Đối với những người kinh doanh trong ngành F&B, đặc biệt là các chủ quán cà phê thì Tết nguyên đán là một trong những thời điểm tốt để thu hút khách hàng và “hốt bạc” đầu năm. Tuy nhiên, đây cũng là lúc quán phải đối mặt với nhiều thử thách nếu muốn mở cửa xuyên Tết: khách đông mà thiếu người, năng suất giảm, khó quản lý,…
Vậy làm cách nào để vận hành và mở quán cà phê xuyên Tết với 200% hiệu quả là câu hỏi đặt ra của rất nhiều chủ quán. Trong bài viết dưới đây, iPOS.vn sẽ giúp bạn chỉ ra những lưu ý đặc biệt để có thể duy trì và vận hành tối ưu quán cafe trong dịp Tết đến xuân về này nhé!
Nội dung
1. Chuẩn bị sẵn các nguyên liệu cần thiết
Muốn duy trì hoạt động của quán trong dịp Tết, việc đầu tiên cần lưu ý là phải đảm bảo quán luôn có nguồn nguyên liệu dự trữ đầy đủ, dồi dào, sẵn sàng dùng tới ngay khi cần. Đặc biệt, trước, trong và sau Tết còn là dịp mà nhu cầu ăn uống của mọi người tăng cao, các buổi gặp mặt, hội họp, du xuân, chúc tụng,… liên tục diễn ra với tần suất dày đặc hơn thường ngày. Vì thế, quán phải tính toán và chuẩn bị lượng nguyên liệu sao cho sát với lượng khách tăng vọt trong dịp Tết nhất có thể, tránh tình trạng khách tới mà quán không đủ đồ làm nên khách đành phải đi chỗ khác, quán cũng mất một nguồn doanh thu.
Muốn vậy, chủ quán cần phối hợp với quản lý kho hoặc pha chế kiểm tra kỹ lại số lượng hàng tồn, số lượng thực tế còn sử dụng được và số lượng đang ghi nhận trong sổ sách để biết được chính xác quán đang có bao nhiêu hàng dự trữ. Sau đó, quán nên dự kiến số lượng cần mua thêm từ những nguồn dữ liệu như: số lượng bán trung bình 1 ngày, số lượng bán của những ngày đông khách, số lượng bán của Tết năm ngoái (nếu có) hoặc xem xét một số quán tương tự xem họ làm thế nào.
Đặc biệt, hãy dự trữ thật nhiều nguyên liệu của những món bán chạy, những món signature vì đây sẽ là món được khách gọi nhiều nhất. Nếu tiền vốn của quán có giới hạn thì có thể cắt giảm số lượng nguyên liệu cho những món ít được gọi, để dành tiền mua nguyên liệu của những món bán chạy hơn.
Để tránh việc rơi vào thế bị động thì các quán hãy chủ động đặt hàng và liên hệ với nhà cung cấp từ sớm, trước Tết khoảng 1 tháng là nên bắt tay chuẩn bị ngay. Nếu báo gấp sát Tết quá thì rất có thể nhà cung cấp không còn đủ hàng hoặc bị “đội giá” lên rất cao, quán vừa không có đủ số lượng cần thiết vừa lãng phí thêm một khoản tiền không đáng hết.
Xem thêm: Cách trang trí Tết quán cà phê đẹp lung linh, đón khách check-in “ầm ầm”
2. Quản lý nhân sự để mở quán cà phê xuyên Tết
Nhân sự sẽ là yếu tố then chốt quyết định xem liệu quán cà phê có thể vận hành tốt xuyên Tết được hay không. Ai cũng biết vào dịp Tết thì lượng khách hàng sẽ tăng lên đáng kể, nhưng lượng nhân sự lại “mỏng” đi vì mọi người về quê nghỉ lễ, hoặc thậm chí là nghỉ hẳn. Làm sao để có đủ nhân sự phục vụ trong Tết luôn là bài toán khiến chủ quán đau đầu, chính vì vậy việc đảm bảo nguồn nhân sự và sắp xếp ca làm hợp lý những ngày này là một trong những ưu tiên hàng đầu.
Một số giải pháp về vấn đề nhân sự mà các quán có thể tham khảo:
- Tuyển thêm nhân viên thời vụ để có đủ số lượng nhân viên trong Tết, chú ý tuyển các vị trí phục vụ và pha chế. Tốt nhất là quán nên tuyển sớm để có thời gian thử việc và training nhân sự cẩn thận hơn
- Tăng lương gấp ba và thưởng thêm cho các nhân viên đi làm trong dịp Tết
- Để nhân viên chủ động đăng ký ca làm và ca nghỉ để đảm bảo mọi người có đủ thời gian nghỉ ngơi trong lễ
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, tránh việc mọi người bị chồng chéo hoặc nhầm việc của nhau
3. Xây dựng kế hoạch Marketing dịp Tết
Muốn chạy quán cà phê xuyên Tết hiệu quả thì cần có một kế hoạch Marketing đúng đắn, phù hợp với không khí lễ hội và đủ sức thu hút khách hàng. Không ít những quán cà phê vì muốn thu hút và kích thích nhu cầu của khách hàng đã liên tục tung ra hàng loạt các chương trình khuyến mãi, giảm giá từ rất sớm. Nếu muốn nổi bật và khác biệt với các đối thủ thì quán có thể thay việc khuyến mãi bằng những hình thức khác như tặng quà lì xì đầu năm, giảm giá cho nhóm đi đông, mua 1 tặng 1 đầu xuân,…
Đừng quên “độ” lại giao diện fanpage quán của bằng một bộ nhận diện mới mang đậm không khí Tết hơn và thường xuyên đăng tải những bức ảnh quán decor Tết ấn tượng để thu hút khách nhé. Đồng thời, quán có thể thông báo lịch mở cửa xuyên Tết từ sớm trên fanpage để khách hàng có nhu cầu biết và ghé quán trong dịp này!
4. Quản lý và cân đối tài chính
Vấn đề đau đầu tiếp theo mà bất cứ chủ quán nào cũng quan tâm chính là việc quản lý và cân đối tài chính trong dịp Tết. Phải giữ tài chính ổn định thì quán mới có thể làm việc hiệu quả, suôn sẻ qua Tết. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất mà các quán gặp phải là không đủ người và không đủ thời gian để kiểm soát tiền bạc chặt chẽ như những ngày trong năm.
Đặc biệt, trong dịp Tết này, vì quá đông khách và lại có nhiều nhân viên thời vụ được tuyển mới, chủ chưa nắm được hết tính cách và phong cách làm việc của họ nên khả năng thất thoát tiền bạc sẽ càng lớn hơn. Một số vấn đề sẽ có khả năng gặp phải nhất sẽ là: nhân viên thu ngân không trung thực, không in hóa đơn/hủy bill và nhận tiền của khách rồi “đút túi”, quán đông khách nhân viên thu thiếu tiền hoặc quên thu tiền, tự ý thu thêm phí dịch vụ ngày Tết,…
Chính vì vậy, để quản lý nguồn thu hiệu quả nhất, quán cần có quản lý trực tiếp ở quán những ngày Tết, bên cạnh việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi lượng đơn và doanh thu đổ về. Đừng quên lắp đặt camera tại bàn thu ngân để giám sát các hoạt động của nhân viên, hoặc xem lại khi cần để hạn chế tối đa các rủi ro có thể gặp phải nhé.
Tương tự trong các khoản chi của cửa hàng cũng vậy, chủ quán nên cân nhắc mọi khoản chi tiêu một cách hợp lý, có sự tính toán làm sao để giữ cho nguồn vốn luôn được ổn định. Chủ quán cần xem báo cáo bán hàng hằng ngày, cân đối thu – chi và xem doanh thu mỗi ngày để nhanh chóng phát hiện, xử lý kịp thời những điểm bất thường. Có như vậy thì quán mới có thể ổn định tài chính để vận hành xuyên Tết.
5. Chú trọng việc giao hàng
Tết là thời điểm nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tăng cao, tuy nhiên vì bận rộn việc đón tiếp khách đến chơi hoặc dọn nhà nên người ta không thể đi uống cà phê tại quán được. Giải pháp thay thế được nhiều người lựa chọn là gọi ship về. Vì vậy, các quán nên tận dụng cơ hội để mở rộng thêm tệp khách hàng, tăng doanh thu nhờ đơn hàng online trong dịp Tết. Hãy triển khai dịch vụ giao hàng tới những khu vực lân cận, chắc chắn lượng đơn online mà quán nhận về sẽ rất bất ngờ đấy.
Tuy nhiên, nếu muốn dịch vụ giao hàng online này hoạt động suôn sẻ thì quán cần phải có một đội ngũ nhân sự để nhận đơn – chuẩn bị đơn – đi ship. Trong thời điểm ít nhân sự và khó tuyển người mới như Tết thì để làm được điều này là việc không hề dễ dàng gì. Quán cần chủ động xây dựng đội ngũ shipper hoặc phân công rõ ràng cho bạn nhân viên nào phụ trách việc đi ship, thay vì phụ thuộc vào các dịch vụ giao hàng công nghệ để tránh trường hợp các dịch vụ giao hàng quá tải, khiến quá trình giao hàng chậm trễ, tạo nên trải nghiệm không tốt cho khách hàng.
6. Kiểm tra lại tất cả các thiết bị, máy móc trong quán
Việc kiểm tra máy móc, thiết bị trước dịp Tết là việc làm vô cùng cần thiết vì thời điểm này các đơn vị sửa chữa và bảo hành thường sẽ nghỉ. Nếu thiết bị của quán đang chạy mà bị hỏng, lại đúng lúc đông khách thì sẽ rất ảnh hưởng tới công việc, không chỉ không làm được đồ cho khách, đánh mất một nguồn doanh thu ngay dịp lễ mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng. Dù biết đây là tai nạn không mong muốn, không phải lỗi của quán, nhưng khách hàng đang vui vẻ đi du xuân mà lại gặp tình trạng như vậy sẽ rất dễ bực mình, thậm chí họ còn không muốn quay lại quán, như vậy là quán còn đánh mất thêm khách hàng tiềm năng.
Trước khi bắt đầu vào kỳ nghỉ Tết, chủ quán hãy tranh thủ dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ thiết bị, dụng cụ và sửa chữa ngay với những thiết bị đã hỏng hóc. Còn với các thiết bị như máy pha cafe, máy xay sinh tố, máy ép trái cây,… thường xuyên sử dụng ở tần suất cao thì cần bảo trì, bảo dưỡng kỹ lưỡng. Đồng thời, quán nên in một hoặc nhiều bản hướng dẫn sử dụng, bảo quản các trang thiết bị đúng cách để giảm thiểu tối đa những hư hại không đáng có trong dịp Tết.
Xem thêm: Cách sắp xếp đội ngũ nhân sự nhà hàng, quán cà phê cho dịp Tết Nguyên đán
Trên đây là một số lưu ý về cách vận hành quán cafe xuyên Tết mà dành cho những chủ quán đang cân nhắc. Tết nguyên đán chỉ còn cách chúng ta hơn một tháng nữa, chúc các chủ quán sẽ có một đợt bán hàng Tết thành công và “bội thu” nhé!