Không thể phủ nhận, phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đã trở thành một “trợ thủ” đắc lực trong công việc kinh doanh của chủ quán. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay, có rất nhiều lời “mời gọi” sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí. Dù tiết kiệm được một khoản ngân sách trước mắt, song phần mềm miễn phí cũng giống như “con dao hai lưỡi” – tiềm ẩn nhiều rủi ro chủ nhà hàng khó lường trước được. 

Vậy cụ thể, những “cạm bẫy” đó là gì? Nên chọn phần mềm quản lý nhà hàng như thế nào để vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng là giải pháp công nghệ được xây dựng để hỗ trợ chủ quán tối ưu các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp như xử lý thanh toán, theo dõi doanh thu, chi phí, kiểm soát nguyên vật liệu, hỗ trợ thiết lập báo cáo tự động,… nhằm thay thế các thao tác thủ công truyền thống. 

Phần mềm quản lý nhà hàng thường được cài đặt trên các thiết bị thông minh như máy tính, máy POS bán hàng, điện thoại di động và có khả năng kết nối để sử dụng đồng bộ với các thiết bị phần cứng khác như máy in hóa đơn, máy in tem nhãn, két đựng tiền,… 

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung ứng phần mềm quản lý nhà hàng trong và ngoài nước trên thị trường. Tuy nhiên, về cơ bản có thể phân phân thành các loại sau: 

• Dựa theo nền tảng công nghệ: Phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises (dạng cài đặt, thường có ưu điểm là tính ổn định cao, bảo mật tốt, khả năng quản lý chuỗi tốt nhưng chi phí triển khai cao) và phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud (sử dụng được trên nhiều thiết bị, chi phí rẻ nhưng tính ổn định không cao so với dạng cài đặt). 
• Dựa trên chi phí: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí và Phần mềm quản lý nhà hàng trả phí. 

2. Những tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý nhà hàng cần có 

Mỗi nhà cung cấp phần mềm có thể đưa ra một số tính năng mở rộng hoặc thu gọn khác nhau cho giải pháp của mình. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý nhà hàng cơ bản sẽ cần có những tính năng sau: 

• Thiết lập và quản lý thực đơn:

Các phần mềm quản lý nhà hàng sẽ cho phép bạn thiết lập chi tiết và quản lý thực đơn bằng việc nhập thông tin lên hệ thống, bao gồm: tên món, giá bán, size, đơn vị tính, hình ảnh món ăn,…Menu sẽ được phân chia theo từng nhóm để nhân viên thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm khi ghi nhận order cho khách hàng.

• Ghi nhận order và chuyển thông tin real-time đến các bộ phận liên quan:

Sau khi khách hàng gọi món, nhân viên có thể thực hiện ghi nhận order trên các thiết bị smartphone, máy tính bảng hay máy bán hàng cầm tay. Ngay lập tức, thông tin order sẽ hiển thị trên máy POS của thu ngân, đồng thời máy in tại khu vực bếp sẽ in phiếu chế biến. Nhờ đó, nhân viên bếp có thể tiếp nhận và thực hiện ngay mà không cần chờ đợi. Ngoài ra, mọi yêu cầu phát sinh như thêm món, đổi món, hủy món cũng được chuyển đến các bộ phận kịp thời.

• Quản lý bàn, hỗ trợ các nghiệp vụ chuyển bàn, ghép bàn, tách/gộp hóa đơn:

Thông qua phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể theo dõi chặt chẽ tình trạng các bàn. Ví dụ: bàn nào đang có khách, bàn nào có khách đã đặt chỗ, bàn nào còn trống,… để sắp xếp chỗ ngồi phù hợp cho khách hàng. Bên cạnh đó, chuyển bàn, ghép bàn hay tách/gộp hóa đơn là những yêu cầu thường gặp của thực khách tại các nhà hàng. Thay vì phải ghi chép lại vào sổ và tính toán một cách thủ công thì phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này nhanh chóng, chính xác hơn. 

• Tính tiền, thanh toán cho khách hàng

Với phần mềm quản lý nhà hàng, mọi lịch sử order đều đã được ghi nhận và tự động hiển thị số tiền cần thanh toán nên chủ quán không lo nhầm lẫn, cộng sai, tính thừa/thiếu tiền. Ngoài ra, các hoạt động tích điểm thành viên, áp dụng mã khuyến mãi, tính VAT,… cũng được thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm.

• Hệ thống báo cáo tự động

Mức độ chi tiết và đa dạng của báo cáo tự động trên các phần mềm quản lý nhà hàng là khác nhau. Một số báo cáo cơ bản thường có là báo cáo doanh thu, chi phí, số đơn hàng, số lượng món bán ra, món bán chạy nhất,… 

Ngoài những tính năng cơ bản kể trên, một số phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay còn được bổ sung, tích hợp thêm nhiều tính năng nâng cao để đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng và ngày càng phức tạp trong kinh doanh nhà hàng. Một số tính năng chuyên sâu có thể kể đến như: Quản lý kho, Quản lý khách hàng, Kế toán, Quản lý đơn hàng online,…

3. “Cạm bẫy” đến từ phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí

Trên thị trường hiện nay, chủ quán sẽ dễ dàng bắt gặp những lời “mời gọi” sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí. Tuy tiết kiệm được một khoản ngân sách trước mắt, song phần mềm miễn phí cũng giống như “con dao hai lưỡi” – tiềm ẩn nhiều rủi ro chủ nhà hàng khó lường trước được.

3.1. Hiểm họa khó lường vì nhiễm virus máy tính

Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí thường là các file trôi nổi trên internet. Chủ quán có thể dễ dàng tìm được những trang web cho phép download các file này về máy tính. Tuy nhiên, ẩn sâu trong đó là mối nguy hại lớn khó lường. Nhiều trang web đã cài sẵn virus trong file và khi download về, chúng sẽ xâm nhập vào thiết bị của bạn. Những hậu quả dễ thấy là khiến thiết bị bị treo/lag, làm chậm tốc độ máy tính. Hậu quả nghiệm trọng hơn có thể là bị bẻ khóa mật khẩu, mất dữ liệu cá nhân/ dữ liệu khách hàng, bị chiếm quyền điều khiển máy tính, gây thiệt hại nặng nề về kinh tế,..

Nhiều loại virus tinh vi như mã độc tàng hình W32.Fileless còn có khả năng “qua mặt” hầu hết các phần mềm diệt virus trên thị trường. Dù được gỡ đi chúng vẫn có thể “tái sinh” và lây lan nhanh qua các thiết bị của toàn hệ thống nhà hàng bằng đường truyền mạng hoặc link giả mạo. 

3.2. Thường xuyên xảy ra lỗi hệ thống

Khi sử dụng những phần mềm quản lý quán nhà hàng miễn phí, sai sót là điều khó tránh khỏi, nếu không muốn nói là xảy ra liên tục. Một số trường hợp lỗi mà chủ kinh doanh dễ gặp phải là phần mềm tắt đột ngột khi đang sử dụng, khởi động lên chậm, số liệu bán hàng sai lệch, giao diện khó sử dụng, phần mềm tính toán sai số tiền trên hóa đơn,… Tất cả những vấn đề này đều mang lại không ít rắc rối cho hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, khi đang thanh toán, phần mềm gặp lỗi, khách hàng sẽ phải chờ đợi bạn khắc phục hoặc phải tạm thời ghi hóa đơn tay. Dù xử lý thế nào cũng dễ để lại ấn tượng kém chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

Về lâu dài, nếu tình trạng lỗi liên tục lặp lại không được khắc phục có thể ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu do thất thoát hóa đơn, sai lệch số liệu, cuối cùng là thiệt hại đến chính dòng tiền của quán. Bên cạnh đó, những nhầm lẫn trong hệ thống báo cáo sẽ gây ra đánh giá, định hướng sai lệch và các quyết định kinh doanh sai lầm. 

3.3. Tính bảo mật “bằng 0”

Không sai khi nói, lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí là bạn đang ngầm chấp nhận các rủi ro liên quan đến bảo mật dữ liệu. Không có đơn vị cung cấp giải pháp rõ ràng, không có cam kết bảo mật minh bạch, vậy mọi dữ liệu về doanh số, chi phí, công thức định lượng món, thông tin khách hàng của bạn sẽ trôi nổi về đâu? bị sử dụng vào việc gì?

Thậm chí, phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí mà bạn tải về chỉ là một phần mềm “rác” được bên cung cấp chia sẻ với mục đích “lấy cắp” data (dữ liệu). Nguy hiểm hơn, hệ thống dữ liệu có thể bị phá hoại, làm rò rỉ thông tin khách hàng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín thương hiệu và hoạt động kinh doanh. 

3.4. Đột ngột ngừng cung cấp dịch vụ

Rất có thể khi chủ kinh doanh và nhân viên của bạn đã sử dụng thành thạo phần mềm thì nhà cung cấp đột nhiên ngừng dịch vụ, phần mềm không thể truy cập hoặc mất toàn bộ dữ liệu. Chắc chắn, sẽ không có tổ chức hay cá nhân nào đứng ra chịu trách nghiệm cho những phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí tràn lan trên Internet này. Đồng nghĩa với việc, bạn bị mất công cụ bán hàng và “mất trắng” dữ liệu, mà chẳng thể “kêu” ai. 

3.5. Không hoàn toàn miễn phí 

Trên mạng Internet có rất nhiều giải pháp quản lý bán hàng dành cho quán ăn/nhà hàng được quảng cáo là miễn phí nhưng thực sự không phải như vậy. Một số phần mềm chỉ cho phép dùng miễn phí trong thời gian giới hạn từ 15 – 30 ngày. Tương tự, cũng có những phần mềm giới hạn số lần sử dụng tính năng. Ví dụ, bạn chỉ có thể miễn phí sử dụng tính năng thanh toán cho khách trong số lượt cho phép, lượt order cũng bị hạn chế số lần nhất định,… 

Khi đó, để có thể trải nghiệm không giới hạn, người dùng cần trả phí để quá trình sử dụng được diễn ra suôn sẻ, trơn tru. Như vậy, phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí thực chất chỉ là hình thức “che mắt” thông qua bản dùng thử trong thời gian giới hạn. Khi thời hạn kết thúc, người dùng buộc phải trả phí bản quyền mới có thể tiếp tục sử dụng. 

4. Muốn tiết kiệm ngân sách, nên chọn phần mềm quản lý nhà hàng như thế nào?

Nếu chỉ vì 2 từ “Miễn Phí” mà chủ kinh doanh “tặc lưỡi” tìm đến những giải giáp quản lý bán hàng không phù hợp, kém chất lượng thì thực tế, cái giá phải trả có thể còn đắt hơn thế. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý nhà hàng hiệu quả mà vẫn tiết kiệm ngân sách? Cùng tìm hiểu ngay những tiêu chí sau đây!

4.1. Phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với quy mô quán 

Một số giải pháp quản lý nhà hàng hiện nay được mặc định tích hợp cùng lúc nhiều chức năng của phần mềm HRM (Quản lý nhân sự), CRM (Chăm sóc khách hàng), WMS (Quản lý kho),… nên có chi phí khá cao. Tuy nhiên, những phần mềm “all – in – one” như vậy chỉ phù hợp với doanh nghiệp F&B lớn hoặc chuỗi đông nhân sự. Với nhà hàng có quy mô vừa đến nhỏ hoặc chỉ có nhu cầu sử dụng các tính năng cơ bản thì một phần mềm đáp ứng đúng và đủ các nhu cầu sử dụng sẽ phù hợp hơn cả. 

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp kinh doanh ăn uống lựa chọn hiện nay là Phần mềm quản lý nhà hàng FABi. FABi là sản phẩm của công ty iPOS.vn – đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt và toàn diện dành cho ngành F&B tại Việt Nam. Phần mềm FABi có đầy đủ tính năng để đáp ứng nhu cầu quản lý vận hành quán ăn/ nhà hàng từ quy mô nhỏ lẻ đến chuỗi lớn, giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công, nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Xem thêm: Cách lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với mô hình kinh doanh

4.2. Phần mềm quản lý nhà hàng đến từ đơn vị cung cấp uy tín 

Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng, chủ kinh doanh nên lưu ý đến mức độ uy tín của đơn vị cung cấp giải pháp và sự nhiệt tình của đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Bởi bất cứ phần mềm công nghệ nào, trong quá trình sử dụng sẽ không tránh khỏi những vướng mắc, cần hỗ trợ, giải đáp. Nếu gặp nhà cung cấp không uy tín, “trốn tránh” trách nghiệm sau khi đã ký xong hợp đồng, chủ kinh doanh sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Để có được những đánh giá khách quan và chân thực nhất, bạn có thể xin ý kiến tham khảo từ bạn bè, đồng nghiệp trong lĩnh vực F&B hoặc xem ý kiến của những chủ kinh doanh khác trong các hội nhóm, diễn đàn trên mạng xã hội để có thể đưa ra quyết định đúng đắn. 

4.3. Phần mềm quản lý nhà hàng dễ sử dụng, giao diện trực quan

Phần mềm quản lý nhà hàng có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng giúp cả chủ quán và nhân viên có thể dễ dàng làm quen và thao tác nhanh chóng. 

Đối với nhân viên mới, một phần mềm dễ sử dụng sẽ rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí đào tạo. Còn với chủ quán, phần mềm quản lý có giao diện trực quan, hệ thống báo cáo sắp xếp logic cũng giúp chủ quán dễ theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh. 

4.4. Phần mềm quản lý nhà hàng sẵn sàng mở rộng tính năng theo nhu cầu

Một số nhà hàng khi mới mở còn hoạt động với quy mô nhỏ nên chủ kinh doanh ưu tiên lựa chọn giải pháp chỉ cần có những tính năng đơn giản. Tuy nhiên, khi mở thêm nhiều cơ sở mới, nhà hàng buộc phải tốn thêm chi phí chuyển đổi sang phần mềm khác tối ưu hơn. 

Vì vậy, tốt nhất bạn nên lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng linh hoạt, có khả năng tích hợp và mở rộng tính năng theo nhu cầu để tránh những chi phí phát sinh về sau. 

Chủ quán có thể tham khảo Phần mềm quản lý nhà hàng FABi. Bên cạnh những tính năng hỗ trợ bán hàng và quản lý cơ bản giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành cho các mô hình kinh doanh ăn uống, phần mềm còn có thể tích hợp với nhiều tính năng add-on đi kèm như:

• Phần mềm chăm sóc khách hàng iPOS CRM
• Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory
• Phần mềm kế toán chuyên biệt cho nhà hàng iPOS Accounting
• Giải pháp Menu điện tử – iPOS O2O
• Hệ thống hiển thị tại bếp iPOS KDS giúp điều phối hoạt động chế biến, tiết kiệm thời gian trả đồ
• Website bán hàng online iPOS WebOrder

Như vậy, qua bài viết trên, iPOS.vn đã chỉ ra những “cạm bẫy” khó lường khi sử dụng những phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí không uy tín. Hy vọng thông qua bài viết trên sẽ giúp chủ kinh doanh có cách nhìn tỉnh táo hơn và thu thập thêm được nhiều kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng như thế nào để vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả. Chúc bạn kinh doanh thành công!