Phần mềm quản lý quán cafe

Đăng bởi Chưa có bình luận nào
Phần mềm quản lý quán cafe hiện nay đã không còn xa lạ với bất cứ ai kinh doanh loại hình này. Với những cải tiến về công nghệ, các phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán dễ dàng quản lý doanh thu, dòng tiền, quản lý kho và đơn giản hóa các vấn đề sổ sách kế toán.

1. Phần mềm quản lý quán cafe 

1.1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là một hệ thống công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cửa hàng, quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, quản lý bán hàng, đơn hàng, chăm sóc khách hàng, hậu mãi, v…v…
Phần mềm quản lý quán cafe 

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

1.2. Tại sao phần mềm quản lý quán cafe là cần thiết?

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ giải quyết được các yêu cầu trên một cách tự động, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm sẽ đáp ứng kịp thời các báo cáo bán hàng mà bạn quan tâm.
Việc áp dụng phần mềm quản lý hiện nay giúp ích rất nhiều khi người quản lý muốn có một công cụ để quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh hằng ngày dù họ không có mặt tại địa điểm đó.

2. Tổng hợp 8 phần mềm quản lý quán cafe Việt Nam

Mỗi loại sẽ có những ưu nhược điểm và đáp ứng cho từng mô hình riêng. Vì vậy, cần cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

2.1. iPOS.vn

Được thành lập từ năm 2010, iPOS.vn là một trong những đơn vị tiên phong trong mảng phần mềm quản lý cho quán cafe. iPOS.vn tập trung cho ngành F&B với các mô hình như nhà hàng, café, trà sữa, tiệm bánh, buffet…
iPOS là phần mềm quản lý quán cafe theo dạng On-Premises nên độ ổn định cao, sử dụng được trên nhiều thiết bị và hoạt động tốt cả khi đông khách hoặc mất Internet. Do đó, phần mềm sẽ phù hợp với nhiều phân khúc khác nhau từ quy mô nhỏ đến lớn.
Điểm mạnh của phần mềm iPOS là tính chặt chẽ giúp cho các nhà quản trị hạn chế thất thoát ở mức tối thiểu. iPOS.vn còn có nhiều sản phẩm bổ sung (add-on) tạo thành một hệ sinh thái công nghệ hỗ trợ các công việc khi quản lý quán cafe.
  • Phần mềm kế toán chuyên sâu cho quán cafe IPOS ACCOUNTING
  • Hệ thống quản trị và chăm sóc khách hàng IPOS CRM
  • Ứng dụng tự đặt đồ IPOS SELF-ORDER
Hơn nữa phần mềm iPOS khá linh hoạt trong việc tích hợp API kết nối với các đơn vị như giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử…
Là phần mềm cài đặt nên chi phí sẽ được trả 1 lần và dùng trọn đời. Để phần mềm vận hành tốt thì cấu hình của thiết bị cũng cần đáp ứng đủ tiêu chuẩn. Do đó, chi phí đầu tư ban đầu có thể sẽ cao hơn các bên phần mềm sử dụng điện toán đám mây.
Một số thương hiệu đã dùng phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn như: The Coffee House, Cộng Cà phê, Gemini Coffee, v…v…

2.2. Cuk Cuk

Cukcuk là một sản phẩm của Misa được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud). Giao diện của phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk khá thân thiện và trực quan.
Các chức năng trên phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk được phân cấp theo từng nghiệp vụ từ bán hàng tới quản lý. Tất cả các bộ phận như nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân đều có thể tham gia trực tiếp vào việc sử dụng.
Cukcuk mới phát triển thêm tính năng gọi đồ uống bằng giọng nói và hệ thống sẽ ghi nhận lại. Tuy nhiên, việc đưa tính năng này trở lên phổ biến ở Việt Nam còn gặp khá nhiều hạn chế vì môi trường trong nhà hàng khá nhiều tiếng ồn.
Một điểm hạn chế khác ở phần mềm quản lý Cukcuk là tính khá “đóng”, không tích hợp được với nhiều đơn vị khác trong mảng bán hàng như đặt hàng online, ví điện tử, app voucher, v…v…
Khách hàng của phần mềm Cukcuk bao gồm Quán ốc Ba Nghé, Smile Coffee, v…v…

2.3. D’corp R-keeper

Dcorp R-Keeper nằm trong mạng lưới công ty đa quốc gia với hơn 250 chi nhánh, là công ty tư vấn và triển khai giải pháp quản lý cho ngành F&B, Hospitality và Bán lẻ. Một số thương hiệu đã sử dụng R-Keeper như KFC, Subway, các thương hiệu thuộc Golden Gate Group, Redsun, QSR,  v…v…
Thừa hưởng những công nghệ từ các nước phát triển, phần mềm R-Keeper có khá nhiều tính năng vượt trội như độ ổn định cao, có thể dùng trên nhiều thiết bị. Một trong những điểm nổi bật của giải pháp R-Keeper là hệ thống hiển thị order KDS.
Hệ thống Smart Kitchen hiển thị các thông tin order từ máy POS với các chỉ số và chỉ dẫn về thời gian, công thức chế pha chế và phân chia luồng công việc.

Để sử dụng phần mềm quản lý quán cafe R-keeper, thương hiệu phải trang bị những thiết bị có cấu hình khá cao để chạy ổn định nên chi phí đầu tư khá lớn, chi phí bảo trì và bảo dưỡng cũng vậy.

iPOS – Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê

  • Với 15.000 cửa hàng sử dụng
  • Tư vấn hoàn toàn miễn phí

2.4. Ocha

Ocha là một thành viên của SEA – công ty công nghệ hàng đầu khu vực Đông Nam Á đến từ Singapore. Tuy chỉ mới xuất hiện trên thị trường phần mềm quản lý quán cafe nhưng độ phủ sóng của Ocha lại khá rộng rãi nhờ chính sách giá rẻ và cho mượn thiết bị.
Giải pháp của phần mềm Ocha bao gồm Ocha POS và Ocha Boss, được phát triển giúp người chủ quản lý quán cafe dễ dàng hơn.
Nhược điểm của phần mềm này là chưa hoàn thiện các tính năng chuyên sâu như quản lý kho, báo cáo. Đặc biệt, nếu kết nối với máy tính bảng thì hay xuất hiện tình trạng bị treo hoặc đơ. Do là phần mềm cloud nên phần hỗ trợ khách hàng sau mua còn nhiều hạn chế.
Một số khách hàng tiêu biểu của phần mềm quản lý bán hàng Ocha: Coffee Bike, v…v…

2.5. Maybanhang.net

Maybanhang.net là sản phẩm của EZ Solution, công ty chuyên cung cấp các giải pháp về công nghệ hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Do đó, phần mềm có thể áp dụng cho nhiều mô hình như thời trang, tạp hóa, siêu thị, nhà hàng, v…v… trong đó có phần mềm dành cho quán cafe
Phần mềm quản lý quán cafe Maybanhang.net đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về bán hàng và tạo được một số báo cáo. Việc bán hàng như gọi đồ uống, in order, thanh toán, theo dõi tình hình doanh thu cũng có thể thực hiện trên các thiết bị di động.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là xây dựng một quy trình khép kín ngay từ khâu phục vụ đến khâu báo cáo doanh số, tối ưu hóa nguồn hàng, tránh lãng phí.
Tuy nhiên, khi áp dụng cho ngành F&B tiêu biểu là cho quán cafe, maybanhang.net lại thiếu đi những tính năng đáp ứng cho đặc thù của ngành hàng cafe như quản lý kho, hệ thống báo cáo chuyên biệt,  v…v…
Các thương hiệu sử dụng phần mềm maybanhang.net: S.T.U Coffee, Bắc Việt Coffee,  v…v…

2.6.KiotViet

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo. Là phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đám mây
Được tư vấn và thẩm định bởi các chuyên gia hàng đầu tại Úc, dựa trên những nghiên cứu toàn diện về thị trường bán lẻ Việt Nam, ứng dụng hiệu quả công nghệ điện toán đám mây tiên tiến, KiotViet sẽ là trợ thủ kinh doanh đắc lực.
Không cần cài đặt, không chi phí nâng cấp hay bảo trì, không giới hạn thiết bị truy cập. Bất kể đang ở đâu, dùng thiết bị gì, chỉ cần truy cập vào địa chỉ web của chương trình là có thể sử dụng ngay.
KiotViet tiên phong áp dụng công nghệ lưu trữ offline trong chuẩn Html5, cho phép truy xuất dữ liệu và bán hàng ngay cả khi mất kết nối Internet. Bất kể ở đâu, cho dù kết nối gặp gián đoạn, hoạt động kinh doanh vẫn luôn được bảo đảm thông suốt.

2.7. Abit

Có thể nói, Abit đúng với tôn chỉ đa kênh hợp nhất giúp người dùng chỉ cần dùng đúng một phần mềm để quản lý tất cả các công việc kinh doanh của mình.
Với quán cafe thì Abit tối ưu hợp lý như dùng điện thoại để quét mã vạch sản phẩm, lên đơn trên điện thoại, kết nối in không dây.

2.8. Sapo

 Phần mềm quản lý quán cafe này cung cấp đa dạng các phương thức thanh toán. Bên cạnh các phương thức truyền thống, phần mềm quản lý Sapo hỗ trợ thanh toán bằng điểm tích lũy và mã QR Code. Tính bảo mật cao nhờ được trang bị công nghệ điện toán đám mây.

3. Top 4 phần mềm quản lý quán cafe nước ngoài

3.1. HubSpot Sales

HubSpot Sales là một trong những hệ thống thương mại điện tử thông minh, một phần mềm quản lý quán cafe giúp bạn có kết quả kinh doanh tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của đa dạng lĩnh vực kinh doanh, chính vì thế Hubspot Sales cực kỳ linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh. Phần mềm còn cung cấp các gói sử dụng miễn phí cho khách hàng lần đầu đăng ký. Đây sẽ là phần mềm bỏ túi cho bất cứ một người chủ quán cafe nào chưa có nhiều kinh nghiệm.

3.2. Pipedrive

Pipedrive là một trong những phần mềm quản lý quán cafe, phần mềm CRM tốt nhất hiện nay, được nhiều chuyên gia đánh giá cao cũng như gặt hái được một số giải thưởng.
Pipedrive hiện đang cung cấp 3 gói giá khác nhau. Ngoài ra còn có 14 ngày dùng thử miễn phí, và cung cấp cơ hội dùng miễn phí 2 tháng nếu bạn quyết định trả tiền theo năm.

3.3. ProsperWorks

ProsperWorks là một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp dành cho người dùng của Google Apps.
Nền tảng này vô cùng dễ sử dụng, khách hàng có thể làm quen một cách nhanh chóng và tăng độ hiệu quả cho công việc. ProsperWorks cung cấp gần như toàn bộ những gì mà bạn cần để tự động hóa những quy trình hoạt động cốt lõi nhất. Giải quyết cụ thể nhất các nhu cầu và quyết định kinh doanh khi bạn lựa chọn mở quán cafe
ProsperWorks hiện đang cung cấp 3 mức giá để người dùng lựa chọn. Ngoài ra cũng giống với phần mềm quản lý quán cafe trên, bạn có thể lựa chọn trải nghiệm miễn phí 14 ngày trước khi quyết định trả tiền.

3.4. Groove

Groove là phần mềm quản lý kho kết hợp với quản lý bán hàng. Tất cả các thông tin hàng hóa xuất nhập kho, quản lý nhân sự, quy trình bán hàng, thanh toán… sẽ được đồng bộ hóa trên một hệ thống chung. Do đó, nó cũng là một sự lựa chọn cho những quán cafe đang cần sự thống nhất trong khâu quản lý.
  1. Kinh nghiệm  khi chọn lựa phần mềm quán cafe

4.1. Cách thức hoạt động

Tùy vào quy mô cũng như tính chất của quán cafe sẽ có 1 hoặc nhiều máy POS. Thông thường máy POS sẽ bao gồm các tính năng cơ bản như quẹt thẻ, in bill, két tiền (nếu có), v…v… tất cả được kết nối với cùng 1 hệ thống xử lý trung tâm có thể là cloud, hoặc On-Premises.

4.2. Những lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe

Lựa chọn hệ thống xử lý trung tâm Cloud (đám mây) hay On-Premises (server vật lý)
POS được hiểu đơn giản là dựa trên Cloud, nghĩa là các thông tin hoạt động của quán sẽ được truyền qua Internet và được lưu trữ ở một máy chủ ảo, do nhà cung cấp Cloud tạo ra.
Cloud với ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng và lắp đặt, thường có bản dùng thử miễn phí trong giai đoạn đầu, có thể dễ dàng tải xuống. Nhược điểm là kém an toàn, không ổn định, khó nâng cấp và mở rộng, khi phát triển lên mô hình chuỗi chi phí sẽ rất tốn kém.
Hệ thống sử dụng On-Premises, hệ thống xử lý trung tâm được lưu trữ tại server vật lý có thể đặt tại quán. On-Premises khắc phục được những nhược điểm của Cloud như tính ổn định, độ bảo mật cao… Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu tốn kém, cần đội ngũ vận hành, tốn không gian đặt server, v…v…
Báo cáo và xuất dữ liệu theo thời gian thực: Hiện vẫn có rất nhiều nhầm lẫn khi cho rằng chỉ sử dụng hệ thống POS dựa trên Cloud mới có thể xuất báo cáo theo thời gian thực. Thật ra dù là sử dụng Cloud hay On-Premises đều có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực thông qua các thiết bị PC, laptop, điện thoại di động, tablet,  v…v…
Khả năng nâng cấp và mở rộng: Hệ thống POS của nhà hàng dựa trên Cloud thường tự động cập nhật phiên bản mới nhất. Với POS On-Premises vẫn có những cập nhật mới nhưng sẽ bằng phương pháp thủ công, có thể nhà cung cấp phát hành miễn phí hoặc bạn sẽ tốn chi phí nâng cấp. Bạn vẫn phải tốn chi phí đăng nhập vào phần mềm quản lý quán cafe hằng tháng được gọi với thuật ngữ SaaS – software as a service.
Bảo mật: Cho dù sử dụng hệ thống nào thì vấn đề bảo mật vẫn là vấn đề rất quan trọng. Đối với On-Premises là các thao tác sao lưu vào máy chủ mỗi ngày, bảo mật tài khoản truy cập. Đối với POS Cloud, cẩn trọng các thông tin nhạy cảm của khách hàng, như thông tin tài khoản thanh toán trước khi chuyển lên Cloud.

4.3. Bảo mật khi chọn phần mềm quản lý quán cafe

Bất cứ lúc nào, các vấn đề liên quan đến tiền, an ninh luôn là một vấn đề lớn. POS là thiết bị liên quan trực tiếp đến cả 2 vấn đề trên, hãy chủ động bảo vệ bạn, quán của bạn và khách hàng bằng những cách sau:
Tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard): tiêu chuẩn bảo mật thông tin tài khoản tín dụng. Tiêu chuẩn PCI DSS đảm bảo an toàn các thông tin tài khoản tín dụng của khách. Thông thường nhà cung cấp hệ thống POS sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thiết lập đảm bảo chuẩn PCI DSS.
Chương trình diệt vi-rút: đầu tư vào phần mềm chống vi-rút có thể bảo vệ bạn và khách hàng khỏi các cuộc tấn công mạng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhà hàng sử dụng hệ thống POS On – Premises.
Phần mềm mã hóa: Đây là công nghệ giúp các giao dịch bằng thẻ an toàn hơn. Năm 2015, nó đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống POS thanh toán nào trên đám mây. Nếu quyết định lựa chọn hệ thống POS Cloud thì hãy ưu tiên cân nhắc tới tính năng này.
Bảo mật đường truyền mạng: Để tiết  kiệm chi phí rất nhiều nhà hàng sử dụng chung Wifi dành cho khách hàng với hệ thống POS. Nhưng điều này là cực kỳ nguy hiểm bởi việc sử dụng chung đường truyền dữ liệu là nguyên nhân khiến hệ thống hoạt động không ổn định, tiềm ẩn nhiều nguy cơ không an toàn như tấn công mạng. Chính vì vậy, thiết lập một đường truyền riêng cho hệ thống POS là điều bắt buộc.

4.4. Đầu tư cho giải pháp phần mềm quản lý quán cafe bao nhiêu là đủ?

Để tránh các khoản phí ẩn, hãy cân nhắc thận trọng các yếu tố dưới đây.
Chi phí cố định: Bạn phải trả một khoản chi phí cố định (theo tháng, quý hoặc năm) cho việc vận hành các hệ thống POS, thông thường nó sẽ bao gồm chi phí thiết bị và phí dịch vụ.
Phí cài đặt: Chi phí này thông thường sẽ được trả 1 lần cho lần cài đặt đầu tiên, thường xuất hiện đối với những hệ thống POS phức tạp như chạy dây hoặc kết nối nhiều thiết bị POS, và cần đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.
Phí chuyển đổi giao dịch: Nếu hệ thống POS của quán cafe có sử dụng các phương thức thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử, bạn có thể bị mất phí dựa trên mỗi giao dịch của khách hàng. Nó có thể là một số tiền cố định, hoặc dựa trên tỷ lệ phần trăm mỗi thanh toán.
Thuê hoặc mua phần mềm và phần cứng: Một số nhà cung cấp POS cho phép bạn trả một lần hoặc cũng có thể trả thành nhiều đợt hoặc cho thuê và trả tiền theo thỏa thuận của 2 bên. Tùy thuộc vào tình hình tài chính, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp POS về phương thức thanh toán phù hợp nhất.

4.5. Hỗ trợ sau mua hàng 

Bất kỳ hệ thống POS nào, dù ít hay nhiều sẽ luôn có những vấn đề phát sinh mà bạn không thể lường trước. Hãy luôn tìm hiểu kỹ các thông tin về việc hỗ trợ sau mua hàng. Hỏi thật kỹ các thông tin này trước khi quyết định.
Đào tạo: Ngay cả khi hệ thống POS có vẻ đơn giản, một khóa hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống từ nhân viên kỹ thuật là cần thiết để  hiểu rõ được việc vận hành hệ thống cũng như những chức năng của hệ thống.
Xử lý sự cố: Hệ thống POS gặp sự cố giữa lúc cao điểm của quán không chỉ ảnh hưởng tới doanh thu mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách. Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật ngay tức khắc là điều quan trọng để nhanh chóng nhất khắc phục được sự cố.
Phụ thu: Một số công ty có thể tính thêm phí cho các hoạt động hỗ trợ hệ thống POS. Cân nhắc kỹ các điều khoản và điều kiện hỗ trợ khách hàng để kiểm soát tốt các chi phí phát sinh.

5. Cách lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất

5.1. Loại hình kinh doanh quán cafe

Dựa vào các nhu cầu của khách hàng, thường chủ yếu sẽ được phân loại qua các loại hình kinh doanh của quán:
  •  Cafe truyền thống, bán hàng trực tiếp tại quán 
  •  Quán cafe kinh doanh nhượng quyền
  •  Quán cafe take away
  •  Các hình thức quán như: cafe sân vườn, cafe vỉa hè, cafe bóng đá, v.v…
Đồng thời cũng nên cân nhắc khả năng tích hợp với các phần mềm khác. Do đó, nếu được tích hợp chung lại, chủ quán sẽ quản lý một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

5.2. Lựa chọn những ưu điểm cần thiết

Thông thường, các nghiệp vụ phát sinh trong quán cafe chủ yếu bao gồm pha chế, kho nguyên liệu, dòng tiền (doanh thu, chi phí, lợi nhuận), nhân viên, khách hàng, các nghiệp vụ phục vụ như order, chương trình khuyến mại, v.v…
Thay vì một phần mềm riêng biệt cho từng nghiệp vụ gây tốn kém, chủ quán nên lựa chọn một phần mềm có khả năng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý quán cafe.

5.3. Chất lượng quan trọng hơn giá cả

Để ý đến tốc độ, chức năng và sự thân thiện với người dùng của mỗi phần mềm quản lý quán. Bạn thấy nó có phù hợp bạn, với nhân viên và với khách hàng? Suy nghĩ về việc làm thế nào để chuyển sang phần mềm quản lý quán cafe mới. Quá trình chuyển dữ liệu khách hàng, đồ uống,v.v…
Lưu ý rằng bạn không cần phải làm tất cả những thử nghiệm một mình. Hãy xem xét những người khác, những người sẽ sử dụng phần mềm (quản lý, nhân viên của quán) và để cho họ dùng thử.

6. Những chức năng cơ bản trong phần mềm quản lý quán cafe

6.1. Báo cáo.

Phần mềm quản lý quán cafe sẽ dựa trên các thông tin cơ sở dữ liệu được nhập tự động để tạo ra các báo các chính xác và chi tiết nhất. 

6.2. Hợp tác.

Phần mềm quản lý quán cafe cũng cần phải tạo ra được một môi trường làm việc chung, nơi các nhân viên có thể truy cập và lấy thông tin, được phân quyền và vai trò rõ rệt.

6.3. Phân tích dự đoán.

Các phần mềm quản lý quán cao cấp thường được phát triển thêm các tính năng dự đoán giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, giúp cho quán bắt kịp với các xu hướng mới nhất.

6.4. Tối ưu giá cả

Tối ưu giá cả để giúp chủ quán đưa ra các mức giá sản phẩm hợp lý nhất, thay đổi cho các món trong menu một cách linh hoạt và dễ dàng.

6.5. Tích hợp email

Các phần mềm quản lý quán cafe bắt buộc phải được tích hợp với các dịch vụ email marketing để theo dõi khách hàng tiềm năng cũng như quảng bá nội dung trên website.

6.6. Quản trị dữ liệu khách hàng

Nếu số lượng dữ liệu lên tới hàng nghìn, hàng chục, trăm nghìn, thì câu chuyên về quản trị dữ liệu lại thứ không thể thiếu để bạn cải tiến công việc kinh doanh của mình.

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn