Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí

Công nghệ

December 18, 2020

Ngày nay, các phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe được ứng dụng rộng rãi từ những cửa hàng nhỏ lẻ cho đến các chuỗi lớn. Vậy phần mềm tính tiền này hoạt động như thế nào? Đâu là phần mềm dễ sử dụng và giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả? Cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết sau đây!

1. Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe là gì? Các loại phần mềm tính tiền phổ biến

Phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe là một giải pháp được phát triển trên nền tảng công nghệ để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh tại các cửa hàng kinh doanh ăn uống thay thế cho các thao tác bán hàng, tính tiền, quản lý doanh thu, chi phí thủ công dễ sai sót, thất thoát.

Hiện nay đa số các phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe đều sở hữu những tính năng cơ bản như order, tính tiền, in hóa đơn, báo cáo doanh thu, chi phí,… Những phần mềm cao cấp hơn sẽ có thêm nhiều tính năng hỗ trợ chuyên sâu như quản lý kho, kế toán, quản lý khách hàng,…

phần mềm tính tiền nhà hàng dễ sử dụng — *Phần mềm tính tiền được sử dụng ngày càng phổ biến trong kinh doanh F&B*

Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm tính tiền cho nhà hàng, quán cafe với nhiều tính năng hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh. Có thể phân loại phần mềm tính tiền thành một số loại phổ biến như sau:

– Dựa trên chi phí: Phần mềm tính tiền miễn phí và phần mềm tính tiền có phí. Các phần mềm miễn phí thường chỉ đáp ứng một số nghiệp vụ cơ bản như bán hàng, tính tiền,… với giao diện cực kỳ đơn giản và tính ổn định cũng như khả năng bảo mật không cao. Phần mềm miễn phí thường chỉ phù hợp với những quán ăn, quán cafe nhỏ lẻ muốn tiết kiệm chi phí. Nếu bạn cần đến nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn cũng như muốn đảm bảo tính ổn định, nhất là thời điểm đông khách thì nên tham khảo sử dụng các phần mềm tính tiền nhà hàng, quán cafe có trả phí.

– Dựa trên nền tảng công nghệ: Phần mềm tính tiền on-premises (Phần mềm lưu trữ dữ liệu tại chỗ, dạng đóng gói cài đặt trên máy chủ của nhà hàng, tính ổn định cao nhưng trả phí một lần và phí triển khai cao) và phần mềm tính tiền dạng Cloud (Dữ liệu lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, triển khai đơn giản, tiện lợi trong quá trình sử dụng, trả phí thuê bao theo tháng nhưng tính ổn định không cao so với dạng on-premises). Hiện nay phần mềm Cloud đang được ưa chuộng hơn bởi tính tiện lợi, phần mềm nhẹ dễ cài đặt hoặc có thể sử dụng trực tiếp trên nền tảng web.

2. Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm tính tiền trong nhà hàng, quán cafe

Việc thực hiện các hoạt động bán hàng, tính tiền, quản lý nhà hàng, quán cafe theo phương pháp sổ sách thủ công tốn kém rất nhiều thời gian, chưa kể còn dễ sai sót, thất thoát mà không rõ nguyên nhân. Đặc biệt vào những thời điểm đông khách, tình trạng order chậm trễ, lên sai món, thiếu món, thanh toán nhầm tiền cho khách rất dễ xảy ra. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của quán mà còn tạo ra trải nghiệm không tốt với khách hàng và dẫn đến mất khách. Phần mềm tính tiền là công cụ đắc lực giúp bạn giải quyết các vấn đề này.

lợi ích của phần mềm tính tiền nhà hàng — *Phần mềm tính tiền giúp vận hành và quản lý nhà hàng, quán cafe hiệu quả hơn*

Với nhu cầu ngày càng cao của các nhà hàng, quán cafe, rất nhiều phần mềm tính tiền đã được phát triển nhằm hỗ trợ tốt nhất cho ngành kinh doanh ăn uống. Trong đó, phần mềm tính tiền iPOS nhận được nhiều sự tin tưởng của các nhà hàng, quán cafe từ nhỏ đến lớn với một số thương hiệu nổi bật như Lẩu Phan, Vị Quảng, The Coffee House,… Được biết đến là phần mềm được xây dựng chuyên biệt cho ngành F&B, phần mềm iPOS mang lại nhiều lợi ích cho các nhà hàng, quán cafe như:

2.1. Tính tiền nhanh chóng, chính xác, hạn chế thất thoát

Với phần mềm tính tiền nhà hàng/quán cafe iPOS, thu ngân không còn phải mất nhiều thời gian để tính tiền, thanh toán cho khách hàng. Các thao tác kiểm đồ, tính tiền, ghi nhận số tiền và trả tiền thừa cho khách, in hóa đơn thanh toán đều được thực hiện nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác cao. Điều này cũng đồng nghĩa với việc giảm thời gian chờ đợi thanh toán của khách hàng, giúp họ có trải nghiệm tốt hơn tại nhà hàng, quán cafe của bạn.

2.2. Nâng cao hiệu suất làm việc, không lo quá tải giờ cao điểm

Vào những giờ cao điểm đông khách, các nhà hàng/quán cafe thường phải hoạt động trong tình trạng quá tải, nhân viên phải việc hết công suất nhưng vẫn xảy ra những trường hợp sai sót hay không phục vụ được nhiều lượt khách. Với sự hỗ trợ của phần mềm tính tiền iPOS, nhân viên có thể thực hiện các công việc một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó phục vụ được nhiều khách hàng hơn.

2.3. Tối ưu quy trình bán hàng, tiết kiệm chi phí nhân sự

Bằng việc sử dụng phần mềm tính tiền iPOS, các công đoạn dư thừa trong vận hành nhà hàng, quán cafe được cắt giảm, toàn bộ quy trình khép kín từ khi nhận order của khách hàng, chuyển order vào bếp/bar, điều phối chế biến, lên món cho khách cho đến khi thanh toán đều được tối ưu giúp rút ngắn thời gian phục vụ và tăng trải nghiệm của khách hàng. Bên cạnh đó, việc tối ưu quy trình cũng giúp bạn sử dụng nhân sự hiệu quả hơn, tạo tính chuyên môn hóa cũng như giảm chi phí nhân sự không cần thiết.

2.4. Kiểm soát thu chi chặt chẽ với hệ thống báo cáo rõ ràng, chi tiết

Không còn phải lo lắng về việc sổ sách ghi tay khó kiểm soát, quản lý doanh thu thiếu chặt chẽ dẫn đến thất thoát, phần mềm tính tiền iPOS cung cấp cho nhà quản lý hệ thống báo cáo đầy đủ và chi tiết, đáp ứng nhu cầu quản trị đặc thù của ngành kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Nhờ đó, chủ quán hay nhà quản lý có thể quản lý doanh thu chặt chẽ, theo dõi sát sao tình hình kinh doanh để ra kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, mọi lịch sử giao dịch cũng được ghi nhận trên phần mềm, bạn có thể kiểm soát được các hoạt động bán hàng, dễ dàng thực hiện kiểm kê, đối soát, hạn chế tình trạng gian lận của nhân viên.

2.5. Công cụ để quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng hiệu quả

Phần mềm tính tiền iPOS cũng giúp bạn dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, ngày sinh,…) để có kế hoạch tư vấn, chăm sóc, xây dựng các chương trình khách hàng thân thiết. Phần mềm iPOS cung cấp cho bạn một công cụ đắc lực để tương tác với khách hàng, tiếp nhận và xử lý phản hồi nhanh chóng, thực hiện và đo lường hiệu quả các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng.

3. Tính năng ưu việt của phần mềm tính tiền nhà hàng/quán cafe iPOS

Hiện nay, phần mềm tính tiền iPOS đáp ứng đầy đủ tất cả quy trình trong một mô hình nhà hàng, quán cafe truyền thống, từ đó giảm tải áp lực kinh doanh cho chủ đầu tư và góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh ẩm thực. Tìm hiểu những tính năng vượt trội của phần mềm iPOS ngay dưới đây!

3.1. Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng

Giao diện phần mềm tính tiền iPOS được thiết kế đơn giản, trực quan và rất dễ sử dụng. Giao diện order tối ưu cho việc tìm kiếm giúp nhân viên thực hiện đặt món cho khách cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Giao diện thanh toán hiển thị dễ nhìn, dễ thao tác giúp thu ngân thanh toán cho khách dễ dàng.

3.2. Sử dụng đồng bộ trên nhiều thiết bị

Không giới hạn việc sử dụng trên máy POS bán hàng hay máy tính, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác bán hàng, quản lý tình hình kinh doanh cả trên các thiết bị di động như máy tính bảng hay smartphone với phần mềm tính tiền iPOS. Toàn bộ dữ liệu đều được đồng bộ với nhau giúp bạn linh hoạt trong quá trình sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động kinh doanh.

phần mềm tính tiền nhà hàng sử dụng trên nhiều thiết bị — *Có thể sử dụng phần mềm iPOS trên nhiều thiết bị khác nhau*

3.3. Đặt bàn, gọi món real-time, tối ưu quy trình order

Ở các nhà hàng, quán cafe hoạt động theo cách truyền thống, nhân viên sẽ thực hiện order cho khách bằng cách ghi giấy tay rồi tiếp tục phải di chuyển đến khu vực bếp và khu vực thu ngân để chuyển thông tin order. Việc này rất mất thời gian, đặc biệt là với những nhà hàng, quán cafe rộng, nhiều tầng, các khu vực ở cách xa nhau. Với việc sử dụng phần mềm iPOS, nhân viên có thể thực hiện đặt bàn, gọi món cho khách trên máy tính bảng, toàn bộ thông tin order sẽ ngay lập tức được chuyển đến máy POS thu ngân, đồng thời chuyển đến khu vực bếp/bar thông qua máy in order hoặc hệ thống màn hình hiển thị chế biến KDS. Nhờ đó nhân viên sẽ không cần phải di chuyển nhiều, mọi thông tin order, yêu cầu thêm/hủy món được chuyển đến các bộ phận nhanh chóng và kịp thời. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng giải pháp menu điện tử để khách hàng có thể tự gọi món bằng cách quét mã QR tại bàn, tiết kiệm rất nhiều thời gian và nhân sự.

Ngoài tiếp nhận và hiển thị các đơn order, hệ thống màn hình hiển thị chế biến KDS cũng hỗ trợ đắc lực trong việc điều phối hoạt động trong khu vực bếp khi sắp xếp thứ tự đơn hàng một cách khoa học, tổng hợp số lượng các món cần thực hiện, theo dõi đơn nào đã hoàn thành, đơn nào chưa, đơn nào đang chờ lâu,… Trường hợp hết món nào đó, bếp cũng có thể thông báo kịp thời đến nhân viên order qua hệ thống KDS, nhờ đó nhân viên cập nhật kịp thời tình trạng còn hết món để tư vấn cho khách hàng.

3.4. Quản lý bàn, quản lý khu vực dễ dàng và hiệu quả

Đặc thù của các nhà hàng là không gian phân chia thành nhiều bàn, nhiều khu vực. Điều này có thể dẫn đến khó quản lý, không nắm được kịp thời tình trạng bàn nào còn trống, bàn nào đang có khách. Tính năng quản lý bàn, quản lý khu vực trên phần mềm tính tiền nhà hàng iPOS cho phép bạn dễ dàng theo dõi, quản lý tình hình từng bàn, từng khu vực một cách chi tiết và hiệu quả. Bên cạnh đó bạn cũng có thể thực hiện các nghiệp vụ thường gặp trong nhà hàng như chuyển bàn, gộp bàn,… cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.

quản lý bàn trên phần mềm tính tiền nhà hàng — *Giao diện quản lý bàn trên phần mềm iPOS*

3.5. Tính tiền nhanh chóng, hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán

Sau khi khách hàng đã dùng bữa xong và yêu cầu thanh toán, bạn có thể in hóa đơn tạm tính (phiếu chốt đồ) để thực hiện kiểm đồ và xác nhận chốt đồ với khách hàng. Sau đó thu ngân thực hiện thanh toán cho khách nhanh chóng nhờ các thao tác tính tiền, tạo hóa đơn cực kỳ đơn giản. Trường hợp áp dụng thêm các chương trình khuyến mãi hay cộng thuế VAT, nhân viên cũng có thể thao tác dễ dàng ngay trên giao diện thanh toán.

Hiện nay, phần mềm tính tiền iPOS hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ ATM, Visa, Mastercard, thanh toán điện tử như Momo, Zalo Pay, VNPAY,… Nhờ đó khách hàng có nhiều lựa chọn trong việc thanh toán và nhà hàng/quán cafe của bạn cũng có thể đáp ứng kịp thời khi khách có nhu cầu.

thanh toán trên phần mềm tính tiền nhà hàng — *Thanh toán tiện lợi với đa dạng phương thức thanh toán*

3.6. Kết nối, đồng bộ với máy in và các thiết bị phần cứng khác tại nhà hàng, quán cafe

Phần mềm tính tiền iPOS có thể kết nối với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy in order, máy in tem nhãn, két đựng tiền,… Khi có lệnh order hoặc thanh toán, các thiết bị liên quan sẽ hoạt động ngay tức thì như in hóa đơn, mở két tiền,… giúp cho việc bán hàng, thanh toán trở nên thuận tiện, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

3.7. Quản lý từ xa trên thiết bị di động với hệ thống báo cáo real-time

Không cần phải có mặt trực tiếp tại nhà hàng, quán cafe để giám sát hoạt động kinh doanh, chủ quán hoàn toàn có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động thông qua ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager. Toàn bộ các dữ liệu, báo cáo kinh doanh đều được cập nhật nhanh và chính xác theo thời gian thực với giao diện trực quan giúp bạn dễ dàng theo dõi và đưa ra kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

quản lý từ xa bằng phần mềm tính tiền nhà hàng — *Quản lý từ xa tiện lợi với iPOS Manager*

3.8. Mở rộng kết nối nhiều ứng dụng chuyên sâu trong quản lý nhà hàng, quán cafe

Nằm trong hệ sinh thái sản phẩm công nghệ được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh nhà hàng, quán cafe của iPOS.vn, phần mềm tính tiền iPOS có thể tích hợp thêm các giải pháp tiện ích khác giúp bạn quản lý nhà hàng, quán cafe một cách toàn diện và chuyên nghiệp hơn. Một số giải pháp ưu việt có thể kể đến như:

– Phần mềm quản lý khách hàng iPOS CRM: Thu hút đăng ký thành viên qua Zalo, Facebook; Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, tạo tương tác chăm sóc khách hàng tự động, xây dựng chương trình hội viên; phát hành e-vouchers; hỗ trợ đặt đơn trên Zalo OA (Zalo Official Account),…

– Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory: Xây dựng định mức nguyên liệu, quản lý kho chặt chẽ, theo dõi chi tiết tình hình xuất nhập tồn, kết nối dễ dàng với các nhà cung cấp,…

– Phần mềm kế toán nhà hàng iPOS Accounting: Đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý bán hàng, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán tại nhà hàng/quán cafe như tự động phát sinh bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, thuế,… theo đúng quy định kế toán hiện hành. Nhờ đó, kế toán nhà hàng/quán cafe không cần phải thực hiện nhập số liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót.

– Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh iPOS Call Center: Quản lý toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như website, Facebook, Zalo, điện thoại,… tại một nơi duy nhất; xử lý và điều phối đơn hàng nhanh chóng tránh tình trạng mất đơn, thiếu đồ, sai đồ,…; kết nối tổng đài VOIP giúp tiếp nhận cuộc gọi dễ dàng; kết nối iPOS CRM giúp hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng, dễ dàng đăng ký thành viên hay áp dụng ưu đãi,…

kết nối nhiều ứng dụng trên phần mềm tính tiền nhà hàng — *Đa dạng giải pháp giúp quản lý nhà hàng, quán cafe toàn diện*

Hiện nay, phần mềm tính tiền iPOS có 2 dạng là dạng On-premises (cài đặt sử dụng trên nền tảng Windows, trả phí trọn gói 1 lần) và dạng Cloud (sử dụng trên nền tảng Android và trả phí thuê bao theo tháng). Cả 2 dạng phần mềm đều sở hữu những tính năng vượt trội cùng khả năng hoạt động ổn định, trong khi đó chi phí lại không hề cao so với những phần mềm khác trên thị trường.

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp được cho bạn những thông tin hữu ích về phần mềm tính tiền để áp dụng cho nhà hàng, quán cafe của mình. Việc lựa chọn đúng phần mềm ngay từ ban đầu sẽ giúp việc vận hành nhà hàng, quán cafe sớm đi vào ổn định để tăng tốc kinh doanh cũng như tiết kiệm được thời gian và khoản chi phí đáng kể khi không phải chuyển đổi phần mềm khác. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm iPOS, đừng ngần ngại liên hệ ngay với iPOS.vn để nhận tư vấn miễn phí!

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng, quán cafe trở nên trơn tru hơn nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay