Trong kinh doanh nhà hàng, bên cạnh việc thúc đẩy doanh thu thì việc kiểm kê, quản lý kho trong nhà hàng là một công tác quan trọng, gần như bắt buộc. Nếu không có quy trình quản lý cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng hóa, gây hậu quả khó lường, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của nhà hàng. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho tại nhà hàng

Quản lý kho nhà hàng là một quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát và xử lý khối lượng hàng hóa lớn. Việc có giải pháp quản lý phù hợp và quy trình hoạt động hiệu quả rất quan trọng vì sẽ đem lại những lợi ích sau:

• Quy trình vận hành kho trơn tru, xuyên suốt: Khi đã có quy trình quản lý kho khoa học, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo, chủ nhà hàng có thể dễ dàng bám sát tình hình xuất/nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu.

• Duy trì mức tồn kho hợp lý: Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho hiện có, cách thức lượng hàng di chuyển để từ đó dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng. Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu (ví dụ như theo mùa, biến động kinh tế,…), việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có giải pháp phòng ngừa dự trữ và xử lý phù hợp, kịp thời. Việc kiểm kê kho hàng giúp cho hàng hóa lượng hàng hóa được lưu trữ hợp lý, tránh trường hợp tồn đọng quá nhiều dẫn tới nguồn vốn bị ứ đọng, lãng phí.

• Nắm bắt số lượng hàng hóa một cách chính xác: Việc thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp nắm bắt được số lượng hàng hóa, nguyên liệu tồn, đồng thời nắm bắt được tình trạng của các nguyên liệu sắp tới hạn… để có những biện pháp xử lý kịp thời. Chẳng hạn như việc bạn có thể kích cầu các món ăn có sử dụng nguyên liệu sắp tới hạn trong thời gian hợp lý để nguyên liệu vẫn đảm bảo chất lượng…

• Sắp xếp không gian lưu trữ khoa học: Việc kiểm kê giúp sắp xếp lại không gian lưu trữ trong kho khoa học, tiết kiệm diện tích lưu trữ đồng thời hỗ trợ cho người sử dụng chế biến định vị vị trí một cách nhanh chóng.

• Giảm thiểu sai sót: Chỉ khi kiểm kê, bạn phát hiện ra sai số giữa lượng hàng tồn thực tế và sổ sách từ đó có hướng xử lý, điều chỉnh sự phù hợp.

• Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả: Khi có quy trình quản lý kho nhà hàng thông suốt, các hoạt động trong kho như xuất/nhập nguyên vật liệu, thực phẩm,… đều được chia ra từng khâu với từng bộ phận đảm nhiệm cụ thể. Từ đó, giúp nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công việc của mình hơn.

Đọc thêm: 10 sai sót phổ biến khi quản lý kho trong nhà hàng

2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh gây thất thoát mà còn mang lại lợi ích luôn là bài toán khó mà mỗi nhà hàng cần đưa ra câu trả lời cho riêng mình. Để làm được điều này, nhà hàng cần lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng của mình.

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp theo dõi kho một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên có tính linh hoạt cao, các tài khoản kế toán nhà hàng tồn kho sẽ được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của hàng hóa, nguyên vật liệu. Từ đó, giá trị hàng tồn kho được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Ưu điểm:

• Có thể xác định và đánh giá số lượng hàng tồn kho bất cứ lúc nào ở từng thời điểm diễn ra việc kiểm kê, thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình quản lý và kê khai.
• Nắm bắt chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho nhằm điều chỉnh kế hoạch mua hàng, quy trình sản xuất tại nhà hàng.
• Có các biện pháp xử lý kịp thời và tìm ra nguyên nhân sai sót trong việc ghi chép giữa các thủ kho, kế toán kho nhằm tránh tình trạng thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu.

Nhược điểm:

Việc kê khai thường xuyên khiến cho lượng công việc phải xử lý hàng ngày của kế toán kho bị đội lên. Nhất là trong lĩnh vực ăn uống, luồng luân chuyển kho liên tục. Tuy nhiên, trường hợp kế toán kho được hệ thống xử lý chuyên biệt hỗ trợ một số công tác tự động thì nhược điểm này không còn nữa.

Phương pháp kiểm kê hàng tồn định kỳ (Kê khai định kỳ): Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ. Phương pháp kê khai định kỳ chỉ có vai trò phản ánh lên giá trị tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán.

Đây là phương pháp thường được áp dụng với những nhà hàng kinh doanh đa dạng, nhiều món với mẫu mã và quy cách khác nhau, những mặt hàng có giá trị thấp hoặc được sản xuất thường xuyên.

Ưu điểm:

Kê khai hàng hóa chỉ diễn ra vào một thời điểm nhất định trong kỳ, bởi vậy không cần tốn nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục. Khối lượng công việc hạch toán nặng nhất trong vài ngày diễn ra kê khai định kỳ nhưng nhẹ nhàng, đơn giản hơn trong một quãng gian dài, từ đó giảm được khối lượng thông tin lưu trữ trong hồ sơ.

Nhược điểm:

• Công việc kế toán nhà hàng bị dồn vào cuối kỳ.
• Kiểm tra không thường xuyên nên không thể nắm chắc tình hình Nhập – xuất – tồn kho, sẽ gây hạn chế quá trình kế toán kho.
• Thiếu sự chính xác về hàng hóa và khó phát hiện những sai sót, xác định nguyên nhân của việc thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu.

Nhiều nhà hàng do không quản lý được định mức thường lựa chọn phương pháp kiểm kê định kỳ để tính toán tổng lượng xuất kho trong kỳ mà không nắm được diễn biến hàng hóa trong kỳ. Việc hao hụt mất mát không được phát hiện và xử lý một cách kịp thời.

Như vậy, tùy vào nhu cầu quản lý của nhà hàng cũng như quy mô, lượng hàng, nguồn nhân lực… để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.

Nhà hàng cần lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng của mình

3. Quy trình kiểm kê hàng hóa trong nhà hàng

Giai đoạn 1: Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Nhà hàng cần thông báo tới tất cả các bộ phận liên quan và người phụ trách về kế hoạch kiểm kê hàng hóa. Nhân sự tiến hành kiểm kê kho: có thể là kế toán kho, quản lý cửa hàng, thủ kho.

Trường hợp, kế toán viên nhà hàng tới từng cửa hàng để kiểm kê, sẽ chủ động kiểm kê và ghi nhận số liệu từng mặt hàng vào file để tổng hợp xử lý.

Trường hợp, quản lý cửa hàng hay thủ kho là người kiểm kê sẽ ghi nhận số liệu tồn từng mặt hàng vào file và gửi số liệu lên bộ phận kế toán văn phòng để tổng hợp xử lý.

Việc lựa chọn thời điểm kiểm kê cũng rất quan trọng. Để đảm bảo số liệu kiểm kê chính xác, thời điểm kiểm kê nhà hàng phải ngưng bán hàng, ngưng việc lưu chuyển hàng tồn kho (có thể là thời điểm cuối ngày), hoặc trong trường hợp không thể ngưng bán hàng, nhà hàng có thể chọn thời điểm quán vắng khách hoặc có kế hoạch sắp xếp hàng hóa để bán hàng, vừa kiểm kê, vừa bán hàng nhưng vẫn đảm bảo số liệu kiểm kê.

Bên cạnh đó, nhà hàng cần lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: kiểm kê cửa hàng nào trước, khu vực nào trước, mặt hàng nào trước,…

Đọc thêm: Nguyên nhân gây thất thoát trong nhà hàng mà chủ kinh doanh không biết

Giai đoạn 2: Tiến hành kiểm kê

Bước 1: Nhà hàng căn cứ trên danh mục hàng hóa trên các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho để lập bảng biên bản kiểm kê. 

Biên bản kiểm kê phải có đầy đủ các thông tin bao gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính kiểm kê, đơn vị tính theo dõi kho, số lượng tồn thực tế kiểm kê, ghi chú.

Bước 2: Thực hiện kiểm đếm số lượng thực tế từng mặt hàng và ghi vào biên bản kiểm kê. Nên sắp xếp nhân sự kiểm đếm và ghi chép cho phù hợp để tránh sai sót.

Bước 3: Chuyển số liệu kiểm kê về cho bộ phận kế toán trong trường hợp quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm kiểm kê.

Bước 4: Kế toán đối chiếu số liệu tồn kho trên phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho với số lượng tồn kho thực tế để xác định phần chênh lệch.

Chênh lệch có thể là thừa hàng hoặc thiếu hàng, nếu vượt mức chênh lệch cho phép cần tiến hành rà soát lại xem nguyên nhân cụ thể do đâu.

• Trường hợp thừa hàng: Có thể bếp/bar đang làm món ít tiêu tốn nguyên vật liệu hơn so với công thức, điều này có thể làm ảnh hưởng tới chất lượng món ăn và cần phải xem xét lại. Hoặc có thể hàng hóa bán tại cửa hàng nhưng kế toán sót chứng từ, chưa nhập kho để theo dõi,…
• Trường hợp thiếu hàng: Có thể khâu chế biến đang bị hao hụt quá nhiều, mất mát hàng hóa, hàng hóa hỏng hủy nhưng không kịp thời ghi nhận xuất kho, món ăn mới nhưng chưa kịp thời xây dựng công thức chế biến để theo dõi,…

Bước 5: Sau khi hoàn tất khâu đối chiếu và xác định nguyên nhân, kế toán điều chỉnh kho về bằng với số liệu thực tế tại cửa hàng để tiếp tục nhập xuất hàng hóa và đối chiếu ở các kỳ kiểm kê tiếp theo.

Quản lý kho nhà hàng là một quy trình phức tạp và không hề dễ dàng. Bởi vậy, việc xây dựng một quy trình chính xác, hiệu quả ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát và triển khai các hoạt động hiệu quả và thống nhất hơn. Quay những chia sẻ trên về quy trình quản lý kho nhà hàng, hy vọng rằng bạn sẽ có thêm hiểu biết về tầm quan trọng và tìm ra giải pháp quản lý kho phù hợp với nhà hàng của mình.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để vận hành công việc thật trơn tru nhé!

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?