Sau khi mở quán trà sữa, muốn quán hoạt động ổn định phụ thuộc một phần vào đội ngũ nhân viên. Nhân viên chăm chỉ, trách nhiệm luôn tuân thủ đúng các quy định là điều vô cùng quan trọng. Để đạt được điều đó, việc xây dựng nội quy nhân viên sẽ hỗ trợ chủ đầu tư chuẩn hóa quy trình làm việc đồng thời đưa ra các mức thưởng phạt minh bạch để đảm bảo sự công bằng. Tham khảo bài viết dưới đây cùng iPOS.vn để xây dựng cho mình bảng nội quy nhân viên chuẩn.
Nội dung
- 1. Thời gian làm việc
- 2. Yêu cầu đồng phục
- 3. Tác phong trong giờ làm việc
- 4. Quy định nghỉ/đổi ca làm việc
- 5. Kiểm kho và nấu trà
- 6. Quy định về an toàn vệ sinh lao động và bảo quản tài sản chung
- 7. Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp
- 8. Trách nhiệm của nhân viên
- 9. Quyền lợi nhân viên
- 10. Quy định ship hàng
1. Thời gian làm việc
Thông thường các quán trà sữa thường làm việc cả tuần, chính vì thế, nhân viên sẽ được chia theo ca và sắp xếp nghỉ luân phiên 1 ngày trong tuần (tùy theo khả năng tuyển nhân viên full time hoặc part time). Đối với nhân viên làm theo ca, mỗi ca 8 tiếng.
Nhân viên phục vụ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên yêu cầu tác phong phải chuyên nghiệp, mặc đồng phục của quán, đầu tóc gọn gàng, khuôn mặt tươi sáng.
Thông thường quán trà sữa sẽ được chia theo các ca làm việc như sau:
Ca A: 6:30 – 14:30
Ca B: 14:30 – 22:30
Ca C: 8:00 – 17:00 (nghỉ trưa 1 tiếng)
Ca gãy: 10h – 14h và 18h – 22h hoặc tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của quán, quản lý có thể sắp xếp theo giờ cao điểm, thấp điểm để phù hợp với quán cũng như nguyện vọng của nhân viên và đảm bảo không quá 8 tiếng một ngày. Đối với nhân viên part time, sẽ phù hợp với các đối tượng học sinh, sinh viên thì ca gãy là hoàn toàn phù hợp, vừa linh hoạt thời gian làm việc vừa tiết kiệm được chi phí cho nhân viên.
Mỗi ca sẽ được nghỉ ăn trưa 30p/ca. Giờ cụ thể thì do quản lý quy định cụ thể từng người. Không thể cùng một lúc tất cả nhân viên đều nghỉ ăn trưa mà không có ai trực và phục vụ khách hàng được.
Trong trường hợp nhân viên ốm đau cần báo cho quản lý hoặc Trưởng ca ít nhất 3 tiếng để quản lý điều phối nhân viên thay thế.
2. Yêu cầu đồng phục
Đối với từng vị trí công việc của quán đều có đồng phục để tăng nhận diện cũng như sự chuyên nghiệp của quán. Đặc biệt là nhân viên phục vụ – người trực tiếp làm việc với khách hàng. Chính vì thế, đồng phục phải đảm bảo mỗi nhân viên 2-3 bộ để thay đổi, đầu tóc phải buộc hoặc để gọn gàng. Nhân viên nữ có thể đánh son hoặc trang điểm nhẹ nhàng gây thiện cảm cho khách. Nhân viên nam không được để tóc quá dài qua tai hoặc chạm áo.
Một số lưu ý khác:
– Không trang điểm lòe loẹt
– Không để móng tay quá dài, sơn màu không phù hợp
– Không được có mùi cơ thể quá nồng, không xịt nước hoa quá nồng
– Không đeo quá nhiều trang sức hay phụ kiện có giá trị lớn trong khi làm việc
3. Tác phong trong giờ làm việc
– Tác phong làm việc nghiêm túc, luôn niềm nở, thân thiện và tận tâm với khách hàng. Trong giờ làm việc không đùa nghịch, nói chuyện và làm việc riêng (sử dụng điện thoại chơi game, facebook, v.v…)
– Khi khách bước vào quán phải tươi cười chào hỏi: Quán…xin chào quý khách với tư thế hơi cúi đầu và cảm ơn quý khách khi khách về.
– Lắng nghe ý kiến của khách hàng, tiếp thu ý kiến và mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Bất cừ phản hồi xấu nào của khách hàng cũng phải cảm ơn khách hàng đã góp ý. Sau đó, xin lỗi vì đã xảy ra sự cố, cuối cùng là xin rút kinh nghiệm. Nếu như trường hợp khách quá gắt, có thể nhờ quản lý cấp cao hơn để có phương án giải quyết kịp thời.
– Tư vấn nhiệt tình khi khách xem menu lâu mà chưa biết gọi đồ gì phù hợp. Cần tư vấn món đồ uống phù hợp với mùa và là món ưa chuộng nhất của quán.
– Trong bất kỳ trong hợp nào cũng không được to tiếng với khách hàng. Phải gọi ngay quản lý vào để giải quyết cho phù hợp.
4. Quy định nghỉ/đổi ca làm việc
Theo nội quy nhân viên có nghĩa vụ đi làm theo đúng lịch đã được sắp xếp, kể cả dịp lễ tết, những ngày này sẽ được tính lương thưởng theo chế độ lao động. Việc nhân viên nghỉ hay đổi ca phải đảm bảo có người thay vị trí và phải được sự đồng ý của quản lý tại cửa hàng.
Đối với trường hợp nhân viên cố ý nghỉ khi không có người làm thay sẽ có mức phạt từ 100,000 – 500,000 đồng. Tùy theo mức độ vi phạm mà mỗi cửa hàng trà sữa sẽ có những mức độ xử phạt trong quy định nhân viên.
5. Kiểm kho và nấu trà
Trong quán trà sữa, nhân viên là người trực tiếp chế biến nguyên vật liệu trà, do vậy chủ đầu tư cũng cần đặt ra những quy định trong khâu kiểm kho và nấu trà như:
- Xuất nhập nguyên vật liệu cần ghi rõ số lượng vào tờ xuất/nhập hàng
- Phải có sự kiểm tra chéo giữa các cửa hàng, tránh trường hợp sai số liệu ảnh hưởng đến việc nhập hàng hóa.
- Không tự ý qua các cửa hàng lấy đồ khi chưa có sự đồng ý của người phụ trách cửa hàng
- Trong quá trình nấu đồ, ủ trà, lấy trà phải đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm.
6. Quy định về an toàn vệ sinh lao động và bảo quản tài sản chung
An toàn vệ sinh lao động
- Vệ sinh, dọn dẹp , sắp xếp bài trí lại các vật phẩm trang trí quán vào đầu ca làm việc
- Giữ cho khu vực khách hàng sạch sẽ, đẹp mắt, khu vệ sinh không có mùi hôi.
- Giữ đồng phục luôn sạch sẽ, tươm tất, không có mùi hôi.
Bảo quản tài sản chung
- Các trang thiết bị cần có trách nhiệm bảo vệ, không được tự tiện tháo gỡ hay thay đổi nếu không có sự đồng ý của Quản lý.
- Nhân viên để tư trạng túi xách đúng nơi quy định.
- Khi chuyển tài sản hay xuất hàng hóa phải được sự đồng ý của Quản lý quán.
7. Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp
– Mỗi người cần hỗ trợ giúp đỡ nhau trong công việc
– Khi đến quán, phải chào hỏi, vui vẻ và tôn trọng lẫn nhau
– Không nói xấu đồng nghiệp, chia bè phái và tìm cách hại nhau
– Không to tiếng cãi nhau trong giờ làm việc, không được có lời nói và hành động xúc phạm đến nhân phẩm và danh dự của người khác
– Nếu có việc gì không hài lòng về nhau có thể phản ảnh trực tiếp tới quản lý
– Phải quyết đoán khi làm việc riêng và có tinh thần đồng đội khi thực hiện công việc chung.
8. Trách nhiệm của nhân viên
Đối với supervisor/quản lý/phụ trách ca: theo dõi sát công việc, quản lý nhân viên đến làm việc và chịu trách nhiệm với những vấn đề xảy ra trong ca làm việc của mình.
Đối với nhân viên trong ca: mỗi nhân viên phải chấp hành quy định của cửa hàng, có trách nhiệm khi làm việc và giữ gìn vệ sinh chung, v.v…
9. Quyền lợi nhân viên
Quy định nhân viên trong quán trà sữa sẽ bao gồm những quyền lợi nhất định như: nhân viên sẽ được hưởng tháng lương thứ 13, nhân đôi lương khi tăng ca, nhân 3 lương khi làm việc vào ngày lễ tết theo quy định luật lao động. Ngoài ra nhân viên sẽ được hưởng những chế độ đãi ngộ mà mỗi quán trà sữa đặt ra.
10. Quy định ship hàng
Theo nội quy nhân viên khi có đơn hàng ship nhân viên cần:
- Gọi điện xác nhận đơn
- In hóa đơn và pha chế
- Chuyển cho bộ phận ship
- Kiểm tra hàng trước khi giao
- Đánh dấu hoàn thành đơn hàng
Trên đây là 10 điều lệ cần có trong một bảng nội quy nhân viên cho quán trà sữa của bạn. Hy vọng với những nội quy này sẽ giúp bạn quản lý nhân viên quán của mình tốt hơn.
Tham khảo ngay một số phần mềm sau để vận hành quán trà sữa trơn tru hơn nhé!
