Phần mềm quản lý nhà hàng: Giải mã từng bước vận hành trong thời đại chuyển đổi số

Trong bối cảnh ngành F&B ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sự tinh gọn, hiệu quả, phần mềm quản lý nhà hàng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố không thể thiếu đối với các mô hình. Từ việc tiếp nhận yêu cầu tại bàn khách, đến xử lý đơn hàng nhanh chóng tại bếp và thanh toán chính xác ở quầy thu ngân, mỗi khâu vận hành đều cần sự tối ưu. Bài viết này sẽ đi sâu giải mã tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhà hàng trong việc hệ thống hóa, nâng cao hiệu suất và mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho cơ sở kinh doanh của bạn.

1. Phần mềm quản lý nhà hàng tại bàn khách: Đầu tư cho cả một chiến lược. 

Khu vực bàn khách là nơi diễn ra gần hết các trải nghiệm của khách hàng. Nếu những ấn tượng ban đầu diễn ra suôn sẻ, thiện cảm sẽ mang lại những cảm giác tốt cho hành trình về sau của khách. Một trải nghiệm không hay có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định quay lại của khách. 

Phần mềm quản lý nhà hàng chính là khoản đầu tư chiến lược giúp tối ưu hóa từng “điểm chạm”, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo nền tảng vững chắc cho doanh thu.

1.1.  Tăng hiệu suất phục vụ: Một nhân sự quản lý nhiều bàn hơn

Với các quy trình vận hành truyền thống, việc ghi order được nhân viên thực hiện thủ công trên giấy hoặc ghi nhớ. Hành trình di chuyển liên tục giữa bàn và bếp, hay chạy đi chạy lại để kiểm tra món ăn tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên phục vụ. 

Khi tích hợp những thiết bị số và phần mềm quản lý nhà hàng, áp lực của nhân viên có thể: 

• Ghi order trực tiếp tại bàn: Món ăn được chọn, ghi chú đặc biệt (ít đường, không hành,…) được nhập thẳng vào hệ thống và chuyển thẳng vào các thiết bị nội bộ khác (máy POS tại quầy, KDS tại bếp). 
• Theo dõi trạng thái món ăn ngay trên thiết bị: Nhân viên có thể kiểm tra món nào đang chế biến/ đã xong mà không cần phải vào bếp hỏi. Từ đó nhân viên có thể chủ động thông báo cho khách. 
• Chủ động phục vụ nhiều hơn: Tiết kiệm thời gian di chuyển và chờ đợi, một nhân viên giờ đây có thể quản lý và phục vụ số lượng bàn lớn hơn. 

1.2. Gọi món chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí

Với các thiết bị gọi món cầm tay, hay menu điện tử tại bàn có liên kết với phần mềm quản lý nhà hàng là một điểm cộng để nhà hàng trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Nhiều khi chủ quán tưởng rằng thực đơn giấy sẽ tiêu tốn ít chi phí hơn, nhưng không phải. Đây có lẽ là sai lầm của nhiều chủ quán khi mới vận hành nhà hàng. 

Mỗi một dịp đổi giá, thêm/bớt món ăn hay có thực đơn theo mùa, theo dịp lễ lại phải in ấn thực đơn mới. Có thể nói điều này âm thầm “ngốn” thời gian và chi phí của chủ quán lúc nào không hay. 

Sử dụng PDA (thiết bị gọi món cầm tay) hay Menu điện tử chủ quán có thể sử dụng vĩnh viễn, thay đổi thông tin bất cứ khi nào cần mà chẳng phải chờ đợi hay mất thêm chi phí. Thêm đó, trông cũng chuyên nghiệp hơn order trên giấy. 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí dành cho mô hình nào?

1.3. Tăng cơ hội upsell (bán thêm) tại bàn

Khác với menu giấy bị giới hạn về không gian, menu điện tử cho phép nhà hàng trình bày món ăn một cách trực quan và hấp dẫn hơn. 

Các món ăn nổi bật, món mới, combo ưu đãi có thể được đặt ở vị trí dễ thấy, đi kèm hình ảnh chất lượng cao và mô tả lôi cuốn. Điều này kích thích thị giác và vị giác của khách hàng, khuyến khích họ gọi thêm.

Các chương trình ưu đãi, combo đặc biệt có thể được hiển thị nổi bật ngay trên màn hình order, giúp nhân viên dễ dàng tư vấn cho khách hơn khi được hỏi. 

