Bên cạnh việc tập trung đầu tư vào chất lượng đồ uống, không gian check-in thời thượng cùng hệ thống cơ sở vật chất hiện đại thu hút khách hàng; không thể nào bỏ qua chất lượng nhân viên phục vụ – một trong những nhân tố quan trọng giữ chân khách hàng. Để có được một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp thì việc quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong quy trình vận hành một quán cà phê. Vậy đâu là cách quản lý nhân sự quán cà phê hiệu quả và chuyên nghiệp nhất? Cùng iPOS.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây! 

1. Tại sao cần quản lý nhân sự quán cà phê?

Quản lý nhân sự quán cà phê là một nhiệm vụ rất quan trọng để đảm bảo quy trình vận hành quán được diễn ra trơn tru và hiệu quả. 

Xem thêm: Real-time order là gì? Top phần mềm hỗ trợ real-time order tốt nhất hiện nay

• Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Nhân viên là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, do đó việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng, để khách hàng cảm thấy thoải mái khi được phục vụ chuyên nghiệp nhất, xứng đáng với số tiền đã chi trả.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Quản lý nhân sự có thể giúp tăng hiệu quả làm việc bằng cách phân công công việc phù hợp với kỹ năng và khả năng của từng nhân viên nhưng vẫn đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động của quán.

• Tiết kiệm chi phí lao động không cần thiết: Việc quản lý nhân sự chuyên nghiệp bằng cách đào tạo nhân viên hiệu quả, tăng năng suất làm việc và giảm thiểu sự cố trong quá trình làm việc sẽ giúp giảm chi phí cho quán cà phê. 
• Giảm rủi ro pháp lý: Trong quá trình quản lý nhân sự, bằng cách đảm bảo rằng các quy định liên quan đến lao động và quản lý tuân thủ pháp luật chặt chẽ sẽ giúp chủ kinh doanh tránh phải đối mặt với các rủi ro pháp lý như vi phạm quy định về giờ làm việc, lương, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, v.v…

• Tạo nên sự đồng thuận: Quản lý nhân sự một cách chính xác sẽ giúp chủ kinh doanh định hướng và truyền tải thông điệp đúng đắn, mục tiêu phát triển và giá trị kinh doanh của quán cà phê đến với tập thể nhân viên. Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu và giá trị của quán cà phê, họ sẽ có xu hướng hướng tới cùng một mục tiêu cố gắng và tạo nên sự đồng thuận.

Quản lý nhân sự là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong hoạt động của quán cà phê, ảnh hưởng đến quy trình vận hành và hiệu quả kinh doanh của quán. Biết cách quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp quán cà phê đảm bảo đồng bộ chất lượng dịch vụ, xây dựng môi trường làm việc tích cực và nhân viên có thể cống hiến hết lòng cho hoạt động kinh doanh của quán.

2. Cách quản lý nhân sự quán cà phê hiệu quả và chuyên nghiệp nhất

2.1. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chất lượng

Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng giúp quản lý nhân sự quán cà phê hiệu quả. Bằng cách tìm kiếm trên các trang web tuyển dụng, trang mạng xã hội, đăng bài tuyển dụng trên trang fanpage của quán hoặc phát tờ rơi tìm kiếm nhân viên, các chủ kinh doanh đã có thể thu về những ứng cử viên chất lượng và phù hợp với tiêu chuẩn công việc đề ra (tiêu chuẩn về năng suất lao động, thái độ trong công việc, hiệu suất hoàn thành công việc được giao, mức độ sáng tạo trong công việc,…).

Xem thêm: Top 4 phần mềm hỗ trợ nhân viên phục vụ khi quán đông khách

Sau khi tuyển dụng được nhân viên phù hợp, hãy đào tạo họ về các kỹ năng cần thiết để làm việc trong quán cà phê của bạn. Hãy đảm bảo rằng nhân viên đã hiểu rõ quy trình làm việc, quy định an toàn, quy định vệ sinh, v.v… để làm việc hiệu quả trong quán.

Bên cạnh đó, chủ kinh doanh cũng cần cung cấp cho nhân viên các cơ hội phát triển để họ có thể tăng cường kỹ năng của mình và đóng góp cho sự phát triển của quán cà phê. Không chỉ vậy, việc thường xuyên giao tiếp với nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy được chăm sóc và động viên tinh thần, từ đó tạo động lực làm việc nhiệt huyết hơn. 

Hãy thể hiện sự quan tâm đến sự phát triển của tập thể nhân viên, tạo điều kiện cho họ thảo luận về các vấn đề công việc, để họ có cơ hội đưa ra ý kiến và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng khi làm việc tại quán.

2.2. Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên

Bước đầu để phân công rõ ràng nhiệm vụ cho nhân viên, chủ kinh doanh cần xác định đầy đủ các nhiệm vụ cần thực hiện. Các nhiệm vụ này có thể bao gồm chạy bàn, pha chế đồ uống, thu ngân, quản lý kho, vệ sinh quán cà phê hay các công việc liên quan.

Sau khi xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, việc tiếp theo là chia nhân viên vào từng vị trí tương ứng với nhiệm vụ đó. Chủ quán cần biết chọn những nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để đảm nhận các vị trí này. Đồng thời, chủ quán còn có thể sử dụng danh sách công việc hoặc bảng phân công để giúp cho việc theo dõi cũng như đánh giá định kỳ mỗi nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

Việc phân công cần được giải thích rõ ràng và minh bạch cho toàn thể nhân viên về các đầu mục công việc cần thực hiện, các tiêu chuẩn cần phải đạt được và mục tiêu kinh doanh của quán. Đồng thời, việc giải đáp các thắc mắc của nhân viên là bước cần thiết để đảm bảo rằng họ phải hiểu rõ được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

Cuối cùng, chủ quán cần theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên. Đánh giá kết quả làm việc giúp chủ quán biết được mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên và điều chỉnh phân công nhiệm vụ nếu cần.

2.3. Thiết lập và sắp xếp lịch làm việc hợp lý

Thiết lập và sắp xếp lịch làm việc hợp lý cho đội ngũ nhân viên giúp quán cà phê đảm bảo sự chuyên nghiệp trong cách phục vụ khách hàng liên tục suốt một ngày. Việc đảm bảo sự chuyên nghiệp trong phục vụ không chỉ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ của quán mà còn giúp tăng doanh thu và giữ chân khách hàng quay lại.

Biết cách điều chỉnh lịch làm việc sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho quán cà phê bởi vì chủ quán sẽ không cần phải thuê quá nhiều nhân viên để làm việc vào cùng thời điểm. Nếu lịch làm việc được thiết lập tốt, chủ quán còn có thể giảm thiểu số lượng nhân viên làm việc vào những thời điểm ít khách đến và tăng cường lực lượng nhân viên vào những thời điểm đông khách. Các nhân viên cũng sẽ biết được lịch làm việc của nhau và tránh xảy ra tình trạng thiếu nhân viên vào những thời điểm đông khách hoặc trùng lịch làm việc.

Không chỉ vậy, việc sắp xếp lịch làm việc phù hợp cũng giúp các nhân viên biết được thời gian và công việc của mình. Từ đó giúp họ tập trung  hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn và tăng hiệu suất làm việc của tập thể nhân viên trong quán.

2.4. Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp gia tăng động lực làm việc của nhân viên, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và có động lực để hoàn thành công việc của mình với kết quả tốt nhất. Không chỉ vậy, họ còn giảm được stress trong công việc, điều này sẽ giúp cải thiện tâm trạng làm việc và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Khi môi trường làm việc tích cực, nhân viên sẽ có xu hướng muốn ở lại và làm việc cho quán lâu hơn, nhờ đó mà chủ quán có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Bên cạnh đó, chính năng lượng tích cực mà môi trường làm việc truyền đến còn giúp nhân viên làm việc tốt hơn với khách hàng, từ đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng và giúp quán cà phê phát triển tốt hơn.

Để làm được điều đó, các chủ quán có thể thực hiện bằng cách tăng cường giao tiếp, tạo ra những hoạt động thú vị cho nhân viên tham gia. Đồng thời phải đảm bảo được mỗi nhân viên đều có cơ hội được đối xử công bằng, được đánh giá công việc dựa trên năng lực và hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên cảm thấy mình bị kỳ thị hoặc bị xem thường, họ sẽ không có động lực  và sẽ không làm việc hiệu quả. 

Xem thêm: 4 điều các chủ quán mới mở cần biết khi mua phần mềm quản lý nhà hàng

Không chỉ vậy, chủ quán hãy khuyến khích nhân viên làm việc nhóm và xây dựng mối quan hệ tốt với nhau; đồng thời cần khéo léo khi giải quyết các mâu thuẫn và tranh chấp giữa nội bộ nhân viên. Điều này giúp tạo ra sự đoàn kết và tinh thần làm việc chung để đạt được mục tiêu của quán cà phê.

2.5. Chế độ lương thưởng hợp lý, chính xác 

Một chế độ lương thưởng hợp lý sẽ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có động lực để phát huy tốt hơn trong công việc. Chính điều này sẽ tạo động lực làm việc và gia tăng sự hài lòng cho nhân viên; từ đó giúp giữ chân nhân viên tốt hơn và giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới.

Với việc sở hữu mức lương thưởng hợp lý, nhân viên sẽ cảm thấy được khuyến khích và có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn, nhờ đó mà nâng cao hiệu suất làm việc, giúp quán cà phê đạt được kết quả tốt hơn trong kinh doanh. Hơn thế, chế độ lương thưởng nhận được sự hài lòng từ phía nhân viên sẽ giúp giữ chân nhân viên có chất lượng tốt và nâng cao chất lượng dịch vụ của quán cà phê. Nhân viên được đào tạo tốt và cảm thấy có giá trị sẽ có xu hướng làm việc đầu tư hơn và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Để làm được điều này, chủ quán cần phải xác định rõ ràng  công việc của từng nhân viên và đánh giá công việc của họ theo chuẩn mực yêu cầu. Dựa trên đánh giá đó, chủ quán có thể xây dựng bảng lương với mức lương hợp lý và công bằng cho từng nhân viên. Các yếu tố cần tính đến bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, hiệu suất làm việc và sự đóng góp của nhân viên đối với quán cà phê.

Xem thêm: Công thức tính lương cho nhân viên nhà hàng, quán cafe đầy đủ nhất

Bên cạnh đó, chủ quán cũng cần phải đề ra chế độ thưởng hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn. Có thể thiết lập các chính sách thưởng như thưởng lương tháng, thưởng theo hiệu suất làm việc hoặc thưởng cuối năm dựa trên kết quả hoạt động của quán cà phê.

Hãy nhớ theo dõi hiệu quả của chế độ lương thưởng dành cho nhân viên và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo rằng nó là hợp lý và công bằng cho cả nhân viên và quán cà phê. Nếu chủ quán biết cách xây dựng được chế độ lương thưởng hợp lý, nhân viên sẽ cảm thấy động lực hơn để làm việc chăm chỉ và đóng góp sức lực của họ cho quán cà phê.

2.6. Thiết lập các chính sách và quy định phù hợp cho nhân sự

Dựa trên các vấn đề về nhân sự đã tìm hiểu và nghiên cứu, chủ quán hãy tạo ra các chính sách và quy định cụ thể cho nhân viên. Các chính sách và quy định này nên bao gồm thông tin về các tiêu chuẩn công việc, quy định về lương, chế độ bảo hiểm, chính sách nghỉ phép và các quy định khác liên quan đến nhân sự. Hãy đảm bảo rằng các chính sách này sẽ được áp dụng đồng đều cho tất cả các nhân viên.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí trọn đời nhiều tính năng nhất

Sau khi tạo ra các chính sách và quy định, hãy thông báo đến cho tất cả nhân viên của quán cà phê, đảm bảo các nhân viên đều hiểu rõ và có thể áp dụng chúng trong công việc của mình. Bước cuối cùng là theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chính sách và quy định xem có ảnh hưởng tích cực đến việc quản lý nhân sự hay không.

Một số chính sách và quy định phù hợp mà quán cà phê có thể xây dựng để quản lý nhân sự hiệu quả, điển hình như: Chính sách bảo mật thông tin, chính sách về đạo đức nghề nghiệp, chính sách đóng góp quỹ và bảo hiểm xã hội, Chính sách đãi ngộ, chính sách đào tạo và phát triển nghề nghiệp, Quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi, Quy định về trách nhiệm và quyền hạn,….

Các chính sách và quy định phù hợp sẽ giúp tạo ra sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh và tăng cường tính chuyên nghiệp trong quá trình quản lý quán cà phê. Nhân viên sẽ hiểu rõ các quy trình và tiêu chuẩn công việc, giúp cho các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán. Đồng thời, quản lý cũng có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của họ một cách chính xác và đáng tin cậy hơn.

2.7. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, nhanh chóng

Với sự phát triển ngày càng nhanh của công nghệ, nhiều quán cà phê đã ưu tiên sử dụng phần mềm công nghệ trong quy trình quản lý nhân sự để theo dõi, quản lý và đánh giá chất lượng công việc của nhân viên một cách hiệu quả. Trong đó, phải kể đến sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM chuyên biệt cho ngành F&B với các tính năng nổi bật. 

Xem thêm: Bí quyết quản lý nhân sự trong nhà hàng để “giữ người tài”

Với tính năng xếp lịch làm việc linh hoạt, iPOS HRM giúp chủ quán có thể dễ dàng xếp ca làm việc dành riêng cho từng nhân viên cũng như tiết kiệm được thời gian qua thông tin đăng ký nghỉ trên hệ thống của nhân viên. Sau khi xếp ca thành công, nhân viên sẽ nhận được lịch làm việc theo tuần ngay trên điện thoại.

Bên cạnh đó, không chỉ giúp số hóa hồ sơ nhân sự một cách nhanh chóng, iPOS HRM còn xếp ca làm việc dễ dàng qua thông tin đăng ký nghỉ trên hệ thống của nhân viên. Chưa dừng lại ở đó, iPOS HRM hỗ trợ nhân viên chấm công thông minh ngay trên điện thoại bằng việc kết nối với WIFI của cửa hàng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị phần cứng cho chủ quán hay tính năng tự động hóa bảng lương vào cuối tháng dựa vào số giờ làm việc thực tế, lương của nhân viên, tiền phụ cấp, tiền phạt, tiền tăng ca,. .. đã được cấu hình từ trước. Các tính năng của iPOS HRM đều giúp quy trình quản lý nhân sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian và trở nên chuyên nghiệp hơn.

Lời kết

Tổ chức và quản lý nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định nên sự thành công của một quán cà phê. Bằng cách quản lý nhân sự hiệu quả và chuyên nghiệp, quán cà phê sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh hiện nay.