Cách sử dụng phần mềm iPOS CRM chi tiết từ A-Z đơn giản hiệu quả

Trong kinh doanh F&B, dữ liệu khách hàng là nền tảng để xây dựng chương trình chăm sóc, gia tăng tỷ lệ quay lại và thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, nếu chỉ lưu thông tin khách hàng rời rạc, doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt hành vi và nhu cầu của từng nhóm khách. iPOS CRM cung cấp hệ thống quản lý khách hàng, thành viên, phản hồi, voucher và chăm sóc tự động trên nhiều kênh. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng phần mềm CRM theo từng nhóm chức năng.

>> Tham Khảo Ngay: Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

1. Cách quản lý khách hàng trên iPOS CRM

Chức năng khách hàng là nơi tập trung thông tin cá nhân và hành vi chi tiêu của khách hàng. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua Facebook, Zalo hoặc trực tiếp tại máy POS khi khách thanh toán. Mỗi hóa đơn được lưu vào hồ sơ khách hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi tổng chi tiêu, số lần mua, thời gian chưa quay lại, món yêu thích, voucher đã sử dụng và phương thức thanh toán.

Doanh nghiệp có thể thực hiện:

• Thu thập thông tin khách hàng qua Facebook, Messenger, Zalo hoặc máy POS

• Tích điểm bằng số điện thoại hoặc mã tích điểm.

• Lọc và gắn tag khách hàng theo từng nhóm.

• Xem lịch sử chi tiêu và hành vi mua hàng.

• Phân tích nhóm khách theo món yêu thích, mức chi tiêu, voucher hoặc nguồn đơn.

Việc xây dựng dữ liệu khách hàng đầy đủ là bước đầu tiên để triển khai các chiến dịch CSKH chính xác và cá nhân hóa hơn.

2. Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết

iPOS CRM hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chương trình khách hàng thân thiết với cơ chế tích điểm, đổi điểm, nâng hạng và ưu đãi riêng cho từng nhóm thành viên. Hệ thống có thể tự động tính điểm theo tỷ lệ phần trăm giá trị hóa đơn và cho phép khách đổi điểm lấy voucher tiền mặt, giảm giá hoặc quà tặng.

Khi sử dụng chức năng này, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước:

• Bước 1: Xây dựng chính sách thành viên và xác định các hạng khách hàng.

• Bước 2: Thiết lập tỷ lệ tích điểm cho từng nhóm.
• Bước 3: Tạo voucher đổi điểm hoặc ưu đãi dành riêng cho thành viên.

• Bước 4: Cài đặt chính sách chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn nếu cần.
• Bước 5: Thiết lập điều kiện nâng hoặc hạ hạng dựa trên mức chi tiêu.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ tích điểm vào khung giờ thấp điểm, ngày đặc biệt hoặc dịp sinh nhật để kích thích khách hàng quay lại.

3. Cách tạo và quản lý E-voucher

E-voucher giúp doanh nghiệp triển khai các chương trình khuyến mại mà không cần quản lý mã thủ công. Với mỗi chương trình, iPOS CRM có thể phát hành mã voucher riêng cho từng khách hàng. Khi khách sử dụng, nhân viên nhập mã vào hệ thống bán hàng để kiểm tra điều kiện và tự động áp dụng ưu đãi.

Quy trình sử dụng E-voucher gồm:

• Bước 1: Tạo chương trình voucher với điều kiện sử dụng cụ thể.
• Bước 2: Phát hành voucher cho khách hàng hoặc nhóm khách hàng.

• Bước 3: Gửi mã voucher qua các kênh chăm sóc phù hợp.
• Bước 4: Khi khách sử dụng, nhập mã voucher trên hệ thống bán hàng.
• Bước 5: Kiểm tra tính hợp lệ và áp dụng ưu đãi theo cấu hình.

Voucher từ iPOS CRM có thể được sử dụng trên máy bán hàng iPOS và các kênh bán hàng kết nối với CRM như Zalo, Facebook, Website, App, iPOS Self Order hoặc iPOS PDA Order.

4. Cách gửi Broadcast chăm sóc khách hàng

Broadcast phù hợp khi doanh nghiệp muốn gửi thông tin chương trình ưu đãi, sự kiện hoặc sản phẩm mới đến nhiều khách hàng cùng lúc. iPOS CRM cho phép lựa chọn toàn bộ khách hàng, một nhóm khách hàng theo tag hoặc danh sách số điện thoại cụ thể. Tin nhắn có thể được gửi qua Facebook, Zalo hoặc SMS.

Để tạo Broadcast:

• Bước 1: Truy cập Quản lý Broadcast → Tạo Broadcast.
• Bước 2: Chọn đối tượng nhận tin: tất cả khách hàng, khách hàng theo tag hoặc nhập danh sách số điện thoại.
• Bước 3: Chọn kênh gửi gồm Facebook, Zalo hoặc SMS.
• Bước 4: Nhập nội dung tin nhắn cần gửi. Có thể sử dụng ký tự tùy biến như # để thêm tên người nhận.
• Bước 5: Kiểm tra nội dung và chọn Gửi.

Thay vì gửi một thông điệp giống nhau cho toàn bộ khách hàng, doanh nghiệp nên phân nhóm theo hành vi và mức độ tương tác để tăng tính phù hợp của từng chiến dịch.

5. Đặt lịch chăm sóc khách hàng

Với các chương trình cần gửi đúng thời điểm như sinh nhật, lễ Tết, sự kiện hoặc chương trình khuyến mại, iPOS CRM hỗ trợ đặt lịch CSKH trước. Doanh nghiệp có thể lọc nhóm khách nhận tin, lựa chọn kênh gửi và thiết lập ngày gửi cụ thể.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Vào Đặt lịch CSKH → Tạo lịch.
• Bước 2: Chọn Lọc khách hàng và thiết lập điều kiện.
• Bước 3: Chọn kênh gửi Zalo, Facebook hoặc SMS.
• Bước 4: Chọn gửi tin nhắn hoặc voucher.
• Bước 5: Thiết lập ngày gửi, nội dung và thời hạn voucher nếu có.
• Bước 6: Nhấn gửi để hoàn tất.

Cách này giúp bộ phận CSKH chủ động xây dựng kế hoạch và hạn chế bỏ sót những thời điểm quan trọng.

6. Cách tạo kịch bản CSKH tự động

Một trong những điểm nổi bật của iPOS CRM là khả năng thiết lập kịch bản chăm sóc dựa trên hành vi khách hàng. Hệ thống có thể tự động gửi tin nhắn hoặc voucher khi khách đáp ứng điều kiện đã cài đặt.

Một số kịch bản phổ biến gồm:

• Khách đăng ký thành viên qua Facebook hoặc Zalo.
• Khách sử dụng mã tích điểm.
• Khách đặt bàn online.
• Chúc mừng sinh nhật.
• Khách đạt một mức tổng chi tiêu nhất định.
• Khách được nâng hoặc hạ hạng thành viên.
• Khách phát sinh hóa đơn.
• Thông báo khách sử dụng voucher sắp hết hạn.

Doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều kịch bản khác nhau để duy trì tương tác với khách hàng mà không cần nhân viên thực hiện thủ công từng trường hợp.

7. Quản lý phản hồi khách hàng

iPOS CRM hỗ trợ thu thập đánh giá của khách hàng thông qua Facebook và Zalo. Sau khi khách tích điểm, hệ thống có thể tự động gửi tin nhắn mời đánh giá chất lượng trải nghiệm. Khách có thể chấm điểm theo thang 5 sao và để lại nhận xét. Với những phản hồi dưới 5 sao hoặc có nhận xét, hệ thống có thể gửi thông tin chi tiết qua email quản trị thương hiệu.

8. Quản lý đặt bàn và giao hàng

Doanh nghiệp có thể triển khai trải nghiệm đặt bàn online trên các kênh kết nối. Khi khách đặt bàn, hệ thống có thể kích hoạt kịch bản chăm sóc hoặc gửi voucher theo điều kiện đã thiết lập.

Với đơn giao hàng, doanh nghiệp cần thiết lập thời gian nhận đơn delivery cho từng cửa hàng. Thông tin nhà hàng, nhóm món và thực đơn có thể được đồng bộ từ phần mềm bán hàng iPOS lên CRM để hiển thị trên các kênh Facebook, Zalo và những giao diện kết nối khác.

9. Theo dõi báo cáo khách hàng

Sau khi triển khai các hoạt động CRM, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi báo cáo để đánh giá hiệu quả. iPOS CRM cung cấp các báo cáo về doanh thu thành viên, biến động khách hàng, phản hồi, voucher, bức tranh khách hàng và bảng kê hóa đơn.Các dữ liệu này giúp chủ nhà hàng, quán café hoặc chuỗi F&B biết nhóm khách nào đang đóng góp doanh thu cao, khách hàng nào có dấu hiệu giảm tương tác và chương trình ưu đãi nào đang hoạt động hiệu quả.

iPOS CRM không chỉ là công cụ lưu trữ thông tin khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp F&B xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng xuyên suốt: thu thập dữ liệu, tích điểm, phân nhóm, gửi ưu đãi, tiếp nhận phản hồi và phân tích hiệu quả. Việc cách sử dụng phần mềm iPOS CRM đúng cách giúp doanh nghiệp có thể biến dữ liệu khách hàng thành nền tảng để tăng tỷ lệ quay lại và xây dựng tệp khách hàng trung thành lâu dài.

Thông tin liên hệ iPOS:

• Website: https://ipos.vn/
• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa tháp VP Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
• Hotline: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn