãi kịp thời, giữ chân khách hàng

Có một sự thật là khách hàng có thể “thay lòng, đổi dạ” bất cứ lúc nào, chính vì vậy bạn cần có một chính sách ưu đãi hợp lý, kịp thời để giữ chân khách hàng. Tính năng quản lý hội viên từ phần mềm iPOS.vn sẽ giúp nhà quản lý theo dõi lịch sử giao dịch của từng hội viên để tích điểm, nâng cấp bậc hội viên cho từng khách hàng, và ngoài ra còn hỗ trợ hiệu quả cho các chiến dịch marketing thu hút thêm khách hàng mới.

3/ Hao phí về thời gian

  • Thời gian order

Phục vụ chậm trễ – Đây luôn là lời phàn nàn phổ biến của khách hàng trên các trang diễn đàn ẩm thực. Thời gian để chế biến món ăn gần như đã là cố định, vì thế muốn rút ngắn thời gian khách hàng phải chờ đợi thì chỉ có một cách là tối ưu hóa việc order. Giải pháp của iPOS.vn mang đến sẽ giúp bạn phục vụ và đón tiếp được nhiều khách hàng hơn nhờ thiết bị PDA (máy tính bảng). Chỉ với 2,3 thao tác đơn giản trên phần mềm quản lý nhà hàng iPOS.vn, thông tin đơn hàng sẽ được truyền ngay lập tức đến máy POS của thu ngân và đấu nối trực tiếp đến các máy in trong bar và bếp. Cắt giảm những hao phí thời gian không đáng có cũng chính là cách để giữ chân khách hàng quay lại nhiều hơn.

phan-mem-ipos-giup-cat-giam-hao-phi-ve-thoi-gian

Phần mềm iPOS giúp cắt giảm hao phí về thời gian

  • Tiết kiệm thời gian quản lý

Một trong những ưu điểm nổi trội của phần mềm bán hàng iPOS với tính năng hỗ trợ quản lý chuỗi là có thể nắm bắt hoạt động kinh doanh của từng điểm qua các báo cáo về doanh thu, chi phí với số liệu chính xác và chi tiết.

Tính năng hỗ trợ quản lý chuỗi sẽ thu thập và đồng bộ các số liệu doanh thu đầu và cuối của các nhà hàng. Ngoài ra thì chủ nhà hàng có thể nắm được số lượng đặt bàn, hóa đơn trung bình, tần suất quay vòng bàn, v…v… theo thời gian thực. Do đó, thông qua các dữ liệu doanh thu thì các nhà quản lý còn nắm bắt được tình hình kinh doanh ở các điểm và có thể so sánh hiệu quả hoạt động giữa các điểm với nhau.

Nhờ vậy, dù sở hữu một hay nhiều điểm, chủ đầu tư không phải mất công có mặt tại từng điểm hay tổng hợp số liệu riêng lẻ để ra báo cáo. Toàn bộ bức tranh kinh doanh sẽ được phác họa nhờ phần mềm quản lý iPOS và chủ đầu tư tiết kiệm được thời gian, sớm đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

  • Rút ngắn thời gian kiểm kho

Quản lý kho luôn là một vấn đề gây đau đầu cho mọi người kinh doanh trong ngành F&B. Tùy vào độ phức tạp của số lượng các món ăn mà lượng nguyên liệu cũng nhiều tương đương như vậy. Nếu mỗi ngày, bạn phải mất từ 2-3 tiếng để kiểm tra kho hàng thì sẽ chẳng còn thời gian và tâm trí đâu để làm việc khác.Với 5000 chủ nhà hàng/ quán cafe – các khách hàng của iPOS.vn thì công việc này không hề vất vả như vậy. Nhờ theo dõi trên phần mềm quản lý kho iPOS.vn, họ không phải tốn thời gian đến tận nơi trực tiếp để đếm nguyên liệu. Thay vào đó, chỉ cần ở nhà và vào xem một vài báo cáo trên phần mềm là bạn có thể theo dõi được toàn bộ số lượng hàng hóa còn tồn đọng trong kho cũng như các khoản công nợ cho nhà cung cấp.

4/ Hao phí nguồn nhân lực – Không còn là nỗi lo với phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn

Nhân sự và quản lý đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh trong ngành F&B. Làm sao để sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và tránh lãng phí? Trung bình, lương của một nhân viên phục vụ bàn trong nhà hàng/ quán cafe sẽ khoảng tầm từ 3-4 triệu/ 1 ca 4-5 tiếng. Hãy thử tính xem, bạn sẽ phải trả một tháng bao nhiêu cho những nhân viên làm việc không hiệu quả. Khoản chi phí rất lớn này bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được nhờ sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe iPOS.vn. Với thiết bị order bằng PDA, thời gian nhân viên phục vụ khách hàng được rút ngắn, một người nhân viên sẽ chăm sóc được nhiều khách hàng hơn. Chi phí cho một thiết bị order PDA thấp hơn rất nhiều lần so với những khoản hao phí do thừa nguồn lực. Thậm chí, với các mô hình nhỏ, bạn sẽ chẳng cần đến thu ngân riêng biệt vì nhân viên order còn có thể đảm nhiệm luôn cả việc thu tiền.

5/ Hao phí nguyên vật liệu

hao-phi-ve-nguyen-vat-lieu

Hao phí nguyên vật liệu

Ngoài trường hợp gian lận của nhân viên và sự sai sót của bếp thì nguyên nhân dẫn đến hao phí nguyên vật liệu nằm ở: món ăn không hấp dẫn, không được tiêu thụ dẫn đến nguyên liệu để lâu ngày bị hỏng. Trên thực tế, không phải mọi món ăn trong thực đơn đều được ưa chuộng. Nguyên liệu để chế biến lâu ngày không được nấu sẽ bị giảm chất lượng dẫn đến hỏng và gây ra lãng phí lớn. Phần mềm quản lý quán ăn iPOS đã giúp nhiều chủ nhà hàng tránh được tình trạng này vì hệ thống báo cáo cung cấp chi tiết số lượng món ăn, tần suất khách hàng gọi món để đưa ra các hướng đổi mới menu và cắt giảm những nguyên liệu không cần thiết.

Thực tế, việc áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành và quản lý sẽ giúp nhà hàng giảm thiểu tối đa những sai lệch mang yếu tố cảm tính. Cụ thể, phần mềm quản lý nhà hàng, quán café iPOS giúp:

  • Định lượng chính xác, tránh thất thoát: Toàn bộ đồ uống của quán được áp công thức pha chế (công thức hoàn toàn được bảo mật) cho từng loại nguyên vật liệu và phụ gia. Khi bán hàng, phần mềm tự động trừ định lượng trong kho nguyên vật liệu và xuất ra số liệu tồn kho. Nếu áp dụng triệt để tiện ích này đồng nghĩa với việc chủ quán sẽ kiểm soát được tình trạng nguyên vật liệu bị hao hụt “vô tội vạ” như từ trước đến nay.
  • Kết chuyển kho một cách nhanh chóng, tự động và tiết kiệm thời gian: Từ số liệu hàng tồn kho ban đầu, phần mềm tự động trừ theo số lượng sản phẩm đã bán để ra số liệu tồn kho. Con số cuối ngày sẽ được tự động kết chuyển thành số dư đầu kì mới trong phần mềm thay vì phải ngồi tính toán sổ sách bằng tay. Tính năng này sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho chủ quán, kiểm soát được tất cả thông tin qua phần mềm với độ chính xác rất cao.
  • Lập kế hoạch thu mua hợp lý tránh hiện tượng hoặc lãng phí nguyên vật liệu: Với thiết kế trực quan, dễ theo dõi của phần mềm iPOS, từng nguyên vật liệu được phân loại, thống kê chi tiết tên và số lượng. Do đó người sử dụng sẽ cách quản lý kho hàng hiệu quả, có kế hoạch mua thêm những sản phẩm gần hết và tăng cường pha chế vật liệu còn tồn đọng khá nhiều. Đây cũng là cơ sở để bộ phận thu mua có thể đặt hàng chuẩn xác, không bị dư thừa, lãng phí. Ngoài ra người quản lý cũng sẽ nắm được đâu là sản phẩm đang được ưa chuộng để đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Sự thất thoát các nguyên vật liệu trong kho không chỉ làm ảnh hưởng đến chi phí mà còn ảnh hưởng đến doanh thu và khách hàng. Các nhà quản lý thường khá đau đầu khi nhắc đến vấn đề này và luôn đặt ra câu hỏi: “làm thế nào để tránh được vấn đề thất thoát?”. Vì không phải lúc nào các nhà quản lý cũng có thời gian có mặt tại nhà hàng theo dõi sát sao để kiểm tra vừa tốn thời gian, chi phí đi lại. Nếu không quản lý chặt chẽ thì khó có thể tránh được sự tổn thất lớn cho nhà hàng. Tuy nhiên với tính năng quản lý kho của phần mềm quản lý bán hàng iPOS thì vấn đề này hoàn toàn có thể giải quyết.

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn