Đối với các nhà hàng, quán cafe có quy mô vừa và nhỏ, nhiều chủ kinh doanh lựa chọn tự chịu trách nhiệm phần công việc tính toán doanh thu và lợi nhuận để tiết kiệm chi phí thuê nhân sự kế toán. Tuy nhiên, nếu chủ kinh doanh không có kiến thức cơ bản về tài chính có thể gặp khó khăn trong công việc này. Bạn đang tìm kiếm cách tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe chi tiết và đầy đủ nhất? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây!

1. Hướng dẫn cách tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe 

Tính lãi lỗ hay lợi nhuận là việc tính toán ra một số tiền mà nhà hàng, quán cafe thu về được khi tham gia hoạt động kinh doanh. Chỉ số lãi lỗ hay lợi nhuận giúp chủ kinh doanh phát hiện ra những tồn tại cần khắc phục, nhìn nhận một cách khách quan về tình hình hoạt động của nhà hàng, quán cafe cũng như hoạt động tài chính để có những hành động phù hợp. Lợi nhuận đơn giản được tính bằng công thức: Số tiền lãi/lỗ = Doanh thu – Các khoản chi phí. 

1.1. Doanh thu trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe

Số liệu doanh thu có thể thu được dễ dàng nếu nhà hàng, quán cafe sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Dựa trên thông tin từ hóa đơn, chủ kinh doanh cũng cần đối chiếu doanh thu ghi nhận trên phần mềm và doanh thu trên thực tế (tiền mặt, tiền trong tài khoản ngân hàng,…) xem có trùng khớp với nhau hay không. 

 Một lưu ý quan trọng khi ghi nhận doanh thu kinh doanh là bạn phải bóc tách được đâu là doanh thu thực, đâu là khoản thuế phải nộp do giá sản phẩm bán ra là giá đã bao gồm thuế VAT. Nếu không trừ đi khoản thuế VAT trong mỗi sản phẩm, con số doanh thu đó không phản ánh được doanh thu thực mà nhà hàng, quán cafe tạo ra. Đồng thời, việc đối soát doanh thu từ các nguồn offline và online cũng cần được kiểm soát chặt chẽ. Khi kiểm tra doanh thu bán hàng online qua các nền tảng như GrabFood, ShopeeFood, Baemin,… chủ kinh doanh cũng cần chú ý đến phần chiết khấu hoa hồng cho bên thứ ba. 

1.2. Các khoản chi phí khi vận hành nhà hàng, quán cafe

Chi phí kinh doanh dịch vụ ăn uống tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp. Chủ kinh doanh phải đối mặt với vô số khoản chi tiêu từ lớn đến nhỏ nên rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát nếu không kiểm soát chặt chẽ. Thông thường, kinh doanh nhà hàng, quán cafe có những khoản chi phí cơ sản sau cần lưu ý:

Chi phí nguyên vật liệu

Mỗi loại hình kinh doanh có một định mức chi phí nguyên vật liệu khác nhau. Để xác định chi phí nguyên vật liệu chính xác, chủ kinh doanh phải liệt kê chi tiết và đầy đủ các hạng mục nguyên vật liệu đầu vào cấu thành nên tất cả các món ăn, đồ uống của nhà hàng, quán cafe. 

Sau đó, hãy làm việc với đầu bếp/pha chế để thống nhất định lượng nguyên vật liệu cho từng món, từ đó có thể tính được giá thành của từng sản phẩm. Lưu ý, công thức định lượng phải có sự thống nhất chặt chẽ giữa các bộ phận để phục vụ cho quá trình tính toán chi phí dễ dàng hơn. Việc đồng nhất như vậy giúp tránh xảy ra tình trạng thất thoát và chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, chẳng hạn như khi bộ phận pha chế định nghĩa định mức 1 cốc nước ép dưa hấu từ 1/4 quả dưa, nhưng kế toán cần định mức 1 cốc nước ép dưa hấu dùng bao nhiêu kg dưa hấu. Sau khi có bảng công thức định lượng, kết hợp với quy trình quản lý kho, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí nguyên liệu một cách chặt chẽ, hạn chế tối thiểu việc thất thoát và hao hụt. 

Xem thêm: Cách tính giá thành trong kế toán nhà hàng ăn uống

Chi phí trong tháng

Trong quá trình vận hành kinh doanh nhà hàng, quán cafe chắc chắn không thể thiếu những khoản chi phí hàng tháng. Một số loại chi phí đã được dự tính từ trước như tiền lương nhân viên, tiền điện nước, tiền marketing quảng cáo,…. Bên cạnh đó công việc kinh doanh cũng có thể phát sinh nhiều loại chi phí mới như tiền sửa chữa thiết bị máy móc, tiền mua sắm vật dụng trang trí cửa hàng dịp đặc biệt, tiền in áo đồng phục nhân viên mới,… Tất cả các khoản này phải được ghi nhận vào chi phí trong tháng một cách cẩn thận, chi tiết để tránh thất thoát mà chủ kinh doanh không hề hay biết.  

Chi phí phân bổ hàng tháng

Đối với các hạng mục có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, chủ kinh doanh nên phân bổ khoản chi phí đó thành nhiều tháng tương ứng. Ví dụ, bạn phải trả 120.000.000 đồng tiền thuê mặt bằng cho thời gian 6 tháng, tức là chi phí mặt bằng được phân bổ mỗi tháng là 20.000.000 đồng. Tương tự, nhà hàng mua phần mềm quản lý bán hàng có giá 4.500.000 đồng có thời gian sử dụng là 1 năm thì chi phí được phân bổ mỗi tháng là 375.000 đồng. 

Sai lầm của nhiều chủ kinh doanh là khi đến hạn trả tiền thuê mặt bằng, mua thiết bị,… là tính tất cả số tiền đó vào mục chi phí của tháng, dẫn đến tổng chi phí của riêng tháng đó bị đội lên quá nhiều và cuối cùng khi tính lợi nhuận theo tháng thì chắc chắn là lỗ. Trong khi đó, các tháng khác thì không bị tính khoản chi phí này nên khả năng lãi cao hơn. Với cách tính này, con số lãi lỗ không chính xác và không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh của nhà hàng, quán cafe. 

Một số loại chi phí thường được phân bổ hàng tháng là tiền thuê mặt bằng, tiền mua máy móc thiết bị, tiền mua sắm nội thất, tiền mua gói cước mạng internet,… Các khoản chi tiêu được phân bổ hợp lý giúp chủ kinh doanh nhận định đúng thực tế chi phí vận hành kinh doanh mỗi tháng. 

1.3. Kết quả tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe

Lấy doanh thu trừ hết các khoản chi phí trên, bạn sẽ có được lợi nhuận cuối cùng của nhà hàng, quán cafe. Con số này có thể âm hoặc dương, cho biết là cửa hàng đang kinh doanh lỗ hay lãi:

– Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, việc kinh doanh đang bị lỗ: Chủ kinh doanh nên quay lại phần thu chi để xem xét và cắt giảm những khoản chi không cần thiết, đồng thời đẩy mạnh việc bán hàng nhằm tăng doanh thu. 

– Nếu lợi nhuận bằng 0, việc kinh doanh đang hòa vốn: Mỗi một con số đều có ý nghĩa, nếu bạn hòa vốn trong giai đoạn khai trương, việc này có thể hiểu được. Nhưng nếu bạn kinh doanh đã lâu thì việc này không ổn cần xem xét các khía cạnh về quản lý thu chi, lỗ lãi để đưa ra những quyết định đúng đắn. 

– Nếu lợi nhuận lớn hơn 0, việc kinh doanh của bạn đang có lãi: Đây là tín hiệu tốt, hãy xem xét số liệu để tiếp tục phát triển trong thời gian sắp tới.

2. Giải pháp hỗ trợ quản lý thu chi và tính toán lãi lỗ cho nhà hàng, quán cafe quy mô vừa và nhỏ

Trên thực tế, việc tự tính toán dữ liệu tài chính trong kinh doanh bằng phương pháp truyền thống vô cùng bất tiện. Chủ nhà hàng, quán cafe phải làm việc trên sổ sách giấy tờ thủ công hay file excel dữ liệu cồng kềnh trên máy tính vừa tốn kém thời gian mà vẫn có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Hơn nữa, nhiều trường hợp phải đến tận cuối tháng chủ nhà hàng, quán cafe mới biết mình đã chi tiêu bao nhiêu, thu về bao nhiêu, đang kinh doanh có lãi hay lỗ. Sự chậm trễ này có thể khiến các khoản chi tiêu bị “vung tay quá trán” mà không biết hoặc tốc độ tăng trưởng trong kinh doanh bị “chững” do không có những thay đổi kịp thời để cải thiện tình hình.

Thấu hiểu những khó khăn của chủ kinh doanh trong công việc quản lý tài chính, Ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager đã có ngay tính năng Kế toán VO – công cụ hỗ trợ chủ nhà hàng, quán cafe những nghiệp vụ kế toán cơ bản nhất như phân loại tất cả các khoản thu chi, kiểm soát dòng tiền, tính toán lãi lỗ chính xác. Đây cũng là lựa chọn lý tưởng dành cho nhà hàng, quán cafe muốn tiết kiệm chi phí mua phần mềm kế toán hoặc thuê nhân sự kế toán chuyên biệt do không có nhu cầu sử dụng đến những nghiệp vụ kế toán chuyên sâu.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, tất cả các khoản thu chi trong quá trình hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán cafe có thể được ghi nhận nhanh chóng. Các khoản chi phí được phân bổ đúng hạng mục để chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi. Khi sử dụng Kế toán VO, hệ thống sẽ tự động thực hiện tính toán và thống kê lợi nhuận của cửa hàng dựa trên số liệu doanh thu và chi phí được cung cấp. 

Chủ nhà hàng, quán cafe có thể nắm bắt được cửa hàng đang kinh doanh lãi hay lỗ ở bất cứ thời điểm nào trong tháng để làm chủ được nguồn tài chính, đồng thời có những phương án vận hành kinh doanh hiệu quả hơn trong tháng đó. Điểm nổi bật của Kế toán VO là cung cấp “Biểu đồ lãi lỗ 13 tháng” trực quan, dễ nhìn, dễ hiểu giúp chủ nhà hàng, quán cafe có một cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động kinh doanh.

Lời kết

Cách tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế khá tốn kém thời gian và dễ nhầm lẫn. Vì vậy, các nhà quản lý có thể sử dụng các giải pháp công nghệ hỗ trợ như Kế toán VO để quản lý tài chính và theo dõi số liệu kinh doanh nhanh chóng và chính xác nhất.