Đại dịch COVID-19 và những đợt giãn cách xã hội đã để lại nhiều hệ lụy không nhỏ tới ngành F&B. Khi tình hình diễn biến khả quan hơn, bên cạnh niềm vui được mở cửa hoạt động trở lại, các chủ nhà hàng, quán cafe cũng đối mặt với không ít thách thức trong thời kỳ “bình thường mới”. Làm sao để phục hồi sức khỏe tài chính của doanh nghiệp nhanh chóng? Năng lực vận hành liệu có gặp khó khăn gì mới hay không? Nếu bạn đang tìm kiếm kế hoạch mở cửa trở lại sau mùa dịch để bắt nhịp kinh doanh thuận lợi và suôn sẻ, hãy cùng iPOS.vn theo dõi ngay bài viết dưới đây. 

1. Theo dõi thông tin và tuân thủ quy định của chính quyền địa phương

Mặc dù tình hình dịch bệnh đã có những tín hiệu tích cực hơn, chúng ta vẫn không thể lơ là trước những sự biến đổi phức tạp của COVID-19. Vì vậy, việc đầu tiên mà chủ quán cần làm là mở cửa thận trọng và luôn cập nhật những thông tin mới nhất. Việc hiểu và tuân thủ các quy định liên quan đến phòng chống dịch thể hiện sự đồng lòng của cơ sở kinh doanh với các chính sách nhà nước, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với sức khỏe, trải nghiệm an toàn của khách hàng.

Khi nào các cơ sở kinh doanh ăn uống được mở bán hàng mang về? Khu vực nào được đón khách hàng sử dụng dịch vụ tại quán? Có yêu cầu biện pháp giãn cách trong nhà hàng, quán cafe hay không? Chắc chắn đây là những câu hỏi luôn thường trực của các chủ quán hiện nay. Thay vì nóng vội, các doanh nghiệp F&B nên bình tĩnh tuân thủ, tuyệt đối chấp hành các quy định của nhà nước. 

Để việc kinh doanh sau dịch được hiệu quả, luôn cần tới sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương thông tin kịp thời và hướng dẫn chi tiết các chỉ thị, nghị định mới. Khi cập nhật các quy định về phòng chống COVID-19 của chính phủ, chủ quán nên lưu ý lựa chọn theo dõi từ những trang báo chính thống và uy tín để nắm bắt được những thông tin đúng đắn và chính xác. Sau khi đã nắm bắt thông tin, chủ quán mới có thể đưa ra những phương án hoạt động tiếp theo. 

2. Đánh giá sức khỏe tài chính và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh

2.1. Phân tích các chỉ số đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp 

Sức khỏe của một doanh nghiệp nói chung và các nhà hàng/quán cafe nói riêng được đo lường thông qua một nguồn tài chính ổn định. Sức khỏe tài chính phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp ở các khía cạnh như: dòng tiền, khả năng sinh lời, khả năng thanh khoản…, từ đó nói lên cơ hội phát triển kinh doanh và năng lực ứng phó với các diễn biến xấu trong bất kể hoàn cảnh nào. Để biết doanh nghiệp của mình có “hệ miễn dịch” đủ “khỏe” hay không, chủ quán cần theo dõi thông qua các bộ chỉ số sau:

– Tình hình nguồn vốn và tài sản: Số vốn hiện nay của nhà hàng/quán cafe là bao nhiêu? Số vốn này đảm bảo giúp cửa hàng duy trì hoạt động trong thời gian bao lâu? Có phương án nào để huy động nguồn vốn bên ngoài hay không? Cửa hàng có phải thanh lý tài sản trong mùa dịch? 

– Tình hình thanh toán: Nhà hàng/quán cafe còn khoản công nợ nào với đối tác chưa thực hiện? Khoản công nợ này sau bao lâu sẽ đến hạn thanh toán? Các khoản công nợ của khách hàng, đối tác đã được thu hồi hết hay chưa? Các khoản thanh toán gần nhất sẽ đến vào thời điểm nào?  Tiền mặt, tiền trong tài khoản đang ở mức nào?

