Trong giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh quán cafe, chủ quán phải đối mặt với vô vàn thách thức. Một trong số đó là phải tìm cách để có thể vận hành cửa hàng hiệu quả với nguồn tài chính hạn hẹp. Đặc trưng cơ bản của kinh doanh quán cafe là đòi hỏi lượng vốn đầu tư ban đầu khá lớn, nhưng cần nhiều thời gian mới có thể thu hồi. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động, không phải lúc nào quán cũng có nguồn doanh thu ổn định và đều đặn. Vậy, chủ quán nên làm thế nào để duy trì hoạt động quán với ngân sách không dư dả? Hãy cùng iPOS.vn tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!
Nội dung
1. Chia sẻ mặt bằng kinh doanh với thương hiệu khác
Đối với ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B, chi phí mặt bằng chính là “gánh nặng” lớn nhất. Không ít quán cafe đầu tư thuê vị trí lý tưởng với diện tích rộng và phải trả đến 30%, thậm chí là 40% doanh thu cho hạng mục này, khiến chi phí vận hành tăng cao. Nếu chỉ một mình thương hiệu chịu hết chi phí này, quán sẽ khó mà thu được lợi nhuận từ việc kinh doanh. Do đó, một phương án tiếp theo mà các chủ quán có thể áp dụng để giảm áp lực tài chính khi vận hành quán là dùng chung mặt bằng với thương hiệu khác.
Tuy nhiên, lựa chọn thương hiệu nào cùng chia sẻ mặt bằng để không xảy ra mâu thuẫn lợi ích cũng là điều chủ quán cần lưu ý. Chủ quán nên tránh thuê chung với đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành. Phương án tốt nhất là kết hợp với những thương hiệu có sản phẩm có thể cung cấp sản phẩm bổ trợ cho nhau. Chẳng hạn như một quán cafe có thể san sẻ mặt bằng với một tiệm bánh ngọt, một quán ăn sáng, một quán ăn điểm tâm hoặc ăn vặt,… Như vậy, doanh thu của cả hai thương hiệu đều sẽ tăng lên do địa chỉ cửa hàng sẽ trở thành một “điểm dừng chân” có thể đáp ứng cả nhu cầu ăn uống của khách hàng.
Bên cạnh đó, đừng ngần ngại thuê chung mặt bằng với những thương hiệu lĩnh vực khác nhưng có chung phân khúc khách hàng mục tiêu. Chẳng hạn, quán cafe của bạn có thiết kế trẻ trung với các loại đồ uống hướng đến giới trẻ học sinh, sinh viên thì có thể kết hợp với các thương hiệu thời trang hoặc phụ kiện quà tặng cũng hướng đến đối tượng này. Với cách kết hợp này, cả thương hiệu của bạn và đối tác đều sẽ khai thác được nhóm khách hàng sẵn có của nhau. Như vậy, việc san sẻ mặt bằng kinh doanh với thương hiệu khác sẽ giúp tối ưu chi phí vận hành, duy trì hoạt động quán trong điều kiện tài chính không dư dả.
Xem thêm: 6 Mô hình kinh doanh quán cafe kết hợp lợi nhuận khủng rủi ro ít
2. Chủ quán tự kiêm nhiệm nhiều vị trí công việc
Để có thể duy trì hoạt động cho quán với mức chi phí hạn chế, chủ quán nên tinh gọn bộ máy nhân sự, sắp xếp các ca kíp sao cho hợp lý và thậm chí phải tự “xắn tay áo” vào làm. Với những quán cafe quy mô vừa và nhỏ, việc chủ quán phải “ba đầu sáu tay” tự làm nhiều công việc cùng một lúc không phải là chuyện hiếm hoi. Nếu chủ quán có thể tham gia vào các bước như gọi món, phục vụ và cả tính tiền, mức chi phí nhân sự trong một quán có thể giảm xuống gấp đôi. Thậm chí, nếu quán cafe chỉ phục vụ một số món đồ uống đơn giản cơ bản cùng với định lượng và công thức sẵn có, chủ quán có thể kiêm nhiệm luôn việc pha chế.
Có thể một số chủ quán sẽ lo ngại rằng “Mình là chủ mà phải làm việc chân tay như thế này có mất hình ảnh không?” Tuy nhiên, khi thực sự bắt tay vào việc kinh doanh, chủ quán cần hiểu rằng bạn buộc phải “lấy công làm lời” nếu không muốn thấy cảnh chi phí vận hành tăng lên “chóng mặt” trong hoàn cảnh tài chính hạn hẹp. Bạn sẽ phải đối mặt với nhân viên như thế nào khi doanh thu không đủ để trả lương? Nếu buộc phải vay nợ để thanh toán các khoản chi phí, bạn sẽ phải đối mặt với bài toán tài chính khắc nghiệt hơn khi phải trả lãi từng ngày. Khi đó, quán của bạn sẽ khó mà trụ trong thời gian dài. Vì thế, để tối ưu hóa chi phí, lời khuyên là các chủ quán hãy cố gắng đảm nhiệm càng nhiều công việc trong thời gian đầu vận hành quán.
3. Lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu vừa đủ
Một trong những lỗi chi tiêu của chủ quán có thể khiến cho chi phí vận hành tăng lên là nhập nguyên vật liệu không kiểm soát. Một số chủ quán đã nghe theo những thỏa thuận “mật ngọt” của nhà cung cấp nên mua số lượng lớn nguyên vật liệu để nhận được một số quyền lợi như chiết khấu giảm giá, quà tặng đi kèm, miễn phí vận chuyển,… và cảm thấy mình nhận được “món hời”. Tuy nhiên, đó chỉ là cái lợi trước mắt. Nếu nhập hàng quá nhiều thì số tiền thiệt hại do hàng tồn hư hỏng, hết hạn hay chi phí lưu kho bao gồm mặt bằng, nhân viên kho,… có thể sẽ tốn kém chi phí gấp nhiều lần so với những ưu đãi nhận được.
Để hạn chế tối đa tình trạng ấy, quán cafe nên nhập nguyên liệu một cách cầm chừng và vừa đủ số lượng cần dùng. Phương án tốt nhất là theo dõi lịch sử số liệu thống kê từ phần mềm quản lý bán hàng để xem món nào bán chạy, món nào bán ít, từ đó nhập nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, nếu quán mới hoạt động và chưa có đủ dữ liệu để mua sắm, hãy lấy số lượng dự kiến ít nhất. Những nguyên liệu có thể nhập nhiều là các sản phẩm khô như cafe, trà, mứt hoa quả, bột cacao,… hoặc thực phẩm trong bao, hộp, lon, chai như siro, sữa đặc, hoa quả ngâm đường,… có hạn sử dụng dài. Những nguyên liệu chỉ nhập vừa đủ là các loại đồ tươi như trái cây, sữa tươi, sữa chua,… có hạn sử dụng ngắn, khó bảo quản, có thể mua bổ sung dễ dàng.
Trong hoàn cảnh nguồn tài chính không dư dả, việc nhập nguyên vật liệu cầm chừng là giải pháp phù hợp nhất cho chủ quán để giảm được chi phí vận hành quán, đồng thời có thêm một khoản dự phòng cho những tình huống phát sinh hoặc có ngân sách để phân bổ nguồn vốn còn lại cho những hạng mục khác quan trọng hơn.
4. Hạn chế lãng phí tiền điện nước
Điện nước cũng là một hạng mục chi phí cần tối ưu nếu chủ quán muốn duy trì hoạt động cửa hàng với ngân sách hạn hẹp. Đặc biệt, thời tiết nóng nực của mùa hè chắc chắn sẽ khiến hóa đơn tiền điện của quán tăng lên đáng kể do phải bật điều hòa cả ngày. Để cắt giảm lãng phí điện nước, hãy hạn chế việc sử dụng thiết bị điện khi không cần thiết. Tận dụng tối đa ánh sáng mặt trời bên ngoài là phương án hay để “giảm số” tiền điện. Ngoài ra, hãy lựa chọn những loại bóng đèn tiết kiệm điện, bố trí điều hòa ở khu vực hợp lý để cả không gian đủ mát. Điều hòa trong quán cũng nên được bảo dưỡng thường xuyên vì thiết bị quá cũ sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng hơn để hoạt động.
Bên cạnh đó, lựa chọn những chiếc vòi nước cảm ứng tự tắt khi không có người sử dụng cũng sẽ giúp bạn tránh lãng phí. Luôn dặn dò nhân viên nâng cao ý thức tiết kiệm, thậm chí có hành động “răn đe” với những trường phạt lãng phí điện nước. Với những lưu ý đơn giản nhưng tin chắc rằng sẽ giúp bạn đỡ đau đầu hơn vào mỗi cuối tháng nhận hóa đơn điện nước. Đây cũng là một trong nhưng lưu ý giúp chủ quán tiết kiệm chi phí vận hành trong cuộc chơi dài hạn của mình.
5. Thực hiện những hình thức marketing miễn phí
Trong điều kiện nguồn tài chính đang gặp khó khăn, nhiều chủ quán nghĩ đến việc dừng chạy tất cả mọi hoạt động liên quan đến marketing quảng cáo. Đây là một quyết định vô cùng sai lầm, khiến quán ngày càng “ế ẩm” do khách hàng không biết tới và doanh thu có thể “tụt dốc không phanh”. Vì vậy, chủ quán không nên cắt bỏ hoàn toàn marketing mà có thể hạn chế chạy quảng cáo Facebook và chuyển sang các hình thức marketing ít tốn kém chi phí hơn.
Một trong những cách thức marketing hiệu quả mà không cần bỏ ra chi phí nào là tận dụng hội review đồ ăn trên Facebook để seeding. Tuy vậy, chủ quán vẫn cần bỏ công sức để thực hiện seeding. Seeding thực chất là hoạt động đăng bài viết đề cập đến một chủ đề nào đó, sau đó dùng những tài khoản ảo để like và bình luận tạo hiệu ứng, lôi kéo sự quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ đang muốn quảng bá. Chủ quán có thể chủ động tạo ra bài viết trên các hội nhóm này để quảng bá về cửa hàng của mình. Nếu muốn tiết kiệm chi phí, hãy sử dụng những tài khoản thật của nhân viên quán, người thân, bạn bè chứ không nhất thiết phải thuê các Food Reviewers. Bên cạnh các hội nhóm review đồ ăn, chủ quán cũng có thể “thâm nhập” vào các hội nhóm dân cư xung quanh khu vực cửa hàng. Khi viết bài quảng bá cho nhà hàng, quán cafe của mình trong những hội nhóm dân cư, bạn nên đưa ra một số ưu đãi độc quyền để thu hút khách hàng.
Việc duy trì hoạt động quán cafe trong tình trạng tài chính không dư dả không phải là hiếm, đặc biệt là với các chủ quán mới bắt đầu kinh doanh. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tìm được phương án hợp lý để tối ưu chi phí vận hành, kiểm soát tốt dòng tiền trong kinh doanh.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để công việc vận hành quán cafe trở nên trơn tru hơn nhé!
