Mua phần mềm quản lý cafe thế nào để “ngon – bổ – rẻ” là nỗi trăn trở của nhiều chủ quán hiện nay, đặc biệt là với những quán cà phê quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy, trong bài viết dưới đây iPOS.vn sẽ chỉ ra cho bạn cách mua phần mềm tính tiền quán cafe tiết kiệm và hiệu quả nhất – những điều mà “người trong nghề” không muốn cho bạn biết!

Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

1. Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe

Không thể phủ nhận được lợi ích của phần mềm quản lý quán cà phê trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay. Việc sử dụng phần mềm vào trong quản lý vận hành cửa hàng không chỉ giúp chủ quán giảm gánh nặng công việc, mà là điều kiện bắt buộc để quán cafe trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Thử tượng tượng rằng, nếu một khách hàng trẻ gọi món và chủ quán ra ghi order bằng tay thì hình ảnh quán cafe sẽ “nghiệp dư” tới mức nào. Vậy nên, việc áp dụng phần mềm quản lý quán cafe là cần thiết, ngay cả khi quy mô quán của bạn chỉ vừa và nhỏ.

Những lợi ích tiêu biểu mà một phần mềm quản lý quán cafe có thể mang lại cho chủ quán là:

1.1. Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe với chủ kinh doanh

1.1.1. Tối ưu quy trình vận hành quán cafe

Không ít chủ quán đang trăn trở với bài toán làm sao để quán cafe vận hành trơn tru, nhanh chóng ngay cả trong giờ cao điểm. Tất cả các hoạt động từ kiểm tra kho, nguyên vật liệu, thiết bị, đón khách, gọi đồ, phục vụ, tính tiền, thanh toán,… đều cần quy trình tốc độ và hiệu quả. Không những vậy, bạn còn phải giám sát nhân viên để tránh hiện tượng gian lận, chểnh mảng trong công việc. Chừng ấy công việc nếu sử dụng sức của một người, là điều không tưởng!

Đây là lúc phần mềm quản lý quán cafe phát huy công dụng. Nó có đầy đủ tính năng để hỗ trợ chủ quán kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ trong quán cafe, từ nhu cầu đơn giản như gọi món, thanh toán đến các giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, gia tăng năng suất khu vực bếp/bar,… Với phần mềm quản lý quán cafe, chủ quán không cần bận tâm đến cách tối ưu quy trình vận hành quán cafe mà có thêm thời gian để lập kế hoạch kinh doanh tổng thể. 

Xem thêm: Toplist chương trình Marketing 8/3 cho nhà hàng/quán cafe

1.1.2. Dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh quán cafe

Nếu quản lý quán cafe theo kiểu truyền thống, chủ quán chỉ có thể sát sao kết quả kinh doanh dựa trên sổ hóa đơn hay file excel phức tạp. Mọi tính toán lãi, lỗ theo ngày, theo tháng đều được tính thủ công – mất rất nhiều thời gian và thường xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Xem thêm cách tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe vừa và nhỏ tại ĐÂY.

Phần mềm quản lý quán cafe có thể ghi nhận mọi dữ liệu kinh và đồng bộ nền tảng online và offline. Từ đó, chủ quán có thể theo dõi tình hình kinh doanh hiện tại của quán cafe thông qua hệ thống báo cáo quản trị. Ngoài ta, phần mềm quản lý quán cafe còn có thể tự động tính toán các khoản thu/chi, lãi/lỗ và các chỉ số kế toán cơ bản dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu. 

1.1.3. Tự động cập nhật dữ liệu để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời

Một lợi ích khác không thể bỏ qua của phần mềm chính là việc tự động cập nhật dữ liệu để chủ quán cafe điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời. Ví dụ, phần mềm quản lý quán cafe có thể thống kê như món nào đang bán chạy nhất, món nào ít người gọi nhất, khách hàng đang khen ngợi và phàn nàn điều gì, khách hàng hay gọi combo những món nào đi kèm với nhau,… Từ đó, chủ quán có thể điều chỉnh lại menu quán cafe sao cho phù hợp với thị hiếu thực khách, tránh nhập nguyên liệu lãng phí và gia tăng lợi nhuận bán hàng.

1.1.4. Quản lý nhân viên quán cafe tiết kiệm, hiệu quả

Một công dụng tiếp của phần mềm quản lý quán cafe chính là giải quyết bài toán nhân viên gian lận, gây thất thoát tiền bạc. Nếu không có phần mềm nhân viên có thể tự ý hủy hóa đơn, sửa món, “bòn rút” thêm tiền từ thực khách,… mà chủ quán không hề hay biết. 

Để hạn chế sự việc này, phần mềm quản lý quán cafe đã thiết lập hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên. Tất cả các vị trí như chủ quán cafe, quản lý quán, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được phân chia quyền hạn rõ ràng và có quyền thực hiện thao tác khác nhau trên phần mềm. Từ đó, chủ quán có thể kịp thời phát hiện những “lỗ hổng” gây ra thất thoát, hoặc có những phương án điều chỉnh thái độ nhân sự. 

1.1.5. Theo dõi tình hình kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi

Một tính năng cực kỳ hữu ích được nhiều chủ quán quan tâm trên phần mềm quản lý quán cafe chính là: quản lý quán cafe từ xa. Không ít người làm chủ “lòng như lửa đốt” mỗi khi không trực tiếp có mặt tại quán để quản lý nhân viên. Vì vậy hiện nay, các phần mềm quản lý quán cafe đã có thêm tính năng quản lý từ xa, điển hình là phần mềm quản lý từ xa iPOS/FABi Manager được tính hợp trong phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn. Chủ quán dù không có mặt tại cửa hàng cũng có thể theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cửa hàng realtime thông qua thiết bị di động.

1.2. Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe với nhân viên

1.2.1. Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ khách hàng quán cafe

Lợi ích điển hình của phần mềm quản lý quán cafe với nhân viên chính là tránh nhầm lẫn và sai sót trong khi phục vụ khách hàng. Với cách phục vụ truyền thống, nhân viên phải viết tay order gây nên nhiều nhầm lẫn – nhẹ thì khách hàng phật ý, nặng thì nhân viên phải tự mình bỏ tiền túi ra để bù đắp sai lệch về doanh thu. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe thì điều này không còn là vấn đề đáng lo ngại nữa.  

Phần mềm quản lý quán cafe giúp nhân viên có thể ghi nhận order của khách hàng ngay lập tức. Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp đến khu vực bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng. Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe là giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên và đảm bảo sự chính xác trong từng đơn hàng. Ngoài ra, với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý quán cafe, nhân viên có thể thực hiện các hoạt động tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng với đa dạng hình thức thanh toán. 

1.2.2. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc nhân viên quán cafe

Thông thường nếu không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, nhân viên sẽ phải tốn thời gian di chuyển giữa các khu vực để phục vụ khách hàng, gây ra nhiều trải nghiệm không tốt. Đặc biệt trong giờ cao điểm, nhân viên phục vụ phải chạy từ tầng 2, tầng 3 xuống tầng 1 để order với bộ phận thu ngân/bar sẽ khiến khách hàng phật ý vì phải chờ đợi. 

Trong trường hợp này, phần mềm quản lý quán cafe có thể loại bỏ thao tác thừa thãi và giảm thiểu công sức di chuyển của nhân viên. Thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác. Ví dụ, sau khi khách hàng gọi món, bộ phận bar có thể pha chế ngay lập tức để gia tăng tốc độ phục vụ.

1.3. Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe với khách hàng

1.3.1. Tạo phong cách phục vụ chuyên nghiệp với khách hàng

Lợi ích của phần mềm quản lý quán cafe là giúp thương hiệu tạo dựng được hình ảnh và phong cách phục vụ chuyên nghiệp với thực khách. Bước vào một quán cafe mà thấy nhân viên ghi order bằng thiết bị điện tử, khách hàng chắc hẳn sẽ cảm nhận rõ được sự chuyên nghiệp của quán. Nhờ có phần mềm quản lý quán cafe, khách hàng cũng có thể biết tình trạng đồ uống mà mình order liệu đã được làm hay chưa, hoặc sắp ra món chưa? Từ đó, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng vì mình đang được quán cafe phục vụ chỉn chu, chuyên nghiệp.

Đặc biệt là khi thanh toán, khách hàng sẽ được nhận hóa đơn chi tiết về những gì họ đã sử dụng thông qua phần mềm quản lý quán cafe. Nhờ vậy, giá cả của từng món sẽ rõ ràng, thể hiện sự minh bạch với khách hàng. 

1.3.2. Tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng

Chắc hẳn không người làm chủ nào muốn khách hàng chờ đợi đồ uống hàng tiếng đồng hồ trong tình trạng “khát khô cổ họng”, rồi cuối cùng nhận được một cốc cafe họ không gọi hoặc sai món, nhầm bàn,… Liệu khi đó khách hàng sẽ nổi giận đến mức nào? Tiếng tăm của quán cafe sẽ bị ảnh hưởng ra sao? Liệu khách hàng có vì vậy mà không bao giờ quay lại quán của bạn nữa hay không?

Nhờ phần mềm quản lý quán cafe, thực khách sẽ không gặp tình trạng nhân viên làm việc sai sót hoặc nhầm lẫn. Thêm vào đó, quá trình được phục vụ cũng được cải thiện nhanh chóng và tốc độ. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng đối với mức giá mình đã bỏ ra cho chất lượng phục vụ, và rất có thể sẽ trở thành khách quen “đóng họ” của quán bạn.

2. Tiêu chí lựa chọn khi mua phần mềm quản lý quán cafe

Lợi ích nhiều như vậy, nhưng không phải phần mềm quản lý quán cafe nào cũng tốt và chuyên biệt cho ngành F&B. Nhiều chủ quán không phân biệt được phần mềm quản lý bán hàng cho ngành F&B và ngành bán lẻ. Hậu quả là “tiền mất tật mang”, chủ quán không cảm nhận được hiệu quả rõ rệt khi sử dụng phần mềm quản lý, mà còn tốn một đống tiền để xây dựng quy trình theo phần mềm. 

Vậy nên, khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý quán cafe đơn giản, hiệu quả, chủ quán cần xem xét đến các tiêu chí sau đây.

2.1. Uy tín đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cafe

Tiêu chí đầu tiên mà chủ quán cần lưu ý khi mua phần mềm quản lý quán cafe chính là uy tín của đơn vị cung cấp sản phẩm. Sự uy tín và tên tuổi của đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cafe không chỉ là thước đo đánh giá chất lượng, độ khả thi của phần mềm mà còn là cơ sở để chủ quán cafe đặt niềm tin lên sản phẩm. Để có thể đánh giá được uy tín đơn vị cung cấp phần mềm, bạn có thể tham khảo website của họ, tìm kiếm và đánh giá các tính năng quản trị đơn hàng có phù hợp với yêu cầu của mình hay không. Hoặc, bạn có thể xem xét các khách hàng cùng ngành đang sử dụng phần mềm quản lý quán cafe của đơn vị đó để có cái nhìn khách quan hơn. 

2.2. Sự phù hợp phần mềm quản lý với quy trình quán cafe

Mỗi quán cafe sẽ có những quy trình quản lý, kinh doanh, bán hàng online/offline khác nhau. Quy trình thiết lập trên phần mềm sẽ ảnh hưởng đến quy trình vận hành của quán. Do vậy các phần mềm phù hợp sẽ phải đáp ứng được toàn bộ quá trình làm việc, kinh doanh, kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp. Đây là tiêu chí quan trọng mà chủ quán cần phải chú trọng trước khi sử dụng bất kỳ một phần mềm quản lý quán cafe nào.

2.3. Chính sách khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Tiếp đến, chủ quán cần nắm rõ các chính sách bảo mật, chính sách tư vấn và triển khai, chính sách hỗ trợ sau dự án của bất kỳ một phần mềm quản lý quán cafe nào. Trong đó, chính sách bảo mật thông tin và bảo mật dữ liệu khách hàng là một trong những yêu cầu quan trọng mà phần mềm quản lý quán cafe cần phải có:

• Chính sách tư vấn, hỗ trợ triển khai phần mềm: Chủ quán và nhân viên mới sử dụng phần mềm thường rất khó làm quen và thành thạo toàn bộ các tính năng, dẫn đến việc sử dụng sai cách hoặc bỏ qua những tính năng cần thiết khác. Đơn vị cung cấp phần mềm có nhiệm vụ phải hỗ trợ liên tục những thắc mắc của quán cafe khi sử dụng phần mềm nhằm tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm đó.
• Chính sách hỗ trợ sau khi triển khai phần mềm: Trong quá trình áp dụng phần mềm không thể tránh khỏi các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng do đó, dịch vụ hỗ trợ 24/7 là hết sức cần thiết với các quán cafe hiện nay. 

2.4. Khả năng cải biến của phần mềm quản lý quán cafe

Phần mềm quản lý quán cafe không những phải đảm bảo chức năng cần thiết mà còn phải hỗ trợ cho quán cafe có nhu cầu mở rộng, tùy biến chỉnh sửa và thay đổi những cài đặt khác. Tại sao lại nên cần như vậy? Bởi vì khi quy mô quán phát triển, chủ quán muốn mở thêm chi nhánh mới hay thêm tác vụ mới mà phần mềm cũ lại thiết lập sẵn và không cho phép tùy biến sẽ gây nên các khó khăn khi vận hành quán cafe. Chủ quán nên chú trọng và tìm hiểu xem phần mềm nào có thể hỗ trợ cho việc này nhé!

Xem thêm: TikTok Shop – Bí quyết kinh doanh online hiệu quả cho quán cafe

3. Review phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả nhất

Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cafe. Bạn có thể tham khảo một vài gợi ý phần mềm tính tiền quán cà phê sau đây của chúng tôi:

3.1. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn

Phần mềm quản lý quán cafe iPOS là giải pháp được nhiều cửa hàng kinh doanh ăn uống sử dụng nhất hiện nay. Sản phẩm này được phát triển bởi iPOS.vn – đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt cho ngành F&B tại Việt Nam. Đến nay, iPOS.vn đã có hơn 13 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 100.000 quán ăn, quán trà sữa, quán cafe,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau như The Coffee House, Cộng Cà phê, Gong Cha, Phê La, Ding Tea… 

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn là:

• Ghi nhận order/đổi món/thêm món/hủy món nhanh chóng real-time
• Kiểm soát hoạt động và tối ưu hiệu suất khu vực pha chế 
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền chính xác
• Gia tăng trải nghiệm cho khách hàng với giải pháp ngồi tại bàn gọi món
• Quản lý doanh thu chặt chẽ với hệ thống báo cáo đặc thù
• Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động
• Quản lý tồn tồn kho, nguyên vật liệu, mua hàng và công nợ – hỗ trợ hoạt động kế toán hiệu quả
• Quản lý và chăm sóc khách hàng
• Xây dựng kênh website bán hàng online miễn phí

3.2. Phần mềm tính tiền quán cafe CukCuk

Phần mềm quản lý quán cafe CukCuk thuộc Công ty Cổ phần Misa – một thương hiệu đã có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp phần mềm thuộc lĩnh vực kế toán và quản trị cho các doanh nghiệp lớn nhỏ nhiều lĩnh vực. 

Nhìn chung với ngành hàng F&B, CukCuk hỗ trợ một số tính năng cơ bản như sau dành cho các vị trí trong quán trà sữa: 

• Hỗ trợ cho quản lý, phân quyền và quản lý nhân viên
• Hỗ trợ nghiệp vụ thanh toán nhanh chóng, chính xác
• Hỗ trợ nhân viên phục vụ ghi nhận order nhanh chóng, tiết kiệm nhân công
• Hỗ trợ nhân viên bar quản lý chế biến hiệu quả, hạn chế thiếu sót, nhầm lẫn món ăn, nâng cao chất lượng và tốc độ phục vụ

3.3. Phần mềm tính tiền quán cafe KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng của Citigo – công ty công nghệ có kinh nghiệm 10 năm trong việc tư vấn, triển các sản phẩm, giải pháp về phần mềm. 

Phần mềm KiotViet có thể sử dụng cho nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, trong đó có ngành kinh doanh quán cafe với các tính năng sau:

• Order món dễ dàng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
• Hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
• Tạo hóa đơn, tách và gộp hóa đơn, tính tiền chính xác và hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
• Theo dõi mọi hoạt động kinh doanh từ đơn hàng, doanh thu, tăng giảm nguyên vật liệu,… tại nhà hàng mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại di động.

Trên đây là cách mua phần mềm quản lý quán cafe tiết kiệm và hiệu quả nhất mà chủ quán có thể lựa chọn. Chúc các bạn kinh doanh quán cafe thành công!