Tin tức mới

Phần mềm quản lý nhà hàng – Giải pháp cho bài toán kinh doanh chuỗi

Chia sẻ bài này tới bạn bè ->

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Quản lý một nhà hàng vốn dĩ không hề đơn giản, và khi quản lý một chuỗi nhiều nhà hàng thì những khó khăn đó lại tăng lên gấp bội. Mở rộng quy mô, nhiều điểm, nhiều chi nhánh khiến cho việc quản lý vận hành, đồng bộ chất lượng không được kiểm soát chặt chẽ, hệ quả là thất thoát, kinh doanh lỗ vốn, không ít chuỗi đã phải đóng cửa. Một trong những giải pháp đắc lực cho bài toán quản lý chuỗi hiện nay chính là phần mềm quản lý nhà hàng. Vậy phần mềm giúp các chủ kinh doanh quản lý chuỗi như thế nào?

1. Những khó khăn thường gặp phải khi quản lý chuỗi nhà hàng

Có thể với 1 – 2 nhà hàng, bạn có thể quản lý suôn sẻ từ chất lượng, nhân viên, kho, doanh thu,… Nhưng với 5 – 10 nhà hàng hay nhiều hơn nữa thì bài toán quản lý lại trở nên vô cùng phức tạp. Chúng ta thử bóc tách những khó khăn khi mở rộng quy mô, số lượng nhà hàng lên mô hình chuỗi, đặc biệt là khi quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống:

Khó khăn trong việc giám sát hoạt động kinh doanh tại từng nhà hàng trong chuỗi

Kinh doanh nhà hàng thường yêu cầu người chủ phải có mặt thường xuyên để quản lý các hoạt động bán hàng, kiểm soát thu chi một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, với một chuỗi nhiều nhà hàng, đặc biệt là khi vị trí địa điểm cách xa nhau, chủ nhà hàng sẽ không thể có mặt thường xuyên để giám sát hoạt động kinh doanh tại từng nhà hàng. Do đó, nếu như không có công cụ quản lý mà chỉ theo dõi bằng sổ sách thủ công, chờ đợi quản lý cơ sở báo cáo thì chủ nhà hàng sẽ rất khó kiểm soát dẫn đến sai sót, thất thoát cũng như không kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

khó khăn khi quản lý chuỗi nhà hàng
Rất khó để giám sát chặt chẽ từng nhà hàng trong chuỗi theo cách thủ công

Vấn đề đồng bộ thực đơn và chất lượng dịch vụ toàn chuỗi

Đồng bộ thực đơn, chất lượng dịch vụ cũng như duy trì được chất lượng như khi chỉ có một nhà hàng ban đầu là vấn đề cốt lõi khi kinh doanh chuỗi. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, chủ kinh doanh không thể giám sát trực tiếp từng cơ sở dẫn đến nhiều vấn đề như thực đơn, giá món khác nhau, chất lượng món ăn không đồng đều, mỗi cơ sở lại có cách phục vụ riêng biệt,… Điều này sẽ tạo ra những trải nghiệm không tốt với khách hàng, và chỉ cần một cơ sở gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng của khách hàng đối với toàn chuỗi.

Kiểm soát doanh thu, chi phí thiếu chặt chẽ

Với việc quản lý cùng một lúc nhiều nhà hàng khiến chủ kinh doanh rất khó kiểm soát được doanh thu, chi phí, theo dõi tình hình kinh doanh tại từng điểm bán ngay tức thì chỉ bằng các sổ sách ghi tay hay những file excel được nhập liệu thủ công. Việc kiểm kê doanh thu, chi phí thường chỉ diễn ra vào cuối tuần, cuối tháng,… dẫn đến khó khăn trong việc rà soát, đối chiếu khi phát hiện những sai sót, chênh lệch trong số liệu thống kê.

