Tin tức mới

Phần mềm quản lý quán cafe – bán cafe tốt nhất năm 2020

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order nhầm bàn hay doanh thu thâm hụt mà chẳng biết lý do, nhầm lẫn hóa đơn của khách,… là những vấn đề thường gặp. Sẽ thật tuyệt khi tất cả quy trình đều được thống kê một cách chính xác. Và phần mềm quản lý quán cafe là giải pháp tuyệt vời giúp các công việc được quản lý hiệu quả hơn.

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán café là phần mềm cho phép bạn thực hiện các nghiệp vụ như: order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán… Ngoài ra có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên, thu thập và chăm sóc hội viên, theo dõi các hoạt động từ xa mọi lúc mọi nơi.

2. Nên sử dụng phần mềm quản lý miễn phí hay có trả phí?

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều phần mềm giúp các chủ quán kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên. Trong đó có hai loại chính: Phần mềm sử dụng miễn phí và phần mềm có trả phí. Vậy nên sử dụng phần mềm nào? Hãy cùng tìm hiểu và so sánh qua các tiêu chí này nhé.

2.1. Chi phí

Ứng dụng phần mềm miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Trong đó, phần mềm quán cafe có trả phí chỉ được trải nghiệm miễn phí trong một khoảng thời gian, thông thường là 10 ngày. Sau đó, bạn sẽ phải thanh toán theo gói phần mềm theo tháng hoặc năm tùy vào lựa chọn.

2.2. Khả năng hỗ trợ sử dụng

giai phap quan ly quan cafe tu xa 1

Các phần mềm quản lý có trả phí sẽ hỗ trợ người dùng nhanh nhất và tốt nhất

Chắc hẳn, so với những phần mềm miễn phí không được cập nhật thường xuyên, phần mềm trả phí hỗ trợ người dùng tốt hơn và nhanh hơn, từ đó giảm thiểu tối đa lỗi trong quá trình sử dụng.

2.3. Các tính năng

Hiện nay, rất ít phần mềm quản lý quán cafe miễn phí có hỗ trợ tính năng quản lý trực tuyến qua các thiết bị cầm tay mà chỉ sử dụng trên máy tính. Thế nên, khi ổ cứng bị hỏng thì chắc chắn 100% dữ liệu bán hàng sẽ bị mất. Trong khi đó, với phần mềm có trả phí, bên cạnh tính năng cơ bản thì còn hỗ trợ thanh toán, in hóa đơn và quản lý trực tuyến. Nhờ vậy, hoạt động quản lý dễ dàng, nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Từ những so sánh đó, có thể thấy rõ cả ưu và nhược điểm của từng loại phần mềm. Thế nhưng, các chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý trả phí để được hỗ trợ tốt nhất và tránh những trường hợp có lỗ hổng bảo mật khiến dữ liệu bán hàng bị mất.

3. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn hỗ trợ việc bán hàng hiệu quả

Tại sao phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn lại được yêu thích như vậy? Chắc hẳn với những tính năng nổi bật dưới đây cũng như hiệu quả trong công việc kinh doanh, bạn sẽ tự tìm được câu trả lời.

3.1. Ghi order và gọi món bằng công nghệ real-time

Phục vụ chậm trễ vì khách “quá tải” luôn là lời phàn nàn của nhiều khách hàng trên các blog review quán cafe. Thế nên, nếu muốn xây dựng sự chuyên nghiệp và rút ngắn thời gian trong khâu order thì chỉ có thể tối ưu hóa việc gọi món. Các chức năng order real-time time gồm:

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn

Quy trình ghi order và gọi món qua phần mềm quản lý quán cafe nhanh chóng, đơn giản

  • Giới thiệu thức uống và ghi nhận món một cách nhanh chóng nhất
  • Gửi thông tin đến bộ phận pha chế và theo dõi quy trình pha chế
  • Ghi nhận đồ uống gọi thêm hoặc đổi món, thậm chí hủy order
  • Chuyển bàn và ghép order cho khách hàng, gửi thanh toán đến cho thu ngân.

Với thiết kế đơn giản, trực quan, bất kể ai cũng có thể sử dụng phần mềm để quản lý quán cafe, từ chủ quán đến nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân đến pha chế.

Đọc thêm: Top phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay

3.2. In thông tin hóa đơn đến quầy pha chế

Một tính năng hữu ích nữa của phần mềm iPOS.vn chính là in hóa đơn trực tiếp đến khu pha chế từ màn hình thu ngân. Nhờ đó, nhân viên pha chế có thể dễ dàng sáng tạo thức uống ngay khi có order mà nhân viên phục vụ không cần di chuyển. Điều này cũng giúp tránh tình trạng sót order, tiết kiệm thời gian, công sức.

Hơn thế, phần mềm quản lý quán cafe này sắp xếp order theo thứ tự thời gian gọi món của khách hàng. Từ đó, đảm bảo khách đến trước sẽ được phục vụ trước. Khi nguyên liệu hết, bộ phận pha chế chỉ cần nhấn nút “báo hết” trên màn hình, nhân viên order sẽ được cập nhật ngay. Nhờ vậy, quầy pha chế có thể thực hiện yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và giúp điều phối hoạt động của quán cafe hiệu quả.

3.3. Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác

Giao diện bán hàng tại quầy thu ngân của phần mềm bán cafe iPOS.vn được thiết kế vô cùng đơn giản, trực quan và dễ dàng sử dụng. Tất cả các tính năng đều được thao tác chính xác và nhanh chóng từ ghi nhận order đến chuyển thông tin xuống quầy pha chế đến theo dõi, trả và hủy món, kiểm đồ và in tạm tính.

Hơn nữa, phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn cho phép điều chỉnh hóa đơn gọi món dựa trên những giao dịch khác nhau. Thu ngân có thể thêm thuế VAT hoặc phí giảm trừ trên hóa đơn nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng đến quá trình tính tiền. Chỉ cần mất một vài giây là nhân viên đã có thể thanh toán một hóa đơn. Từ đó giúp quán cafe hoạt động hiệu quả ngay cả trong lúc đông khách mà vẫn phục vụ chuyên nghiệp nhất.
Đặc biệt, vào những lúc quán áp dụng chương trình khuyến mãi, thu ngân chỉ cần lựa chọn chương trình đang diễn ra. Lúc đó iPOS.vn sẽ tự động tính toán tổng số tiền mà khách phải trả. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian thanh toán và hạn chế sai sót trong quá trình tính tiền.

4. Các tính năng ưu việt của phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn

Không chỉ hỗ trợ quá trình bán hàng tại các quán cafe, phần mềm quản lý iPOS.vn còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt.

4.1. Quản lý doanh thu từ xa chặt chẽ để tránh thất thoát

Việc thất thoát tiền khi bàn giao giữa các thu ngân trong quán cafe chính là điều khó tránh khỏi. Để tránh tình trạng “một mất, mười ngờ”, iPOS.vn giúp chủ quán giải quyết vấn đề quản lý doanh thu. Doanh thu sẽ được tổng hợp chính xác và chi tiết từ đầu đến cuối ca, bao gồm: số lượng hóa đơn, số voucher và khuyến mãi, tổng số tiền trả bằng tiền mặt, qua thẻ ATM, thẻ visa,… và in biên bản bàn giao công việc khi kết thúc ca.

Phần mềm quản lý quán cafe này sẽ tự động lập sổ sách, ghi chép doanh thu bán hàng qua từng ca theo thời gian, theo khu vực,… Từ đó chủ quán có thể điều chỉnh các chính sách hợp lý hơn về khuyến mãi và nhân sự. 

4.2. Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả 

Một ưu điểm vượt trội nữa của phần mềm iPOS.vn chính là giúp chủ quán quản lý tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu. Nhờ vậy có những quyết định nhập hàng hóa kịp thời và hợp lý, tránh tình trạng thiếu hay thừa đồ không kịp dùng. Hệ thống cho phép tính toán nguyên liệu tương ứng với mã hàng và giá vốn.

Bên cạnh đó, nguyên vật liệu và hàng hóa cũng sẽ được sắp xếp dựa vào tính năng. Nhờ vậy, quá trình theo dõi và quản lý tình hình hàng hóa thực tế sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. iPOS.vn giúp theo dõi tất cả hoạt động trong quán cafe từ order đến tính tiền thông qua lịch sử giao dịch được lưu lại. Thông qua đó, các chủ quán có thể đánh giá, quản lý và tính lương cho nhân viên một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý bán hàng từ xa iPOS.vn - Mobile Manager

iPOS Manager – Phần mềm quản lý từ xa dễ dàng trên thiết bị di động

4.3. Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động

iPOS.vn cho phép chủ quán cafe kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh từ điện thoại di động với màn hình dành riêng. Bạn có thể theo dõi và quản lý hoạt động của quán vào bất cứ thời điểm nào, ở bất cứ nơi đâu mà không cần phải có mặt trực tiếp tại quán. Dù bạn đi công tác xa hay đi la cà, du lịch với bạn bè, thông qua các thiết bị có kết nối internet, việc quản lý quán cafe sẽ thuận lợi hơn.

4.4. Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết, dễ hiểu

Thông qua phần mềm quản lý quán cafe iPOS.vn, chủ quán có thể theo dõi chặt chẽ mọi giao dịch thu chi. Từ số lượng đơn, tổng số khách đến quán, doanh thu ước tính đến số lượng bàn đang sử dụng. Nhờ vậy, chủ quán luôn chủ động về việc quản lý quán cafe và có nguồn tài chính thích hợp.

Quy trình ghi order và gọi món qua phần mềm quản lý quán cafe nhanh chóng, đơn giản

Quản lý tình hình bán hàng hiệu quả nhờ hệ thống báo cáo chi tiết, dễ nhìn

Hệ thống biểu đồ được cập nhật theo từng ngày, theo từng ngày trong tuần và theo giờ trong ngày giúp nắm rõ doanh thu của quán. Ngoài ra, hệ thống báo cáo cũng được chia thành nhiều kiểu hiển thị dễ hiểu và dễ nhìn. Đây sẽ là một công cụ hỗ trợ cho chủ quán trong việc đối chiếu công nợ theo từng khách hàng và điều chỉnh kế hoạch bán hàng phù hợp hơn.

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

Cẩm nang

Phần mềm quản lý quán cafe – bán cafe tốt nhất năm 2020

Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order nhầm bàn hay doanh thu thâm hụt mà chẳng biết lý do, nhầm lẫn hóa đơn của khách,… là những vấn đề thường gặp. Sẽ thật tuyệt

bài viết mới nhất

Bạn muốn kinh doanh của mình hiệu quả hơn?

để lại thông tin để chúng tôi có thể tư vấn

19004766

Scroll to Top