2. Phần mềm quản lý nhà hàng tại bếp: Kết nối liền mạch với “bên ngoài”

Khu vực bếp – “linh hồn” của nhà hàng, là nơi tạo ra những món ăn ngon tiếp đãi thực khách. Sự phối hợp ăn ý giữa các khu vực khác với bếp là một trong những yếu tố then chốt đảm bảo tốc độ phục vụ và chất lượng món ăn. Phần mềm quản lý nhà hàng khi này chính là cầu nối quan trọng, gắn kết khu vực bếp với các bộ phận phục vụ bên ngoài. 

2.1.  Món còn/ món hết được cập nhật chính xác

Rất nhiều nhà hàng rơi vào tình trạng thiếu chuyên nghiệp: khách gọi món xong xuôi, lúc sau lại được thông báo hết món. Đây chính là kết quả của sự mất kết nối giữa khu vực bếp và nhân viên gọi món. 

Không biết món nào còn, hết để tư vấn khách, liên tục phải chạy ra vào để hỏi bếp sẽ tốn thời gian, công sức của cả hai bộ phận, đồng thời mang lại trải nghiệm không vui vẻ cho khách hàng. 

Phần mềm quản lý nhà hàng kết nối với hệ thống quản lý chế biến sẽ liên tục cập nhật tình trạng món dưới bếp. Món nào không có hay tạm hết, sẽ hiển thị thông tin ngay trên thiết bị gọi món để nhân viên bên ngoài có thể dễ dàng nắm bắt và tư vấn cho khách.

2.2. Phân chia tự động phiếu gọi món đúng quầy 

Đối với những nhà hàng có quy mô lớn, có nhiều hơn một khu vực chế biến như bếp nóng, bếp lạnh, khu vực pha chế… thì việc phân chia món ra từng khu vực chính xác tốn khá nhiều thời gian của nhân viên phục vụ ngoài bếp. 

Khi ấy, phần mềm quản lý nhà hàng sẽ xử lý gọn gàng vấn đề này với tính năng phân chia món tự động tới đúng quầy. Các món trong thực đơn sẽ được setup tới các khu vực bếp theo quy mô nhà hàng. Khi hoàn tất gọi món cho từng bàn, thông tin sẽ được tự động chuyển xuống các thiết bị tại đúng khu vực chế biến. 

2.3. Theo dõi trạng thái chế biến món ăn theo thời gian thực

Khách hàng luôn mong muốn được phục vụ nhanh chóng, và việc biết được món ăn của mình đang ở giai đoạn nào là một yếu tố quan trọng trong trải nghiệm. Phần mềm quản lý nhà hàng mang đến khả năng theo dõi trạng thái món ăn theo thời gian thực, giúp nhân viên phục vụ có thể nắm bắt được tình trạng món của từng bàn. 

Khi một món ăn được đánh dấu là “đã xong”, thông tin này ngay lập tức được cập nhật đến nhân viên phục vụ, giúp họ chủ động mang món ra cho khách mà không cần phải chờ đợi hoặc đi lại nhiều lần để kiểm tra.

3. Phần mềm quản lý nhà hàng tại quầy thu ngân: Giảm thời gian – Tăng trải nghiệm

Quầy thu ngân là “điểm chạm” cuối cùng trong hành trình trải nghiệm của khách hàng tại nhà hàng. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhà hàng, các tác vụ phức tạp tại quầy thu ngân trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm tổng thể cho khách hàng.

3.1. Tách/ gộp hóa đơn, áp mã giảm giá… không còn là nỗi ám ảnh của nhân viên thu ngân

Trước đây, những yêu cầu như tách/ gộp hóa đơn hay áp dụng các chương trình giảm giá thường khiến nhân viên thu ngân “toát mồ hôi hột” và dễ xảy ra sai sót. Giờ đây, phần mềm quản lý nhà hàng đã biến những thao tác này thành điều đơn giản:

– Tách/gộp hóa đơn linh hoạt: Chỉ với vài thao tác đơn giản nhân viên thu ngân có thể dễ dàng gộp nhiều bàn vào một hóa đơn duy nhất cho các nhóm lớn, hoặc tách thành nhiều hóa đơn cho các nhóm thuận lợi thanh toán.

– Áp dụng khuyến mãi chính xác: Các chương trình giảm giá, mã voucher, hoặc chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết được tích hợp sẵn trong phần mềm. Nhân viên chỉ cần chọn đúng chương trình, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền cần thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác, loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công.

3.2. Thanh toán đa dạng, đảm bảo chính xác

Thời đại số dần dần thay đổi thói quen thanh toán của người tiêu dùng. Không chỉ thanh toán bằng tiền mặt, quẹt thẻ mà khách hàng còn thường xuyên lựa chọn hình thức chuyển khoản (quét mã QR). 

Một phần mềm quản lý nhà hàng cho phép thanh toán dưới nhiều phương thức như Momo, Zalopay, VNPay… sẽ là một điểm cộng trong trải nghiệm khách hàng. 

