Mở quán cà phê là một trong số mô hình khởi nghiệp được nhiều người hướng đến hiện nay. Tuy nhiên, để duy trì hiệu quả hoạt động và phát triển kinh doanh thì cần biết cách quản lý dòng tiền chặt chẽ. Một bảng phân tích tài chính thật cụ thể và chi tiết sẽ giúp bạn làm được điều đó. Cùng iPOS.vn tìm hiểu cách cách thiết lập bảng phân tích tài chính quán cà phê như thế nào ngay trong bài viết sau. 

1. Bảng phân tích tài chính quán cà phê là gì?

Bảng phân tích tài chính quán cà phê là một công cụ dùng để đánh giá và phân tích các yếu tố tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của một quán cà phê. Bảng này bao gồm thông tin về chi phí, tỷ suất lợi nhuận, điểm hòa vốn và các chỉ số quan trọng khác để hiểu rõ hơn về hiệu quả hoạt động và “sức khỏe tài chính” của quán.

Các chủ quán thường ưa chuộng thiết lập bảng phân tích tài chính bằng file excel bởi nó dễ sử dụng lại hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, thiết lập bảng phân tích tài chính cho quán cà phê bằng excel cũng dễ gây nhầm lẫn do đặt sai công thức, tính bảo mật và lưu trữ lâu dài không cao. Vì vậy, chủ quán cũng cần hết sức lưu ý. 

2. Tại sao cần thiết lập bảng phân tích tài chính quán cà phê? 

Bảng phân tích tài chính quán cà phê giúp chủ quán có cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh và tình hình tài chính của quán. Dựa vào thông tin từ bảng này, người quản lý có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh để duy trì sự ổn định và tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh. 

Cụ thể việc thiết lập bảng phân tích tài chính quán cà phê sẽ đem lại những lợi ích sau: 

• Quản lý nguồn vốn: Bảng phân tích tài chính giúp chủ quán biết được số tiền vốn hiện có đến từ những nguồn nào, được chi tiêu vào việc gì để kiểm soát thực trạng tài chính tốt hơn.
• Đánh giá mức độ ưu tiên đầu tư: Khi xây dựng bảng phân tích tài chính quán cà phê cũng tương đương với việc chủ quán phải liệt kê được tất cả các đầu mục cần chi tiêu. Nhìn vào đó, chủ quán sẽ đánh giá được đâu là hạng mục cần ưu tiên đầu tư trước, đâu là hạng mục chưa cần thiết ngay.
• Quyết định liên quan đến giá món trên menu: Thông qua bảng phân tích tài chính, chủ quán có thể xác định được giá cost trên từng sản phẩm, kết hợp với lợi nhuận mong muốn để đưa ra mức giá bán phù hợp. 
• Đo lường hiệu suất hoạt động: Bằng cách phân tích các chỉ số tài chính như tỷ suất sinh lời, tỷ suất lợi tức đầu tư hay biên lợi nhuận gộp,… nhà quản lý có thể đo lường hiệu quả hoạt động của quán cà phê so với mức bình quân trong ngành. 
• Dự báo chi phí phát sinh: Thông qua bảng phân tích tài chính quán cà phê, chủ quán có thể dự báo được những khoản chi phí phát sinh để chuẩn bị ngân sách dự phòng hợp lý. 

Xem thêm: 5 “tử huyệt” trong việc quản lý tài chính của chủ quán cà phê

3. Hướng dẫn thiết lập bảng phân tích tài chính quán cà phê

Một số khái niệm bạn cần biết trước khi thiết lập bảng phân tích tài chính cho quán cà phê: 

• Chi phí đầu tư: Là khoản chi phí cần bỏ ra để phục vụ mục đích xây dựng quán trước khi quán có thể kinh doanh sinh lời. 
• Định phí: Chi phí cố định hàng tháng phải bỏ ra để có thể duy trì hoạt động kinh doanh. Ví dụ như tiền điện, tiền nước, tiền internet, tiền mặt bằng, lương nhân viên,…
• Biến phí: Chi phí biến đổi hàng tháng tùy vào tình hình thực tế. Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu, khi số lượng bán ra nhiều thì chi phí nguyên vật sẽ tăng theo. 
• Điểm hòa vốn: Là điểm mà tại đó doanh thu bán ra vừa đủ để bù đắp tất cả các chi phí, bao gồm cả định phí và biến phí.
• Doanh thu kỳ vọng: Mức doanh thu mong muốn đạt được của chủ đầu tư. 

Để thiết lập bảng phân tích tài chính quán cà phê, chủ quán cần thực hiện các bước như sau: 

Bước 1: Khai báo chi phí đầu tư mở quán 

Chủ quán cần liệt kê chi tiết các loại chi phí sẽ phải bỏ ra ban đầu khi mở quán. Những khoản phí này sẽ bao gồm tiền thuê thiết kế, setup quán, tiền mua sắm cơ sở vật chất, tiền lo thủ tục pháp lý,… 

Lưu ý, càng liệt kê đầy đủ ở bước này thì sẽ càng thuận tiện cho việc định giá món và phân tích điểm hòa vốn ở bước sau. 

Bước 2: Thiết lập các chỉ số kinh doanh 

Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi chủ quán phải đưa ra các con số chính xác. Độ chính xác của các số liệu này càng cao thì bảng phân tích tài chính của quán sẽ càng hiệu quả. 

Các hạng mục chính cần liệt kê trong bảng này bao gồm: định phí, các chỉ số menu và các chỉ số kinh doanh khác. Cụ thể: 

Định phí quán cà phê là các khoản chi phí cố định (thường được tính theo tháng), nghĩa là dù quán có hoạt động tốt hay không bạn vẫn sẽ phải chi trả các khoản này. Các khoản định phí cơ bản của quán cà phê thường bao gồm: Giá thuê mặt bằng, lương nhân sự, điện, nước, phí vệ sinh, chi phí phần mềm quản lý bán hàng,… Ngoài ra, có 2 khoản định phí thường bị bỏ quên đó là lãi vay mở quán và chi phí khấu hao. Trong đó: 

• Lãi vay mở quán là 1 loại chi phí cơ hội. Ví dụ, bạn có một khoản tiền nhàn rỗi, nếu không dùng khoản tiền này để đầu tư mở quán, bạn có thể nhận được một khoản tiền lãi cố định hàng tháng bằng cách gửi ngân hàng. Còn trường hợp vay vốn để mở quán thì có thể coi khoản lãi này là lãi vay. Công thức tính lãi vay/tháng như sau:

(Chi phí ban đầu + Tiền cọc) × %Lãi vay một năm / 12 tháng

• Giá trị khấu hao quán cà phê được tính bằng công thức sau:

Tổng chi phí ban đầu / Độ dài của hợp đồng thuê mặt bằng (tháng).

Sau khi liệt kê hết các khoản định phí hàng tháng của quán cà phê, dùng hàm Sum để tính tổng định phí mỗi tháng. 

Hạng mục tiếp theo cần thiết lập là các chỉ số trên menu như giá trung bình của nhóm món, tỉ trọng nguyên liệu trên doanh thu nhóm món, tỷ trọng doanh thu nhóm món so với tổng doanh thu,… Từ đó nhận biết được, đâu sẽ là nhóm món cho ra lợi nhuận cao nhất và có căn cứ để tính doanh thu kỳ vọng. 

Đối với quán mới mở, bạn chưa thể đưa ra mức tỷ trọng doanh thu chính xác của các nhóm đồ uống, tuy nhiên bạn có thể tham khảo các quán cùng khu vực, cùng mô hình kinh doanh để nắm bắt khái quát lưu lượng khách hàng và điền vào bảng phân tích. 

Phía cuối bảng, các số liệu kinh doanh quan trọng sẽ được tính theo công thức sau:

• Giá trung bình 1 ly đồ uống = Σ(Giá trung bình nhóm món × Tỷ trọng doanh thu của nhóm món)
• Giá trung bình 1 ly đồ uống (có up-sale): Tính như công thức trên nhưng bao gồm cả nhóm up-sale. Bạn cũng có thể bỏ qua chỉ số này trong bảng khai báo thông tin dự án quán cà phê.
• Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng là phần chủ quán có thể nhập tùy ý theo mong muốn. Tuy nhiên, thông thường mức lãi lý tưởng của quán cà phê là khoảng 20% tổng doanh thu.

Bước 3: Lập bảng tính điểm hòa vốn và doanh thu kỳ vọng

Dựa vào số liệu đã nhập vào các bảng ở bước 1 và 2, chủ quán có thể lập bảng tính điểm hòa vốn cho quán. 

• Doanh thu hòa vốn/tháng:

Tổng định phí / [ 1 – Σ(Tỷ trọng nguyên liệu nhóm món × Tỷ trọng doanh thu nhóm món)]

• Lợi nhuận hòa vốn điền 0 Đồng.
• Chi phí nguyên liệu:

Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng × Doanh thu hòa vốn

• Doanh thu hòa vốn/ngày:

Doanh thu hòa vốn/tháng ÷ Số ngày hoạt động/tháng

• Số ly hòa vốn/tháng:

(Doanh thu hòa vốn/tháng) / Giá trung bình 1 ly đồ uống

• Số ly hòa vốn/ngày:

(Số ly hòa vốn/tháng) / Số ngày hoạt động/tháng

• Số tháng hoàn vốn:

Chi phí ban đầu / (Lợi nhuận + Khấu hao + Lãi vay)

Đối với bảng doanh thu kỳ vọng của quán, cách làm tương tự nhưng tại ô doanh thu kỳ vọng/tháng, bạn chỉ cần nhập giá trị doanh thu mong muốn.

Xem thêm: Tiền vốn nhà hàng – Bao nhiêu cho đủ?

Như vậy, bảng phân tích tài chính quán cà phê là một công cụ không thể thiếu để quản lý và phát triển kinh doanh một cách hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết trên, sẽ giúp chủ quán nắm được các thông tin hữu ích để áp dụng vào thực tế công việc của mình.