Phần mềm quản lý nhà hàng nào dành cho mô hình kinh doanh của bạn?
Vậy phần mềm quản lý nhà hàng nào phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của bạn? Hãy cùng iPOS.vn khám phá những tiêu chí và những sai lầm cần tránh khi chọn phần mềm quản lý nhà hàng cho bạn nhé!
1. Vì sao lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với mô hình lại quan trọng đến vậy?
Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn không chỉ đơn thuần là cỗ máy ghi đơn hay tính tiền. Ngày nay, phần mềm quản lý nhà hàng là nền tảng của một hệ thống vận hành từ order món – thanh toán – chuyển đơn xuống bếp – kiểm kê hàng hóa – báo cáo doanh thu – kiểm soát ca nhân viên… Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý nào nhiều công năng, nhiều người tin dùng thì sẽ là lựa chọn tốt cho nhà hàng của bạn.
Trên thực tế, chủ quán không nên tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất trên thị trường mà thay vào đó chọn ra phần mềm nào phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của quán. Mỗi mô hình có yêu cầu khác nhau: Quán ăn nhỏ cần sự đơn giản, nhanh chóng, dễ sử dụng, trong khi chuỗi nhà hàng cần hệ thống phân quyền, kiểm soát chi nhánh, đồng bộ báo cáo…Một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu quy trình, không phải làm phức tạp hóa lên.
Nếu như chọn sai phần mềm, chủ quán không chỉ đối mặt với bài toán chi phí mà còn là những hệ quả liên quan đến vận hành như gãy quy trình, giảm hiệu suất, mất kiểm soát trong quản lý.
Một quyết định tưởng chừng đơn giản nhưng nếu chủ quán chọn sai từ đầu sẽ kéo theo nhiều vấn đề về sau.
2. Phân loại các mô hình nhà hàng phổ biến hiện nay.
Hiểu rõ mô hình kinh doanh của quán mình là bước đệm để chọn đúng phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp. Dưới đây iPOS.vn liệt kê những mô hình nhà hàng, quán ăn phổ biến nhất hiện nay cùng những đặc thù vận hành để chủ quán đối chiếu và xác định mô hình của quán mình.
2.1. Quán ăn nhanh, tự phục vụ, quán ăn bình dân.
Mô hình quán nhỏ, bình dân ưu tiên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn gọn nhẹ, dễ sử dụng
Tại thị trường F&B Việt Nam, đây được coi là mô hình phổ biến nhất. Các quán bún, phở, cơm tấm, cơm văn phòng…. xuất hiện hầu hết trên các tuyến phố. Mô hình này rất được ưa chuộng tại Việt Nam bởi giá thành hợp lý, đa dạng về khẩu vị và dễ tìm kiếm.
Đặc thù vận hành:
- Quy mô nhỏ, đội ngũ phục vụ ít người, đảm nhận nhiều việc một lúc
- Chủ quán trực tiếp vận hành
- Order món, tính tiền và quản lý doanh thu bằng sổ sách/ máy tính tiền đơn giản
- Không gian hạn chế, không phân bàn theo hồ sơ
- Khi đông khách dễ bị mất kiểm soát, nhầm lẫn, sót order, khách chờ lâu
- Khách hàng thường không ở lại lâu
2.2. Nhà hàng Dịch vụ đầy đủ
Phần mềm quản lý nhà hàng Dịch vụ đầy đủ cần có tính năng tách – gộp bàn và hóa đơn.
Nhà hàng Dịch vụ đầy đủ được xem là phổ biến nhất trong lĩnh vực F&B nói chung. Mô hình này chú trọng tới trải nghiệm tại chỗ của khách hàng. Khác mới mô hình bình dân hay mang đi, nơi đây đòi hỏi quy trình vận hành bài bản, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Các bộ phận cần có sự trao đổi nhịp nhàng để mang lại kết quả trải nghiệm tốt nhất cho khách.
Đặc thù vận hành:
- Nhận order/ gọi món tại bàn sau đó chuyển trực tiếp xuống quầy chế biến: Bếp nóng – Bếp lạnh – Quầy bar
- Phân khu vực bàn rõ ràng, thường xuyên theo dõi trạng thái các bàn: đang gọi món, đang dùng bữa hay đã thanh toán.
- Nhu cầu chia hóa đơn, tách/gộp bàn diễn ra thường xuyên, đặc biệt trong các buổi tụ họp nhóm, khách đoàn
- Khách hàng có thể đổi món, trả đồ hoặc ghi chú chi tiết (không hành, ít cay, nhạt bớt…)
2.3. Nhà hàng buffet / lẩu nướng.
Mô hình buffet, lẩu nướng nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng có những tính năng chuyên biệt cho F&B
Mô hình buffet/ lẩu nướng không khói những năm gần đây phát triển vô cùng mạnh mẽ, đặc biệt tại các thành phố lớn. Sức hút của mô hình này nằm ở chỗ có thể ăn thoải mái (có thể giới hạn thời gian), không giới hạn món, không gian phù hợp cho nhóm bạn bè, gia đình, có thể chiều lòng sở thích mỗi người.
Phía sau những trải nghiệm thoải mái của khách hàng là cả một hệ thống phức tạp, đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ, sự phối hợp chuẩn xác giữa các bộ phận.
Đặc thù vận hành:
- Tính tiền theo suất người, kiểm soát số lượng khách, phân loại suất (người lớn, trẻ em, nhóm đông…)
- Có thể phục tại bàn theo lượt gọi không giới hạn, hoặc để khách sử dụng tự chủ động lấy món ăn tuỳ thích tại một khu vực bên trong nhà hàng.
- Một số nhà hàng có quy định về thời gian dùng món 90 – 120 phút để tránh thất thoát và đảm bảo xoay vòng bàn
- Khách gọi món bổ sung nhiều lần, số lượng lớn
- Tính phí phụ thu: Khăn lạnh, nước ngọt, đồ có cồn… hoặc phụ thu nếu thừa nhiều món
- Khả năng xử lý nhóm khách lớn, chia hóa đơn theo đầu người
2.4. Nhà hàng chuỗi nhiều chi nhánh.
Chuỗi nhà hàng tập trung vào phần mềm quản lý nhà hàng có tính năng đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh.
Chuỗi nhà hàng là mô hình kinh doanh có hai hay nhiều cơ sở được quản lý tập trung. Khi một thương hiệu trở thành hệ thống chuỗi nhà hàng, câu chuyện không chỉ dừng lại ở việc bán hàng. Chủ quán khi ấy cần chú trọng hơn tới quản lý đồng bộ và kiểm soát quy trình vận hành ở quy mô lớn.
Đặc thù vận hành:
- Có nhiều cơ sở/ chi nhánh với quy mô có thể khác nhau
- Phân cấp vai trò rõ ràng, mỗi chi nhánh thường có quản lý riêng
- Các hoạt động thường mang tính đồng bộ giữa các cơ sở. Tuy nhiên có số ít chuỗi có menu, giá, chương trình ưu đãi khác nhau theo khu vực.
- Hệ thống vận hành bài bản, đánh giá hiệu quả dựa trên dữ liệu cụ thể
2.5. Mô hình nhà hàng Dịch vụ xuất sắc / Nhà hàng Michelin Star.
Mô hình ẩm thực cao cấp lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, độ chính xác cao
Nhà hàng Dịch vụ xuất sắc (Fine Dining) / Michelin Star được cho là mô hình ẩm thực cao cấp nhất – nơi mang đến những trải nghiệm tinh tế nhất tới khách hàng. Tại đây không chỉ đơn thuần là không gian đẹp, món ăn chất lượng mà còn là là sự chỉn chu, khéo léo và khả năng cá nhân hóa trải nghiệm cho khách hàng.
Đặc thù vận hành
- Đa số khách đặt bàn trước và có yêu cầu đặc biệt.
- Quy trình phục vụ nhiều công đoạn. Tất cả đều đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo.
- Chú trọng đầu tư vào menu: Thường thay đổi theo mùa, dịp lễ hoặc theo ý tưởng của đầu bếp.
- Khách dùng bữa lâu, ưu tiên tận hưởng và trải nghiệm.
- Các bộ phận đều phải kết nối mượt mà, cẩn trọng, tránh sai sót nhất có thể.
3. Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý nhà hàng theo từng mô hình.
Với sự đa dạng các mô hình kinh doanh F&B hiện nay việc đánh giá để lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng không thể dùng một khuôn mẫu nhất định. Một phần mềm quản lý nhà hàng tốt không chỉ nằm ở các tính năng nó sở hữu mà còn phụ thuộc phần lớn vào việc phần mềm này có thể đồng hành cùng mô hình quán như thế nào.
Dưới đây là 4 tiêu chí mà iPOS cho rằng các chủ nhà hàng, quán ăn cần xem xét kỹ lưỡng trước khi lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp:
3.1. Dễ sử dụng, dễ triển khai cho nhân viên.
Trong thực tế vận hành, người thao tác nhiều trên phần mềm nhất lại là nhân viên nhà hàng. Vì vậy yếu tố đầu tiên khi chọn một phần mềm quản lý nhà hàng là dễ sử dụng, dễ triển khai cho nhân viên.
Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn có giao diện trực quan, dễ thao tác là tiêu chí vô cùng quan trọng.
Hệ thống lý tưởng là hệ thống một màn hình – tất cả thao tác: từ gọi món, tạo đơn, in hóa đơn đến chuyển món vào bếp. Không cần chuyển tab, không cần nhớ phím tắt, không phải đào tạo rườm rà. Chủ quán cần ghi nhớ rằng “Sử dụng công nghệ là để tối gọn quy trình, không phải làm phức tạp hóa lên”.
Đọc thêm: Công nghệ vận hành tinh gọn trình diện tại Cafe Show 2025 từ iPOS.vn và MoMo.
Mô hình quán ăn bình dân thường có tỷ lệ thay đổi nhân sự cao. Chính vì vậy, phần mềm càng đơn giản, càng dễ đào tạo cho người mới. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian đào tạo, hạn chế sai sót do chưa quen việc.
Hay với mô hình buffet, lẩu nướng với lượt gọi món nhiều, lượng khách đông mà dùng phần mềm quá phức tạp, nhiều bước sẽ khiến cho quy trình order và đưa đơn xuống bếp sẽ gặp nhiều cản trở, tốn thời gian.
3.2. Những tính năng đặc thù.
Chủ quán đã bao giờ bị nhầm lẫn việc một phần mềm có nhiều tính năng đồng nghĩa với việc đó là phần mềm “mạnh” chưa? Đây chính là cái bẫy nhiều người mắc phải khi trên thị trường hiện nay xuất hiện nhiều phần mềm đa nhiệm, được sử dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
Tuy nhiên, lĩnh vực F&B lại có nhiều đặc thù riêng ví dụ: tách – gộp bàn, in phiếu bếp, thay đổi menu, áp dụng chương trình ưu đãi… Đó là lý do chủ quán cần chọn cho mình phần mềm quản lý nhà hàng chuyên biệt với những tính năng đặc thù.
Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên biệt sẽ sở hữu những tính năng đặc thù cho ngành F&B.
Chi tiết hơn, mỗi mô hình kinh doanh lại có những nhu cầu tính năng khác nhau:
– Quán ăn bình dân cần thao tác nhanh, đơn giản, phụ thu dễ ghi nhận
– Nhà hàng phục vụ tại bàn cần sơ đồ bàn, phân ca, in hóa đơn theo món
– Mô hình buffet cần tính giờ, cảnh báo thời gian, phục vụ nhiều lượt
– Fine dining cần ghi chú chi tiết, đặt bàn theo giờ, cá nhân hóa từng thực khách
– Chuỗi nhà hàng cần phân quyền, đồng bộ menu, báo cáo theo chi nhánh
3.3. Tính đồng bộ hệ thống
Một phần mềm quản lý nhà hàng không nên tồn tại độc lập, mà cần kết nối mượt mà với các thiết bị khác trong quán. Sau khi order từ máy POS, khách hàng có thể quét mã QR được khởi tạo để thanh toán, nhận hóa đơn từ máy in. Order sẽ trực tiếp được chuyển xuống khu vực bar/ bếp để chế biến theo yêu cầu.
Tính đồng bộ này đặc biệt cần thiết đối với mô hình chuỗi nhà hàng. Chủ chuỗi không thể giám sát chi tiết từng chi nhánh. Thay vào đó, phần mềm quản lý nhà hàng tại từng cơ sở sẽ giúp chủ chuỗi đồng bộ dữ liệu, giám sát hoạt động vận hành và gửi báo cáo từ tổng quan tới chi tiết về tới người chủ.
Bên cạnh đó, mô hình buffet, lẩu nướng và phục vụ tại bàn cũng cần chú trọng yếu tố này. Hai mô hình này thường xuyên đón lượng khách lớn, nhiều yêu cầu khác nhau nên phần mềm cần trở thành “trợ thủ đắc lực” kết nối mượt mà các bộ phận với nhau.
3.4. Tính linh hoạt khi mở rộng.
Thời gian đầu mở quán, nhiều chủ nhà hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao để nhanh chóng vận hành trơn tru quán của mình mà không tính rằng theo thời gian phát triển, thương hiệu của mình có thể tăng quy mô, mở rộng thêm các cơ sở khác. Khi ấy phần mềm truyền thống – phù hợp với mô hình 1 cửa hàng sẽ không còn tối ưu nữa.
Bài toán của chuỗi cửa hàng không chỉ là bán hàng mà là câu chuyện của quản lý đồng bộ dữ liệu, theo dõi tình hình từ xa, update báo cáo thời gian thức tại từng điểm bán.
4. Một số sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm quản lý nhà hàng.
Dù phần mềm quản lý nhà hàng ngày càng phổ biến và được ví như một trợ lý vận hành không thể thiếu. Tuy nhiên, không ít chủ quán – đặc biệt là người mới bắt đầu kinh doanh – vẫn mắc phải những sai lầm rất thực tế khi lựa chọn phần mềm.
Trên thực tế, không ít những nhà hàng, quán ăn phải đổi phần mềm sau một thời gian sử dụng bởi sự thiếu phù hợp hay phát sinh những nhu cầu mới. Điều đó làm tốn không ít chi phí và thời gian học phần mềm lại của mỗi nhà hàng, quán ăn.
Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà bạn cần tránh nếu muốn chọn được một phần mềm quản lý nhà hàng thật sự hiệu quả.
4.1. Chọn phần mềm offline
Một trong những sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm quản lý nhà hàng là ưu tiên phần mềm offline vì nghĩ rằng không phụ thuộc internet sẽ ổn định hơn. Tuy nhiên, trên thực tế, đây lại là lựa chọn dễ khiến việc vận hành trở nên lạc hậu và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Một trong những hạn chế lớn nhất của phần mềm quản lý nhà hàng offline là không thể cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Vì toàn bộ thông tin chỉ được lưu trữ cục bộ trên một máy tính, nên chủ quán sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi doanh thu, đơn hàng hay tình hình ca làm nếu không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ nội bộ cũng tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu hoàn toàn nếu máy gặp sự cố như hỏng ổ cứng, mất điện hoặc lỗi phần cứng.
4.2. Chọn phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, giá rẻ.
Một yếu tố khác dễ khiến cho người chủ ra quyết định nhanh chóng, đó là chi phí. Đối với những nhà hàng, quán ăn mới mở, chủ quán thường chọn phương án miễn phí hoặc giá rẻ trước để thử nghiệm. Tuy nhiên giá rẻ hay miễn phí chưa chắc đã đồng nghĩa với việc tối ưu chi phí.
Thực tế, giá của phần mềm không phải là chi phí duy nhất. Nhiều phần mềm có mức giá rất dễ tiếp cận ban đầu, nhưng lại phát sinh nhiều khoản ẩn về sau. Vậy nên điều mà chủ quán nên chú trọng hơn là chi phí thực tế bạn cần bỏ ra để phần mềm hoạt động hiệu quả.
Đọc thêm: 5 “cạm bẫy” đến từ phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí chủ quán nên biết để “xa lánh”.
4.3. Tham tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng
Phần mềm quản lý nhà hàng không chỉ cần phù hợp với nhu cầu của chủ quán mà còn cả nhân viên – những người sử dụng trực tiếp hàng ngày. Một phần mềm quản lý nhà hàng với nhiều tính năng, cộng thêm tác vụ phức tạp, giao diện khó dùng sẽ khiến cho nhân viên lúng túng, dễ thao tác sai.
Mô hình lớn cần nhiều tính năng – cho mỗi bộ phận – xung đột khi vận hành
Hãy nhớ rằng, phần mềm quản lý nhà hàng là trợ lý vận hành, giúp đơn giản hóa các quy trình trong nhà hàng thay vì làm phức tạp nó lên.
4.4. Không tính đến việc quản lý từ xa, báo cáo.
Có nhiều chủ quán thời điểm đầu thường nghĩ mình sẽ túc thường xuyên túc trực tại quán để quản lý, giám sát quán và nhân viên nên chỉ lựa chọn những phần mềm đơn giản, xử lý được các tác vụ cần thiết ngay tại quán.
Tuy nhiên trên thực tế không phải lúc nào chủ quán cũng có thể có mặt tại quán 24/7. Những công việc phát sinh như gặp gỡ đối tác, khách hàng, đi công tác, mở rộng chi nhánh… hoặc việc cá nhân, gia đình sẽ là lúc mà chủ quán cần có phần mềm báo cáo, quản lý từ xa.
Quản lý từ xa không chỉ để nắm bắt tình hình mà là cách để phát hiện sớm sai lệch, điều chỉnh kịp thời và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu theo thời gian thực. Một phần mềm không hỗ trợ điều đó, về lâu dài, sẽ khiến bạn mất dần quyền kiểm soát.
Phần mềm quản lý nhà hàng có tính năng báo cáo doanh thu thời gian thực giúp chủ quán kiểm soát được tình hình từ xa.
4.5. Bỏ qua dịch vụ hỗ trợ – sai lầm dễ “đứt gánh giữa đường”
Trong quá trình vận hành, quán sẽ liên tục phát sinh nhu cầu: cập nhật menu, thay đổi giá, nâng cấp tính năng, kết nối hóa đơn điện tử hoặc mở thêm chi nhánh. Khi đó, đội ngũ sale đóng vai trò cực kỳ quan trọng – họ không chỉ là người tư vấn ban đầu, mà còn là cầu nối nhanh chóng giữa chủ quán và bộ phận kỹ thuật, đảm bảo mọi vấn đề được xử lý kịp thời, không làm gián đoạn hoạt động.
Nếu bạn chọn một phần mềm không có hệ thống hỗ trợ linh hoạt, hoặc phần mềm “đóng cứng” không thể nâng cấp, bạn sẽ sớm rơi vào thế bị động khi quán phát triển. Việc phải thay phần mềm giữa chừng không chỉ khiến mất thời gian đào tạo lại nhân viên, mà còn có nguy cơ mất dữ liệu, gián đoạn vận hành và giảm trải nghiệm khách hàng.
5. Kết luận – Chọn đúng phần mềm là chọn đúng hướng đi cho quán.
Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn hiện nay không chỉ còn là công cụ hỗ trợ mà trở thành một phần không thể thiếu của lĩnh vực F&B. Chọn đúng phần mềm không làm nhà hàng, quán ăn thành công chỉ sau một đêm nhưng sẽ là nền tảng vững chắc, đồng hành cùng chủ quán đi đường dài.
Để lại thông tin tại FABi – iPOS để được tư vấn miễn phí và nhận voucher ưu đãi trọn bộ giải pháp quản lý nhà hàng chỉ với 6.700.000 VNĐ/ tháng
