Trong kinh doanh nói chung, Excel là công cụ hỗ trợ xử lý thông tin có thể đáp ứng các yêu cầu từ tính toán đơn giản đến việc xử lý dữ liệu khổng lồ. Đối với các lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B nói riêng, hầu hết các chủ quán cũng sử dụng Excel như một trợ thủ đắc lực trong việc theo dõi, tổng hợp dữ liệu thu chi và bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành kinh doanh.
Bài viết dưới đây sẽ mang đến những mẫu File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận chính xác và chi tiết nhất phù hợp cho mô hình kinh doanh nhà hàng, quán cafe để các chủ quán tham khảo.
Nội dung
- 1. File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe là gì?
- 2. Ưu và nhược điểm khi dùng File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận
- 3. Mẫu file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe
- 4. Một số hàm chính được sử dụng trong file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận
- 5. Ứng dụng quản lý thu chi và tính toán lợi nhuận đơn giản, hiệu quả, miễn phí cho chủ nhà hàng, quán cafe
1. File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe là gì?
File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho phép người sử dụng dùng để lưu trữ lại số liệu trong hoạt động kinh doanh, trình bày thông tin dưới dạng bảng tính hoặc văn bản một cách khoa học. Excel có khả năng tính toán, xử lý thông tin một cách vô cùng nhanh chóng và chính xác với số lượng dữ liệu lớn.
Đối với mô hình nhà hàng, quán cafe, các file Excel này có tác dụng ghi chép lại lịch sử mua bán và kết quả hoạt động kinh doanh. Từ đó, chủ quán có thể nắm bắt được tình trạng vận hành của mô hình có đang hiệu quả hay không để đưa ra sự điều chỉnh sao cho phù hợp.
Với những chủ quán muốn tự mình ghi chép, kiểm soát tình hình tài chính chi tiết của quán để tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ hay nhân sự kế toán bên ngoài, Excel chính là một công cụ vô cùng đắc lực. Chỉ với công cụ là một chiếc máy tính hoặc laptop, bạn có thể dùng Excel như một phần mềm tính toán đơn giản với những thao tác tin học văn phòng không quá khó. Các loại hình kinh doanh từ nhà hàng, quán cafe, trà sữa hay quy mô từ nhỏ đến lớn đều có thể sử dụng Excel cho mục đích quản lý thu chi và lợi nhuận.
2. Ưu và nhược điểm khi dùng File Excel quản lý thu chi và lợi nhuận
Nói chung, hình thức lưu trữ và xử lý dữ liệu qua Excel vẫn có những ưu và nhược điểm riêng mà các chủ quán cần lưu ý:
2.1. Ưu điểm
– Tập trung dữ liệu, dễ theo dõi: Trước đây, nhiều chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe phải dùng giấy bút thủ công để ghi chép lại số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận trên giấy tờ. Cách quản lý này vừa tốn thời gian, công sức mà sổ sách có thể bị hỏng hoặc thất lạc. Excel được xem là một trong những giải pháp khoa học, chi tiết, hạn chế một phần sai sót.
– Giao diện quen thuộc, dễ sử dụng: Excel là một trong những phần mềm tin học văn phòng quá quen thuộc với mọi người. Việc sử dụng excel không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và không đòi hỏi chủ quán là người có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu.
– Tiết kiệm chi phí: Thế mạnh của Excel nằm ở chỗ người dùng có thể thao tác các tập tin không giới hạn hoàn toàn miễn phí. Vì vậy, chủ quán có thể tiết kiệm một khoản ngân sách để phục vụ cho các hạng mục kinh doanh khác. Excel phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, đơn giản, có số lượng đơn hàng trung bình ngày, hoạt động mua bán, phát sinh chi phí không quá lớn.
– Cho phép thực hiện báo cáo dạng biểu đồ: Chỉ với vài thao tác, Excel hỗ trợ người dùng thực hiện kẻ bảng tính doanh thu có kèm theo biểu đồ, thống kê kết quả rõ ràng. Nhờ đó, các dữ liệu được hiển thị trực quan, dễ theo dõi hơn.
2.2. Nhược điểm
– Khả năng lưu trữ dữ liệu ít, thời gian ngắn: Ban đầu, một số chủ quán thấy sử dụng Excel quản lý thu chi và lợi nhuận rất tốt khi nhà hàng, quán cafe còn hoạt động ở quy mô nhỏ. Tuy nhiên theo thời gian, khi quy mô kinh doanh ngày càng phát triển, dữ liệu ngày một lớn hơn thì các file Excel không còn đủ khả năng để lưu trữ về lâu dài.
– Đòi hỏi người dùng phải am hiểu các hàm và thuật toán Excel: Quản lý thu chi bằng Excel nhanh hơn so với sổ sách truyền thống, nhưng chủ quán phải thuộc lòng các hàm tính toán thì mới có thể sử dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Nếu không thành thạo, thì thời gian xử lý số liệu thậm chí còn lâu hơn cách truyền thống.
– Không thể tính toán và xử lý khối lượng dữ liệu lớn: Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với file lớn cồng kềnh, chủ quán có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.
– Dễ bị mất dữ liệu, không thể phục hồi: Một trong những điểm hạn chế cần lưu ý nữa khi sử dụng Excel là dễ dàng bị mất do lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, sự cố nguồn điện, máy tính lỗi hoặc nhiễm virus và không thể khôi phục lại được. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát, thiếu các số liệu nghiêm trọng khi các sự cố đáng tiếc xảy ra.
– Không kết nối với phần mềm bán hàng: Khi dùng file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận, chủ quán rất khó cập nhật số liệu kinh doanh kịp thời. Do tính năng và tốc độ xử lý của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của hàng quán. Từ đó có thể dẫn đến việc thất thoát nghiêm trọng nếu việc theo dõi tình hình thu chi không được chính xác và diễn ra liên tục.
3. Mẫu file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe
Tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng khác nhau mà chủ kinh doanh có thể tạo ra các báo cáo Excel khác nhau. Dưới đây là 3 mẫu file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe được sử dụng nhiều nhất:
3.1. Mẫu bảng tính Excel doanh thu theo ngày
3.2. Mẫu bảng tính Excel chi phí
3.3. Mẫu bảng tính Excel lợi nhuận
Xem thêm: Cách tính lãi lỗ kinh doanh nhà hàng, quán cafe vừa và nhỏ
4. Một số hàm chính được sử dụng trong file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận
Để có thể sử dụng Excel thành thạo khi quản lý doanh thu và chi phí, chủ kinh doanh cần phải biết cách sử dụng các hàm tính toán khác nhau. Có một số hàm tính cơ bản mà bạn cần nắm rõ như sau:
| Tên hàm | Ý nghĩa |
| SUM | Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên, ví dụ: =SUM(B1,B2,B3). |
| SUMIF | Dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =SUMIF(B2:B9,”<10”) |
| COUNT | Dùng để đếm số ô, ví dụ: =COUNT(B1:B10) |
| COUNTIF | Dùng để đếm số ô và có kèm theo điều kiện cụ thể nào đó, ví dụ: =COUNTIF(B1:B10,”>10”) |
| CONCATENATE | Dùng để kết hợp các ô lại với nhau thành 1 cột hay hàng đều được, ví dụ: =CONCATENATE(C1,C2,C3) hoặc =CONCATENATE(A1,B1,C1) |
| AVERAGE | Dùng để tính trung bình cho các ô, ví dụ: =AVERAGE(B11:B20) |
| VLOOKUP | Dùng để tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng, ví dụ: =VLOOKUP(B3,B2:E7,2,FALSE) |
| IF ERROR | Có thể sử dụng hoặc không, vì hàm này dùng để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý chuyên nghiệp hơn. |
5. Ứng dụng quản lý thu chi và tính toán lợi nhuận đơn giản, hiệu quả, miễn phí cho chủ nhà hàng, quán cafe
Trên thực tế, việc tự tính toán dữ liệu tài chính trong kinh doanh bằng các File excel dữ liệu cồng kềnh trên máy tính đối với chủ kinh doanh vừa tốn kém thời gian mà vẫn có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Do số liệu không được cập nhật nhanh chóng, nhiều trường hợp phải đến tận cuối tháng chủ nhà hàng, quán cafe mới biết mình đã chi tiêu bao nhiêu, thu về bao nhiêu, đang kinh doanh có lãi hay lỗ.
Thấu hiểu những khó khăn đó, Ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager được tích hợp ngay giải pháp Kế toán VO hoàn toàn miễn phí – công cụ hỗ trợ chủ kinh doanh những nghiệp vụ kế toán cơ bản nhất như phân loại tất cả các khoản thu chi, kiểm soát dòng tiền, tính toán lãi lỗ chính xác.
Đây cũng là lựa chọn lý tưởng dành cho nhà hàng, quán cafe quy mô vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí mua phần mềm kế toán hoặc thuê nhân sự kế toán chuyên biệt. Kế toán VO có cách sử dụng đơn giản, dễ dàng chứ không yêu cầu chủ kinh doanh phải nắm bắt được những hàm tính toán phức tạp như sử dụng file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe.
Chỉ với một chiếc điện thoại smartphone trên tay, tất cả các khoản thu chi trong quá trình hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán cafe có thể được ghi nhận nhanh chóng mọi lúc mọi nơi. Các khoản chi phí được phân bổ đúng hạng mục như chi phí nguyên vật liệu, chi phí theo tháng, chi phí phân bổ theo tháng để chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, số liệu doanh thu sẽ được tự động cập nhật theo thời gian thực từ phần mềm quản lý bán hàng FABi nên đảm bảo tính chính xác, kịp thời.
Kế toán VO sẽ tự động thực hiện tính toán và thống kê lợi nhuận của cửa hàng dựa trên số liệu được cung cấp mà người dùng không cần phải làm bất kỳ thao tác nào. Chủ nhà hàng, quán cafe có thể nắm bắt được cửa hàng đang kinh doanh lãi hay lỗ ở bất cứ thời điểm nào trong tháng để làm chủ được nguồn tài chính, đồng thời có những phương án vận hành kinh doanh hiệu quả hơn.
Hy vọng với những chia sẻ trên đây, các chủ kinh doanh có thể áp dụng file Excel quản lý thu chi và lợi nhuận cho nhà hàng, quán cafe hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy việc sử dụng Excel quá tốn kém thời gian và công sức, hãy cân nhắc đến công cụ quản lý khoa học, thông minh hơn như Kế toán VO để nâng cao hiệu suất công việc.
