Dù không phải là người trực tiếp đứng bếp nhưng là một chủ nhà hàng/nhà quản lý, bạn vẫn cần nắm rõ những chức năng và quy tắc vận hành một khu bếp để từ đó đưa ra các kế hoạch sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, trang thiết bị và nguồn nhân lực để phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác, giảm chi phí, tăng năng suất của bếp và tăng lợi nhuận cho nhà hàng. Vậy cần quản lý bếp nhà hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất? Theo dõi ngay bài viết sau đây!

1. Chuyên môn hóa nhiệm vụ cho từng bộ phận trong khu vực bếp

Phân bổ nguồn lực hợp lý và chuyên môn hóa cho từng người, từng bộ phận là cách để tối ưu hóa hoạt động của nhà hàng, không riêng gì ở khu vực bếp. Người quản lý nên cân nhắc trong việc sắp xếp đúng người đúng việc, đáp ứng được những kỹ năng riêng của vị trí sẽ giúp cho nhà bếp hoạt động trơn tru, tối ưu thời gian chế biến cũng như đạt được năng suất cao.

Dù là quy mô lớn hay nhỏ thì hầu như các chủ quán hiện nay đều áp dụng cách quản lý bếp nhà hàng như trên. Ngoài bếp trưởng, bếp phó là người chịu trách nhiệm chung cho tất cả các hoạt động trong bếp, chủ quán nên thuê những nhân viên có kinh nghiệm phụ trách từng công đoạn khác nhau. Chẳng hạn như người chuyên làm nước sốt, người chỉ tập trung vào chế biến món cá, món thịt, rau củ hay khi khách gọi các món nướng, quay sẽ có một bộ phận chuyên trách riêng… Tùy vào quy mô mà mỗi nơi có thể tách gộp một số bộ phận để đạt được hiệu quả cao nhất. Khi tạo ra sự chuyên môn hóa, người nào làm việc nấy thì hiển nhiên họ sẽ thuần thục, làm việc trôi chảy và chất lượng món ăn họ chế biến cũng sẽ ngon hơn so với những người phải lo cùng lúc quá nhiều nhiệm vụ, đồng thời đảm bảo chất lượng đồng đều của các món ăn. Bên cạnh đó, việc chuyên môn hóa nhiệm vụ cũng giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ, nắm được công đoạn nào đang gặp vấn đề cần cải thiện cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên bếp.

2. Đầu tư trang thiết bị bếp hiện đại, chất lượng tốt

Muốn công việc diễn ra trôi chảy, nâng cao năng suất chế biến thì các trang thiết bị, dụng cụ dùng cho đầu bếp cũng cần đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Đối với nhiều chủ nhà hàng, khi bắt đầu kinh doanh họ chọn cho mình những thiết bị rẻ, chất lượng vừa phải nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên lựa chọn này đang “âm thầm” tiêu hao nhiều tiền của họ hơn. Sử dụng những trang thiết bị không đảm bảo chất lượng chắc chắn sẽ không đạt được hiệu suất như các thiết bị khác. Chẳng hạn như mua một loại máy xay với chi phí thấp thường sẽ không thể xay ra thịt, cá, rau củ… đủ nhỏ, mịn đúng theo như tiêu chuẩn mà phải làm đi làm lại khá nhiều lần. Việc này có vẻ như không có gì đáng kể nhưng thực ra nhân viên khu bếp phải tốn nhiều thời gian hơn cho công đoạn chuẩn bị dẫn đến tốc độ ra món bị chậm. Hơn nữa, máy hoạt động nhiều, vượt công suất sẽ làm giảm tuổi thọ, nhanh hư hỏng, lại tốn chi phí để bảo trì, sửa chữa hoặc bạn sẽ cần thay thế máy mới.

“Tính già hóa non”, tưởng rằng việc đầu tư những thiết bị rẻ hơn sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhưng đằng sau đó là hàng loạt những hậu quả đáng ngại. Việc vận hành, quản lý bếp nhà hàng trở nên khó khăn, năng suất làm việc bị sụt giảm, chưa kể đến những chi phí ẩn đằng sau.

Do đó một số câu hỏi như: Nhà bếp cần dùng đến những thiết bị, vật dụng nào? Công suất của chúng là bao nhiêu, có phù hợp với thực trạng nhà hàng không? Chúng có chiếm nhiều diện tích không và có thể bố trí được ở đâu? Hay chúng có dễ dàng vệ sinh, dọn dẹp không?…. sẽ là những tiêu chuẩn để giúp chủ nhà hàng lựa chọn được những sản phẩm phù hợp với thực trạng khu bếp và có lợi về kinh tế hơn khi tính lâu dài. Không nên chỉ vì tiết kiệm chi phí ban đầu mà khiến chất lượng sản phẩm không được như kỳ vọng.

3. Thiết kế, bố trí các khu vực khoa học để tăng hiệu quả quản lý bếp nhà hàng

Mỗi khu vực bếp có những chức năng khác nhau và cần được bố trí một cách khoa học, thuận tiện, có sự liên kết với nhau để các nhân viên bếp có thể thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thông thường, bếp nhà hàng sẽ bao gồm các khu vực như sau:

– Khu rửa: Đây là khu vực tập trung tất cả bát đĩa, dụng cụ ăn uống đã sử dụng để tiến hành vệ sinh. Khu vực này sẽ được trang bị chậu rửa, máy rửa bát, máy diệt khuẩn, bàn/kệ để dụng cụ,… Những trang thiết bị này cần bố trí sao cho thuận tiện và đảm bảo vệ sinh.

4. Xây dựng quy trình quản lý bếp nhà hàng thông minh

Để khu vực bếp có thể vận hành trơn tru, đảm bảo tốc độ ra món phục vụ khách hàng, bạn cần xây dựng được một quy trình quản lý bếp nhà hàng rõ ràng và khoa học, từ khâu nhập nguyên liệu, bảo quản thực phẩm, thực hiện sơ chế cho đến khi chế biến, bảo quản và ra món.

Khi nhập hàng, bếp trưởng hoặc người được ủy quyền nên kiểm tra kỹ hàng hóa được nhập về cả số lượng lẫn chất lượng. Kiểm tra bằng mắt thường thông qua màu sắc, mùi và độ tươi của sản phẩm. Sau đó lập biên bản và thông báo những sản phẩm không đạt yêu cầu cho bộ phận phụ trách mua hàng để trả lại cho đơn vị cung cấp.

4.2. Sơ chế thực phẩm

Thực phẩm khi nhập về sẽ được phân loại, sơ chế và bảo quản theo quy trình. Với rau củ quả: cần rửa sơ, cắt gọt và ngâm nước muối nồng độ thấp để khử trùng trước khi bảo quản. Với thực phẩm: nên rửa sạch, sơ chế và bảo quản ở nhiệt độ thích hợp. Với gia vị, thực phẩm khô: sau khi nhập về cần phân loại và bảo quản trong từng khu riêng biệt.

4.3. Chế biến món ăn

Đây là bước cực kỳ quan trọng quyết định tốc độ phục vụ cũng như đảm bảo chất lượng món ăn trong nhà hàng. Bên cạnh việc phân công rõ trách nhiệm cho từng người như ai tiếp nhận đơn, ai người điều phối, ai phụ trách chế biến, ai phụ trách trả đồ,… thì bếp trưởng phải là người có khả năng quản lý và điều hành mọi hoạt động trong khu vực bếp để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, chế biến đúng món, đúng yêu cầu ngay cả những thời điểm đông khách.

Bạn nên đề ra một số quy tắc nhất định trong khu vực bếp. Ví dụ như nhân viên bếp phải thực hiện chế biến đúng định lượng quy định, chỉ được thực hiện chế biến món ăn khi nhận được phiếu in order hoặc thông tin món hiển thị trên màn hình chế biến, không chấp nhận order bằng miệng,… Việc này sẽ giúp bếp vận hành ổn định hơn, hạn chế các trường hợp gian lận xảy ra.

4.4. Bảo quản thức ăn và kiểm soát chất lượng phục vụ

Thức ăn chế biến xong phải được bảo quản và giữ nóng trước khi đem phục vụ cho thực khách. Đảm bảo khi mang ra cho khách các món ăn vẫn giữ được hương vị, dinh dưỡng phù hợp. Đồng thời bếp cũng cần kiểm soát khâu phục vụ của nhân viên trả đồ, nhân viên có đưa đúng các món ăn kèm nước sốt hay không? Phản hồi khách hàng về món ăn như thế nào?… Từ những thông tin này, bộ phận bếp đưa ra cách thức điều chỉnh, nâng cao chất lượng món ăn.

5. Kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu, hàng tồn kho

Nguyên vật liệu, hàng tồn kho cũng là phần quan trọng cần phải được kiểm soát chặt chẽ trong quản lý bếp nhà hàng. Theo định kỳ mỗi tuần, tháng, quý, năm hoặc tùy thời gian linh động, người quản lý bếp nhà hàng cần tiến hành kiểm tra hàng tồn kho và kiểm kê tất cả nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ ở trong quán. Việc kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho càng chặt chẽ và chính xác thì càng hạn chế được tình trạng thất thoát, hao hụt chi phí hay không dự tính được nguyên vật liệu cần thiết cho những thời điểm đông khách/vắng khách để điều chỉnh kế hoạch mua hàng kịp thời.

Trước đây, hoạt động kiểm kê nguyên vật liệu thường phải tiến hành thủ công bằng sổ sách ghi tay hoặc quản lý bằng file Excel. Việc này tốn kém rất nhiều thời gian, công sức của nhà quản lý hay những người phụ trách, trong khi lại rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong khâu kiểm kê, tính toán. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, những nghiệp vụ này cũng được rút gọn và thực hiện nhanh chóng trên hệ thống quản lý kho được tích hợp vào các phần mềm quản lý dành riêng cho nhà hàng. Những hệ thống quản lý này sẽ tự động tính toán và đưa ra các báo cáo nguyên vật liệu, hàng tồn kho một cách chính xác, giúp chủ nhà hàng dễ dàng kiểm soát cũng như đối chiếu với tình hình thực tế, tránh thất thoát cũng như phát hiện những gian lận từ phía nhân viên.

Hiện nay, ứng dụng quản lý kho iPOS Inventory đang là công cụ đắc lực hỗ trợ các chủ nhà hàng trong việc kiểm soát, quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho. iPOS Inventory cho phép bạn xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món ăn. Được đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý bán hàng iPOS nên ngay khi nhân viên bán hàng, iPOS Inventory sẽ tự động ghi nhận những món ăn đã bán và trừ vào kho theo đúng định mức đã quy định. Lúc này, bạn chỉ cần truy cập vào hệ thống, theo dõi số liệu kho trên phần mềm và số liệu tồn kho thực tế sẽ nắm được tình hình kho hàng, phát hiện những chênh lệch bất thường để có phương án xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, iPOS Inventory cũng cung cấp hệ thống báo cáo nguyên vật liệu chi tiết, trực quan giúp bạn kiểm soát kho dễ dàng hơn để lên kế hoạch mua hàng phù hợp. Ngoài ra, tính năng kết nối với nhà cung cấp giúp bạn thực hiện mua hàng nhanh chóng và tiện lợi.

6. Thường xuyên trao đổi, tổ chức các buổi đào tạo nhân viên

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quản lý bếp nhà hàng chính là việc thường xuyên trao đổi giữa các bộ phận cũng như tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao thái độ, kỹ năng làm việc trong khu vực bếp.

Việc trao đổi không chỉ cần thực hiện giữa các nhân viên, bộ phận nhỏ trong khu vực bếp mà còn nên trao đổi giữa bếp và các bộ phận khác trong nhà hàng. Bộ phận bếp là người thực hiện các món ăn nhưng bộ phận phục vụ là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận những phản hồi của họ về món ăn. Thường xuyên trao đổi với các nhân viên phục vụ sẽ giúp bếp điều chỉnh món ăn để đáp ứng khẩu vị cũng như mang lại trải nghiệm tốt hơn cho thực khách, đồng thời giúp sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên nhịp nhàng hơn, tăng hiệu suất làm việc. 

Ngoài các buổi trao đổi, họp mặt, bạn cũng nên tổ chức các buổi đào tạo dành cho đầu bếp, phụ bếp để nâng cao tay nghề, giảm thiểu sai sót trong khâu chế biến, đồng thời nâng cao chất lượng món ăn. Các buổi đào tạo này cũng giúp nhân viên bếp định hướng công việc, thay đổi tư duy, rèn luyện các kỹ năng xử lý tình huống phát sinh trong khu vực bếp hiệu quả hơn.