Mô hình buffet – trong đó gồm buffet ngồi tại bàn gọi đồ – đang là một lựa chọn được nhiều chủ kinh doanh trong ngành F&B quan tâm vì tỷ lệ mang lại lợi nhuận lớn, thu hút được đông khách tới ăn nhờ tâm lý “ăn nhiều, trả ít”. Tuy nhiên, để vận hành nhà hàng buffet lại không hề đơn giản. Đặc biệt là trong các dịp cuối năm, nếu vấn đề vận hành không tốt có thể khiến khách hàng không hài lòng, phốt quán buffet.

Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu về 5 vấn đề vận hành mà các nhà hàng buffet thường gặp trong mùa cuối năm và cách giải quyết nhé! 

1. Vấn đề quản lý đặt bàn chưa tối ưu

Thời điểm cuối tháng 12 và tháng 1, tháng 2 dương lịch luôn là thời điểm của các dịp lễ, Tết liên tục: Lễ Giáng sinh, Tết dương lịch, Tết Nguyên đán,… Đây cũng là lúc rất nhiều tập thể, công ty, lớp học, gia đình hoặc các nhóm bạn tìm kiếm một địa chỉ nhà hàng, quán ăn uy tín để tổ chức những bữa liên hoan cuối năm, họp lớp, year-end party của công ty,… Đồng thời số lượng khách lẻ đi ăn cũng sẽ tăng lên gấp nhiều lần so với các dịp khác trong năm.

Với lượng khách đông như thế này nhưng không phải nhà hàng nào cũng biết cách sắp xếp, tối ưu trong việc quản lý đặt bàn. Thông thường, các nhà hàng hoặc quán ăn hiện nay vẫn phổ biến cách đặt bàn qua hotline, một số nơi có thêm hình thức nhận đặt bàn qua fanpage, website hoặc một ứng dụng của bên thứ ba. Tuy nhiên, phần lớn nhà hàng, quán ăn khi nhận được thông tin đặt bàn sẽ ghi chép ra sổ để quản lý thủ công, khách đến thì gạch tên người đó trong phần đặt bàn đi chứ chưa có phần mềm cụ thể để lưu lại thông tin khách.

Việc quản lý đặt bàn bằng cách thủ công này dễ gây ra nhiều vấn đề cho nhà hàng như: quên bàn của khách nếu nhân viên không nhớ ghi vào sổ, thiếu sót thông tin (khách đi đông, khách có yêu cầu đặc biệt,…) để xếp chỗ ngồi cho hợp lý. Ngoài ra, quản lý đặt bàn thủ công khiến nhà hàng khó có thể tối ưu việc quay vòng bàn, dẫn tới không thể tối ưu doanh thu trong một bữa ăn. 

2. Vấn đề phục vụ món quá chậm

Đối với các nhà hàng buffet, một vé buffet sẽ bao gồm rất nhiều món: khai vị, món chính, đồ uống, tráng miệng,… Số lượng khách tới ăn đông cũng đồng nghĩa với việc số lượng món mà họ order sẽ tăng lên rất nhiều, hết bàn này đến bàn khác gọi nên nhà bếp cũng không thể kịp ra đồ phục vụ khách. Nếu đi ăn vào những dịp như vậy, tình trạng thường gặp nhất là sau lần đầu lên món, khách sẽ phải chờ từ 15-20 phút hoặc thậm chí là 30 phút mới có lượt đồ tiếp theo. 

Việc chờ đợi quá lâu rất dễ khiến khách hàng cảm thấy chán nản, sốt ruột, cáu kỉnh khi đang có “mạch” ăn mà lại mãi không thấy đồ ăn lên tiếp. Nhất là đối với các khách bị giới hạn về thời gian ăn như dân văn phòng chỉ có 1 tiếng rưỡi nghỉ trưa để đi ăn thì việc cứ chờ đợi sẽ làm họ không ăn được nhiều tương xứng với giá vé mà họ đã bỏ ra.

Nhiều khách hàng sau khi đi ăn về đã lên các hội nhóm review viết bài phốt quán buffet phục vụ kém, lên đồ chậm và gần như họ sẽ không quay lại ăn nữa.

Xem thêm: Bỏ túi bí quyết chọn đèn trang trí cho nhà hàng, quán ăn dịp Giáng sinh, lễ Tết

3. Vấn đề làm ảnh hưởng các nhóm khách đi đông

Buffet ngồi tại bàn gọi đồ đang là lựa chọn hàng đầu khi tổ chức tiệc với số lượng người tham gia lớn của các công ty, tập đoàn, tập thể, lớp học,… Bởi vì buffet sẽ phục vụ được cùng lúc rất nhiều người, hơn nữa so với đi ăn gọi từng món thì cả một nhóm lớn cùng ăn buffet sẽ rẻ hơn rất nhiều. Hơn nữa, thực đơn buffet thường sẽ có đa dạng các loại món, phù hợp với tất cả khẩu vị của mọi người trong cùng một nhóm.

Nếu nhà hàng buffet phục vụ tốt thì có thể khiến những nhóm khách lớn như vậy hài lòng, họ sẵn sàng quay lại vào những lần tiếp theo, đồng nghĩa với việc nhà hàng sẽ có thêm nhiều khách hàng trung thành và tăng doanh thu hơn.

Tuy nhiên, trong mùa cuối năm thì không phải lúc nào nhà hàng buffet cũng có thể phục vụ suôn sẻ cho các nhóm khách đông. Đầu tiên, nếu nhà hàng không kiểm soát chặt chẽ từ khâu đặt bàn thì khi khách đến có thể sẽ bị thiếu bàn, hết bàn hoặc không có chỗ cho những nhóm đi đông mà muốn ngồi cạnh nhau. Tiếp theo, vấn đề đồ ăn lên chậm, đồ ăn không đảm bảo chất lượng, phục vụ không chu đáo,… cũng ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách. 

Khách hàng có thể thông cảm một phần cho nhà hàng buffet vì dịp cuối năm đông khách, nhưng nếu tổng thể bữa ăn quá tệ thì họ cũng sẽ cảm thấy bực mình và nghi ngờ năng lực phục vụ của nhà hàng. Thậm chí, đối với những công ty đặt tiệc chiêu đãi đối tác quan trọng mà bữa ăn đó để lại trải nghiệm không tốt với đối tác thì rất có thể còn ảnh hưởng tới việc làm ăn sau này.

Để mất lòng những khách hàng lớn, đi đông như vậy khiến nhà hàng sẽ bị mất đi một khoản doanh thu đáng kể, đồng thời khách hàng cũng không muốn quay lại ăn nữa mà lựa chọn những đối thủ cạnh tranh khác của nhà hàng.

4. Vấn đề quản lý nhân sự khó khăn

Ngành F&B là một trong những ngành có tỷ lệ nhân sự “nhảy” việc nhiều nhất, đặc biệt là các nhân viên phục vụ vì công việc thường không có tính ổn định, làm theo ca, lương thấp mà khối lượng công việc lại nặng, áp lực lớn, chỉ cần sơ suất là có thể bị khách phàn nàn. 

Vì thế, đa phần các nhân viên phục vụ sẽ không gắn bó lâu dài với một nơi mà trung bình khoảng 6 tháng – 1 năm sẽ đổi nơi làm việc mới. Đặc biệt, dịp lễ Tết chính là thời điểm các nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ cần nhiều nhân viên nhất, nhưng cũng là lúc đối mặt với nguy cơ nhân viên nghỉ việc nhiều nhất.

Số lượng khách đến ăn lớn hơn rất nhiều so với những thời điểm khác trong năm đòi hỏi nhân viên nhà hàng phải làm việc vất vả hơn, tăng ca liên tục và áp lực cũng tăng thêm rất nhiều. Đôi lúc nhân viên không thể phục vụ kịp, không ra order đồ được cho khách hoặc khách phải chờ đợi rất lâu mà vẫn chưa thấy nhân viên bê món mới lên làm tâm trạng họ cáu bẳn, bực bội và quay ra phản ánh với quản lý rằng phục vụ của nhà hàng kém, hoặc viết review trên các MXH chê bai dịch vụ của nhà hàng,…

Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hình ảnh của nhà hàng, có thể làm mất khách, mất doanh thu và hầu hết lỗi đều bị quy về là của nhân viên phục vụ.

Với áp lực lớn như vậy, rất nhiều nhân viên đã không thể chịu nổi mà quyết định nghỉ việc mặc dù lương, thưởng trong dịp đông khách như lễ Tết sẽ cao hơn bình thường. Nhiều nhà hàng thậm chí còn phải đưa ra thêm những chính sách thưởng, phụ cấp hoặc ưu đãi cho nhân viên nỗ lực trong dịp lễ Tết, nhưng cũng không thể giữ chân được nhân viên. 

5. Vấn đề thanh toán và order thủ công 

Nhiều nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ vẫn đang sử dụng cách quản lý thủ công trong các khâu như: order món, chuyển order xuống bếp và thanh toán.

Quy trình thường thấy nhất ở những nhà hàng như vậy là: khách hàng đến sẽ được nhân viên mang menu ra, tư vấn chọn loại vé buffet và lên các món (thường là lượt đầu sẽ gọi tất cả các món trong vé buffet lên hết, sau đó lượt sau khách mới chọn gọi những món mình thích); khách chọn xong thì nhân viên sẽ ghi lại vào một tờ giấy hoặc có một tờ phiếu order để tích chọn món; tiếp theo nhân viên mang tờ giấy/phiếu order đó vào cho bếp làm.

Đến lúc thanh toán, dựa vào số lượng khách đi và loại vé buffet mà khách đã dùng mà nhà hàng có thể tính ra giá khách phải trả.

Với những nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ chỉ chuyên buffet thì quy trình đơn giản như vậy có thể tạm thời không phát sinh sai sót. Tuy nhiên đối với những nhà hàng buffet mà có cả buffet đồ ăn, buffet nước, buffet tráng miệng, buffet cho trẻ em và người lớn tính riêng, buffet thay đổi mức giá theo khung giờ và bên cạnh menu buffet còn có thêm menu gọi món thì hình thức quản lý thủ công như vậy sẽ rất khó khăn. Mọi khâu đều có thể bị nhầm lẫn, khó phát hiện ra sai sót nhất là vào lúc đông khách và ảnh hưởng đến doanh thu cuối cùng của nhà hàng.

6. “Chìa khóa” giải quyết loạt vấn đề vận hành cho các nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ

Khi thời điểm cuối năm đang đến gần, bất kỳ nhà hàng nào cũng đang ấp ủ kế hoạch để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận tối đa. Tuy nhiên để làm được điều đó thì việc phải tối ưu lại quy trình vận hành sao cho khoa học, nhịp nhàng nhất là vấn đề quan trọng đầu tiên quán phải làm.

Hiện nay, iPOS.vn đã cho ra mắt trọn bộ giải pháp vận hành thông minh cho các nhà hàng theo mô hình buffet ngồi tại bàn gọi đồ, trong đó bao gồm 3 giải pháp:

• Phần mềm quản lý đặt bàn iPOS Booking: Là một sản phẩm được tạo nên từ thực trạng các nhà hàng, quán ăn chưa biết cách tối ưu quay vòng bàn; phần mềm quản lý đặt bàn của iPOS.vn có nhiều tính năng thông minh giúp nhà hàng buffet quản lý thông tin đặt bàn dễ dàng hơn. Nhà hàng có thể quản lý đầy đủ và chi tiết danh sách đặt bàn, thông tin khách hàng. Phần mềm sẽ tự động sắp xếp bàn hợp lý, không còn nỗi lo quá tải bàn; đồng thời đưa ra số liệu Đo lường hiệu quả đặt bàn theo nguồn (Trang đặt bàn, Hotline, Facebook,…)
• Phần mềm quản lý bán hàng FABi chuyên biệt cho mô hình buffet: Mang đến cho các nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ một quy trình vận hành nhịp nhàng, được tối ưu ở tất cả các khâu như: tiếp nhận order, chuyển order xuống bếp, ra đồ, thanh toán. Nhờ vậy, nhà hàng có thể hạn chế những sai sót trong quá trình phục vụ, cũng như nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. 
• Menu điện tử iPOS O2O: Đây sẽ là “vị cứu tinh” hữu ích cho các nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ đang gặp nhiều vấn đề rắc rối về mặt nhân sự. Khi sử dụng Menu điện tử, khách hàng chỉ cần quét mã QR code có sẵn trên bàn rồi gọi món hoặc gọi nhân viên phục vụ – một cách order chủ động cho khách, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Menu điện tử sẽ thay thế đến 90% nghiệp vụ thông thường của nhân viên phục vụ, đồng thời giải quyết bài toán thiếu nhân sự lúc nhà hàng đông khách.

Xem thêm: Hệ sinh thái trọn bộ giải pháp cho mô hình buffet ngồi tại bàn gọi đồ

7. Lời kết

Thời điểm cuối năm đang đến gần, các nhà hàng buffet ngồi tại bàn gọi đồ hãy tranh thủ dịp lễ Tết này để hoạt động hiệu quả hơn, tăng thêm doanh thu. Đặc biệt, với trọn bộ giải pháp của iPOS.vn cho mô hình buffet ngồi tại bàn gọi đồ, các nhà hàng có thể tối ưu quy trình vận hành và quản lý, cắt giảm ⅓ chi phí nhân sự đồng thời quản lý đặt bàn dễ dàng hơn.

Nếu cần được tư vấn về những giải pháp công nghệ hỗ trợ kinh doanh F&B, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900 4766 để được giải đáp ngay hôm nay!