Việc quản lý hoạt động kinh doanh cho quán cafe chưa bao giờ là dễ, đòi hỏi chủ quán phải luôn nhanh nhạy sát sao để kịp thời ứng biến với bất kỳ trường hợp phát sinh nào xảy ra. Hãy cùng iPOS.vn khám phá các cách thức quản lý quán cafe và việc áp dụng phần mềm quản lý quán cafe dưới đây, để tham khảo và tìm được phương pháp đạt hiệu quả tốt nhất cho mô hình của bạn nhé.
Nội dung
1. Quản lý nhân sự
Nhân viên luôn là nhân tố cần coi trọng và quan tâm hàng đầu để giúp việc kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất. Việc lập kế hoạch, điều phối công việc của nhân viên và quản lý đúng cách sẽ giúp tăng tối đa năng suất công việc, giảm thiểu những sai sót không đáng có.
Chính vì vậy trước tiên chủ quán cần đào tạo và rèn luyện cho nhân viên ngay từ ban đầu về thái độ phục vụ và giá trị cốt lõi của quán, để nhân viên hiểu được tầm quan trọng và tuân thủ theo định hướng của quán. So với một nhân viên A ít có kinh nghiệm nhưng có thái độ cầu tiến chăm chỉ, biết lắng nghe và một nhân viên B đã có kỹ năng nhưng luôn cẩu thả và làm việc với một thái độ hời hợt, thì việc đào tạo nghiệp vụ và đưa nhân viên A vào nề nếp khuôn khổ của quán cafe sẽ dễ dàng hơn.
Việc quản lý nhân sự không được thắt chặt, kiểm soát sẽ dẫn tới nhiều hệ lụy trong quy trình làm việc. Điều này gây ra nhiều lỗ hổng trong quản lý, nhân viên sẽ làm việc thiếu chuyên nghiệp, gian lận dẫn tới những thất thoát cho kinh doanh.
Bên cạnh việc đào tạo nhân sự, chủ nhà hàng cần tạo lòng tin với nhân viên thông qua những buổi chia sẻ và góp ý để nhân viên được “tự do ngôn luận”, rút kinh nghiệm nội bộ. Ngoài ra, chủ quán cũng nên có những hình thức khen thưởng để động viên khuyến khích nhân viên, điều này giúp họ thêm yêu thích và duy trì gắn bó với công việc.
Đọc thêm: 7 phương pháp để đối mặt với vấn đề thiếu hụt nhân sự trong kinh doanh F&B
2. Quản lý nguyên vật liệu
Việc quản lý và bảo quản nguyên vật liệu giúp quán cafe tránh khỏi việc thất thoát doanh thu, nắm được số lượng tồn kho và tình trạng sử dụng. Việc quản lý nguồn nguyên liệu còn kiểm soát được việc nhân viên thiếu trung thực, gian lận khi pha chế đồ uống không đúng định lượng cắt xén ăn bớt nguyên vật liệu. Đây chính là nguyên nhân dẫn tới, đồ uống không được chuẩn vị, ảnh hưởng tới thương hiệu và uy tín quán.
Ngoài ra, chủ quán cần sát sao trong việc nhập xuất nguyên liệu, để số lượng thực tế khớp trên hệ thống, luôn theo dõi, nhập thêm nguyên vật liệu khi cần thiết để đảm bảo số lượng luôn có sẵn, đủ nguyên vật liệu để pha chế.
Chủ quán nên tạo cho nhân viên thói quen kiểm lại nguyên vật liệu tồn kho cuối buổi và ghi chép đầy đủ, báo cáo và cập nhật liên tục chính xác trên hệ thống.
3. Quản lý dòng tiền, doanh thu
Tiếp đến là việc quản lý dòng tiền và doanh thu cho quán cafe, đây là việc làm mà chủ quán/bộ phận kế toán cần theo dõi cẩn thận cuối ngày.
Trong phần quản lý này, nhân viên thường dễ xảy ra vấn đề sai số như sau, chủ quán cần lưu ý:
- Dễ nhầm lẫn các hóa đơn, nhập thừa hoặc thiếu hóa đơn
- Nhân viên chưa lấy tiền khách đã thanh toán hoặc ngược lại
- Nhân viên nhập hàng từ nhà cung cấp nhưng chưa làm phiếu nhập
- Mua sắm đồ cho quán nhưng chưa làm phiếu chi
- Chọn sai hình thức thanh toán dẫn tới chốt tiền kết thúc ca không đủ
- In thiếu hóa đơn dẫn tới số tiền thực tế chênh lệch,..
Để việc kinh doanh được duy trì, doanh thu của cửa hàng cần phải đảm bảo. Do vậy nếu chủ quán không biết cách quản lý tài chính sẽ gây tổn thất nặng nề cho quán, lãng phí tiền bạc vào những lý do không chính đáng, không cân đối thu được thu chi sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới lợi nhuận của quán.
4. Quản lý công nợ
Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi và thống kê các khoản phải thu của khách hàng hoặc các khoản chi phí của quán khi nhập/xuất nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, điều này sẽ giúp chủ quán kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.
Bên cạnh đó, 1 số khoản thu và phải trả có thể phát sinh như tạm ứng cho nhân viên, bồi thường, ký nợ,…
Các cách để giúp chủ quán có thể quản lý công nợ hiệu quả, đó là:
- Thiết lập quy trình quản lý công nợ
- Thường xuyên đối chiếu và xem lại các khoản thu cuối ngày/tháng
- Lưu trữ hóa đơn mua bán trao đổi
- Gửi hóa đơn, các giấy tờ liên quan tới khách và nhà cung cấp
- Thông tin khoản nợ cho khách/nhà cung cấp bằng cách gọi điện, nhắn tin, email
- Áp dụng kế toán nhà hàng
5. Quản lý chất lượng sản phẩm
Việc đảm bảo được chất lượng sản phẩm và dịch vụ sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh và uy tín của quán.
Nếu như bạn muốn quán cafe của mình có chỗ đứng trong lòng khách hàng và giữ chân họ bằng hương vị của đồ uống thì việc đáp ứng được khẩu vị của khách là rất quan trọng. Quán cần đảm bảo được hương vị của đồ uống, sử dụng nguyên vật liệu tươi mới, pha chế đúng công thức và lưu ý những ghi chú yêu cầu của khách.
Chủ quán cần theo dõi và quản lý chất lượng của sản phẩm bằng cách lắng nghe phản hồi của khách hàng vì họ sẽ là người đưa ra những đánh giá khách quan và chính xác nhất để bộ phận pha chế có thể cải thiện kịp thời. Chủ quán không nên vì lợi nhuận trước mắt mà “nhắm mắt” nhập nguồn nguyên vật liệu kém chất lượng, vì nếu khách hàng cảm thấy không hài lòng về chất lượng đồ uống khách hàng sẵn sàng nói lời tạm biệt với quán của bạn ngay lập tức, mất đi khách hàng tiềm năng cho quán.
Hãy để cho khách hàng có niềm tin vào chất lượng sản phẩm của quán, để cảm thấy số tiền khách hàng bỏ ra là xứng đáng mua được trải nghiệm tốt nhất.
6. Quản lý hoạt động kinh doanh – Bằng phần mềm quản lý quán cafe FABi
Hiện nay, phần mềm quản lý trở thành một trong những lựa chọn không thể thiếu cho các quán cafe, phần mềm được thiết lập dựa trên nhu cầu thiết yếu của các chủ quán.
Một phương pháp hỗ trợ đắc lực chủ quán trong việc quản lý quán cafe hiệu quả nhanh chóng là quản lý bằng phần mềm quản lý quán cafe FABi của công ty iPOS.vn cung cấp.
Không chỉ giúp chủ quán tiết kiệm nguồn lực về nhân sự, phần mềm còn giúp chủ quán hệ thống và theo dõi được từ xa mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện nhanh chóng nhất. FABi hiện là phần mềm quản lý chuyên sâu cho cửa hàng kinh doanh ăn uống, được phát triển trên nền tảng Android. Ngoài ra bạn có thể thực hiện cài đặt, theo dõi các báo cáo trên nền tảng website, quản lý từ xa bằng ứng dụng di động (Android, iOS).
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quán cafe FABi còn đáp ứng đủ các tiêu chí khác như giao diện thân thiện, có độ ổn định cao, dễ dàng sử dụng và chi phí vô cùng hợp lý.
Các lợi ích có thể kể đến từ việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe cho người dùng như:
- Hệ thống phân quyền nhân viên chặt chẽ, lưu giữ lịch sử giao dịch
- Quản lý hiệu quả kinh doanh với hệ thống báo cáo đặc thù
- Mở rộng kết nối với các đối tác đặt giao hàng giúp chủ quán kinh doanh thuận tiện trên nền tảng online
- Quản lý đơn hàng online đa kênh hiệu quả
- Quản lý kho chặt chẽ, hạn chế thất thoát
- Kết nối với hệ sinh thái công nghệ rộng lớn của iPOS.vn – đơn vị hơn 11 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp quản lý khách hàng, đáp ứng các nhu cầu của chủ quán từ bán hàng, quản trị, phân tích dữ liệu và marketing
Đọc thêm: Quán lý quán cafe – Chọn hiện đại hay truyền thống?
7. Lời kết
Trên đây là 6 gợi ý cho chủ quán giúp quản lý quán cafe hiệu quả và đúng cách nhất. Hy vọng, những thông tin trong bài viết sẽ giúp chủ quán có được cái nhìn khách quan để tìm được phương pháp quản lý phù hợp và đúng đắn nhất với mô hình kinh doanh của bạn.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để quản lý quán cafe hiệu quả hơn nhé!
