Không giống như các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác, công việc kế toán nhà hàng đòi hỏi nhân sự phải sở hữu kiến thức chuyên môn đủ rộng và sâu về các lĩnh vực kế toán từ sản xuất, thương mại cho đến dịch vụ, đồng thời cũng có sự hiểu biết nhất định về ngành F&B.

Vậy, vai trò cụ thể của nhân viên kế toán nhà hàng là gì? Bộ phận kế toán quan trọng như thế nào và có ý nghĩa gì đối với sự tăng trưởng của doanh nghiệp trong tương lai? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Bộ máy kế toán nhà hàng có tổ chức nhân sự như thế nào? 

Trước khi tìm hiểu công việc và vai trò cụ thể của vị trí kế toán nhà hàng, chúng ta cần theo dõi khái quát về bộ máy nhân sự kế toán trong một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B.

Sơ đồ trên đã thể hiện rõ tầm quan trọng và mức độ phức tạp của bộ phận kế toán trong nhà hàng. Nếu công việc kế toán nhà hàng đơn giản thì sẽ không cần thiết lập một bộ máy chuẩn chỉnh như trên.

Tuy nhiên, thực tế không nhiều chủ kinh doanh có thể thiết lập được đầy đủ các vị trí như bộ máy kế toán theo sơ đồ trên, vì nhiều lý do như bài toán chi phí, quản trị nhân sự, tuyển dụng, v.v… Vậy, câu hỏi đặt ra là liệu cần ít nhất bao nhiêu nhân sự kế toán thì có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh của nhà hàng?

Bộ máy kế toán nhà hàng có tổ chức nhân sự như thế nào tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và hạn mức ngân sách tại thời điểm đó của nhà hàng. Chủ kinh doanh có thể cân nhắc lựa chọn và xây dựng bộ máy kế toán nhà hàng sao cho phù hợp. Vào thời gian đầu, nhà hàng có thể chỉ cần một kế toán đảm nhận tất cả các công việc. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả công việc, bộ phận kế toán nên có ít nhất hai nhân sự, bao gồm một kế toán trưởng và một kế toán tổng hợp có thể kiêm nhiệm vụ của các vị trí còn lại. 

2. Vai trò của bộ phận kế toán nhà hàng

Theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động của nhà hàng

Cập nhật liên tục các phát sinh hàng ngày diễn ra tại nhà hàng tưởng chừng là một công việc dễ dàng, nhưng đây thực sự sẽ là một nhiệm vụ khó khăn nếu giao cho nhà quản lý hay một bạn nhân viên thông thường. Với chuyên môn của một kế toán nhà hàng, công việc theo dõi và cập nhật tình hình hoạt động cần được xử lý một cách bài bản theo đúng nghiệp vụ kế toán. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể nắm bắt đủ số liệu để điều hành bộ máy vận hành trôi chảy và đưa ra quyết định quản lý và kiểm soát nội bộ hiệu quả. 

Cung cấp dữ liệu cho chủ kinh doanh để hoạch định chiến lược mới

Ngoài việc quản lý và kiểm soát nội bộ, chủ kinh doanh cũng cần dữ liệu phân tích để hoạch định ra chiến lược cho tương lai. Chẳng hạn như các báo cáo về doanh thu sẽ chỉ ra được vấn đề sản phẩm đang kinh doanh tại nhà hàng có đạt hiệu quả hay không. Từ đó, chủ nhà hàng sẽ có chiến lược thay đổi menu, thay đổi công thức chế biến hoặc thay đổi giá bán, v.v…

Điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp

Không phải lúc nào chủ kinh doanh hoặc người quản lý cũng có thể nhìn ra được điểm “nóng” và “lạnh” của tình hình tài chính (dòng tiền) tại nhà hàng để kịp thời đưa ra các điều chỉnh, cân đối. Vậy nên, khi nào cần bổ sung nguồn tiền, khi nào cần mua sắm mới tài sản, v.v… phụ thuộc rất nhiều vào số liệu theo dõi của kế toán viên.

Đảm bảo cơ sở vững chắc trong giao dịch buôn bán

Công nợ phải thu, công nợ phải trả với đối tác và công việc đối chiếu giữa đôi bên một cách chính xác nhằm đảm bảo mối quan hệ trong kinh doanh cũng là một yếu tố đáng lưu tâm. Kế toán viên lúc này có thể nắm rõ được khối lượng, giá trị giao dịch trong quá khứ để nhanh chóng giúp chủ kinh doanh xác định được số tiền cần phải thanh toán hoặc cần phải thu hồi.

Cung cấp số liệu tài chính rõ ràng

Thông qua những kỹ năng chuyên môn được đào tạo bài bản, kế toán viên sẽ đáp ứng số liệu chuẩn xác, hợp lý và đáng tin cậy về tình hình hoạt động kinh doanh. Những số liệu báo cáo được đưa ra cũng chính là bức tranh rõ nét nhất thể hiện sức khỏe của nhà hàng. Chủ kinh doanh cũng dựa trên báo cáo tài chính để đưa ra quyết định tiếp tục “rót vốn” hoặc đánh giá tình trạng hiện tại của nhà hàng để đưa ra chiến lược mới đúng đắn.

Quản lý các hạng mục chi phí hiệu quả

Một trong những chuyên môn khác của kế toán viên chính là kỹ năng phân tích, quản trị chi phí và đưa ra lời khuyên hợp lý. Thông qua việc theo dõi chi phí phát sinh, báo cáo dự toán ngân sách và chi phí kế hoạch, kế toán viên có thể đánh giá được các khoản chi phí không cần thiết hoặc biến động chi phí trong kỳ ở từng hạng mục. 

3. Tại sao nhà hàng cần sở hữu bộ phận kế toán? 

Bạn cần đưa ra phương án giải quyết nhanh chóng?

Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp rất cần thiết cho chủ kinh doanh để họ cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của nhà hàng hiện tại, từ đó đưa ra sự thay đổi kịp thời để cải thiện. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến những quyết định không phù hợp và nhà hàng có thể rơi vào tình trạng khó khăn.

Bạn muốn có bức tranh dự toán tương lai?

Dữ liệu được tổng hợp từ kế toán cho phép chủ kinh doanh nắm rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp trên mối tương quan giữa doanh thu và chi phí. Từ đó, chủ kinh doanh sẽ có cái nhìn trực quan và cụ thể hơn về những gì mà nhà hàng mình cần phải làm trong tương lai.

Bạn lo lắng không biết đã thực hiện đúng nghĩa vụ với Nhà nước?

Kế toán thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi trong chính sách về thuế và đảm bảo những chứng từ phù hợp. Nhờ đó, các vấn đề liên quan đến thuế của nhà hàng được xử lý đúng quy trình, chủ động và hợp pháp. 

Bạn cần đảm bảo nguồn vốn được sử dụng đúng mục đích?

Kế toán luôn kiểm tra, giám sát việc sử dụng các khoản chi từ tất cả các bộ phận trong nhà hàng để đảm bảo sự minh bạch, đúng đắn và tránh thất thoát, gian lận. Sau đó, kế toán sẽ tổng hợp, phân tích các khoản chi phí đã sử dụng với khoản doanh thu mà nhà hàng thu về để cân đối tình hình thu – chi hợp lý để duy trì hoạt động của nhà hàng.

4. Ý nghĩa của bộ phận kế toán đối với sự tăng trưởng của nhà hàng

Những thông tin trên cũng đã thể hiện rõ tầm quan trọng của bộ phận kế toán nhà hàng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Khi công tác kế toán được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác, nhà hàng sẽ giảm thiểu những rủi ro về gian lận, đảm bảo được tính pháp lý, minh bạch cho doanh nghiệp và thể hiện được sự tín nhiệm kinh doanh. 

Bộ phận kế toán có những ý nghĩa sau đối với sự tăng trưởng của nhà hàng: 

– Nhờ sổ sách kế toán rõ ràng cùng các phân tích thấu đáo, chủ kinh doanh luôn nắm rõ tình hình hoạt động của nhà hàng thường xuyên, liên tục để mọi vấn đề phát sinh được giải quyết và xử lý kịp thời. 

– Những mục tiêu đề ra sẽ không mơ hồ hay quá xa vời mà có cơ sở rõ ràng, đảm bảo tính khả thi. Từ đó, chủ kinh doanh có đủ thông tin để lập ngân sách, dự toán và kế hoạch phù hợp để thực hiện đúng thời hạn. 

– Bộ phận kế toán còn hỗ trợ cập nhật chính sách, quy định tài chính của pháp luật để nhà hàng luôn tuân thủ nghĩa vụ và được Nhà nước tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi. 

– Chủ kinh doanh không cần lo lắng về việc thâm hụt nguồn vốn nhờ có kế toán luôn cập nhật tình hình, đảm bảo tài chính luôn trong ngưỡng an toàn để việc hoạt động kinh doanh của nhà hàng suôn sẻ. 

– Nhờ vào mức độ chính xác và tin cậy của các báo cáo tài chính, chủ kinh doanh có thể đưa ra quyết định đầu tư thêm hoặc kêu gọi vốn từ các chủ đầu tư khác để mở rộng quy mô hoạt động.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thể trả lời câu hỏi “Vai trò của nhân viên kế toán nhà hàng là gì? Tại sao kế toán lại quan trọng đến vậy và bộ phận này có ý nghĩa gì đối với sự tăng trưởng của nhà hàng trong tương lai?”. Nếu nhà hàng của bạn đã có kế toán, đừng ngần ngại xem lại có phát sinh những vấn đề nào trong quy trình vận hành chưa giải quyết được, và cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết tiếp theo “Quy trình chuẩn dành cho kế toán nhà hàng và chuỗi nhà hàng”.

Thêm vào đó, bạn cũng có thể tham khảo chi tiết thêm gói Dịch vụ kế toán nhập liệu và Dịch vụ kế toán kiểm soát hiện tại Công ty iPOS.vn đang cung cấp. Click TẠI ĐÂY để đăng ký tư vấn miễn phí 24/7.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trơn tru hơn nhé!

Phần mềm kế toán iPOS Accounting

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay