Tin tức mới

Phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất năm 2020

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order nhầm bàn hay doanh thu thâm hụt mà không biết lý do, nhầm lẫn hóa đơn của khách,… là những vấn đề thường gặp phải. Sẽ thật tuyệt khi tất cả quy trình đều được tự động hóa và thống kê một cách chính xác. Phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời giúp quy trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm được phát triển để ứng dụng công nghệ vào việc quản lý kinh doanh quán cafe. Thông qua hệ thống phần mềm này, bạn dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ như: order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán… Bên cạnh đó bạn cũng có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên, quản lý thông tin khách hàng và xây dựng các chương trình hội viên. Phần mềm quản lý quán cafe cũng là công cụ đắc lực giúp bạn dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh từ xa dù không có mặt trực tiếp tại quán.

phần mềm quản lý quán cafe
Quản lý và vận hành hiệu quả hơn với phần mềm quản lý quán cafe

2. Nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay có phí?

Chi phí là một trong những vấn đề được nhiều chủ quán quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe cả miễn phí và có trả phí. Vậy 2 loại phần mềm này có gì khác nhau và nên sử dụng phần mềm nào?

Về chi phí: Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Còn với phần mềm quán cafe có trả phí, đa số các nhà cung cấp sẽ cho phép trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định, sau đó bạn sẽ mua phần mềm trọn gói hoặc thanh toán gói thuê bao theo tháng/năm.

Về tính năng: Các phần mềm quản lý quán cafe thường chỉ đáp những tính năng bán hàng đơn giản như gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,… Các tính năng khác như quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo,… nếu có thì đều ở mức độ cơ bản. Bên cạnh đó, hiện nay rất ít phần mềm quản lý quán cafe miễn phí có hỗ trợ tính năng quản lý trực tuyến qua các thiết bị cầm tay mà chỉ sử dụng trên máy tính nên sẽ khá bất tiện trong quá trình theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, với phần mềm có trả phí, bên cạnh tính năng cơ bản thì còn hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn để đảm bảo quán cafe của bạn vận hành thông suốt. Ngoài ra các phần mềm này thường hỗ trợ quản lý trực tuyến từ xa theo thời gian thực.

Về tính ổn định, khả năng update: Các phần mềm miễn phí thường không được update thường xuyên nên bạn có thể gặp phải nhiều lỗi trong quá trình vận hành. Trong khi đó, các phần mềm có trả phí hoạt động ổn định hơn, các tính năng và vấn đề bảo mật cũng được update thường xuyên.

Về hỗ trợ sau mua: Đối với các phần mềm miễn phí, mức độ hỗ trợ thường không cao. Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời. Trong khi đó với các phần mềm có trả phí, các nhà cung cấp sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hỗ trợ khách hàng. Những đơn vị này thường sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các vấn đề của khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm.

3. Nên sử dụng phần mềm On-premises hay Cloud?

Bên cạnh việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay có trả phí thì việc sử dụng phần mềm On-promises hay Cloud cũng là vấn đề các chủ quán cần cân nhắc. Dựa trên nền tảng công nghệ, chúng ta có thể chia phần mềm quản lý quán cafe thành 2 loại là phần mềm on-promises (phần mềm cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ – trên máy chủ của quán) và phần mềm cloud (phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên cloud do nhà cung cấp duy trì). Cùng so sánh một số đặc điểm của 2 loại phần mềm này:

Về chi phí: Các phần mềm quản lý quán cafe dạng on-premises thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói. Bên cạnh đó bạn cũng cần đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để phần mềm hoạt động ổn định. Do đó chi phí đầu tư ban đầu dành cho phần mềm dạng on-premises thường khá cao. Trong khi đó các phần mềm dạng cloud thường sẽ trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm nên khoản chi phí ban đầu không cao, nhưng xét về lâu dài thì tổng chi phí cũng không phải là nhỏ.

Về triển khai: Việc triển khai phần mềm quản lý quán cafe dạng on-premises phức tạp hơn. Thông thường để cài đặt phần mềm này thì bạn cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán triển khai cài đặt. Ngoài ra bạn sẽ cần có nhân sự am hiểu về công nghệ và kỹ thuật cũng như tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ. Trong khi đó, phần mềm dạng cloud gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng ngay cả khi bạn không phải là người sành công nghệ. Chỉ cần đăng ký tài khoản hoặc tải ứng dụng cài đặt là bạn đã có thể sử dụng phần mềm. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên bạn không cần bận tâm về vấn đề máy chủ.

Về tính ổn định: Phần mềm dạng on-premises thường có khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng. Còn với phần mềm quản lý quán cafe dạng cloud, tính ổn định có phần kém hơn, tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ hiện nay thì đây không phải là vấn đề lớn cần lo lắng. 

Về tính bảo mật dữ liệu: Với phần mềm on-premises, dữ liệu được lưu trữ trên server nên bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu và không lo lắng vấn đề chia sẻ dữ liệu với bên thứ 3. Còn với dạng cloud, dữ liệu được đưa lên cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn so với on-premises.

Có thể thấy phần mềm miễn phí hay trả phí, dạng on-premises hay cloud đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo khả năng tài chính và nhu cầu quản lý để bạn lựa chọn loại phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất cho mô hình quán cafe của bạn, tránh những rủi ro không đáng có.

phần mềm quản lý quán cafe phù hợp
Lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh

Hiện nay, iPOS.vn đang là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cafe có trả phí nhận được sự tin tưởng sử dụng của hơn 15.000 chủ kinh doanh F&B tại Việt Nam. iPOS.vn đang cung cấp 2 loại phần mềm quản lý quán cafe là POS PC (dạng on-promises, cài đặt trên nền tảng Windows) và  FABi (sử dụng trên nền tảng Android) với nhiều tính năng vượt trội, kết hợp cùng nhiều giải pháp hiện đại phù hợp với mọi nhu cầu quản lý từ quán cafe nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các chuỗi lớn. 

Hãy cùng tìm hiểu về những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe iPOS trên cả 2 phương diện là bán hàng và quản lý để ứng dụng một cách hiệu quả nhất cho quán cafe của bạn.

4. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS hỗ trợ việc bán hàng hiệu quả

4.1. Quy trình tiếp nhận order, gọi món bằng công nghệ real-time

Khách hàng phải chờ đợi lâu để order, phục vụ chậm trễ, order theo cách thủ công ghi giấy dễ bị nhầm món, thiếu món,… là những vấn đề dễ gặp phải khi vận hành quán cafe, đặc biệt là vào những giờ cao điểm đông khách. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cafe iPOS, quy trình order sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn.

Với giao diện bán hàng thân thiện, menu hiển thị trực quan, dễ nhìn và dễ tìm kiếm, nhân viên có thể thực hiện thao tác order nhanh chóng trên máy tính bảng hoặc máy POS. Ngay lập tức, mọi thông tin order sẽ được chuyển tới thu ngân và khu vực quầy bar (quầy pha chế) thông qua máy in order. Nhờ đó nhân viên phục vụ không cần mất thời gian di chuyển đến các khu vực thu ngân hay quầy bar để chuyển order, bộ phận pha chế có thể nắm bắt chính xác các đơn hàng và bắt đầu pha chế luôn. Mọi yêu cầu thêm món, đổi món hay hủy món được tiếp nhận và chuyển đến các bộ phận liên quan kịp thời và chính xác. Các nghiệp vụ như chuyển bàn, gộp bàn, tách/gộp hóa đơn,… cũng được xử lý nhanh chóng và đơn giản.

Ngoài ra, iPOS.vn còn cung cấp các giải pháp giúp khách hàng có thể tự order mà không phải chờ đợi nhân viên như: thiết bị Self-Order với giao diện đẹp và dễ sử dụng, khách hàng có thể tự order và thanh toán tiện lợi; giải pháp O2O giúp khách hàng có thể tự đặt đồ tại bàn hay gọi nhân viên nhanh chóng bằng việc quét QR code.

4.2. Kiểm soát hoạt động khu vực quầy pha chế hiệu quả hơn

Sau khi nhân viên order xong cho khách hàng thì ngay lập tức máy in order tại khu vực quầy pha chế sẽ in đầy đủ thông tin order theo đúng thứ tự và các nhân viên pha chế có thể bắt tay vào làm đồ uống ngay. Bên cạnh đó, bộ phận pha chế cũng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng các đơn hàng, đơn nào trước đơn nào sau, đơn nào đã hoàn thành, đơn nào đang đợi lâu, danh sách và số lượng các món giống nhau đang cần làm,… thông qua màn hình hiển thị KDS (cập nhật theo thời gian thực). Nhờ đó các nhân viên pha chế có thể xử lý các đơn order nhanh chóng và hiệu quả hơn, tránh trường hợp bỏ sót khiến khách hàng phải chờ đợi lâu.

4.3. Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác

Giao diện bán hàng tại quầy thu ngân của phần mềm bán cafe iPOS được thiết kế vô cùng đơn giản, trực quan và dễ dàng sử dụng. Mọi thao tác từ ghi nhận order, điều chỉnh hóa đơn, kiểm đồ và in tạm tính cho đến thanh toán, in hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Vào những lúc quán áp dụng chương trình khuyến mãi, thu ngân chỉ cần lựa chọn chương trình đang diễn ra, lúc đó phần mềm iPOS sẽ tự động tính toán tổng số tiền mà khách phải trả. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian thanh toán và hạn chế sai sót trong quá trình tính tiền.

Bên cạnh đó, ngoài những phương thức thanh toán thông thường như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, phần mềm iPOS còn mở rộng kết nối với các cổng thanh toán điện tử như Zalo Pay, MoMo, VNPAY QR,… tạo nên sự tiện lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán.

Phần mềm quản lý quán cafe iPOS
Thanh toán tiện lợi với phần mềm quản lý quán cafe iPOS

5. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý

5.1. Quản lý đơn hàng, doanh thu chặt chẽ để tránh thất thoát

Việc quản lý doanh thu, quản lý đơn hàng khi kinh doanh quán cafe theo phương pháp truyền thống thường mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót hay gian lận khó phát hiện. Việc ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe iPOS vào công tác quản lý sẽ giúp bạn theo dõi doanh thu, tình trạng các đơn hàng một cách chính xác cũng như hạn chế những sai sót, gian lận không đáng có.

Hệ thống báo cáo của phần mềm iPOS sẽ giúp bạn theo dõi chi tiết các hoạt động thu chi, thống kê doanh thu chi tiết đến từng ca làm việc của nhân viên như thu chi, số lượng đơn hàng, số voucher và khuyến mãi đã sử dụng, tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán, số tiền mặt trong két,… Bên cạnh đó, tất cả các lịch sử hóa đơn sửa/hủy đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi, phát hiện sớm cũng như tránh những gian lận từ phía nhân viên.

5.2. Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả

Quản lý nguyên vật liệu là vấn đề quan trọng và phức tạp trong kinh doanh quán cafe. Nếu quản lý nguyên vật liệu không chặt chẽ sẽ dẫn đến thất thoát, lãng phí hay thiếu hụt nguyên vật liệu phục vụ vào những thời điểm đông khách. Để giúp các chủ kinh doanh quán cafe quản lý vấn đề này hiệu quả hơn, iPOS.vn cung cấp ứng dụng quản lý kho Inventory và phần mềm kế toán iPOS Accounting tích hợp cùng phần mềm quản lý quán cafe iPOS.

Với những công cụ này, bạn dễ dàng xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món đồ uống, quản lý hàng hóa xuất nhập tồn, kiểm soát nguyên vật liệu được sử dụng, các nguyên vật liệu hỏng hay sắp hết hạn, kết nối với nhà cung cấp,… Mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực giúp bạn nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình kho để lên kế hoạch mua hàng và điều chỉnh phù hợp nhất.

phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu quán cafe
Quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả hơn với phần mềm iPOS
Ngoài ra, iPOS Accounting là phần mềm kế toán được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh nhà hàng/quán cafe. Bên cạnh những tính năng quản lý nguyên vật liệu, iPOS Accounting đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý bán hàng, các bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, phí dịch vụ, thuế sẽ được tự động ghi nhận khi có giao dịch phát sinh theo đúng quy định kế toán hiện hành, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán tại quán cafe. Cùng với đó, phần mềm này còn cung cấp hệ thống báo cáo đặc thù, phân tích giá thành, báo cáo lãi lỗ theo từng sản phẩm giúp chủ quán dễ dàng theo dõi và điều chỉnh.

5.3. Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động

Không phải lúc nào chủ quán cafe cũng có thể trực tiếp có mặt tại cửa hàng để theo dõi mọi hoạt động, đặc biệt là khi kinh doanh chuỗi nhiều quán cafe. Với phần mềm quản lý quán cafe iPOS, bạn có thể quản lý mọi hoạt động kinh doanh từ xa thông qua ứng dụng di động iPOS Manager. Bất cứ đâu, bất cứ lúc nào bạn đều có thể theo dõi số lượng bàn đang mở, hóa đơn bán hàng và doanh thu theo thời gian thực. Nhờ đó bạn có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh tức thời, ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng và kịp thời dù không có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Dù bạn đi công tác xa hay đi chơi, du lịch với bạn bè, chỉ cần thông qua các thiết bị có kết nối internet, việc quản lý quán cafe sẽ thuận lợi hơn.

phần mềm quản lý quán cafe từ xa
Quản lý quán cafe từ xa ngay trên thiết bị di động

5.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Quản lý và chăm sóc khách hàng là một nhu cầu quan trọng đối với mọi ngành kinh doanh hiện nay, không chỉ hỗ trợ cho việc nghiên cứu hành vi khách hàng, tìm kiếm insight để đưa ra những chiến lược marketing phù hợp thu hút khách hàng mới mà còn tạo nên mối quan hệ thân thiết với khách hàng, giữ chân khách cũ. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS tích hợp ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng iPOS CRM là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý khách hàng và xây dựng các chương trình hội viên.

quản lý khách hàng quán cafe
Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả với iPOS CRM
Với iPOS CRM, bạn có thể:
  • Thu hút đăng ký thành viên thông qua các mạng xã hội như Zalo, Facebook. Đồng bộ menu quán cafe từ hệ thống iPOS lên Zalo, Facebook, hỗ trợ đặt hàng, tăng doanh thu từ đơn hàng online
  • Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng
  • Theo dõi hành vi và quản lý phản hồi của khách hàng
  • Xây dựng thứ hạng và các chương trình hội viên, tạo khuyến mãi riêng cho từng nhóm khách hàng, quản lý trải nghiệm thành viên,…
  • Tự động tương tác và chăm sóc khách hàng: gửi tin nhắn, lời chúc sinh nhật, tặng voucher,…
  • Tạo các chương trình khuyến mãi, quản lý voucher
  • Phát hành voucher trên các kênh đối tác
  • Thống kê hiệu quả các chương trình chăm sóc khách hàng, theo dõi bức tranh toàn cảnh về dữ liệu khách hàng
  • Kết nối với Loship, đơn đặt hàng trên app được đẩy trực tiếp vào hệ thống POS bán hàng

5.5. Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết, dễ hiểu

Thay vì tính toán, kiểm kê doanh thu và tình hình kinh doanh cuối ngày, cuối tháng,… theo cách truyền thống vừa tốn kém thời gian vừa dễ xảy ra sai sót, thất thoát thì nay mọi báo cáo đều được tự động hóa. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS cung cấp cho chủ quán hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết, đáp ứng đặc thù riêng của mô hình kinh doanh ăn uống như báo cáo doanh thu, chi phí, hóa đơn bán hàng, hàng hóa xuất nhập tồn kho, báo cáo công nợ,… Các báo cáo đều được hiển thị trực quan và khoa học, dễ nhìn, dễ hiểu để bạn có thể dễ dàng theo dõi, nắm bắt tình hình kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác.

Trường hợp bạn kinh doanh chuỗi quán cafe, hệ thống báo cáo chi tiết từng điểm bán hàng sẽ giúp bạn nắm được tình hình kinh doanh của toàn chuỗi, so sánh hiệu quả của từng điểm bán hàng, từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.

hệ thống báo cáo trên phần mềm quản lý quán cafe
Hệ thống báo cáo trực quan đáp ứng đặc thù mô hình kinh doanh F&B
Có thể thấy phần mềm quản lý quán cafe hiện nay đang được rất nhiều chủ quán quan tâm. Tuy nhiên những e ngại về mặt chi phí, khả năng sử dụng cũng như những băn khoăn về các tính năng khiến không ít chủ quán đắn đo về việc ứng dụng cho cửa hàng cũng như lựa chọn phần mềm nào. Hy vọng rằng giải pháp phần mềm mà iPOS.vn cung cấp sẽ là lựa chọn tin cậy, giúp bạn quản lý và vận hành quán cafe hiệu quả hơn.

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

Cẩm nang

Hướng dẫn đăng ký bán hàng trên Now – Foody nhanh nhất

Trong 3 năm trở lại đây, làn sóng đặt và giao hàng online bùng nổ mạnh mẽ tại các thành phố lớn với sự tham gia của nhiều ông lớn như Now, Foody, GrabFood, v.v… Cùng với tác động từ dịch bệnh Covid-19,

bài viết mới nhất

Bạn muốn kinh doanh của mình hiệu quả hơn?

để lại thông tin để chúng tôi có thể tư vấn

19004766

Scroll to Top