12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 1

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những “bài học cay đắng”

Đăng bởi Chưa có bình luận nào kế hoạch mở quán cafe,mở quán cafe,

Mở quán cafe vẫn luôn là một kênh đầu tư hấp dẫn với nhiều người. Tuy nhiên Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Chi phí mở quán cafe? Kinh nghiệm mở quán cafe? Kinh doanh quán cafe có khó không? Luôn là những câu hỏi khó với những người mới bắt đầu. Vậy nên qua bài viết này hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu 12 bước mở quán cafe cơ bản nhất dành cho người mới bắt đầu:

1. Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cafe

Nghiên cứu thị trường

                                                                                                  Nghiên cứu thị trường là bước chuẩn bị quan trọng

Nhiều người khi mở quán cafe thường bỏ qua bước nghiên cứu thị trường mà bắt đầu ngay với bước xây dựng ý tưởng kinh doanh quán cafe. Tuy nhiên, đây chính là lý do đầu tiên dẫn đến việc các quán cafe sau một thời gian mở cửa đều làm ăn thua lỗ và không có khách hàng. Như ông bà ta đã đúc kết “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, việc nghiên cứu thị trường luôn luôn là một bước không thể thiếu cho dù bạn kinh doanh cafe hay bất cứ thứ gì.

Về cơ bản, khi thăm dò, khảo sát thị trường, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi dưới đây:

Về thị trường:

  • Đối thủ là ai?
  • Họ bán cái gì
  • Giá bao nhiêu?
  • Địa điểm bán hàng
  • Điểm mạnh điểm yếu của thị trường

Về khách hàng:

  • Khách hàng mục tiêu là ai?
  • Độ tuổi khách hàng mục tiêu
  • Nghề nghiệp chính của họ
  • Khả năng chi trả cho sản phẩm
  • Thói quen tiêu dùng

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 2Việc nghiên cứu thị trường có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể thông qua các công ty bán báo cáo nghiên cứu thị trường hoặc thực hiện theo đối thủ. Cho dù hình thức nghiên cứu là truyền thống (offline) hay qua các công cụ Internet (Google, bảng biểu, Facebook) thì báo cáo nghiên cứu vẫn phải đáp ứng được các yêu cầu như: độ tuổi người khảo sát, giới tính, công việc, mức thu nhập hàng tháng, chi phí họ bỏ ra để giải trí, vị trí địa lý, v.v…

Bạn phải có kế hoạch nghiên cứu cụ thể từng bước, bước đầu tiên là gì, cần chuẩn bị những công cụ như thế nào? Khi hiểu thị trường mục tiêu, xác định được nhóm đối tượng khách hàng hướng đến, bạn sẽ lên được kế hoạch chi tiết để nhắm thẳng vào nhóm đối tượng đó. Ví dụ bạn kinh doanh cơm cafe nhạc, bạn phải xem khu bạn dự định mở giờ giấc của dân cư thế nào, có nhiều quán cafe cùng thể loại hay không? Hiểu thị trường cần gì bạn mới dễ dàng cung cấp đúng nhu cầu của họ.

2. Lên ý tưởng kinh doanh mở quán cafe

Lên ý tưởng, chọn Mô hình knih doanh quánKhi đã có cái nhìn tổng quát về thị trường, bước tiếp theo là lên ý tưởng kinh doanh để giảm thiểu rủi ro cho người đầu tư. Hãy hình dung thật chi tiết sau khi mở quán cafe, bạn sẽ bán những loại đồ gì, theo phong cách takeaway hay ngồi lại, dành cho đối tượng nào, v…v… Hoặc nếu bạn yêu thích một thương hiệu cafe nào đó đang có mặt trên thị trường, bạn cũng có thể tính đến phương án mua nhượng quyền thương hiệu nhưng cần chú ý về các thủ tục và ngân sách.

Khi lên ý tưởng kinh doanh quán cafe bạn cũng cần chú ý đến xu hướng của thị trường. Nắm bắt được nhu cầu, xu hướng kinh doanh đồ uống thịnh hành của thị trường thì ý tưởng kinh doanh của bạn mới có tính ứng dụng và không bị lỗi thời. Ví dụ như hình thức kinh doanh cafe độc lạ sẽ vẫn tồn tại nhưng không còn là xu hướng như các năm trước thì bạn cần hướng đến các hình thức khác như kinh doanh theo chuỗi. Với ưu điểm quy trình quản lý được chuẩn hóa, dễ nhân rộng thêm vào đó các tập khách hàng đã được phân hóa rõ ràng, chuỗi cafe sẽ đáp ứng được nhu cầu, thị hiếu tạo nên xu hướng của thị trường.

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 3

Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe phù hợp với 4 câu hỏi:

  • Bán cái gì? Bán cho đối tượng khách hàng là ai?
  • Định vị thương hiệu sản phẩm trên thị trường
  • Mô hình kinh doanh có gì khác biệt?
  • Mở mới hay sử dụng hình thức nhượng quyền thương hiệu

Bạn không thể mở một quán cafe và bán cho tất cả các đối tượng khách hàng. Do đó xác định được nhóm đối tượng mình hướng đến, tập trung tạo nên sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh để trở thành người dẫn đầu. Khâu chuẩn bị ban đầu sẽ có những khó khăn nhất định vì bạn chưa rõ điều mình làm có được thị trường đón nhận. 

3. Lựa chọn mô hình quán cafe hợp lý

3.1. Một số mô hình quán cafe cơ bản 

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 4

Cà phê cóc vẫn là mô hình quen thuộc đối với người Việt

Một quán cafe không thể có nhiều mô hình và phục vụ chung tất cả các khách hàng, do đó khâu lựa chọn mô hình kinh doanh cũng vô cùng quan trọng? Bạn dự tính lựa chọn theo hình thức thanh toán trước hay sau? Bạn sẽ mở quán cafe của bạn theo concept cafe truyền thống, hiện đại, Acoustic hay cafe sách, cafe thú cưng?

Lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe hợp lý

Mô hình quán cafe sách hiện nay vẫn được nhiều người ưa thích

Khảo sát các quán cafe cạnh tranh trong khu vực bạn định mở quán cafe quy mô nhỏ. Hãy ghi nhớ danh mục họ phục vụ và giá cả của chúng để từ đó quyết định danh mục đồ uống mà bạn muốn bán. Bạn nên suy nghĩ bổ sung các kiểu đồ uống khác hoặc lựa chọn một đồ uống mang thương hiệu của quán để phân biệt với những quán đối thủ khác.

Mỗi một mô hình kinh doanh quán cafe lại có những tính chất khác nhau. Khi bạn bạn xác định được mô hình mà mình sẽ theo đuổi bạn dễ dàng vẽ ra một đường hướng chi tiết cho kế hoạch kinh doanh của mình. Bạn có thể tham khảo 10 mô hình quán cafe phổ biến nhất năm 2020 dưới đây giúp bạn dễ dàng lựa chọn trước khi mở quán cafe

3.2. Mở quán Cafe nhượng quyền hay tự kinh doanh 

Mở quán Cafe nhượng quyền hay tự kinh doanh 

Hàng loạt các thương hiệu cà phê thành công với hình thức kinh doanh nhượng quyền

Đối với những bạn mở quán cafe theo mô hình cafe nhượng quyền, bạn bỏ ra một số tiền nhất định để kinh doanh dưới tên thương hiệu người khác đã xây dựng. Tất cả mọi thứ đều có sẵn từ mô hình kinh doanh, sản phẩm kinh doanh, v..v… Với hình thức này bạn sẽ không cần tốn công lên kế hoạch kinh doanh từ đầu, không cần thử nghiệm chất lượng sản phẩm.

Việc của bạn là ký kết và nhận sự hỗ trợ từ bên cho nhượng quyền để hoạt động kinh doanh. Có rất nhiều thương hiệu cafe nhượng quyền lớn của Việt Nam và trên thế giới để cho các bạn lựa chọn, các bạn có thể tham khảo bài viết: Chi phí nhượng quyền 10 thương hiệu cafe nổi tiếng Việt Nam 2020

Với hình thức tự kinh doanh, bạn sẽ được làm chủ với toàn quyền quyết định tất cả vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh quán cafe của mình bao gồm cả những sai lầm. Do đó, để kinh doanh tự chủ bạn cần có hiểu biết nhất định về công việc quản lý, kinh doanh, làm thương hiệu, Marketing. Bạn cần lên kế hoạch, có sự chuẩn bị, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yếu tố cần đầu tư. Bạn cũng cần có một số vốn nhất định để chi trả những phát sinh ban đầu như: giấy phép kinh doanh, giấy phép xây dựng, tuyển dụng nhân viên, v.v…

Mỗi mô hình đều có ưu nhược điểm của riêng nó. Với tư cách là chủ cửa hàng, trước khi mở quán cafe, bạn nên phân tích, cân nhắc, xem xét thật kỹ lưỡng những yếu tố tự có của riêng mình bao gồm: vốn, kinh nghiệm, mục tiêu, v.v… để có thể lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp.

4. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 5Kinh doanh bất kể lĩnh vực gì để có thể thành công bạn phải lên kế hoạch chi tiết cụ thể từng bước. Lên một bản kế hoạch chi tiết từ bước xác định mô hình kinh doanh như quy mô lớn hay nhỏ, đối tượng khách hàng là ai, sản phẩm bạn bán là gì? Tất nhiên khi lập kế hoạch kinh doanh chỉ là hình thức giấy bút. Nhưng nếu không vẽ cụ thể những bước bạn cần thực hiện, bạn không biết bắt đầu từ đâu kết thức như thế nào và hiệu quả ra sao.

Một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh phải đảm bảo các yếu tố như: Ý tưởng kinh doanh, mô hình kinh doanh, phân bổ ngân sách, lựa chọn địa điểm và concept trang trí, lên menu và tìm nhà cung cấp, v.v… kế hoạch kinh doanh càng chi tiết bạn càng dễ thực hiện. Bạn có thể lên mạng tham khảo những bài kinh nghiệm, tham gia các hội thảo và đặt câu hỏi với diễn giả hoặc xin cố vấn từ những người có kinh nghiệm để có những bước đi vững chắc. 

Bạn có thể tham khảo chi tiết về cách lập kế hoạch kinh doanh quán cafe tại: Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết

5. Lập bảng dự trù chi phí – tài chính

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 6Lập bảng dự trù tài chính để từ đó dựa vào kế hoạch dể bạn đi vào triển khai thực tế. Không thể phủ nhận tài chính là yếu tố tiên quyết để ý tưởng kinh doanh quán cafe có thành hiện thực hay không. Đối với vấn đề vốn đầu tư ban đầu trước khi mở quán cafe, bạn có thể huy động vay ngân hàng hoặc nhờ sự trợ giúp từ người thân, gia đình hay bạn bè. Nếu không may mắn có được khoản tài chính dồi dào thì có thể kêu gọi những khoản đầu tư bên ngoài nhưng cần cân nhắc kỹ lưỡng và cẩn trọng trong các điều khoản hợp tác để tránh các trường hợp mâu thuẫn sau này.

Chi phí Địa điểm Xây dựng Trang trí Thiết bị Nguyên liệu Duy trì Marketing
300/(triệu) 30-50 10-20 40-60 25-45 10-15 15-25 10-15

iPOS – Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe

  • Với 15.000 cửa hàng sử dụng
  • Tư vấn hoàn toàn miễn phí

6. Tìm địa điểm mở quán cafe

Địa điểm mở quán cafe đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, nếu lựa chọn sai lầm có thể dẫn tới thua lỗ. Vì vậy, bạn cần nghiên cứu kỹ vị trí, khu vực sẽ thuê mặt bằng. Rất nhiều trường hợp, do muốn tiết kiệm chi phí mà lựa chọn mặt bằng rẻ mà không lựa chọn kỹ. 

Từ đó dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh như vị trí không thuận lợi, mặt bằng không phù hợp, hư hại nhiều, v…v… Để tránh những rủi ro không đáng có, bạn có thể tham khảo các yếu tố sau khi lựa chọn mặt bằng – địa điểm mở quán cafe

Để biết rõ hơn bạn có thể đọc bài viết: Hướng dẫn thiết kế và lựa chọn địa điểm mở quán cafe

7. Xây dựng menu quán cafe

Từ những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường, thấu hiểu khách hàng và kết hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu, bạn sẽ biết được mình muốn đưa gì vào trong menu. Tuy nhiên, không nên “tham” đưa tất cả vào trong thực đơn vì sẽ khiến khách hàng cảm thấy rối không biết gọi đồ gì. Bí quyết để khách hàng nhớ đến là quán cafe phải có một loại độc đáo mà ở nơi khác chưa có chẳng hạn như nhắc đến chuỗi Highlands người ta nhớ đến món trà sen vàng hay The Coffee House là trà đào và các loại Maccchiato.

Dưới đây là 3 cách thông thường để xây dựng menu quán cafe:

Xây dựng menu quán cafe

Xây dựng menu quán cafe

Menu của quán cafe tất nhiên sẽ phải thay đổi để phù hợp với xu hướng thị trường chứ không thể giữ nguyên từ khi mở quán cafe, bạn cũng phải luôn cập nhật để thay đổi đáp ứng nhu cầu mới của khách hàng. Menu đồng thời cũng cần thay đổi theo mùa nếu ở miền Bắc để phù hợp với thói quen khách hàng. Bạn cũng có thể tham khảo nhiều kỹ thuật thiết kế menu để hút khách hàng lựa chọn hơn.

8. Mua sắm đồ dùng, thiết bị pha chế, máy bán hàng

8.1. Thiết bị pha chế

Tùy vào kinh phí và quy mô của quán của bạn mà chọn lựa thiết bị pha chế phù hợp. Nếu quy mô quán lớn, nhu cầu của khách hàng cao, đa dạng bạn nên đầu tư hệ thống máy pha chế để tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho quán. Nếu quy mô nhỏ đối tượng là bình dân thì bạn nên sử dụng những dụng cụ thông thường nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao.

iPOS – Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê

  • Với 15.000 cửa hàng sử dụng
  • Tư vấn hoàn toàn miễn phí

8.2. Máy bán hàng

Tùy theo ngân sách của bạn nhiều hay ít để lên kế hoạch mua sắm đồ dùng cho phù hợp. Tuy nhiên, có những thiết bị quan trọng mà bạn không nên bỏ qua như máy bán hàng để tránh thất thoát và tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Việc sử dụng hệ thống POS bán hàng sẽ hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh chóng. Đông thời chủ quán cũng không cần có mặt 24/7 để theo dõi hoạt động kinh doanh mà chỉ cần theo dõi doanh thu qua phần mềm bán hàng. Đây là xu hướng thiết thực mang đến giải pháp kinh doanh tiện lợi cho chủ đầu tư.

12 bước mở quán cafe giúp bạn tránh khỏi những "bài học cay đắng" 7

Lựa chọn phần mềm chuyên dùng cho quán café

Trên thị trường hiện có nhiều đơn vị cung cấp máy bán hàng, bạn nên tham khảo các quán cafe như The Coffee House hay Cộng cafe xem họ dùng những dòng máy nào. Bởi mua thiết bị chỉ một lần, nếu mua dòng máy ổn định, phù hợp bạn sẽ không mất thêm chi phí sửa hay thay thế khi máy hỏng. Đừng quá tiết kiệm mua những dòng máy qua sử dụng hoặc không chuyên dùng rồi để mất thêm phí sửa chữa. IPOS.vn hiện đang là cung cấp thiết bị uy tín có những dòng máy POS bán hàng đa dạng mà bạn có thể tham khảo tại: Thiết bị iPOS.vn 

8.3. Phần mềm quản lý bán hàng 

Phần mềm quản lý bán hàng 

Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý quán cafe cũng tùy thuộc vào ngân sách, số vốn mà bạn có. Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp bạn tối đa hóa việc quản lý cửa hàng, tránh những rủi ro, thất thoát cũng như tạo sự tin cậy, uy tín từ khách hàng.

Tuy nhiên kinh doanh quán cafe là loại hình có nhiều những đặc thù như khâu quản lý nguyên liệu, quản lý định lượng kho, phân tích xây dựng giá bán. Nếu sử dụng một phần mềm bán lẻ để áp dụng bán hàng cho quán cafe sẽ không hiệu quả. Bạn có thể tham khảo và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng iPOS là phần mềm dành riêng cho ngành F&B. Phần mềm iPOS có đày đủ các tình năng phù hợp của mô hình và là đơn vị được các chuỗi lớn tin dùng như: The Coffee House, Cộng cafe, Nam Phong cafe, v.v…

Xem thêm: Tham khảo những địa chỉ bán đồ nội thất cho quán cafe

9. Tuyển dụng nhân viên

Đến bây, bạn đã có thể dần hoàn thiện câu trả lời cho bài toán mở quán cafe cần chuẩn bị những gì. Phần quan trọng nhất để bắt đầu hoạt động kinh doanh chính là ở khâu tuyển dụng nhân viên. Thông thường, giá thuê nhân viên thường giao động từ 12-20 ngàn/1 giờ tùy vào vị trí và trình độ. 

Tuyển dụng nhân viên

Tuyển dụng nhân viên

Đương nhiên cũng tùy thuộc vào quy mô kinh doanh để bạn tuyển dụng nhân vên phù hợp. Ví dụ một quán cafe sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, pha chế. Những nhân viên này bạn phải lựa chọn kỹ người có chuyên môn và độ tin tưởng cao để hỗ trợ bạn kinh doanh. Ngược lại những vị trí như nhân viên phục vụ, bảo vệ, v..v… bạn có thể tối ưu việc thuê nhân sự bằng cách thuê những học sinh sinh viên có nhu cầu làm thêm theo giờ. Đây là nhóm nhân sự bạn dễ dàng thuê được từ các trường Đại học. 

Sau khi thuê được nhân viên quán cafe, tiếp theo là bạn cần đào tạo cách làm phục vụ quán cafe theo đúng quy chuẩn nhất định mà quán cafe đã đặt ra như: hình thức bán hàng, chào hỏi khách, thanh toán, xử lý vấn đề phát sinh, v.v…. Bạn hãy chú trọng vào quy trình đào tạo để nhân viên tránh mắc phải các sai lầm, ảnh hưởng đến hình ảnh của thương hiệu.

