“Hãy kiểm soát chi phí từ những thứ nhỏ nhất, bởi một lỗ rò rỉ cũng có thể làm đắm cả một con tàu.” Giống như phần chìm của tảng băng, chi phí ẩn trong vận hành nhà hàng/quán cafe nên được phát hiện và điều chỉnh càng sớm càng tốt. Nếu không, đó chính là nguyên nhân khiến lợi nhuận sụt giảm nghiêm trọng mà chủ quán không biết. Có những loại chi phí ẩn “cứng đầu” nào đang hút cạn tài chính của chủ quán từng ngày? Hãy cùng iPOS.vn khám phá trong bài viết dưới đây. 

1. Chi phí ẩn là gì? 

Chi phí ẩn (Hidden cost) được hiểu là chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần nhất thiết phải ghi nhận dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt. Theo nguyên lý tảng băng trôi, chi phí hoạt động của nhà hàng/quán cafe bao gồm:

– Phần nổi: Các chi phí “nổi” như mặt bằng, nguyên vật liệu, lương nhân viên,…

– Phần chìm: Các chi phí “ẩn” thường bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê vì không đáng kể nhưng về lâu dài sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của quán.

Chi phí ẩn quá lớn có thể khiến doanh nghiệp F&B gánh chịu những hậu quả nghiêm trọng như lợi nhuận sụt giảm, hệ thống quản lý yếu kém, nhân viên ù lì hoặc thường xuyên gian lận,… Vì vậy, chủ kinh doanh cần hiểu rõ và nắm bắt các loại chi phí ẩn xuất hiện khi vận hành nhà hàng/quán cafe, cần rà soát và cắt giảm vì bài toán phát triển kinh doanh lâu dài, bền vững.

2. Những loại chi phí ẩn phổ biến khi kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B

2.1. Chi phí ẩn do tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn đến từ nguyên nhân chủ yếu là do chủ quán sử dụng nhân lực và thiết bị không hiệu quả. Trong thời gian vắng khách, việc nhân viên nhàn rỗi, làm việc kém năng suất hay quán không tận dụng hết công suất hoạt động của các thiết bị nhà bếp, tủ lạnh, tủ đông,… mà vẫn phải trả chi phí cho việc khấu hao và bảo trì đều gây ra lãng phí. 

Chủ kinh doanh nên kiểm soát bằng cách:

– Tuyển dụng số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu, tránh dư thừa.

– Cắt giảm lao động khung giờ vắng khách, sử dụng nhân viên part-time theo ca.

– Tận dụng tối đa nguồn nhân lực, đào tạo nhân viên đa chức năng.

– Mua sắm thiết bị có công suất vừa đủ với khối lượng công việc của quán.

2.2. Chi phí ẩn do quy trình vận hành không hiệu quả

Quy trình vận hành nhà hàng/quán cafe không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác phát sinh, xảy ra xung đột,… gây ra chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn. Chẳng hạn như khi phục vụ món ăn chậm trễ, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”, dẫn đến hệ lụy như mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,… 

Chủ kinh doanh nên kiểm soát bằng cách:

– Xây dựng bộ quy trình chuẩn từ các công việc nội bộ đến các bước đón tiếp, phục vụ khách hàng.

– Liên tục đo lường, đánh giá, tối ưu quy trình để cải thiện hiệu quả bộ máy hoạt động.

– Tích cực chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ để rút ngắn quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

2.3. Chi phí ẩn do sắp xếp sai vị trí công việc

Việc chủ quán tuyển sai người hoặc đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ sẽ tạo ra chi phí ẩn đáng kể. “Cái giá phải trả” cho việc sắp xếp vị trí nhân sự không hợp lý bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo và thay thế nhân viên mới vô cùng tốn kém.

Chủ quán nên kiểm soát bằng cách:

– Thiết lập quy trình tuyển dụng chi tiết, chặt chẽ, đưa ra những bài kiểm tra để đánh giá đúng năng lực của ứng viên.– Nắm bắt những điểm mạnh, điểm yếu của từng người để phân bổ nguồn lực hiệu quả.

– Quan tâm đến chế độ đãi ngộ để thúc đẩy tinh thần và khiến nhân viên gắn bó lâu dài.

2.4. Chi phí ẩn do “quá tiết kiệm”

“Quá tiết kiệm” tạo ra chi phí ẩn nghe có vẻ vô lý nhưng lại hoàn toàn thuyết phục đối với nhiều trường hợp. Một số chủ kinh doanh mới mở quán thường mua đồ dùng, thiết bị,… thanh lý của những quán khác nhưng không có kinh nghiệm, dẫn đến việc dùng được “dăm bữa nửa tháng” là hỏng, gây gián đoạn khi kinh doanh. Hay việc “tiếc tiền” mà sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ thường xuyên xảy ra lỗi, dễ bị đánh cắp thông tin,… ảnh hưởng đến năng suất phục vụ khách hàng. 

Chủ kinh doanh kiểm soát bằng cách:

– Kiểm tra kỹ càng khi mua những đồ dùng, thiết bị thanh lý, tốt nhất là mua sắm sản phẩm chất lượng để sử dụng lâu dài.

– Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng dành riêng cho nhà hàng/quán cafe của những đơn vị uy tín để đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru, tránh chi phí phát sinh.

2.5. Chi phí ẩn do nhân viên gian lận 

Việc không trung thực của nhân viên cũng là một trong những nguyên nhân tạo ra “chi phí ẩn” khiến chủ kinh doanh dù thấy quán đông nhưng khi tính lãi lại không thấy đâu. Việc gian lận có thể đến từ tất cả các vị trí như thu ngân, phục vụ, bếp/bar, kế toán,… Nhân viên nhà hàng/quán cafe có rất nhiều “mánh khóe” để bòn rút tiền của quán bỏ túi riêng. Chẳng hạn như nhân viên thu tiền nhưng không nhập thông tin vào phần mềm và không in hóa đơn, chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn sau khi khách hàng thanh toán, “ăn bớt” nguyên vật liệu,… 

Chủ kinh doanh nên kiểm soát bằng cách:

– Lắp camera tại nhiều vị trí trong quán.

– Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng phân quyền chặt chẽ cho từng vị trí, lưu lại lịch sử giao dịch và chỉnh sửa/hủy hóa đơn.

– Nhắc nhở khách hàng kiểm tra hóa đơn khi thanh toán.

Nếu muốn tối ưu hóa lợi nhuận cho nhà hàng/quán cafe của mình, chủ kinh doanh cần phát hiện và cắt giảm dần những loại chi phí ẩn phổ biến trên. Bên cạnh đó, những phần mềm công nghệ hiện đại sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để chủ kinh doanh kiểm soát tất cả chi phí vận hành chặt chẽ, hiệu quả. 

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng, quán cafe trơn tru hơn nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay