Chi phí nguyên vật liệu là hạng mục chiếm tỷ lệ trọng yếu trong cơ cấu tổng chi phí của nhà hàng. Để có thể tối ưu chi phí nguyên vật liệu hiệu quả, nhà hàng cần có quy trình quản lý kho chuẩn chỉnh và chặt chẽ. 

Tuy nhiên, trên thực tế, vì trong kho nhà hàng có một lượng lớn nguyên vật liệu và hàng hóa nên người quản lý khó tránh khỏi những sai sót. Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu một số sai lầm thường gặp khi quản lý kho trong nhà hàng có thể gây ra thất thoát và lãng phí trong bài viết dưới đây. 

1. Không kiểm soát tốt khâu sơ chế nguyên vật liệu

Đối với ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B, nguyên vật liệu mua về phải trải qua quá trình sơ chế trước khi được chế biến thành món ăn phục vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng bỏ qua hoặc coi nhẹ việc kiểm soát khâu sơ chế dẫn tới hậu quả là nhiều nguyên vật liệu bị hao hụt trong khâu này. 

Bên cạnh đó, việc không theo dõi số lượng nguyên vật liệu sau quá trình sơ chế dẫn tới định lượng nguyên liệu trong món ăn có thể không chính xác, gây thất thoát ở khâu chế biến món ăn hoặc ảnh hưởng tới chất lượng món ăn. Đến cuối kỳ khi người quản lý tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện ra chênh lệch kho cũng không xác định được nguyên vật liệu bị thất thoát ở khâu nào.

2. Không kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Việc kiểm kê kho định kỳ giúp nhà hàng kiểm soát được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và phát hiện sớm những bất thường để đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng vẫn còn lơ là, chủ quan nên không tiến hành việc kiểm kê kho định kỳ, dẫn tới số liệu kho không được kiểm soát và có sự chênh lệch về lượng tồn kho nguyên vật liệu giữa thực tế và sổ sách.

Việc kiểm kê kho định kỳ còn giúp chủ kinh doanh nắm bắt được chính xác nhất lượng hàng hóa trong kho để có kế hoạch bổ sung hàng kịp thời phục vụ cho việc bán hàng. Ngoài ra, nhà hàng còn kịp thời điều phối sử dụng nhanh chóng các nguyên vật liệu sắp tới hạn bằng cách đẩy ra các chiến dịch bán các món sử dụng nguyên liệu đó. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên đồng nghĩa với việc mọi khâu xuất nhập sẽ được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát, hỏng hủy hàng hóa gây lãng phí.

3. Không xây dựng định mức nguyên vật liệu

Điều gì sẽ xảy ra khi nhà hàng không xây dựng định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn/đồ uống? Nhân viên sẽ tự ý chế biến/pha chế tùy ý, dẫn đến chất lượng sản phẩm không đồng đều. Hơn nữa, nhân viên còn có thể gian lận bằng cách bớt xén nguyên vật liệu để sử dụng cho việc cá nhân. Về lâu dài, những thất thoát nhỏ này sẽ khiến chi phí nguyên vật liệu trong nhà hàng tăng lên và ngày càng khó kiểm soát. Việc không có công thức chế biến với định lượng cụ thể còn khiến nhà hàng không theo dõi được giá thành sản phẩm – một mắt xích phân tích quan trọng giúp chủ kinh doanh có thể tối ưu doanh thu. 

4. Hàng hóa mua về không nhập kho

Khi mua các vật tư hàng hóa, nếu thủ kho/người nhập kho không làm thủ tục nhập kho kịp thời, việc theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn. Một số hậu quả thường gặp là gây ra tình trạng chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, việc đặt hàng và cung ứng hàng bị chậm trễ, thiếu hàng phục vụ cho công việc kinh doanh và có thể đánh mất một lượng khách hàng nhất định do thường xuyên không phục vụ được món ăn khách yêu cầu. 

5. Không thống nhất đơn vị tính kho và quy cách nhập hàng từ nhà cung cấp

Sự khác biệt giữa đơn vị tính của nguyên vật liệu khi quản lý trong kho và khi nhập hàng từ nhà cung cấp cũng là một vấn đề khá đau đầu cho nhân viên xử lý số liệu kho. Chẳng hạn như trong trường hợp các mặt hàng nước ngọt, bia,… nhà hàng thường xuất bán theo đơn vị tính là chai/lon, nhưng nhà cung cấp lại giao theo thùng/lốc. Khi đó, nhân viên quản lý kho phải tốn kém thời gian tự chia ra số lượng chai/lon từ thùng/lốc và đơn giá cho từng chai/lon.

Tình trạng đơn vị tính không thống nhất dễ dẫn tới số liệu kho không chuẩn xác từ số lượng cho tới giá vốn nhập và xuất kho. Nếu sử dụng phần mềm hỗ trợ hệ số quy đổi đơn vị tương ứng, việc nhập kho sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Nhân viên quản lý kho chỉ cần chọn theo đơn vị của nhà cung cấp, phần mềm sẽ tự tính ra đơn giá và công nợ tương ứng.

Xem thêm: Quy trình chuẩn dành cho kế toán nhà hàng và chuỗi nhà hàng

6. Không thống nhất bộ mã hàng hóa và nguyên vật liệu

Việc không thống nhất bộ mã hàng hóa nguyên liệu giữa thủ kho với kế toán, giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống là vấn đề xảy ra thường xuyên tại các nhà hàng hiện nay. Khi xuất nhập cùng một mặt hàng nhưng có hai mã khác nhau có thể dẫn đến tình trạng hàng xuất bị âm ở mã này và tồn hàng ở mã kia, kiểm kê bị chênh lệch nhiều giữa số lượng trên sổ sách và thực tế mà không rõ nguyên nhân,…

7. Không dự báo được nhu cầu nguyên vật liệu

Nhiều nhà hàng thường chủ quan, không liên tục cập nhật tình trạng tồn kho nên không biết số lượng nguyên liệu cần thiết còn bao nhiêu, không kiểm soát được tình trạng nguyên liệu hư hỏng và quá hạn sử dụng, không biết khi nào nên đặt hàng mới để bổ sung,… dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu trong kho. Nhiều hệ lụy xảy ra do vấn đề này kéo theo như không có kế hoạch mua hàng hợp lý, không đảm bảo được việc cung ứng hàng hóa kịp thời hoặc chi phí nguyên vật liệu tăng cao do nhiều hàng hóa quá hạn bị hỏng hủy.

8. Tổ chức bộ máy quản lý kho chưa hợp lý

Với những nhà hàng chưa có quy trình xuất nhập kho chuyên nghiệp, chủ kinh doanh rất khó để tìm được nguyên nhân hoặc nhân sự phụ trách để truy cứu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra thất thoát hay số liệu sai lệch. Nhà hàng nên có quy định thưởng, phạt rõ ràng gắn với trách nhiệm của từng nhân viên. 

9. Không kiểm soát chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp 

Nhiều trường hợp nhập hàng từ nhà cung cấp quen hoặc đang cần gấp nên nhà hàng chủ quan và vô tình không kiểm soát được chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho. Điều này dẫn đến việc có thể sẽ không đảm bảo được chất lượng thành phẩm bán ra, chi phí sơ chế, hư hỏng hàng hóa phát sinh tăng cao, chất lượng hàng hóa không tương xứng với chi phí nhà hàng phải chi trả,…

10. Quản lý kho thủ công, không có công cụ phần mềm hỗ trợ

Đây là điều vẫn thường thấy ở các nhà hàng kinh doanh theo kiểu truyền thống. Việc quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu chỉ được thực hiện theo cách thủ công với một tờ giấy và một cây bút. Đây là một sai lầm rất vô cùng nghiêm trọng. Đối với một hai mặt hàng, chúng ta còn có thể ghi nhớ và quản lý bằng cách ghi chép. Nhưng liệu với vài chục, vài trăm mặt hàng thì bạn có thể kiểm soát chặt chẽ chỉ bằng cách thủ công hay không? Bạn có biết hàng hóa nào còn số lượng bao nhiêu? Nguyên vật liệu nào sắp hết hàng? Hàng hóa nào bị mất trộm? Hơn nữa, quản lý kho theo cách thủ công có thể khiến người quản lý tốn rất nhiều thời gian, lại còn dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.

Trên đây là những sai sót thường thấy trong khâu quản lý kho nhà hàng. Nếu tránh được những sai lầm này, việc quản lý kho sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của nhà hàng. Nếu nhà hàng của bạn đang cần bộ phận kế toán để hỗ trợ công tác quản lý kho, hãy tham khảo chi tiết thêm gói Dịch vụ kế toán nhập liệu và Dịch vụ kế toán kiểm soát hiện tại Công ty iPOS.vn đang cung cấp. Click TẠI ĐÂY để đăng ký tư vấn miễn phí 24/7.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để vận hành nhà hàng trở nên trơn tru hơn nhé!

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay