Tin tức mới

Khám phá những bí mật về phần mềm quản lý nhà hàng 

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Cạnh tranh trong ngành kinh doanh ngày càng gay gắt. Không chỉ dừng lại ở chất lượng món ăn, không gian hay duy trì chất lượng dịch vụ tốt mà còn đòi hỏi các nhà hàng phải mạnh dạn đầu tư, ứng dụng các giải pháp công nghệ mới để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh. Phần mềm quản lý nhà hàng chính là một phần quan trọng trong cuộc cạnh tranh về công nghệ này. Vậy phần mềm này có gì đặc biệt? Cùng khám phá qua bài viết dưới đây!

1. Tổng quan về phần mềm quản lý nhà hàng

Để hiểu được lý do vì sao phần mềm quản lý nhà hàng lại quan trọng và ngày càng trở nên phổ biến thì chúng ta sẽ đi tìm hiểu khái niệm của chúng trước nhé.

1.1. Khái niệm phần mềm quản lý nhà hàng

Khi đến các nhà hàng nói riêng và các cửa hàng ăn uống nói chung, bạn sẽ thường thấy nhân viên phục vụ sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để order món ăn, hay thu ngân thao tác trên máy tính, máy bán hàng để tính tiền, in hóa đơn cho bạn. Trên những thiết bị đó chính là một hệ thống phần mềm được cài đặt để giúp nhân viên thực hiện các nghiệp vụ bán hàng nhanh chóng, tự động và chính xác hơn.

phần mềm quản lý nhà hàng
Phần mềm quản lý nhà hàng giúp thay thế nhiều tác vụ thủ công

Hệ thống nói trên chính là phần mềm quản lý nhà hàng mà chúng ta đang đề cập tới. Phần mềm này cho phép thực hiện order, chuyển order đến bếp/bar hay thu ngân, tính tiền, là công cụ giúp nhà quản lý kiểm soát thu chi, tình hình kinh doanh và nhiều vấn đề khác liên quan đến nhà hàng.

Về cơ bản, phần mềm quản lý nhà hàng có thể được hiểu như sau:

Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động vận hành, kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn. Các nghiệp vụ bán hàng, quản lý kinh doanh đều được thực hiện trên phần mềm quản lý nhà hàng để thay thế cho các thao tác thủ công hay quản lý bằng sổ sách truyền thống.

1.2. Một số đặc điểm của phần mềm quản lý nhà hàng

Với mục tiêu mang đến sự tiện lợi, nhanh chóng, tối ưu nhất cho quy trình vận hành và quản lý, các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay được phát triển ngày càng đa dạng với nhiều tính năng khác nhau nhưng nhìn chung đều sở hữu những đặc điểm như sau:
  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thuận tiện cho việc bán hàng, thanh toán
  • Sử dụng được trên nhiều thiết bị công nghệ thông minh như máy POS bán hàng, máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng,…
  • Khả năng kết nối với các thiết bị phần cứng nằm trong hệ thống POS như máy in hóa đơn, két tiền,…
  • Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản như ghi nhận order, tính tiền, cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí,…

1.3. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Ở các nhà hàng, quán ăn áp dụng cách vận hành và quản lý truyền thống, nhân viên thường nhận order của khách hàng bằng cách ghi nhớ hoặc ghi giấy tay thủ công, sau đó di chuyển đến khu vực bếp để đưa order. Quy trình này có rất nhiều hạn chế như mất thời gian di chuyển, không nắm bắt kịp thời các thay đổi trong order của khách, giấy ghi tay không rõ ràng dẫn đến việc bếp chế biến sai món, thu ngân tính tiền sai,… Đặc biệt là những thời điểm đông khách, việc bếp lên món chậm, khách phàn nàn vì đến trước mà được phục vụ sau, gọi nhân viên nhiều lần nhưng không được giải quyết vấn đề, nhân viên quá tải,… là tình trạng mà rất nhiều nhà hàng gặp phải. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nhân viên, theo dõi thu chi, tồn kho không được chặt chẽ dẫn đến thất thoát, mất tiền mà không rõ nguyên nhân, thậm chí là không phát hiện ra vì không có cơ sở để đối chiếu. Và còn rất nhiều các vấn đề khác nữa.

tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhà hàng
Phần mềm quản lý nhà hàng được ứng dụng ngày càng rộng rãi

Giải pháp đắc lực cho những khó khăn trên chính là phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích như:

– Loại bỏ các công đoạn dư thừa, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất bán hàng: Các nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhanh chóng và đơn giản trên hệ thống phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, nhân viên của bạn có thể phục vụ tốt cho nhiều lượt khách hàng hơn, thay vì phục vụ 1 khách hàng thì giờ đây nhân viên có thể phục vụ 3 – 4 khách hàng trong cùng khoảng thời gian đó. Ngoài ra, khi quy trình được tối ưu và tự động hóa, bạn có thể giảm bớt số lượng nhân sự không cần thiết để tiết kiệm chi phí.

– Quản lý kinh doanh chặt chẽ, hạn chế thất thoát tối đa: Không còn tình trạng ngày ngày cặm cụi cộng sổ, thấy thiếu chỗ này thừa chỗ kia mà không biết do đâu. Hệ thống báo cáo từ phần mềm quản lý nhà hàng cho phép nhà quản lý nắm bắt được các lịch sử giao dịch của nhân viên, theo dõi doanh thu, chi phí, kiểm soát xuất nhập tồn kho chặt chẽ và chính xác.

– Tăng tính chuyên nghiệp cho nhà hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng: Phần mềm quản lý nhà hàng giúp các hoạt động bán hàng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ đó, khách hàng không còn phải chờ đợi lâu để được phục vụ từ lúc order, ra món, cho đến khi thanh toán. Bên cạnh đó phần mềm cũng cung cấp công cụ để bạn thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

2. Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với từng bộ phận

Phần mềm quản lý nhà hàng ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm của các chủ nhà hàng và là xu thế tất yếu bởi những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên sự đa dạng của các loại phần mềm quản lý nhà hàng trên thị trường hiện nay khiến nhiều chủ kinh doanh không biết nên lựa chọn phần mềm nào, gồm những tính năng gì để phù hợp nhất với nhu cầu quản lý và mô hình kinh doanh của mình.

Thông qua chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của từng bộ phần thường có trong một nhà hàng, chúng ta cùng xem xét những tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng được ứng dụng ra sao để từ đó lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

2.1. Đối với bộ phận lễ tân, phục vụ

Bộ phận lễ tân, phục vụ sẽ là những người phụ trách việc đón khách, xếp bàn, thực hiện order, lên món cho khách hàng. Những công việc này yêu cầu sự nhanh chóng và chính xác. Do đó các phần mềm quản lý nhà hàng cần có tính năng quản lý bàn, quản lý khu vực để nhân viên nắm được tình trạng bàn nào có khách, bàn nào đã đặt trước, bàn nào đang trống để sắp xếp cho phù hợp. Với tính năng order, phần mềm cần có giao diện thuận tiện để nhân viên thao tác dễ dàng, tìm kiếm món nhanh chóng, có thêm phần ghi chú dành cho những yêu cầu riêng của khách hàng. Cùng với đó, phần mềm cũng cần đáp ứng tính real-time khi chuyển order xuống khu vực bếp để nhân viên bếp tiến hành chế biến cũng như nắm bắt kịp thời các yêu cầu thay đổi order như thêm/hủy món, đổi món,…

order nhanh chóng với phần mềm quản lý nhà hàng
Tính năng order trên phần mềm quản lý nhà hàng
Ngoài ra, sau khi khách hàng dùng bữa xong, nhân viên cần tiến hành kiểm đồ và chuyển thanh toán đến thu ngân. Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ cho phép nhân viên thực hiện kiểm đồ, in phiếu tạm tính để chốt đồ cho khách trước khi chuyển đến bước thanh toán cuối cùng.

2.2. Đối với bộ phận thu ngân

Nhân viên thu ngân nhà hàng thường sẽ thực hiện các nghiệp vụ tính tiền, thanh toán, áp dụng các chương trình khuyến mãi hay đăng ký và tích điểm thành viên (nếu có), thực hiện các thu chi phát sinh khác. Thông tin hóa đơn không rõ ràng, tính nhầm tiền, thanh toán chậm trễ,… là những vấn đề mà thu ngân dễ gặp phải trong mô hình quản lý truyền thống. 

Tính tiền, thanh toán là tính năng cơ bản mà tất cả các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đều có. Tuy nhiên bạn nên lựa chọn những phần mềm giúp thanh toán nhanh chóng, hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán ngoài tiền mặt như thẻ ngân hàng, ví điện tử, thanh toán QR code,… và có thể ghi nhận các voucher ưu đãi. Ngoài ra, các tính năng lưu trữ thông tin khách hàng, đăng ký thành viên, tích điểm cũng rất hữu ích và cần thiết đối với những nhà hàng quan tâm đến các hoạt động chăm sóc khách hàng.

2.3. Đối với bộ phận bếp/bar

Căn cứ vào nhu cầu, tần suất phục vụ khách hàng, khả năng hoạt động của bộ phận chế biến để bạn cân nhắc việc sử dụng các tính năng hỗ trợ bếp/bar. Với những mô hình nhà hàng nhỏ, lượng khách hàng không lớn thì bạn có thể chỉ cần sắp xếp 1 máy in order tại khu vực bếp/bar để in phiếu chế biến ngay khi nhân viên phục vụ hoàn tất order cho khách. 

điều phối chế biến với phần mềm quản lý nhà hàng
Các order cần được sắp xếp hợp lý để bộ phận bếp dễ dàng theo dõi, điều phối chế biến
Với những nhà hàng lớn, lượng khách đông hay bếp nhà hàng của bạn đang gặp phải tình trạng quá tải, thường xuyên xảy ra các trường hợp nhầm đơn, thiếu món, làm sai thứ tự order, các yêu cầu thay đổi món hay tình trạng còn/hết món không được thông báo kịp thời,… thì bạn sẽ cần đến những tính năng nâng cao. Hiện nay, một số phần mềm quản lý nhà hàng có hỗ trợ hoạt động điều phối khu vực bếp như: Tiếp nhận order, sắp xếp theo thứ tự các đơn theo thời gian, tổng hợp số lượng món giống nhau cần thực hiện, cập nhật các yêu cầu thêm/hủy món theo thời gian thực, thông báo tình trạng hết món cho nhân viên phục vụ,… Nhờ đó, việc quản lý chế biến khu vực bếp/bar trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn, hạn chế sai sót.

2.4. Đối với bộ phận kế toán, mua hàng

Các nhà hàng quản lý theo cách thủ công thường gặp vấn đề trong việc quản lý kho nguyên vật liệu như không theo dõi kịp thời lượng xuất nhập tồn, không nắm bắt được nhu cầu để có kế hoạch mua hàng chính xác dẫn tình trạng thừa thiếu nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây thất thoát, lãng phí. Bên cạnh đó với các nhà hàng lớn có thêm nghiệp vụ kế toán thì thường gặp những vấn đề như chuyển dữ liệu thủ công sang phần mềm kế toán rất mất thời gian và dễ sai sót, các chứng từ, hóa đơn không được kiểm soát chặt chẽ hay chậm trễ trong việc lên báo cáo tài chính,…

phần mềm quản lý nhà hàng giúp quản lý kho chặt chẽ
Kiểm kho, lên kế hoạch mua nguyên vật liệu nên được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý nhà hàng
Một số phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có tích hợp thêm các tính năng quản lý kho cho phép bạn xây dựng định mức món để tự động trừ kho, theo dõi chính xác lượng xuất nhập tồn, lên kế hoạch mua hàng, quản lý hồ sơ và kết nối nhà cung cấp,… Ngoài ra, một số đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng, điển hình là iPOS.vn, còn cung cấp thêm phần mềm kế toán được đồng bộ với phần mềm bán hàng giúp hạn chế các sai sót trong quá trình chuyển dữ liệu, tự động phát sinh các chứng từ, hạch toán giao dịch, hỗ trợ đắc lực cho nhiều nghiệp vụ kế toán nhà hàng.

2.5. Đối với bộ phận marketing

Chạy chương trình khuyến mãi, phát hành voucher giảm giá, xây dựng chương trình hội viên và chăm sóc khách hàng,… là những hoạt động marketing phổ biến tại các nhà hàng hiện nay. Tuy nhiên vấn đề thường gặp phải chính là thiếu công cụ vận hành, không đo lường được hiệu quả, khó khăn trong việc thu thập thông tin, chăm sóc và nhận phản hồi từ khách hàng,… Nếu như bạn có ý định xây dựng các chương trình marketing nhà hàng một cách bài bản thì nên lựa chọn các phần mềm quản lý nhà hàng có hỗ trợ các công việc trên.

Hiện nay, một số phần mềm quản lý nhà hàng cho phép bạn tạo voucher như giảm giá hóa đơn, giảm giá món, mua X tặng Y, mua X giảm Y,… với nhiều kịch bản tự động khác nhau như voucher sử dụng nhiều lần, voucher theo hạng thành viên, voucher cho khách hàng lâu ngày chưa quay lại, voucher cho khách hàng phản hồi,… Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý các vouchers này tốt hơn, hỗ trợ đo lường hiệu quả chương trình marketing tương ứng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thực hiện việc thu thập thông tin khách hàng, tích điểm thành viên, thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng theo kịch bản tự động.

2.6. Đối với nhà quản lý

Là chủ nhà hàng bạn sẽ cần kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên, tình hình thu chi, tồn kho và các hoạt động kinh doanh khác một cách chặt chẽ. Tuy nhiên các phương pháp quản lý thủ công có rất nhiều lỗ hổng khó kiểm soát dẫn đến mất tiền, mất thời gian. Hầu hết phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đều có tính năng xem báo cáo thu chi, tuy nhiên mức độ đầy đủ, chi tiết, chính xác thì không nhiều phần mềm làm được.

Bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng bạn nên xem xét đến các tính năng như phân quyền nhân viên chặt chẽ, lưu lại lịch sử giao dịch, cung cấp đa dạng các báo cáo phù hợp với nhu cầu đặc thù của ngành kinh doanh nhà hàng,… Bên cạnh đó tính năng quản lý từ xa cũng rất cần thiết vì chủ nhà hàng không phải lúc nào cũng có thể có mặt trực tiếp tại cửa hàng để giám sát các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là với những mô hình kinh doanh chuỗi.

phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ quản lý từ xa
Nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý từ xa real-time trên các thiết bị di động
Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng bạn nên xem xét dựa trên quy mô kinh doanh và nhu cầu quản lý để ra quyết định phù hợp nhất. Hiện nay, iPOS.vn đang là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng đang nhận được sự tin tưởng sử dụng của hơn 30.000 thương hiệu lớn nhỏ. Được thiết kế chuyên biệt cho ngành kinh doanh ăn uống và phù hợp đa dạng quy mô từ nhỏ lẻ đến chuỗi lớn, phần mềm iPOS sở hữu đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến chuyên sâu mang lại giải pháp quản lý toàn diện cho các nhà hàng. Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm quản lý nhà hàng iPOS, bạn có thể liên hệ hotline 1900 4766.

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

bài viết mới nhất

Bạn muốn kinh doanh của mình hiệu quả hơn?

để lại thông tin để chúng tôi có thể tư vấn

19004766

Scroll to Top