4. Trợ thủ đắc lực của chủ quán sau giờ phục vụ

Khi nhà hàng đóng cửa, nhân viên được nghỉ ngơi thì khi ấy chủ quán lại bộn bề với hàng tá công việc: Tổng hợp doanh thu, kiểm tra tồn kho, thu chi lãi lỗ một ngày, một tuần như thế nào, định hướng làm gì tiếp theo… 

Phần mềm quản lý nhà hàng chính là trợ thủ đắc lực, tổng hợp tự động các dữ liệu giúp chủ quán “nhẹ gánh”. Bên cạnh đó, phần mềm còn biến những con số khô khan thành thông tin giá trị, giúp chủ quán đưa ra các quyết định đúng hướng. 

4.1. Báo cáo đa dạng: Không chỉ doanh thu mà còn lãi lỗ, chi phí, tồn kho…

Nhiều chủ quán vẫn nghĩ rằng báo cáo doanh thu cuối ngày hay cuối tháng là đủ để nắm bắt tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, đó chỉ là một phần rất nhỏ của câu chuyện. Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp một cái nhìn sâu rộng và đa chiều hơn nhiều về “sức khỏe” tài chính thực sự của cơ sở. 

Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ tự động thu thập và xử lý dữ liệu từ mọi giao dịch, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết về lãi lỗ, chi phí vận hành, dòng tiền, và cả công nợ. Chủ quán có thể dễ dàng xem xét doanh thu theo từng giờ, từng ngày, từng món ăn. Điều này giúp phát hiện ra những điểm sáng cần phát huy và những “lỗ hổng” cần khắc phục kịp thời.

Với những báo cáo đa dạng và chính xác này, chủ quán sẽ có một bức tranh tài chính tổng quan và đầy đủ hơn hẳn so với việc tổng hợp thủ công. 

4.2. Đánh giá hiệu quả nhân lực

Nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của nhà hàng. Với phần mềm quản lý nhà hàng, chủ quán không chỉ dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân mà còn có thể tối ưu hóa việc sắp xếp ca làm. Phần mềm cho phép bạn quản lý và theo dõi chặt chẽ số lượng order mà mỗi nhân viên đã xử lý, tổng số hóa đơn họ đã thanh toán, từ đó đưa ra cái nhìn khách quan về năng suất. 

Hơn thế, khả năng tích hợp quản lý ca làm việc và chấm công giúp bạn phân công nhân sự hiệu quả hơn, đảm bảo luôn có đủ người vào giờ cao điểm và tránh lãng phí vào giờ thấp điểm. 

Mọi dữ liệu về giờ giấc làm việc cũng được ghi nhận tự động, hỗ trợ việc tính lương chính xác và minh bạch, giảm thiểu các tranh chấp không đáng có trong nội bộ.

4.3. Dữ liệu là vàng: Đưa ra quyết định kinh doanh đột phá

Trong thời đại số, dữ liệu không chỉ là những con số đơn thuần mà chính là tài sản vô giá, là nền tảng vững chắc để chủ nhà hàng đưa ra các quyết định kinh doanh đột phá.

Phần mềm quản lý nhà hàng thu thập và phân tích lượng lớn thông tin từ mọi giao dịch, biến chúng thành những dữ liệu quý giá. Chủ quán không còn phải dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm cá nhân, mà có thể dựa trên phân tích cụ thể để điều chỉnh chiến lược, từ việc tối ưu menu, chương trình khuyến mãi cho đến các kế hoạch mở rộng, đảm bảo sự phát triển bền vững cho nhà hàng.

Đọc thêm: Giải mã Báo cáo “Doanh thu theo giờ” trên FABi Manager: Chìa khóa vàng tối ưu hiệu quả kinh doanh 

5. Kết luận: Quản lý nhà hàng không còn là “thủ công + kinh nghiệm” – mà là hệ thống hoá bằng công nghệ

Theo những nội dung trên, rõ ràng, trong kỷ nguyên chuyển đổi số, mô hình quản lý nhà hàng dựa hoàn toàn vào kinh nghiệm và quy trình thủ công đã không còn phù hợp.

Phần mềm quản lý nhà hàng chính là lời giải cho bài toán tối ưu hóa vận hành, giúp mọi quy trình từ bàn khách, bếp, thu ngân đến quản lý đều trở nên thông suốt và hiệu quả. Việc đầu tư vào công nghệ không chỉ giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội. 

Đã đến lúc các chủ quán đón đầu xu thế, biến công nghệ thành đòn bẩy để bứt phá và phát triển bền vững trong ngành F&B đầy tiềm năng này.