Thất thoát là một tình huống rất hay xảy ra trong các nhà hàng và quán ăn, nhưng nếu số tiền thất thoát quá lớn và tần suất bị thất thoát lớn thì có thể sẽ không có lãi. Một trong những vị trí dễ gây thất thoát nhất trong nhà hàng là thu ngân – người thường xuyên đếm tiền, kiểm tiền, thu tiền, thanh toán tiền cho khách,… Vậy cần quản lý nhân viên thu ngân thế nào để chống thất thoát cho nhà hàng? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây của iPOS.vn nhé!   

1. Những lỗi sai của thu ngân có thể gây thất thoát tiền cho nhà hàng

Thu ngân là một trong những vị trí quan trọng nhất trong nhà hàng khi phụ trách những công việc liên quan trực tiếp tới việc tính tiền – chốt order cho khách. Vì phần lớn thời gian phải tiếp xúc với tiền bạc, vậy nên công việc thu ngân này đòi hỏi người nhân viên phải thông thạo kỹ năng thu ngân nhà hàng, cũng như khéo léo xử lý mọi tình huống để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Tuy nhiên, vì liên tục tiếp xúc với tiền mặt, thanh toán online, chuyển khoản, quẹt thẻ,… thu ngân cũng là vị trí dễ xảy ra các gian lận, thất thoát tiền bạc cho nhà hàng nhất. Những sai sót (cả vô ý lẫn cố ý) của thu ngân khiến nhà hàng mất tiền thường bao gồm:

• Cố tình không nhập hóa đơn trên hệ thống bán hàng rồi lấy tiền của hóa đơn đó
• Có nhập và in hóa đơn cho khách nhưng sau đó lại sửa hoặc xóa hóa đơn trên hệ thống, ăn phần chênh lệch
• Tính thừa cho khách (như bia, rượu), sau khi thu tiền lại nhập lại số hàng đó trên hệ thống (coi như khách không dùng hết) rồi biển thủ số tiền thừa
• Tính thiếu cho người thân, bạn bè
• Lạm dụng chiết khấu hoặc khuyến mãi cho người thân, bạn bè
• Tích điểm khách hàng thân thiết tùy tiện, nhập nhiều điểm cho 1 khách để hưởng ưu đãi
• Không báo cho khách về chương trình khuyến mại, để khách trả theo giá gốc nhưng thu ngân làm bill theo giá ưu đãi để lấy phần chênh lệch
• Thu tiền giả mà không biết
• Tính thiếu phí khi khách quẹt thẻ tín dụng hoặc khách xuất hóa đơn VAT khiến nhà hàng bị mất tiền
• Khách chuyển tiền, đưa bill giả nhưng thu ngân không kiểm tra kỹ mà đã để khách ra về nên nhà hàng bị lỗ bữa ăn đó
• Quẹt thẻ hoặc chuyển khoản bị lỗi nhưng thu ngân đã xác nhận và in hóa đơn cho khách

2. Làm thế nào để quản lý nhân viên thu ngân nhà hàng hiệu quả, chống thất thoát?

2.1. Tuyển dụng nhân sự có tính cẩn thận

Là người thường xuyên tiếp xúc với tiền bạc nên yêu cầu đầu tiên về tính cách của nhân viên thu ngân phải là trung thực và cẩn thận. Nếu là người trung thực nhưng quá xuề xòa và cẩu thả, hoặc lại chọn trúng người có tính táy máy thì đều không ổn, rất dễ khiến nhà hàng bị mất tiền. 

Để hiểu về tính cách của nhân viên không phải là chuyện trong một sớm một chiều, nhưng nhà hàng cũng có thể phát hiện tương đối qua quá trình phỏng vấn. Cách một ứng viên tư duy, trả lời, ứng xử, phản xạ với tình huống,… thể hiện rất nhiều về tính cách thật của họ. Vậy nên khi phỏng vấn, chủ nhà hàng hoặc quản lý hãy đặt ra các câu hỏi tình huống, vừa để kiểm tra kỹ năng giải quyết sự cố của ứng viên, vừa để xem họ có phải là người thành thật không.

Ngoài ra, nếu ứng viên viết trong CV là đã từng làm cho nhà hàng khác ở vị trí tương tự, hãy xin ứng viên thông tin liên lạc của quản lý hoặc chủ nhà hàng cũ để tham khảo. Người phỏng vấn có thể gọi điện hoặc email cho bên nhà hàng cũ, hỏi thêm về năng lực của ứng viên, những lần thưởng – phạt và đánh giá của quản lý về ứng viên đó. Đây là nguồn quan trọng, dựa vào đó nhà hàng có thể xem xét nhân viên có phù hợp hay không, có thật sự là người mà nhà hàng cần tìm kiếm hay không. 

Xem thêm: Làm thế nào để nhà hàng đạt đánh giá 4.9 sao trên GrabFood, ShopeeFood, Baemin?

2.2. Đào tạo kỹ năng thu ngân chi tiết

Khi là một thu ngân thì việc thành thạo những kỹ năng phục vụ cho công việc là rất cần thiết. Nếu một ứng viên đã qua khâu phỏng vấn và được nhận vào làm vị trí thu ngân, nhà hàng cần sắp xếp training cho thu ngân mới này những kỹ năng như sau:

• Các thao tác order – chốt bill – thanh toán đúng quy trình của nhà hàng
• Làm báo cáo doanh thu cho kế toán, làm báo cáo chốt ca
• Cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của nhà hàng
• Kỹ năng phân biệt tiền thật, tiền giả
• Nắm rõ về sản phẩm, dịch vụ và các khoản phụ thu (phí dịch vụ, phí mang đồ ngoài vào, thuế VAT) của nhà hàng
• Nắm rõ các chương trình khuyến mãi, chương trình khách hàng thân thiết,…
• Kỹ năng xử lý tình huống: Khách chuyển khoản rồi nhưng máy chưa báo nhận được thì phải làm sao, Khách muốn thanh toán bằng ngoại tệ, Máy quẹt thẻ bị hỏng mà khách không mang tiền mặt,…

2.3. Kết hợp với khách hàng trong khâu quản lý

Khách hàng cũng sẽ là một người giám sát nhân viên thu ngân cùng với quản lý nhà hàng hay trưởng ca. Có nhiều khách hàng dễ tính sẽ không quá chú ý việc lấy hóa đơn hoặc khuyến mại, đây chính là kẽ hở để nhân viên thu ngân có thể ra tay gian lận tiền bạc.

Nếu muốn hạn chế việc thu ngân không in hóa đơn và “nuốt” luôn tiền của khách, các nhà hàng có thể thực hiện chính sách: “Nếu khách hàng không nhận được hóa đơn sẽ được đền bù lại gấp 5-10 lần giá trị bữa ăn”, dán ở quầy thu ngân hoặc trên mặt các bàn ăn để khách biết. Nhà hàng cần cung cấp thêm cả hotline liên lạc của quản lý hoặc chủ quán giúp khách kịp thời thông báo nếu không nhận được hóa đơn. Tất nhiên, số tiền đền bù sẽ được trừ vào lương của thu ngân không in hóa đơn.

Ngoài ra, nhà hàng hãy lưu ý cho khách biết về các chương trình khuyến mãi, tích điểm; thông báo rộng rãi trên website, Facebook hoặc in các tờ rơi và poster dán ở cửa hàng.

2.4. Khen – thưởng, kỷ luật kịp thời nhân viên gian lận

Nhà hàng cần có các chính sách khen thưởng, kỷ luật kịp thời và công minh để hạn chế gian lận và thất thoát từ nhân viên thu ngân. Hàng tháng, nếu nhân viên thu ngân hoàn thành tốt công việc của mình và không để xảy ra sai sót gì, họ có thể được khen ngợi và được thưởng một khoản tiền nho nhỏ để ghi nhận sự cố gắng. Ngược lại, nếu có vấn đề thất thoát tiền bạc do lỗi của thu ngân thì thu ngân sẽ bị phạt, đồng thời phải lấy tiền túi ra bù lại khoản đã mất cho nhà hàng. 

Đối với lỗi do vô ý, quản lý nhà hàng cũng sẽ thông cảm và, thu ngân không bị phạt quá  nặng, chỉ coi như đó là một bài học để rút kinh nghiệm trong những lần sau. Tuy nhiên, nếu thu ngân cố tình vi phạm nhiều lần, nhà hàng có thể xem xét tăng mức phạt kỷ luật lên, tệ hơn là đuổi việc trong trường hợp số tiền thu ngân lấy cắp quá lớn.

2.5. Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng hiện đại

Ngày nay, để hạn chế tối đa việc thất thoát thì các nhà hàng đã áp dụng phần mềm bán hàng, kiểm soát lượng hàng bán ra và doanh thu hàng ngày real-time. Thu ngân sẽ có tài khoản riêng trên phần mềm, chỉ được phân quyền tạo hóa đơn và in hóa đơn, không được phép sửa/xóa hóa đơn mà tính năng này chỉ có ở tài khoản của người quản lý. 

Một số phần mềm cho phép tài khoản thu ngân có thể sửa/xóa hóa đơn nhưng sẽ lưu lại lịch sử, chủ nhà hàng hoặc quản lý có thể kiểm tra sau đó bắt buộc nhân viên thu ngân phải giải trình về lý do thực hiện việc này. Nếu lý do không hợp lệ, thu ngân sẽ bị phạt. Ngoài ra, phần mềm còn được kết nối với két tiền thông minh, chỉ khi nào hóa đơn được xác định đã thanh toán và in ra thì két mới tự động bật mở.

Xem thêm: Doanh nghiệp F&B nên làm gì khi bị đối thủ cạnh tranh ăn cắp ý tưởng kinh doanh?

3. Kết luận

Muốn ngăn chặn thất thoát tiền bạc xảy ra từ vị trí thu ngân thì các nhà hàng cần phải áp dụng kết hợp nhiều biện pháp mới hiệu quả. Nếu cần tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng, hãy gọi ngay cho hotline 19004766 của chúng tôi để biết thêm chi tiết nhé!