Mở quán cafe thì không khó, nhưng bạn có đủ năng lực quản lý quán cafe hiệu quả hay không lại là một vấn đề lớn. Nếu không kiểm soát hoạt động vận hành chặt chẽ, chủ quán có thể gặp sai lầm khiến công việc kinh doanh thất bại.
Bạn có đủ tự tin vào năng lực của bản thân để tự quản lý quán cafe theo cách truyền thống? Hay cần sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ của cách quản lý quán cafe hiện đại để gia tăng hiệu quả kinh doanh? Nếu bạn vẫn đang băn khoăn, hãy cùng theo dõi so sánh hai phương pháp quản lý quán cafe hiện đại – truyền thống trong bài viết dưới đây. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung
1. Quản lý quán cafe theo cách truyền thống – phương pháp đơn giản nhưng kém hiệu quả
Quản lý quán cafe theo cách truyền thống là cách thức đã và đang được áp dụng phổ biến tại Việt Nam từ trước đến nay. Với phương pháp quản lý truyền thống, mọi thông tin order của khách hàng sẽ được nhân viên phục vụ ghi lại bằng giấy bút. Nhân viên phải thực hiện tính tiền bằng máy tính, tự ghi hóa đơn giấy cho khách hàng và ghi lại giao dịch vào sổ sách hoặc nhập vào bảng dữ liệu Excel. Cuối tháng, chủ quán sẽ dựa phải tự tổng hợp, tính toán các số liệu để tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Để kiểm soát chặt chẽ bộ máy vận hành trơn tru và tránh xảy ra sai sót, chủ quán là người đích thân quản lý mọi vấn đề, luôn phải túc trực tại cửa hàng để theo dõi. Ngoài ra, hầu hết các quán cafe theo mô hình truyền thống đều không liên kết với dịch vụ giao hàng công nghệ. Nếu khách cần mua giao tận nơi sẽ phải gọi điện cho chủ quán để đặt hàng, chủ quán sau đó sẽ phải tự liên hệ với đơn vị giao hàng để mang sản phẩm đến cho khách.
1.1. Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
Việc quản lý quán cafe theo phương thức truyền thống giúp chủ quán không phải đầu tư chi phí tốn kém cho hạng mục trang thiết bị như máy tính, máy POS, máy in và các loại phần mềm. Chỉ cần là một cuốn sổ ghi chép thu chi, một máy tính cầm tay cơ bản là quán cafe có thể hoạt động và phục vụ khách. Như vậy, chủ quán có thể để dành khoản tiền đó để chi trả cho các hạng mục chi phí khác.
Đơn giản, dễ thực hiện
Vì các thao tác ghi nhận order và tính tiền đều được làm thủ công nên tất cả các nhân viên đều có thể tự thực hiện được mà không cần mất nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn.
1.2. Nhược điểm
Dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi phục vụ khách hàng
Khách hàng ngày càng khó tính và đòi hỏi nhiều hơn từ các ngành dịch vụ ăn uống. Việc chờ món lâu, nhầm lẫn khâu order hay sai sót khi tính tiền rất dễ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Tình trạng này lặp lại nhiều lần có thể khiến khách hàng mất thiện cảm về quán và không quay lại lần sau.
Khó theo dõi và kiểm soát hiệu quả kinh doanh
Nếu quản lý theo phương pháp truyền thống, chủ quán chỉ có thể theo dõi kết quả kinh doanh bằng cách nhìn vào những số liệu trên sổ hóa đơn hay file excel dài dằng dặc một cách khó khăn. Mọi tính toán lãi, lỗ theo ngày, theo tháng đều cần được tính thủ công rất vất vả, tốn công sức và thời gian. Khi có chênh lệch số tiền giữa thực tế và sổ sách, chủ quán cũng không có thông tin để đối chiếu và không biết nguyên nhân thất thoát ở đâu.
Quản lý nhân viên lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ
Bài toán nhân viên gian lận gây thất thoát tiền bạc cũng là một khó khăn khó giải quyết của người quản lý. Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể hủy hóa đơn, sửa món, thu thêm tiền dịch vụ,… để kiếm thêm tiền bỏ túi riêng. Việc nhân viên sử dụng “chiêu trò” bòn rút nguyên vật liệu, tiền bạc trong nhà hàng là việc diễn ra phổ biến nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ.
Chủ quán luôn phải túc trực tại cửa hàng
Việc quản lý quán cafe theo cách truyền thống khiến chủ quán luôn phải có mặt trực tiếp tại cửa hàng của mình. Như vậy, chủ quán sẽ không có thời gian để làm những công việc quan trọng khác như đàm phán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, thăm dò thị trường để tìm kiếm ý tưởng cho sản phẩm mới,…
2. Quản lý quán cafe theo cách hiện đại – Giải pháp tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, quản lý quán cafe theo cách hiện đại là một xu hướng tất yếu. Sự ra đời của các giải pháp tiên tiến đã trở thành một “trợ lý công nghệ” vô cùng đắc lực để hỗ trợ công việc điều hành, tối ưu hóa công tác quản lý. Nhờ đó, chủ quán có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh, giúp mọi việc trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác.
2.1. Ưu điểm
Tối ưu quy trình vận hành quán
Nếu quản lý quán cafe theo cách hiện đại, các phần mềm quản lý bán hàng sở hữu đầy đủ tính năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ từ order gọi món và thanh toán cho đến những giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, giải pháp hỗ trợ tăng năng suất khu vực bếp/bar,… Như vậy, chủ quán không cần bận tâm để suy nghĩ cách tối ưu công việc từng bộ phận mà có thêm thời gian để lên kế hoạch kinh doanh tổng thể.
Dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh
Một lợi ích khác khi sử dụng giải pháp công nghệ vào công tác quản lý quán cafe là mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được thể hiện qua hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh từ quán cafe đơn lẻ cho đến dạng chuỗi. Phần mềm sẽ tự động tính toán, báo cáo lãi lỗ và các chỉ số để người quản lý có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể xem được báo cáo doanh thu, chi phí, báo cáo món bán chạy, nguồn đơn hàng,… dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu.
Tự động cập nhật chỉ số để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời
Thông qua phần mềm quản lý quán cafe, chủ kinh doanh có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh từ các thống kê như đồ uống nào đang bán chạy nhất, đồ uống nào ít người gọi nhất, khách hàng đang khen ngợi và phàn nàn điều gì, khách hàng hay gọi combo những món nào đi kèm với nhau,… để có điều chỉnh lại thực đơn sao cho phù hợp với thị hiếu của thực khách. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp chủ quán cafe không bị bỏ thừa nguyên liệu và gia tăng lợi nhuận khi bán hàng.
Quản lý nhân viên chặt chẽ, tiết kiệm chi phí nhân sự
Quản lý quán cafe theo cách hiện đại sẽ giải quyết vấn đề nhân viên gian lận một cách triệt để. Phần mềm quản lý quán cafe có hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên. Tất cả các vị trí như chủ nhà hàng, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được thiết lập quyền hạn trên phần mềm, vị trí nào được quyền thực hiện những thao tác gì trên phần mềm. Vì vậy, chủ nhà hàng có thể phát hiện sớm những bất thường, sai lệch trong tài chính để điều chỉnh. Hơn nữa, sự trợ giúp của giải pháp công nghệ sẽ loại bỏ các thao tác thừa thãi, giúp nhân viên gia tăng tốc độ và năng suất làm việc. Việc không sử dụng quá nhiều sức người sẽ giúp cắt giảm bớt số lượng nhân sự, tiết kiệm chi phí vận hành.
Theo dõi tình hình kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi
Chủ quán cafe với rất nhiều công việc bộn bề không thể lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để giám sát, theo dõi công việc của nhân viên. Khi quản lý quán cafe theo cách hiện đại, chủ quán có thể sử dụng một số phần mềm có sở hữu tính năng quản lý điều hành kinh doanh từ xa. Chẳng hạn như giải pháp iPOS Manager, cho phép bạn theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua thiết bị di động với thông tin được cập nhật theo thời gian thực.
2.2. Nhược điểm
Cần chi phí đầu tư ban đầu
Nhược điểm duy nhất của phương thức quản lý quán cafe theo cách hiện đại chính là chi phí. Bạn cần đầu tư cho một combo bao gồm phần mềm và phần cứng như máy tính hoặc máy POS, máy in hóa đơn, két đựng tiền,… Đây có thể là một chi phí kha khá đối với các quán cafe có nguồn lực tài chính “mỏng” trong thời gian đầu mới mở quán.
3. Nên lựa chọn quản lý quán cafe theo cách hiện đại hay truyền thống?
Sau khi so sánh hai cách quản lý quán cafe, chúng ta đều có thể thấy rõ phương pháp hiện đại có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với phương pháp truyền thống. Mặc dù vậy, không ít quán cafe tại Việt Nam hiện nay vẫn chưa thực sự ý thức được việc này. Họ chọn sử dụng cách quản lý truyền thống vì lý do duy nhất chính là tiết kiệm chi phí, mà không hiểu được rằng đằng sau đó ấy là rất nhiều chi phí phát sinh tiềm tàng. Tiết kiệm được một khoản mua phần mềm và thiết bị hỗ trị quản lý, nhưng có thể bạn sẽ mất rất nhiều khoản khác như mất khách vì phục vụ chậm trễ, sai sót; mất tiền do nhân viên gian lận; mất tiền vì thất thoát nguyên vật liệu;….
Trong khi đó, cũng có một số nhỏ chủ quán từ chối cách quản lý hiện đại vì họ là người đã đứng tuổi và “ngại” phải va chạm với công nghệ mới. Tuy nhiên, nhiều phần mềm quản lý quán cafe hiện nay đều được cải tiến, tối ưu để người dùng có thể sử dụng với các thao tác dễ dàng, không cần quá am hiểu về công nghệ. Như vậy, có thể thấy, sau khi phân tích, chúng ta không còn lý do hợp lý nào cho việc lựa chọn quản lý quán cafe theo cách truyền thống nữa.
“Rào cản” duy nhất của việc quản lý quán cafe theo cách hiện đại đối với một số chủ quán chính là vấn đề chi phí. Đối với những giá trị và lợi ích của các giải pháp công nghệ dành cho ngành F&B hiện nay đem lại thì chi phí đầu tư ban đầu là hoàn toàn xứng đáng. Bạn nên cân nhắc lại cơ cấu chi phí vốn ban đầu, có thể cắt giảm ở một số hạng mục khác như tiền mua sắm nội thất, đồ trang trí, trang thiết bị, nhân sự,… để dành ra một khoản cho việc sử dụng phần mềm và thiết bị hỗ trợ quản lý bán hàng.
Nhằm hỗ trợ các chủ kinh doanh trong công cuộc quản lý quán cafe theo cách hiện đại, iPOS.vn hiện nay đang cung cấp một hệ sinh thái sản phẩm công nghệ dành riêng cho lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B. Bên cạnh phần mềm quản lý bán hàng iPOS với các tính năng quản lý và bán hàng cơ bản, iPOS.vn còn cung cấp nhiều sản phẩm bổ sung như phần mềm kế toán chuyên sâu cho ngành F&B IPOS Accounting, hệ thống quản trị và chăm sóc khách hàng IPOS CRM, giải pháp tự gọi đồ tại bàn menu điện tử O2O,… Hơn nữa iPOS khá linh hoạt trong việc tích hợp API kết nối với các đơn vị như giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử… đáp ứng nhu cầu từ mô hình quán cafe nhỏ lẻ đến chuỗi lớn.
Để giải quyết bài toán chi phí cho các chủ quán cafe, iPOS.vn hiện đang cung cấp hai loại phần mềm quản lý bán hàng là POS PC – trả phí một lần dùng trọn đời và POS FABi – trả phí thuê bao theo tháng. Như vậy, chủ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với kế hoạch tài chính của quán.
Thời đại công nghệ 4.0 lên ngôi, thế giới chuyển đổi sang công nghệ AI,… hàng trăm dự đoán tương tự về tương lai. Nếu không muốn bỏ lỡ những cơ hội phát triển trong tương lai, chủ kinh doanh buộc phải “chuyển mình” sang quản lý quán cafe theo cách hiện đại. Với sự hỗ trợ của ứng dụng công nghệ, chắc chắn quán cafe của bạn sẽ kinh doanh hiệu quả và khởi sắc.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành quán cafe trơn tru hơn nhé!