10 Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục mở quán cafe

Nhiều người thiếu kinh nghiệm kinh doanh cafe không quan tâm nhiều đến yếu tố luật pháp. Cũng giống như bất kỳ các hình thức buôn bán khác, trước khi mở quán cafe, bạn đều cần một số giấy tờ chứng nhận nhất định. Tránh trường hợp sau này khi đang kinh doanh ổn định, lực lượng chính quyền có thể đến và kiểm tra bất cứ lúc nào. Trường hợp xấu nhất có thể bạn sẽ phải đóng cửa quán một thời gian và ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.

Đối với giấy tờ kinh doanh quán cafe bạn cần phải có tối thiểu 3 loại sau:

giấy tờ kinh doanh quán cafe

giấy tờ kinh doanh quán cafe

12. Các hoạt động truyền thông marketing trước và sau khi mở quán cafe

11.1. Marketing truyền thống 

Marketing quán cafe đòi hỏi sự nhạy bén với thị trường đồ uống rất cao. Do đó, việc sử dụng và phát huy tất cả những thế mạnh của các hoạt động truyền thông marketing mà bạn có sẽ giúp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Phát tờ rơi, phương pháp cổ điển nhưng cực kỳ hữu hiệu. Tờ rơi sẽ phát huy tác dụng của nó khi quán được đặt ở những nơi như: trường học, cơ quan, chung cư, v.v… Tuy nhiên nó sẽ phản tác dụng nếu quán của bạn đặt ở những địa điểm du lịch vì khách hàng sẽ không xuất hiện thường xuyên, họ chỉ đến đó một vài lần trong năm. 

Marketing truyền thông cho quán bằng “Free” đồ uống cũng là cách được nhiều quán cafe mới mở sử dụng. Những khách hàng thân thuộc thường hay ghé quán của bạn thường xuyên nên được tặng miễn phí hoặc tặng kèm đồ uống. Phương pháp này sẽ giúp bạn được truyền thông miễn phí vì họ sẽ mang câu chuyện về quán của bạn lan truyền rộng khắp.

Marketing truyền thống 

Marketing truyền thống luôn luôn hiệu quả

11.2. Digital marketing 

Những khách hàng đến quán cafe có nhu cầu check-in chia sẻ hình ảnh cũng như ý kiến bình luận của mình trên các trang mạng xã hội nổi bật là Facebook. Do đó, việc sử dụng các công cụ như: Facebook, Instagram, Google, v.v… sẽ giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu của quán. Bạn có thể tạo các trang Fanpage trên Facebook với những hình ảnh đẹp của quán, những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng rồi chạy quảng cáo hướng tới các khách hàng mục tiêu. Bạn cũng có thể tối đa hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa theo phong cách của quán, v.v…

11.3. Ngày khai trương trước khi mở quán cafe

Trước ngày khai trương chính thức khoảng 1 tuần, bạn nên chạy thử để xem quán vận hành đã ổn chưa, các đồ uống có vừa miệng khách hàng hay không. Đồng thời, bạn cũng nên có một số các chương trình marketing cho quán cafe để thu hút khách hàng trong ngày khai trương.

Hiện các quán cafe có áp dụng nhiều chương trình khuyến mãi như giảm giá hóa đơn vào ngày sinh nhật, phát hành mã khuyến mãi E- voucher, v..v… tất cả những hình thức marketing này nhằm mục đích thu hút khách hàng. Tuy nhiên để hiểu khách hàng của mình mong muốn điều gì và tạo ra những chương trình marketing hiệu quả bạn cần khảo sát khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý hội viên, tạo ra những chương trình chăm sóc thu hút họ. 

Ngày khai trương trước khi mở quán cafe

Truyền thông cho ngày khai trương

Kinh doanh mở quán cafe nói riêng và ngành F&B nói chung sẽ có những khó khăn nhất định trong khâu vận hành. Nhất là khi bạn không đủ thời gian để theo sát từng hoạt động nhân viên. Khi đó việc bạn áp dụng công nghệ để hỗ trợ kinh doanh là điều cần thiết. Nếu bạn quan tâm đến vấn đề quản lý hệ thống và cách vận hành quán cafe như nào cho hiệu quả, hãy liên hệ đến iPOS.vn để được tư vấn MIỄN PHÍ:

Ngày khai trương trước khi mở quán cafe

Giải pháp quản lý bán hàng

Nhận báo giá giải pháp iPOS.vn