– Tình hình sinh lời: Doanh thu hiện nay của nhà hàng/quán cafe có duy trì được như so với trước dịch hay không? Doanh thu có sự tiến triển từng ngày trong thời gian đầu mở cửa trở lại? 

Khi có kết quả đánh giá sức khỏe tài chính và thống kê về dòng tiền của nhà hàng/quán cafe, chủ kinh doanh sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình hoạt động hiện tại, đưa ra các quyết định thu – chi hợp lý, tránh rơi vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền do chưa kịp thu hồi từ hoạt động kinh doanh.

2.2. So sánh doanh thu và điều chỉnh chi phí vận hành

Đối với các mô hình F&B như nhà hàng, quán ăn, cafe, trà sữa,… những dữ liệu kinh doanh trong lịch sử có thể là cơ sở để đưa ra đánh giá và dự đoán về nhu cầu, thói quen ăn uống, chi tiêu của khách hàng. Khi quán mở cửa và đi vào hoạt động trở lại, hãy theo dõi những thông tin như: Món ăn/đồ uống nào được gọi nhiều nhất trước và sau dịch? Giá trị trung bình của một đơn hàng trước và sau dịch là bao nhiêu? Số lượng đơn hàng trong một ngày trước và sau dịch? Các chương trình khuyến mãi, giảm giá cũ có thực sự hiệu quả hay không? Những thống kê về doanh thu các thời điểm sẽ cung cấp cho chủ kinh doanh nhiều dự đoán có cơ sở để đề ra chiến lược kinh doanh sau dịch, thu hút khách hàng hiệu quả hơn.

Khi doanh thu của thời gian mở bán trở lại chưa ổn định, nhà hàng/quán cafe cần cân nhắc điều chỉnh chi phí vận hành để đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Trong đó, bên cạnh vấn đề về nhân sự và nguyên vật liệu (sẽ được đề cập chi tiết bên dưới), chủ kinh doanh cần ưu tiêu cắt giảm những hạng mục: 

Chi phí mặt bằng: Nếu mặt bằng hiện tại đang thuê với giá quá cao, chủ kinh doanh hãy đàm phán giảm tiền thuê mặt bằng hoặc đề xuất tách nhỏ chi phí mặt bằng từ năm về quý, quý về tháng để dòng tiền không bị biến động lớn sau mỗi đợt thanh toán. Trường hợp phương án trên không thể thực hiện, chủ nhà hàng có thể cân nhắc thay đổi mặt bằng phù hợp hơn. Sau dịch, giá mặt bằng có chiều hướng giảm mạnh do nhiều đơn vị quyết định giải thể. Đây có thể là cơ hội để chủ quán thay đổi được vị trí kinh doanh tốt hơn. 

Chi phí tiện ích khác (điện, nước, Internet,…): Hầu hết đây đều là chi phí thiết yếu khó có thể cắt giảm để duy trì vận hành, chủ kinh doanh nên truyền thông để nhân viên hiểu và thực hành tiết kiệm tối đa có thể, giảm thiểu chi phí cho quán.

Chi phí giao hàng: Chi phí vận chuyển tưởng chừng không đáng kể nhưng lại phát sinh thường xuyên, chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí vận hành. Thay vì phụ thuộc vào đội ngũ tài xế giao hàng bên ngoài, chủ kinh doanh có thể tận dụng nhân sự của quán cho công việc này. Việc sử dụng nhân sự nội bộ sẽ giúp tiết kiệm chi phí giao hàng cho khách, để họ thêm tin tưởng sử dụng dịch vụ.

Xem thêm: Kinh doanh ăn uống: Nên tự giao hàng hay thuê ngoài dịch vụ?

2.3. Dự đoán xu hướng tiêu dùng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh 

Không thể phủ nhận rằng dịch bệnh đã khiến nhu cầu và hành vi của mọi người thay đổi.  Khi mà các mặt hàng thiết yếu, đảm bảo nhu cầu sống an toàn được chú trọng hơn là các dịch vụ ăn uống và giải trí. Nhiều người sẽ thắt chặt chi tiêu và có xu hướng tiết kiệm nhiều hơn. Mặc dù vậy, nhìn chung tâm lý số đông khách hàng Việt Nam vẫn tương đối ổn định và lạc quan. 

Theo báo cáo gần đây của VIP Insiders, có tới hơn 50% số người khảo sát trả lời rằng họ sẽ tiếp tục ăn ngoài thường xuyên như trước khi có dịch xảy ra, thậm chí có 3,2% khách hàng sẽ tới nhà hàng, quán ăn nhiều hơn. Nguyên nhân được cho biết là do sau thời gian giãn cách phải ở nhà dài ngày, họ quá nhớ nhung trải nghiệm và hương vị của những món ăn ngon bên ngoài. Khi nhà hàng mở cửa trở lại, khách hàng muốn đi ăn nhiều hơn trước để thỏa mãn cơn thèm trong thời gian qua. Hơn nữa, có 78,7% khách hàng cho biết mức giá sản phẩm họ mong muốn chi tiêu cho việc ăn ngoài không bị ảnh hưởng do tác động của dịch. 

Tóm lại, những nhân tố tác động trực tiếp đến hành vi chi tiêu khách hàng chủ yếu vẫn nằm ở thương hiệu doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm thay vì giá cả. Thấu hiểu được tâm lý ấy, chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe cần điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Trong đó, việc cần làm nhất chính là tập trung nâng cao giá trị cốt lõi về sản phẩm, dịch vụ, đưa ra các chương trình tri ân hội viên để kết nối thương hiệu với khách hàng trong giai đoạn phục hồi. 

3. Đánh giá thực đơn, nguyên liệu và hàng tồn kho

3.1. Điều chỉnh và rút gọn thực đơn 

Bước đầu tiên chủ kinh doanh cần làm trước khi mở quán trở lại là chỉnh sửa menu để phù hợp với bối cảnh hiện tại. Trong đó, việc “tối giản hóa” menu của nhà hàng/quán cafe trong thời điểm dịch bệnh là một công việc cần thiết. Cơ sở để quyết định món đó có bị gạch tên ra khỏi thực đơn hay không phụ thuộc vào một trong ba trường hợp sau:

Món có giá vốn quá cao: Trong thời điểm thực phẩm hạn chế và đắt đỏ, thời gian vận chuyển chậm do quy định phòng dịch nghiêm ngặt,… loại bỏ món có giá vốn cao việc cần thiết để cắt giảm chi phí nguyên vật liệu. Chủ quán cần kiểm tra lại giá vốn từng sản phẩm ở thời điểm hiện tại, tính ra lợi nhuận thực sau khi trừ các loại chi phí. Nếu lợi nhuận kém, hãy gạch sản phẩm ra khỏi menu. Ví dụ: Giá vốn hàng bán của một cốc sinh tố bơ trước đây gồm một nửa quả bơ, sữa tươi, sữa đặc, kem béo,… là 20.000 VND, quán bán với giá 40.000 VND để có lãi. Tuy nhiên, do biến động về giá nguyên vật liệu, giá vốn hàng bán của một cốc sinh tố bơ tăng lên 35.000 VND. Lúc này, quán nên tạm thời bỏ món sinh tố bơ ra khỏi thực đơn. 

Món có sức bán kém: Việc nhập quá nhiều nguyên vật liệu cho các món trong thực đơn mà không bán được có thể dẫn tới lãng phí do nguyên liệu hư hỏng. Vì vậy, trong thời gian đầu, thay vì bán tràn lan, hãy tập trung bán 10 – 15 sản phẩm chính có sức bán tốt, ưu tiên phục vụ khách hàng các món ăn/đồ uống tiêu biểu bán chạy nhất của quán. Chủ kinh doanh cần kiểm tra lịch sử dữ liệu đơn hàng để biết món bán chạy, món bán chậm và đưa ra phương án hợp lý. 

3.2. Kiểm tra tồn kho và nhập nguyên vật liệu mới

Việc đầu tiên các nhà hàng/quán cafe cần làm ngay sau một “kỳ nghỉ dài” là kiểm tra tồn kho. Những đầu mục công việc cho quy trình kiểm tra tồn kho nhà hàng gồm:

Kiểm tra nguyên liệu, thực phẩm tồn kho: Tận dụng những thực phẩm khô, đóng hộp vẫn còn hạn sử dụng. Nếu nguyên liệu đã hết hạn hoặc ẩm mốc, có mùi lạ,… thì nên xử lý sạch sẽ để tránh ảnh hưởng đến các thực phẩm khác trong kho. Đối với hàng hoá cần bảo quản trong tủ mát, tủ đông: kiểm tra kỹ hệ thống máy móc tránh trường hợp máy hỏng, mất nguồn điện…. dẫn đến hỏng toàn bộ thực phẩm.

Kiểm tra bao bì đóng gói đồ ăn: Trong thời gian đầu quay trở lại, hình thức bán hàng mang đi và giao đồ ăn tận nơi sẽ chiếm số lượng lớn. Hãy kiểm tra số lượng hộp đựng, cốc, dụng cụ ăn uống,… để đóng gói đồ ăn, đồ uống trong quá trình vận chuyển còn sử dụng được không, số lượng còn bao nhiêu,… để có kế hoạch nhập thêm kịp thời.

Kiểm tra thiết bị và dụng cụ phòng chống dịch: Kiểm tra dung dịch vệ sinh tẩy rửa, đảm bảo đủ số lượng và còn hạn sử dụng, đồng thời làm sạch cơ sở vật chất, thiết bị dụng cụ, đồ chứa… trong nhà hàng/quán cafe. Bên cạnh đó, nếu trong kho còn số lượng ít, cần sắm sửa đủ các dụng cụ phòng chính dịch, bao gồm: khẩu trang y tế, kính bảo hộ chống giọt bắn, nhiệt kế, dung dịch khử khuẩn, vách ngăn,…

3.3. Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu mới

Trong thời điểm đại dịch, việc cung ứng nguyên vật liệu cho nhà hàng/quán cafe càng trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, chủ kinh doanh sẽ không nhập thực phẩm tràn lan như thời gian trước mà cần làm lại danh sách mới theo thực đơn đã rút gọn để gửi phiếu yêu cầu cho các nhà cung cấp. Bên cạnh đó, cần đánh giá mức độ đa dụng trên mỗi đầu nguyên vật liệu để đưa ra quyết định có nhập hay không. Đồng thời cân nhắc tạm dừng nhập hoặc loại bỏ những đầu nguyên vật liệu chỉ được dùng để sản xuất 1-2 món. Chẳng hạn như như kem béo có thể làm cafe, sinh tố, kem,… nên có mức độ đa dụng cao, nên giữ lại. Ngược lại, hoa đậu biếc chỉ có thể dùng để pha chế trà nên có thể tạm loại bỏ. 

Do ảnh hưởng của COVID-19, một số nhà cung cấp sẽ có điều khoản tăng giá bán với một số nguyên liệu nhất định. Để tránh chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhiều, bạn nên chủ động tìm kiếm một số nguồn cung ứng thực phẩm khác thay thế trong thời gian này. Tuy nhiên, đừng vì giá cả mà bỏ quên chất lượng của nguyên liệu. Cửa hàng cần thẩm định chất lượng của món ăn sử dụng nguyên liệu của nguồn cung ứng mới khi đến tay khách hàng. 

4. Đánh giá, cơ cấu và tái đào tạo bộ máy nhân sự

4.1. Tạo sự ổn định trong bộ máy nhân sự

Dịch bệnh đã khiến nhiều nhà hàng/quán cafe có sự biến động trong vấn đề nhân sự. Một khoảng thời gian tạm thời đóng cửa ít nhiều tạo nên khoảng cách trong tương tác nhân sự cũng như thiếu động lực làm việc. Chủ kinh doanh nên dành thời gian đầu để lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên, sau đó kết nối, thúc đẩy và tinh thần cho họ. Từ đó có sự chuẩn bị và điều chỉnh phù hợp về nhân sự trước khi chính thức trở lại kinh doanh sau dịch.

Nguyên tắc quản lý cần ưu tiên hàng đầu là hạn chế tối đa biến động nhân sự đối với nguồn nhân lực giỏi sẵn có. Đối với nhóm nhân sự hiện có, chủ kinh doanh nên giữ chân người tài, đặc biệt là các vị trí quan trọng chủ chốt như: cấp quản lý nhà hàng, nhân viên xuất sắc… Với các trường hợp nhân viên gặp khó khăn về tài chính, hoặc muốn “nhảy việc”, nhà hàng/quán cafe có thể xây dựng chính sách lương thưởng, hỗ trợ riêng nếu thực sự cần “giữ người”. Bên cạnh đó, sự động viên về mặt tinh thần cũng rất có giá trị. Khi đã có tinh thần ổn định, nhân viên sẽ sẵn sàng gắn bó và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. 

4.2. Đánh giá lại năng lực và tái cơ cấu bộ máy nhân sự

Bên cạnh đó, chủ kinh doanh cần dành thời gian để đánh giá lại năng lực và hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân viên, đặc biệt kỹ càng hơn ở các vị trí cao như quản lý, bếp trưởng,… Dựa trên những thông tin thu thập được, kết hợp cùng với định hướng phát triển kinh doanh trong tương lai, chủ kinh doanh có thể cân đối lại và tái cơ cấu lực lượng lao động nếu điều đó là cần thiết. 

Mặc dù chi phí để tuyển dụng và tái cơ cấu bộ máy nhân sự không nhỏ, việc cắt giảm nhân sự làm việc kém hiệu quả có thể là cơ hội để chủ quán “lọc máu” nhà hàng/quán cafe của mình. Khi hàng quán được hoạt động trở lại, bạn có thể tuyển dụng được đội ngũ nhân viên mới – những người mới có thể sẽ nỗ lực làm việc hơn, có nhiều ý tưởng mới hơn,… Hơn nữa, đại dịch đã khiến rất nhiều người thất nghiệp và bạn sẽ thuê được nguồn lao động với mức lương hợp lý. 

4.3. Tái đào tạo các công việc của cửa hàng và quy định phòng dịch

Công tác đào tạo định kỳ cho nhân viên vốn được xem là đặc biệt quan trọng đối với ngành dịch vụ F&B. Điều này càng cấp thiết ở thời điểm hoạt động trở lại sau dịch, khi đội ngũ nhân viên đã có thời gian dài không làm việc nên có thể đã quên đi các thao tác nghiệp vụ. Chủ kinh doanh cần tổ chức hướng dẫn lại toàn bộ các công việc từ tiếp đón, gọi món, phục vụ, thanh toán, vệ sinh cửa hàng,… Khi nhân viên nắm vững các công tác này thì nhà hàng/quán cafe mới vận hành trở lại được trơn tru và tạo những trải nghiệm tốt cho khách hàng. 

Bên cạnh những nghiệp vụ cơ bản trên, nhân viên còn cần được đào tạo về các quy định phòng dịch COVID-19 khi tiếp đón và phục vụ khách hàng. Một số điểm quan trọng mà nhân viên cần lưu ý: Tất cả nhân viên bắt buộc phải đeo khẩu trang trong suốt ca làm việc, chỉ nhận số khách đủ để đảm bảo giãn cách trong cửa hàng, đo thân nhiệt và yêu cầu khách hàng rửa tay bằng dung dịch rửa tay khô trước khi vào quán, nếu khách có biểu hiện sốt ho, nhà hàng xin lỗi khách và khéo léo từ chối nhận khách, khuyến khích khách hàng thanh toán online thay vì tiền mặt để hạn chế tiếp xúc. Tóm lại, chủ nhà hàng/quán cafe nên thường xuyên đôn đốc nhắc nhở để nhân viên hiểu, nhận thức được tầm quan trọng và tuân thủ quy định. 

5. Chuyển đổi số – ứng dụng công nghệ 

Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, khách hàng dần có thói quen gọi món về dùng bữa tại nhà. Các doanh nghiệp F&B cần đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số, áp dụng các phần mềm quản lý và bán hàng từ xa để luôn sẵn sàng để đáp ứng khẩn trương sự dịch chuyển trong thói quen ăn uống của khách hàng.

Bên cạnh đó, nhà hàng/quán cafe cũng cần đào tạo nhân viên làm quen và thích nghi với các công cụ và quy trình bán hàng online để duy trì chất lượng phục vụ với khách hàng ngay khi quán hoạt động trở lại. Chẳng hạn như một nhân viên order vốn quen với việc tương tác khách hàng trực tiếp, nay cần sử dụng thành thạo phần mềm đặt món và quy trình xác nhận đơn hàng online. 

Để phát triển kênh bán hàng online tự chủ, chủ kinh doanh F&B có thể tham khảo công cụ iPOS Web Order. Đây là giải pháp tạo kênh bán hàng trên nền tảng web, trên phần mềm FABi giúp nhà bán hàng dễ dàng tự tạo nhanh chóng một website có công năng đặt hàng nhanh từ menu có sẵn trên phần mềm bán hàng thay vì tạo thủ công. Đơn hàng sau khi đặt sẽ được tích hợp vào máy bán hàng tại cửa hàng, vô cùng nhanh chóng, thuận tiện và hoàn toàn miễn phí.

6. Xây dựng kế hoạch marketing để kích cầu chi tiêu

Không thể phủ nhận rằng thời gian dài nghỉ bán đã ảnh hưởng đến tài chính của các doanh nghiệp F&B. Tuy nhiên, trong thời gian đầu mở cửa trở lại, việc triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng quà, phát hành voucher… để kích thích sức mua của khách hàng là điều cần thiết. Bên cạnh đó, hãy dành riêng cho những khách hàng thân thiết một số ưu đãi tri ân đặc biệt, vì đây chính là tệp khách đem lại rất nhiều doanh thu cho cửa hàng trong tương lai.  

Bên cạnh đó, thương hiệu cần tập trung phát triển nội dung và tăng cường tương tác với khách hàng trên mạng xã hội. Sau một thời gian “im lặng”, giờ là lúc để tăng sự xuất hiện của thương hiệu trước mặt khách hàng, nhắc nhở họ về sự tồn tại của cửa hàng và lôi kéo họ đến với những món ăn, đồ uống ngon lành của thương hiệu. Để tiếp cận khách hàng tốt hơn, hãy đầu tư gia tăng ngân sách chạy quảng cáo trong tháng mở bán trở lại đầu tiên. 

Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp chủ nhà hàng/quán cafe chuẩn bị sẵn sàng và kinh doanh vững vàng trong giai đoạn mở cửa trở lại sau mùa COVID-19. Hy vọng nhà hàng/quán cafe của bạn sớm đón khách tấp nập, đông đúc trở lại và phục hồi doanh thu để “lấy lại những gì đã mất” trong thời gian qua.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để quản lý nhà hàng, quán cafe trơn tru hơn nhé!

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất