Tin tức mới

Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản từ A đến Z

blank

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Kế toán là một công việc rất quen thuộc trong hầu hết tất cả các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, kế toán nhà hàng lại phức tạp hơn rất nhiều vì đòi hỏi nhân sự phải sở hữu kiến thức về các lĩnh vực kế toán sản xuất, thương mại và dịch vụ. Vậy cách làm kế toán nhà hàng ăn uống như thế nào là bài bản và chuẩn chỉnh nhất? Hãy tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!

1. Đặc thù riêng của kế toán nhà hàng ăn uống

Hiểu một cách cơ bản nhất, kế toán nhà hàng là công việc ghi chép, xử lý số liệu, thu thập và cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính của nhà hàng. Nhân sự kế toán ngoài việc nắm vững được các chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán còn phải nắm rõ được các sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng.

Nhiều người cho rằng cách làm kế toán nhà hàng ăn uống sẽ tương tự với kế toán khách sạn do mô hình kinh doanh dịch vụ khá giống nhau, nhưng trên thực tế không phải như vậy. Kế toán khách sạn chỉ cần tiếp nhận và xử lý các hóa đơn bán ra (thực chất là ghi nhận doanh thu dịch vụ), hóa đơn mua vào (các chi phí như đồ dùng thiết bị, điện nước, internet,…), cuối cùng theo theo dõi và tính khấu hao các tài sản cố định. 

Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống khá phức tạp do có nhiều điểm đặc thù 
Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống khá phức tạp do có nhiều điểm đặc thù 

Công việc của kế toán nhà hàng phức tạp hơn rất nhiều so với kế toán khách sạn. Trong đó, sự khác biệt đầu tiên đến từ nghiệp vụ quản lý kho. Đây là khâu phức tạp và chiếm nhiều thời gian nhất của kế toán do lượng hàng lưu trữ trong kho khá đa dạng và nhiều chủng loại. Kế toán phải có sự hiểu biết để phân biệt được các mặt hàng trong kho: nguyên vật liệu, hàng chuyển bán, bán thành phẩm, thành phẩm, công cụ dụng cụ,… 

Tiếp theo, nhân sự kế toán phải xác định được nghiệp vụ kinh doanh chính (buffet hay gọi món,…), kết hợp cùng bộ phận bếp/bar để xây dựng định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn, đồ uống. Các loại phí tổn sử dụng trong quá trình chế biến đồ ăn và mở cửa hàng để cung cấp dịch vụ như tiền điện, tiền gas, tiền nước,… cũng cần phân bổ một cách hợp lý. Từ đó, kế toán có thể tư vấn chủ kinh doanh định giá sản phẩm sao cho phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, cách làm kế toán nhà hàng cũng có liên quan đến việc thống kê và tổng hợp tất cả các số liệu doanh thu, công nợ và tiền lương,… trong hoạt động kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp. Về doanh thu, kế toán phải bóc tách được đâu là doanh thu thực, đâu là khoản thuế phải nộp do giá sản phẩm bán ra là giá đã bao gồm thế VAT. Đồng thời, việc đối chiếu doanh thu từ các nguồn offline và online cũng do kế toán kiểm soát. 

Đặc biệt, do đặc thù công nợ của nhà cung cấp thường được nhà hàng tập hợp và thanh toán theo kỳ một tháng hoặc nửa tháng một lần nên dễ khiến chủ kinh doanh nhầm lẫn khi tính lợi nhuận. Kế toán sẽ có trách nhiệm quản lý công nợ để đảm bảo sự ổn định của dòng tiền trong nhà hàng.  

Xem thêm: Kế toán nhà hàng – Vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng

2. Hướng dẫn cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản

Là một trong những vị trí quan trọng, kế toán nhà hàng đòi hỏi phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc để đảm bảo hoạt động của nhà hàng được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. 

2.1. Công việc hàng ngày của kế toán nhà hàng 

Thứ nhất, kế toán có trách nhiệm kiểm soát các loại hóa đơn, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

  • Nhận các loại hóa đơn, chứng từ xuất – nhập hàng hóa từ bộ phận kho, bộ phận mua hàng và nhập số liệu vào phần mềm hệ thống.
  • Kiểm tra tính hợp lý và chính xác của các loại chứng từ xuất – nhập, báo cáo với cấp trên nếu phát hiện có sự sai sót trong chứng từ.
  • Thực hiện ghi chép, tính toán chính xác các thông tin gồm: chi phí, hoạch tác thu nhập, thuế VAT, công nợ,… 
  • Lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ đúng vị trí để tránh tình trạng thất lạc, hỏng, rách,…

Thứ hai, kiểm soát giá cả hàng hóa nhập vào cũng thuộc trách nhiệm của kế toán nhà hàng: 

  • Nhận báo giá hàng hóa của các nhà cung cấp thực phẩm, nước uống, nguyên vật liệu,… có liên quan.
  • Thường xuyên theo dõi sự biến động giá cả hàng hóa của các nhà cung cấp so với giá thị trường.
  • Định kỳ so sánh giá cả hàng hóa trên thị trường với giá của nhà cung cấp, thông báo đến nhà cung cấp để cập nhật giá mới nếu có sự chênh lệch giá.
  • Theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa đặt từ nhà cung cấp, báo cáo cho chủ nhà hàng nếu phát hiện tình trạng chênh lệch số lượng đặt hàng.

Thứ ba, quản lý định mức tồn kho cũng là công việc mà kế toán hàng ngày phải theo dõi hàng ngày: 

  • Xem xét số lượng hàng xuất so với định mức tồn kho theo quy định.
  • Định kỳ kiểm tra số lượng thực phẩm, nguyên vật liệu xuất nhập tồn trên giấy tờ và so sánh với số lượng hàng hóa thực trong kho.
  • Định kỳ hàng tháng phối hợp với nhân sự quản lý kho và bếp trưởng kiểm kê số lượng hàng hóa tồn trong kho, bếp, bar và lập bản báo cáo cho chủ nhà hàng. 
Kế toán nhà hàng có trách nhiệm quản lý định mức nguyên vật liệu tồn kho
Kế toán nhà hàng có trách nhiệm quản lý định mức nguyên vật liệu tồn kho

Thứ tư, kế toán nhà hàng phải đảm bảo quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong nhà hàng:

  • Theo dõi số lượng tài sản cố định, công cụ dụng cụ mua về, sự tăng – giảm số lượng hiện có và nhập vào phần mềm.
  • Phối hợp với các bộ phận khác để kiểm tra, đánh giá số liệu công cụ dụng cụ hư hỏng, lập báo cáo và trừ vào phí dịch vụ.
  • Định kỳ hàng tháng làm việc với các bộ phận liên quan tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, các loại máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ,…
  • Hạch toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, các chi phí liên quan khác và lập các bản báo cáo liên quan

Cuối cùng, hàng ngày kế toán cần cập nhật thông tin sổ sách kế toán, công nợ thu – trả, kiểm tra các thanh toán và hạch toán phát sinh, tổng hợp tình hình thu chi và báo cáo với chủ nhà hàng khi có yêu cầu. Có thể thấy, cách làm kế toán nhà hàng ăn uống không hề đơn giản mà bao gồm rất nhiều hạng mục công việc cần được thực hiện mỗi ngày. 

2.2. Công việc cuối tháng, quý, năm của kế toán nhà hàng

Khoảng thời gian cuối mỗi tháng, quý, năm là lúc kế toán nhà hàng bận rộn nhất do có nhiều công việc liên quan đến lập báo cáo định kỳ theo quy định, bao gồm:

  • Lập các báo cáo xuất – nhập, tồn thực phẩm, nguyên vật liệu của nhà hàng.
  • Lập báo cáo tình hình kinh doanh và sử dụng hóa đơn của nhà hàng.
  • Kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, thuế thu nhập doanh nghiệp,…
  • Lập các báo cáo thuế và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.
  • Lập báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối năm.

Xem thêm: Quy trình chuẩn dành cho kế toán nhà hàng và chuỗi nhà hàng

3. Giải pháp hỗ trợ kế toán nhà hàng ăn uống 

Khối lượng công việc “đồ sộ” như trên đòi hỏi nhà hàng phải có bộ máy kế toán khá phức tạp, bao gồm các vị trí như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán công nợ, kế toán hàng hóa vật tư,… Một tổ chức nhân sự như vậy mới có thể đáp ứng tất cả các đầu việc và đảm bảo tính hiệu quả, chính xác. Tuy nhiên, đối với nhiều nhà hàng, việc đáp ứng chi phí tiền lương cho bộ phận kế toán riêng như vậy là quá đắt đỏ. Hơn nữa, các nhà hàng cũng không hề dễ dàng thuê được nhân viên có năng lực và kinh nghiệm chuyên biệt trong ngành F&B. 

Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài là giải pháp đang được nhiều nhà hàng ưa chuộng
Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài là giải pháp đang được nhiều nhà hàng ưa chuộng

Dịch vụ kế toán thuê ngoài đảm nhận trách nhiệm nhập và kiểm soát số liệu kế toán trong nhà hàng, cung cấp cho doanh doanh nghiệp bộ báo cáo đúng chuẩn F&B, phân tích các chỉ số quan trọng và cần thiết cho các quyết định kinh doanh. Với chi phí hợp lý và kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực kế toán nhà hàng, giải pháp kế toán dịch vụ từ iPOS.vn sẽ là lựa chọn đáng tin cậy đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản nhất. Nếu gặp nhiều trở ngại trong quá trình thực hiện công việc khó nhằn này, chủ kinh doanh có thể sử dụng giải pháp dịch vụ kế toán thuê ngoài để đảm bảo số liệu chính xác và luôn có báo cáo chuẩn ngành đúng thời hạn. 

 

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

blank
Cẩm nang

Big Data đang từng bước định hình ngành F&B như thế nào?

Big Data là một trong những từ khoá được nhắc đến nhiều nhất trong công cuộc chuyển đổi số ở Việt Nam và trên toàn thế giới. Không dừng lại chỉ ở những doanh nghiệp công nghệ, Big Data đang dần ảnh hưởng

bài viết mới nhất

Scroll to Top

Liên hệ ngay

Ngày
Giờ
Phút
Giây

Ưu đãi đặc biệt

Chỉ với 4.900.000 VNĐ

Sở hữu trọn bộ phần mềm quản lý bán hàng FABi:

Kinh doanh Offline tại cửa hàng

Kinh doanh trên nền trảng Online

Quản trị nhân sự & chấm công

Chăm sóc khách hàng hiệu quả

Nâng cao hệ suất kế toán & quản trị kho

Công cụ phân tích dữ liệu

Dịch vụ hỗ trợ tài chính