Khi bắt tay vào mô hình kinh doanh quán trà sữa, nhiều ông bà chủ thường có tâm lý “ôm đồm”, việc gì cũng vơ vào mình, tự mình làm hết. Từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, kho quỹ cho đến tính toán doanh thu, chăm sóc khách hàng. Dần dần dẫn tới quá tải công việc, việc nào cũng làm không tới và chẳng đạt được hiệu quả như mong đợi.
Vậy nên việc đầu tư phần mềm quản lý quán trà sữa là vô cùng cần thiết để việc vận hành quán được trơn tru, hiệu quả. Cùng iPOS.vn review top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường F&B hiện nay nhé!
Nội dung
1. Phần mềm quản lý quán trà sữa là gì?
Phần mềm quản lý quán trà sữa là giải pháp công nghệ chuyên biệt được xây dựng để phục vụ cho các mô hình cửa hàng kinh doanh trà sữa. Nó giúp các chủ quán tự động hóa được các nghiệp vụ bán hàng một các dễ dàng ngày trên các thiết bị phổ biến như máy POS, máy tính, điện thoại, tablet,…
Một phần mềm quản lý trà sữa chuyên nghiệp thường sẽ bao gồm đầy đủ những nghiệp vụ cơ bản dưới đây:
– In phiếu tem và xuất hóa đơn một cách nhanh chóng
– Quản lý nguyên vật liệu xuất – nhập – tồn kho
– Quản lý hoạt động của nhân viên trong cửa hàng
– Theo dõi báo cáo doanh thu, lợi nhuận mọi lúc mọi nơi
– Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, thiết lập các chương trình khuyến mãi
– Có thể đáp ứng được nhiều hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ATM, thẻ VISA, Master Card, các loại ví điện tử,…
– Kết nối được với nhiều thiết bị bán hàng như máy tính, máy POS, két tiền, máy in hóa đơn, máy in tem nhãn,…
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa
- Nâng cao hiệu suất công việc
Nhờ vào phần mềm quản lý quán trà sữa, chủ quán có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, từ khâu đặt hàng, thanh toán, quản lý kho, nhân viên đến việc tính toán doanh thu, lợi nhuận. Qua đó, giúp bạn có thể theo sát mọi hoạt động trong cửa hàng đồng thời điều chỉnh các bất cập, những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của cả bộ máy cũng như tiết kiệm chi phí và thời gian điều hành.
- Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh
Hầu hết các phần mềm quản lý quán trà sữa hiện nay đều có hệ thống báo cáo chi tiết về tình hình doanh thu, lợi nhuận hàng ngày, hàng tháng của cửa hàng và thông tin về các mặt hàng bán chạy nhất, khung giờ đông khách nhất,… Điều này giúp các chủ quán dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh một các chi tiết và chính xác xác nhất. Nhờ đó, các bạn có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả.
Ví dụ như món hồng trà sữa trong đang được ưa chuộng nhất menu quán và mang lại doanh thu lớn nhất thì bạn có thể triển khai thêm các chương trình marketing để đẩy mạnh doanh số hơn, đồng thời nhập thêm nguyên vật liệu để luôn đảm bảo sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
- Quản lý tồn kho hiệu quả
Thông thường nếu không có sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng, các chủ quán sẽ phải tự lập bảng biểu để thống kế số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho hàng ngày để đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ. Nhưng với phần mềm quản lý quán trà sữa thì chủ quán có thể quản lý kho hàng của mình một cách tối ưu hơn rất nhiều. Bởi nó cho phép người dùng theo dõi số lượng hàng tồn kho, kiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho cũng như quản lý hạn sử dụng của những mặt hàng trong kho. Điều này giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa việc quản lý nguyên liệu của cửa hàng.
- Gia tăng trải nghiệm khách hàng
Bên cạnh những lợi ích trên thì phần mềm quản lý quán trà sữa cũng là một công cụ hỗ trợ hoạt động chăm sóc khách hàng rất tốt. Bởi lẽ nó được các trang bị các tính năng vượt trội như quản lý đơn hàng, tích điểm khách hàng hay gửi thông tin về các chương trình khuyến mãi tới khách hàng. Nhờ vậy, chủ quán có thể xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu mình đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán phở phổ biến nhất trên thị trường hiện nay
3. Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến nhất hiện nay
3.1. Phần mềm quản lý quán trà sữa FABi
– Đơn vị cung cấp:
Phần mềm quản lý quán quán trà sữa FABi là phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần iPOS.vn – đơn vị uy tín có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt cho ngành F&B tại Việt Nam. Đây cũng là một trong những giải pháp công nghệ được ứng dụng phổ biến nhất trên thị trường kinh doanh ăn uống hiện nay. Bởi lẽ, phần mềm quản lý quán trà sữa FABi được xây dựng chuyên biệt dành riêng cho ngành F&B, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng tại quán trà sữa.
– Mô hình phù hợp:
Phần mềm quản lý quán trà sữa FABi được thiết kế để phù hợp với đa dạng mô hình trà sữa, từ quy mô quán nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các quán lớn hay chuỗi cửa hàng hàng nhiều chi nhánh.
– Một số tính năng nổi bật:
+ Ghi nhận order nhanh chóng, dễ sử dụng
Phần mềm quản lý quán trà sữa FABi được thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng cho bất kỳ ai. Menu quán được hiển thị trực quan ngay trên màn hình nên nhân viên quán có thể dễ dàng thao tác ghi món ngay trên di động, máy tính bảng hay máy POS. Sau đó, mọi thông tin order sẽ được chuyển trực tiếp tới quầy thu ngân và bộ phận pha chế thông qua máy in order.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quán trà sữa FABi còn hỗ trợ các nghiệp vụ thường gặp như chuyển bàn, gộp bàn hay các yêu cầu thêm món, đổi món,… Qua đó giúp đơn giản hóa quy trình order tại cửa hàng hơn rất nhiều.
+ Hỗ trợ thanh toán, in hóa đơn chính xác
Phần mềm quản lý quán trà sữa FABi là “trợ thủ đắc lực” cho các nhân viên thu ngân trong cửa hàng. Bởi lẽ nó hỗ trợ mọi thao tác từ tính tiền, điều chỉnh hóa đơn, kiểm kê đồ, in tạm tính cho đến thao tác thanh toán, in hóa đơn. Ngoài ra, nhân viên tại cửa hàng còn có thể dễ dàng áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn… một cách nhanh chóng và chính xác.
Đồng thời, đây cũng là phần mềm hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử MoMo, ZaloPay, thẻ Visa, thẻ Mastercard,… Và đặc biệt, với các khách hàng của iPOS.vn còn được ưu đãi triển khai miễn phí giải pháp thanh toán bằng mã QR đa năng MoMo cùng vô vàn các ưu đãi khác.
+ Hệ thống báo cáo trực quan, dễ theo dõi
Bên cạnh việc hỗ trợ hoạt động order, phần mềm quản lý quán trà sữa FABi còn cung cấp đầy đủ các báo cáo đặc thù dành riêng cho ngành F&B như doanh thu, lợi nhuận, lịch sử bán hàng, thống kế hóa đơn, các mặt hàng bán chạy, tổng quan xu hướng kinh doanh của cửa hàng,… Nhờ vậy, chủ quán có thể theo dõi sát sao tình hình kinh doanh trong cửa hàng và quản lý chặt chẽ luồng vận hành để tránh xảy ra các sai sót, rủi ro trong quá trình hoạt động.
+ Quản lý quán trà sữa từ xa trên thiết bị di động
Với phần mềm quản lý quán trà sữa FABi, chủ quán có thể quản lý mọi hoạt động bán hàng từ xa như số lượng bàn đang mở, hóa đơn bán bán hàng, doanh thu theo thời gian thực,… thông qua ứng dụng di động iPOS Manager.
Ngoài ra, ứng dụng FABi Manager còn có tính năng Kế toán VO cho phép chủ quán phân loại và theo dõi các khoản thu chi, kiểm soát biến động dòng tiền và theo dõi kế hoạch tài chính trong kinh doanh.
– Một số khách hàng tiêu biểu sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa FABi:
iPOS.vn hiện đang hợp tác và cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cho hơn 50.000 khách hàng là chuỗi nhà hàng/cafe và các chủ đầu tư vừa & nhỏ trên cả nước. Trong đó, có hàng trăm khách hàng đang kinh doanh mô hình quán trà sữa hiệu quả. Một số khách hàng tiêu biểu có thể kể đến như: Rosier Fresh Tea & Coffee, Trà sữa Đô Đô, Cooler City, Chatthai, Phê La, Lasimi, Oola, U-Tea,…
3.2. Phần mềm quản lý quán trà sữa CukCuk
– Đơn vị cung cấp:
Phần mềm quản lý trà sữa CukCuk được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng tại quán trà sữa.
– Một số tính năng nổi bật:
+ Giao diện trực quan, sinh động và dễ sử dụng. Các chức năng được phân định rõ ràng tương ứng với từng vị trí trong cửa hàng như thu ngân, pha chế, quản lý,…
+ Đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, thân thiện
+ Kết nối với các ứng dụng giao hàng trực tuyến như Grab, Ahamove,..
+ Tích hợp với nhiều thiết bị bán hàng như máy POS bán hàng, máy POS mini cầm tay, két đựng tiền, máy in tem, máy in hóa đơn,…
+ Liên kết với đối tác SMS marketing giúp quán có thể chủ động phát hành voucher, thông báo chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng qua tin nhắn văn bản,…
3.3. Phần mềm quản lý quán trà sữa POSApp
– Đơn vị cung cấp:
Phần mềm quản lý quán trà sữa PosApp được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ PosApp – Đơn vị cung cấp dịch vụ gia công phần mềm và giải pháp về phần cứng hỗ trợ bán hàng.
– Một số tính năng nổi bật:
+ Hỗ trợ các tính năng chuyên biệt cho các mô hình trà sữa như bán hàng mang đi, bán hàng tại chỗ, bán hàng online.
+ Thao tác order nhanh chóng, thanh toán chính xác, theo dõi báo cáo trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, tablet,…
+ Tối ưu hoạt động quản lý kho, tự động trừ kho khi bán và kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho mỗi ngày.
+ Cung cấp hệ thống phân quyền chặt chẽ cùng hệ thống đối soát thông minh, nhằm đảm bảo lưu trữ toàn bộ hoá đơn huỷ, món huỷ cũng như thao tác nhập – xuất kho.
+ Hơn 30 biểu đồ, báo cáo doanh thu khác nhau như báo cáo doanh thu, chi phí lỗ lãi, kho nguyên vật liệu, hoạt động của nhân viên được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
3.4. Phần mềm quản lý quán trà sữa Sapo Fnb
– Đơn vị cung cấp:
Phần mềm quản lý quán trà sữa Sapo Fnb là giải pháp công nghệ được cung cấp bởi Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sapo – đơn vị đã có hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh tại Việt Nam.
– Một số tính năng nổi bật:
+ Thao tác order, ghi món đơn giản, dễ sử dụng
+ Hỗ trợ khách hàng thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,…
+ Sử dụng được trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính, tablet. Nhờ đó giúp hỗ trợ hoạt động vận hành quán được trơn tru và hiệu quả hơn.
+ Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh tức thời như doanh thu, lợi nhuận, chi phí,…
3.5. Phần mềm quản lý quán trà sữa Tuki Milktea
– Đơn vị cung cấp:
Phần mềm quản lý quán trà sữa Tuki Milktea được phát triển bởi Công ty cổ phần Tuki Việt Nam – đơn vị cung cấp thiết bị phần cứng và phần mềm bán hàng phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh.
– Một số tính năng nổi bật:
+ Giao diện cảm ứng, trực quan và dễ sử dụng với mọi độ tuổi, trình độ.
+ Hỗ trợ in chế biến bằng tem mã vạch
+ Quản lý cửa hàng từ xa trên nhiều thiết bị
+ Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho chính xác đến từng đơn vị
4. Những lưu ý trong việc lựa chọn phần mềm quản lý quán trà sữa
4.1. Đánh giá nhu cầu sử dụng của cửa hàng
Điều kiện tiên quyết trước khi quyết định áp dụng bất kỳ một phần mềm quản lý quán trà sữa nào, đó là chủ quán phải xác định chính xác nhu cầu của mình. Điều này có thể dựa trên các yếu tố sau: tính năng cần thiết, số lượng nhân viên của mỗi cửa hàng, số lượng cửa hàng cần sử dụng, quy trình vận hành của quán.
Dựa vào đó, chủ quán có thể lựa chọn phần mềm quản lý có các tính năng phù hợp nhất với mong muốn của bản thân. Ví dụ như quán của bạn có khoảng 5 – 6 nhân viên trong một cửa hàng và có khoảng 10 chi nhánh thì bạn nên lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng như quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý đơn hàng,…
Bởi như vậy sẽ giúp đỡ chủ kinh doanh có thể giảm tải phần lớn công việc, dữ liệu được xử lý bằng công nghệ sẽ chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn. Đồng thời nó cũng cho phép chủ kinh doanh có thể cùng lúc theo dõi được hoạt động kinh doanh, thu chi, lãi lỗ của tất cả chi nhánh mà không cần có mặt 24/24.
4.2. Ưu tiên những sản phẩm dễ sử dụng và được hỗ trợ xuyên suốt
Một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá phần mềm quản lý quán trà sữa có đáng sử dụng hay không sẽ dựa vào mức độ thân thiện và dễ sử dụng với người dùng. Vì vậy, bạn nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý được thiết kế để các thao tác được thực hiện đơn giản và không mất quá nhiều thời gian làm quan. Thêm vào đó, phần mềm cần linh hoạt, có thể điều chỉnh phù hợp với quy trình vận hành của cửa hàng.
Ngoài ra, chủ kinh doanh nên cân nhắc lựa chọn những thương hiệu uy tín, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn được hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình sử dụng và lỡ có vấn đề phát sinh cũng sẽ nhận được sự quan tâm từ đơn vị cung cấp phần mềm.
4.3. Dùng thử phần mềm trước khi quyết định sử dụng
Để biết phần mềm quản lý quán trà sữa có phù hợp với mô hình của bạn không thì chỉ tham khảo và tìm hiểu lý thuyết là không đủ. Vì vậy, bạn nên đăng ký dùng thử để test trước xem phần mềm đó có dễ sử dụng không và có đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý quán trà sữa của mình không. Trong đó, quá trình dùng thử này cũng là một cơ hội để bạn đánh giá thêm dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp có nhiệt tình và kịp thời hay không.
5. Tạm kết
Trên đây là top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Có thể thấy với mỗi phần mềm sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau và tùy thuộc vào ngân sách, mô hình và nhu cầu sử dụng mà chủ quán có thể lựa chọn phần mềm phù hợp và dễ sử dụng nhất với bản thân.
Tuy nhiên, khi lựa chọn phần mềm quản lý quán trà sữa, chủ quán nên lưu ý đến mức độ uy tín và kinh nghiệm triển khai của đơn vị cung ứng phần mềm, các tính năng cũng như chi phí mua phần mềm hợp lý, đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng chuyên nghiệp, nhiệt tình,…
iPOS.vn là đơn vị cung ứng giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt trong ngành F&B, đã được hơn 50.000 chủ quán tin tưởng sử dụng. Nếu đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý nhà hàng/quán cafe/trà sữa, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến số Hotline 1900 4766 hoặc Đăng ký nhận tư vấn miễn phí Tại đây