Mẫu bảng chấm công hàng ngày là công cụ đắc lực dành cho chủ quán trong việc quản lý công theo ca, công làm thêm tăng ca theo giờ, công của bộ tài chính,… dễ dàng và hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, iPOS.vn sẽ chia sẻ cho chủ quán file excel tải mẫu bảng chấm công hàng ngày chuẩn mới nhất 2023 và các phương thức chấm công có thể giúp ích cho chủ quán trong việc quản lý chấm công và xếp ca tiết kiệm nhất! 

Xem thêm: Top 5 giải pháp chấm công nhà hàng hiệu quả nhất hiện nay

1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày là gì? 

Mẫu bảng chấm công hàng ngày là một chứng từ kế toán khá phổ biến. Loại chứng từ này không bị quy định pháp luật ràng buộc theo khuôn khổ, nhưng vẫn sẽ có file excel mẫu bảng chấm công chuẩn, phổ biến mà nhiều doanh nghiệp ngày nay đang áp dụng. Doanh nghiệp có thể tự thêm/bớt, chỉnh sửa công thức trên file excel sao cho phù hợp và hiệu quả nhất với quy mô nhà hàng, quán cafe của mình. Tuy nhiên, bảng chấm công vẫn sẽ yêu cầu đầy đủ nội dung, quy định như trong Luật Kế Toán hoặc văn bản hướng dẫn liên quan của Bộ Tài Chính. 

2. Cách ghi bảng chấm công hàng ngày phổ biến nhất hiện nay

Các phương thức chấm công hàng ngày có thể chia là làm 2 dạng: truyền thống và hiện đại. Nếu như trước đây, chủ quán phải làm mẫu bảng chấm công bằng tay là một xấp giấy lưu kho từ năm này qua năm khác, thì hiện đã có các phần mềm chấm công và xếp ca hiện đại hỗ trợ tích cực. Cùng chúng tôi điểm qua 5 phương thức chấm công hàng ngày phổ biến nhất là:

2.1. Chấm công bằng hàng ngày thẻ từ

Bảng chấm công hàng ngày bằng thẻ từ là một trong số những cách chấm công phổ biến hiện nay. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ từ có mã ID riêng, không trùng lặp để chấm công hoặc quét qua một số cổng đặc biệt của doanh nghiệp. Thẻ từ có thể phân quyền ra vào của một cá nhân với một tổ chức, ví dụ nhân viên thường sẽ không đi lại được trong các khu vực chấp nhận thẻ giám đốc. 

Ưu điểm	Nhược điểm
Máy chấm công có thể dễ dàng lắp đặt ở mọi nơi mà không lo ảnh hưởng bởi môi trường, thời tiết Máy chấm công thẻ từ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự đông đảo  Máy chấm công bằng thẻ từ sắp xếp dữ liệu nhanh chóng, chỉ sau 1 lần quét nên vào không bị giật lag vào thời điểm nhiều nhân sự cùng chấm công Tăng sự an toàn, bảo mật khi ra vào công ty	Nhân sự có thể dễ dàng chấm công hộ nhờ sử dụng thẻ của nhau Nếu mất thẻ, công ty sẽ phải làm lại thẻ từ tốn kém nhiều chi phí

2.2. Chấm công hàng ngày bằng vân tay

Máy chấm công hàng ngày bằng vân tay là hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay, áp dụng được cho cả doanh nghiệp lớn nhỏ. Về kỹ thuật, máy chấm công vân tay sẽ nhận 2-3 mẫu vân tay của 1 nhân viên làm dữ liệu mẫu để ghi nhận trên hệ thống khi nhân viên đó chấm công hàng ngày.

Ưu điểm	Nhược điểm
Không xảy ra trường hợp mất thẻ/hỏng hóc thẻ, phải tiến hành làm lại Tính bảo mật và độ chính xác cao Nhân viên không thể chấm công hộ được cho nhau  Tăng sự an toàn, bảo mật khi ra vào công ty	Thời gian xác nhận dữ liệu lâu hơn thẻ từ Nhiều nhân viên cùng chấm có thể dẫn đến giật lag Việc chấm công hàng ngày bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài (vân tay mờ, tay ướt,…)

2.3. Chấm công hàng ngày bằng sổ sách, file excel

Bảng chấm công truyền thống là hình thức chấm công bằng sổ sách hoặc file excel. Tất cả dữ liệu không được lưu tự động, chính xác và có tính an ninh thấp. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ hay hàng quán mới mở, đây vẫn là phương thức chấm công được ưu tiên hàng đầu vì tiết kiệm nhiều chi phí. 

Ưu điểm	Nhược điểm
Đáp ứng được nhu cầu chấm công của doanh nghiệp nhỏ, quy mô dưới 10 người Không tốn chi phí mua máy chấm công và duy trì dữ liệu Dễ dàng ghi chép, nhập liệu thủ công đơn giản	Khả năng quản trị, lưu trữ dữ liệu và tính bảo mật thấp Không có khả năng tích hợp với các công cụ quản lý khác Dễ xảy ra sai sót, mất mát dữ liệu chấm công Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô Quản lý nhân sự hoàn toàn có thể gian lận mà chủ doanh nghiệp không biết

2.4. Chấm công hàng ngày bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID)

Cách chấm công hàng ngày bằng nhận diện khuôn mặt là hình thức chấm công phổ biến tiếp theo tại Việt Nam. Nó sử dụng công nghệ nhận diện ghi nhận cho nhân viên khi chấm công bằng khuôn mặt. 

Ưu điểm	Nhược điểm
Không cần sử dụng đến thẻ nhân viên, không xảy ra tình trạng hư hỏng hay mất thẻ Nhân viên không thể chấm công hộ cho nhau Dữ liệu được xử lý nhanh, nhiều nhân viên có thể chấm công cùng một lúc Camera chấm công có thêm lợi ích về mặt an ninh, bởi nó đã ghi lại khuôn mặt của tất cả mọi người trong tầm quét	Nhận diện khuôn mặt thường là phương pháp để chấm công, không tích hợp với chức năng đóng mở cửa nên lại phải tích hợp tính năng bảo mật ra vào khác Mất một khoảng thời gian nhất định để camera nhận diện được khuôn mặt Chi phí lắp đặt đắt đỏ, thường không phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ

2.5. Chấm công hàng ngày trên điện thoại thông qua phần mềm

Công nghệ đang phát triển một với tốc độ đáng kinh ngạc, không chỉ phục vụ chủ quán quản lý công việc và cộng tác từ xa mà còn hỗ trợ nhân viên có thể chấm công hàng ngày. Nếu nhân viên work from home hoặc đi công tác không thể chấm công bằng vân tay hay Face ID, họ vẫn có thể chấm công hàng ngày trên phần mềm/app ngay trên thiết bị di động. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản đăng nhập để chấm công trên điện thoại. Bên cạnh đó, họ cũng có thể xin nghỉ, đổi ca,… ngay trên phần mềm và chờ quản lý phê duyệt. 

Ưu điểm	Nhược điểm
Nhân viên có thể chấm công từ xa, quản lý sẽ duyệt trên phần mềm Dữ liệu chấm công được ghi nhận ngay lập tức, nhân viên có thể biết được mình đã chấm công hay chưa Dữ liệu được xử lý nhanh, nhiều nhân viên có thể chấm công cùng một lúc. Khả năng lưu trữ, bảo mật dữ liệu cao Có thể tích hợp trực tiếp với các phần mềm tính lương Tiết kiệm chi phí lắp đặt thiết bị máy chấm công	Nhân viên phải có thiết bị điện thoại, máy tính hoặc máy tính bảng có kết nối internet để chấm công Có thể xảy ra trường hợp chấm công hộ

Trên thực tế, nhiều phần mềm chấm công hiện nay vẫn tồn tại “lỗ hổng” – nhân viên vào tài khoản của nhau vẫn có thể chấm công hộ. Người quản lý cũng không có cách nào để kiểm soát, hay bất kỳ bằng chứng gì để phạt nhân viên của mình. Điều này khiến nhiều chủ quán đắn đo khi quyết định lựa chọn bảng chấm công hàng ngày bằng phần mềm. 

Để khắc phục vấn đề nhức nhối nhất này, phần mềm chấm công và xếp ca iPOS HRM đã có tính năng “Cảnh báo gian lận chấm công” và “Báo cáo gian lận chấm công” giúp chủ quán:

• Khi có từ 2 tài khoản đăng nhập chung một thiết bị để thực hiện chấm công, ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông báo đến người quản lý để có thể kịp thời xử lý.
• Trong trường hợp người phụ trách không kịp thời có mặt để xử lý, toàn bộ thông tin bao gồm: ngày tháng, tên nhân viên, thiết bị dùng chung để chấm công sẽ được lưu lại tại Báo cáo gian lận chấm công. Bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào, và có dữ liệu “bằng chứng” để áp dụng các mức phạt cho nhân viên của mình.

Khi đã khắc phục được nhược điểm phổ biến của phần mềm rồi, có thể thấy việc quản lý chấm công hàng ngày bằng phần mềm hiện nay đang là phương án tối ưu, tiết kiệm và hiệu quả nhất với chủ doanh nghiệp. 

Tham gia group Chấm công bằng điện thoại và quản lý nhân sự F&B để cập nhật các kiến thức liên quan đến tính công, lương và quản lý nhân sự hiện nay!

3. Các phương pháp chấm công chuẩn và hiệu quả 

Các phương pháp chấm công đang được áp dụng nhiều nhất hiện nay tại các doanh nghiệp là:

3.1. Chấm công theo giờ, sáng chiều

Chủ quán sẽ phải làm một bảng tổng hợp chấm công theo giờ làm việc hàng ngày của nhân viên. Sau đó, quản lý nhân sự sẽ có trách nhiệm kiểm tra sự có mặt của nhân viên, và tích vào các giờ làm có công của nhân viên đó kèm theo đánh giá, ghi chú (nếu có). Các quy định chấm công theo giờ phải tuân theo ký hiệu riêng, tránh nhầm lẫn với chấm công theo ngày. Hình thức chấm công theo giờ thường phù hợp với các công việc làm thêm, thời vụ hoặc bán thời gian mà chủ quán sẽ trả lương nhân viên theo số giờ làm. 

3.2. Chấm công theo ngày

Bảng chấm công theo ngày là hình thức phổ biến nhất với các nhà hàng, quán cafe hiện nay. Tùy từng quy mô doanh nghiệp mà bảng chấm công theo ngày sẽ có quy định và ký hiệu riêng với các hình thức chấm khác nhau như: vân tay, thẻ từ, file excel, Face ID hay phần mềm. Trong trường hợp nhân sự cần ra ngoài mua nguyên vật liệu, gặp khách, đào tạo nghiệp vụ,… không thể có mặt tại cửa hàng, doanh nghiệp nên dùng phương pháp bảng chấm công hàng ngày bằng phần mềm để đảm bảo ngày công cho nhân viên.

3.3. Chấm công làm thêm giờ, nghỉ bù

Dùng bảng chấm công nghỉ bù là phương pháp chuyên áp dụng trong các nhà hàng, quán cafe mà nhân sự có công việc cần làm thêm giờ. Những người tăng ca, làm thêm giờ sẽ không được hưởng lương, thay vào đó hưởng thời gian nghỉ bù. Ví dụ như bộ phận pha chế (Bartender, Barista) hay đầu bếp sẽ tăng ca trong dịp lễ và nghỉ bù vào những ngày sau đó theo quy định. 

Xem thêm: Công thức tính lương cho nhân viên nhà hàng, quán cafe đầy đủ nhất

4. Download mẫu bảng chấm công bằng Excel có công thức

Sau khi nắm bắt được các cách chấm công và các phương thức chấm công hàng ngày phổ biến nhất, doanh nghiệp có thể thu thập được dữ liệu vào đưa chúng vào một bảng chấm công hàng ngày. Bạn có thể sử dụng chấm công máy (thẻ hoặc vân tay) hoặc sử dụng phương thức quản lý chấm công bằng file excel truyền thống. Hiện nay, chấm công hàng ngày trên phần mềm là phương án hiện đại hơn cả, giúp tiết kiệm khá nhiều nguồn lực, thời gian và công sức cho chủ quán. 

Tuy nhiên, trong thời gian đầu thành lập doanh nghiệp chưa áp dụng phần mềm, bạn vẫn có thể áp dụng những mẫu file Excel dưới đây để quản lý chấm công đơn giản, thủ công:

4.1. Mẫu bảng chấm công theo giờ bằng file excel

Bảng chấm công theo giờ phải ghi chú rõ giờ – ra vào để tính công làm thực tế và kiểm soát số giờ làm việc của nhân viên.

4.2. Mẫu bảng chấm công theo ngày bằng file excel

Bảng chấm công theo ngày giúp ghi nhận công làm việc theo ngày của nhân viên theo giờ hành chính. Bảng chấm công hàng ngày sẽ tính tổng số ngày công làm việc của nhân viên, từ đó tính lương cho nhân viên hàng tháng.

4.3. Mẫu bảng chấm công theo tuần

Bảng chấm công theo tuần là mẫu bảng dành riêng cho các chủ quán muốn sát sao công việc theo tuần. Vì vậy, bạn có thể quy đổi khối lượng công việc và báo cáo theo tuần để dễ dàng quản lý. Theo đó, mỗi tháng sẽ thường có 4 bảng chấm công tuần và quản lý cửa hàng cần tính lương nhân viên dựa trên đó. 

Tải mẫu bảng chấm công đầy đủ, mới nhất 2023 tại ĐÂY.

Trên đây là các hình thức, phương pháp và mẫu bảng chấm công hàng ngày chuẩn và mới nhất dành cho chủ quán. Chúc các bạn kinh doanh thành công!