Khó khăn trong quản lý kho nguyên vật liệu và chuỗi cung ứng

Quản lý kho luôn là vấn đề đau đầu với các chủ nhà hàng, đặc biệt là khi kinh doanh mô hình chuỗi bởi nếu không có phương pháp quản lý chặt chẽ sẽ rất dễ thất thoát. Nhập thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn đến không đủ nguồn cung phục vụ khách hàng, đặc biệt là dịp cao điểm, trong khi nhập thừa lại dẫn đến lãng phí bởi nguyên liệu thực phẩm khó bảo quản được lâu. Trong khi đó, nhà quản lý lại thường gặp tình trạng bị động khi lên kế hoạch mua nguyên vật liệu bởi gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt tình trạng kho tại từng nhà hàng trong chuỗi, không có dữ liệu lịch sử tiêu hao nguyên vật liệu để điều chỉnh kế hoạch mua hàng cho phù hợp,… Bên cạnh đó, kể cả khi đã xây dựng được công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho từng món thì vẫn rất khó đảm bảo các đầu bếp tuân thủ một cách chặt chẽ khi không có người giám sát thường xuyên.

quản lý kho chuỗi nhà hàng
Kho nguyên vật liệu là phần khó kiểm soát khi kinh doanh nhà hàng

Ngoài ra, vấn đề làm việc với nhà cung cấp như liên hệ mua hàng kịp thời, theo dõi quá trình giao hàng, kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu,… cũng là những thách thức không nhỏ khi quản lý chuỗi nhà hàng theo phương thức truyền thống.

Phức tạp trong hoạt động kế toán

Kế toán nhà hàng thường mang nhiều yếu tố đặc thù và phức tạp, từ việc xây dựng định mức món, xác định đúng giá vốn, phân bổ các chi phí chung như điện, nước, gas, nhân công,… cho đến việc xử lý các hóa đơn, chứng từ, thuế, lên báo cáo tài chính,… Khi quản lý chuỗi nhiều nhà hàng, rất nhiều vấn đề mà kế toán thường gặp phải như các điểm bán xuất hóa đơn thủ công dẫn đến việc khó kiểm soát việc xuất hóa đơn trên toàn chuỗi, các dữ liệu, báo cáo tại từng điểm bán không được thống kê một cách chính xác và kịp thời về tổng để làm các chứng từ liên quan, chậm trễ trong việc lên báo cáo tài chính,… Ngoài ra, việc chuyển dữ liệu từ sổ sách ghi tay, file excel hay phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán cũng tiêu tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến những sai sót, chênh lệch, rất khó để đối chiếu.

Vấn đề đồng bộ các chương trình marketing, khuyến mãi trên toàn chuỗi

Để thu hút khách hàng, nhà hàng sẽ thường xuyên triển khai các hoạt động truyền thông – marketing, các chương trình khuyến mãi, giảm giá. Khi một chính sách được đưa ra, chủ nhà hàng cần đảm bảo mọi cơ sở kinh doanh trong chuỗi đều nắm được, thực hiện đồng bộ và đúng nội dung, đúng thời gian. Tuy nhiên việc không thể giám sát chặt chẽ từng cơ sở dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt tình hình triển khai tại từng cơ sở như nhân viên có giới thiệu ưu đãi cho khách không, đã áp dụng đúng chương trình hay chưa, có tình trạng gian lận khi áp dụng ưu đãi hay không,… Ngoài ra, các chương trình chăm sóc khách hàng, tích điểm thành viên,… cũng cần được triển khai đồng bộ trên toàn hệ thống để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

quản lý khuyến mãi ở mô hình chuỗi nhà hàng
Khi một khuyến mãi được đưa ra thì cần đảm bảo các nhà hàng trong chuỗi đều nắm được

Khó khăn khi triển khai bán hàng online đa kênh

Xu hướng đặt giao hàng ngày càng phát triển trong ngành dịch vụ ăn uống. Bởi vậy các chuỗi nhà hàng cũng không thể nằm ngoài xu thế này. Tuy nhiên việc phát triển đa dạng kênh online như điện thoại, website, ứng dụng di động, mạng xã hội, các nền tảng đặt hàng của bên thứ 3,… cũng dẫn đến những thách thức cho chủ kinh doanh như không kiểm soát được các nguồn đơn hàng, việc điều phối xử lý đơn hàng về từng nhà hàng chưa hợp lý, tình trạng nhầm đơn, mất đơn thường xuyên xảy ra,… ảnh hưởng đến trải nghiệm thực khách.

2. Quản lý vận hành chuỗi hiệu quả hơn với phần mềm quản lý nhà hàng

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý được xem như một điều tất yếu khi mở rộng kinh doanh nhà hàng lên mô hình chuỗi. Để quản lý chuỗi hiệu quả cần có sự hỗ trợ của công nghệ từ việc bán hàng, xử lý đơn hàng, quản lý nhân viên, kiểm soát kho,… Các phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại ngày nay được phát triển và bổ sung nhiều tính năng vượt trội giúp các chủ kinh doanh vận hành chuỗi dễ dàng hơn cũng như quản lý mọi hoạt động một cách chặt chẽ. 

phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng
Phần mềm quản lý nhà hàng là trợ thủ đắc lực trong kinh doanh chuỗi
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý chuyên biệt cho ngành kinh doanh F&B, iPOS.vn hiện nay đang là lựa chọn tin cậy của nhiều chuỗi nhà hàng lớn nhỏ như Lẩu Phan, Vị Quảng, Yakimono, Bonjour Resto’,… Tích hợp nhiều tính năng và công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý chuyên nghiệp tại các chuỗi nhà hàng.

2.1. Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ bán hàng

Phần mềm iPOS được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý của từng bộ phận trong chuỗi nhà hàng. Vì thế iPOS sở hữu đầy đủ các tính năng quan trọng, đáp ứng mọi nghiệp vụ bán hàng trong nhà hàng, tạo tính đồng bộ trong quy trình phục vụ tại mọi điểm bán:

Tiếp nhận order nhanh chóng

Không còn tình trạng order ghi giấy thủ công, nhớ nhớ quên quên dẫn đến tình trạng chậm món, thiếu món, sai món cho khách hàng, nhân viên có thể thực hiện order ngay trên máy tính bảng. Các thông tin order ngay lập tức được chuyển xuống khu vực bếp, quầy thu ngân nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian di chuyển cho nhân viên.

Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm chi phí nhân sự bằng việc sử dụng giải pháp menu điện tử (thực khách tự order bằng cách quét mã QR tại bàn) hoặc sử dụng các thiết bị Self Order (khách hàng thực hiện gọi món trên các máy tự order). Khách hàng có thể gọi món nhanh chóng mà không cần chờ đợi nhân viên, nhà hàng cũng có thể cắt giảm số lượng nhân viên cần thiết để phục vụ order cho khách so với mô hình truyền thống.

Quản lý bar/bếp

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhà hàng iPOS kết hợp cùng màn hình hiển thị chế biến KDS, khu vực bar/bếp có thể tiếp nhận và theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn, đơn nào chưa phục vụ, đơn nào đang đợi lâu, tổng hợp nhanh chóng các món ăn chung giữa các đơn,… Nhờ đó khu vực bar/bếp có kế hoạch điều phối chế biến một cách phù hợp, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, thiếu đơn hay làm sai thứ tự order, đồng thời cập nhật nhanh và chính xác tình hình sửa món, đổi món hay thông báo hết món kịp thời cho nhân viên phục vụ.

phần mềm quản lý bếp nhà hàng
Hệ thống hiển thị KDS hỗ trợ điều phối chế biến khu vực bếp/bar

Tính tiền chính xác, thanh toán tiện lợi

Nếu không có phần mềm, nhân viên phải ghi chép tính tiền, ghi chép hóa đơn một cách thủ công. Điều này dễ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn, thậm chí là tạo cơ hội cho nhân viên gian lận mà chủ nhà hàng không hề hay biết. Với sự hỗ trợ của phần mềm, thao tác tính tiền, thanh toán cho khách hàng trở nên đơn giản và chính xác, vừa tạo tính chuyên nghiệp trong mắt thực khách vừa hạn chế sai sót, gian lận không đáng có.

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,… giúp khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn và tiện lợi hơn trong quá trình thanh toán.

phần mềm tính tiền nhà hàng
Phần mềm quản lý giúp tối ưu quy trình thanh toán trong nhà hàng

2.2. Kiểm soát tình hình kinh doanh chặt chẽ, chính xác

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS cung cấp đầy đủ các báo cáo kinh doanh cho từng điểm bán hàng chi tiết và tách biệt. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi cũng như so sánh, đối chiếu hiệu quả kinh doanh giữa các điểm bán hàng. Hệ thống báo cáo đặc thù cho ngành dịch vụ ăn uống được thể hiện một cách trực quan giúp chủ kinh doanh nắm bắt được tình trạng kinh doanh trên toàn chuỗi nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra những quyết định định điều chỉnh phù hợp.
quản lý doanh thu chuỗi nhà hàng
Nắm bắt tình hình kinh doanh với hệ thống báo cáo trực quan

2.3. Quản lý từng nhà hàng trong chuỗi mọi lúc mọi nơi với phần mềm quản lý từ xa

Những lo lắng khi không thể có mặt trực tiếp tại từng nhà hàng để giám sát hoạt động kinh doanh sẽ được giải quyết nhờ tính năng quản lý từ xa của phần mềm quản lý nhà hàng. Giờ đây, bạn có thể kiểm soát các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị di động với ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager: Theo dõi số lượng bàn đang mở tại từng nhà hàng vào mọi thời điểm, theo dõi các hóa đơn bán hàng, tình hình doanh thu theo thời gian thực,… Nhờ đó bạn nắm bắt nhanh chóng tình hình toàn chuỗi và có biện pháp điều chỉnh việc kinh doanh cho phù hợp.

phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng từ xa
Quản lý nhà hàng từ xa – Giải pháp cho các chủ kinh doanh bận rộn

2.4. Nâng cao hiệu quả quản lý kho

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS có thể mở rộng kết nối giải pháp quản lý kho thông minh iPOS Inventory, giúp các chủ kinh doanh chuỗi nhà hàng quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ và hiệu quả hơn, hạn chế thất thoát tối đa. Hiện nay, iPOS Inventory có thể đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản trị kho, phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh từ một nhà hàng đơn lẻ cho đến các chuỗi nhiều nhà hàng bao gồm cả chuỗi nhượng quyền thương hiệu.
quản lý kho khi kinh doanh chuỗi nhà hàng
Quản lý kho hiệu quả hơn với iPOS Inventory
Giải pháp quản lý kho iPOS Inventory cho phép chủ kinh doanh xây dựng định mức món chi tiết (hệ thống tự động trừ kho khi món được bán ra), theo dõi tồn kho từng điểm bán và tổng chuỗi theo thời gian thực nhằm lên kế hoạch nhập/xuất kịp thời. Quy trình xuất nhập kho được quản lý chặt chẽ và xuyên suốt. Hệ thống cung cấp đầy đủ các loại báo cáo, phân tích chi tiết quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, quản lý từng nhà cung cấp về thời gian đáp ứng hàng hóa, chất lượng nguyên vật liệu và hiệu quả làm việc. Ngoài ra, iPOS Inventory có hệ thống kết nối mở, qua đó bạn có thể kết nối với các nhà cung cấp để thực hiện và quản lý các hoạt động mua hàng hiệu quả hơn.

2.5. Giải pháp đắc lực cho nghiệp vụ kế toán chuỗi nhà hàng

Bên cạnh những tính năng về bán hàng, quản lý kho, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS còn kết nối phần mềm kế toán iPOS Accounting – giải pháp kế toán được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh ăn uống. Đây là một ưu điểm vượt trội mà không nhiều phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có thể đáp ứng được. 

Với iPOS Accounting, nghiệp vụ kế toán khi kinh doanh chuỗi nhà hàng trở nên đơn giản hơn. Các nghiệp vụ kiểm kho, quản lý xuất nhập tồn, xây dựng định mức nguyên vật liệu, định mức kho được thực hiện dễ dàng ngay trên phần mềm. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra con số mua hàng chính xác dựa trên số liệu đặt hàng các điểm bán hàng, phân tích lượng hàng bán theo số liệu thống kê kỳ trước. Việc đồng bộ dữ liệu từ phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán giúp nhân viên không cần mất thời gian để chuyển dữ liệu, loại bỏ những sai sót do chuyển dữ liệu theo cách thủ công. Phần mềm iPOS Accounting sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng, tự động hạch toán các nghiệp vụ, phát sinh các phiếu thu tương ứng. Bạn cũng có thể xuất hóa đơn điện tử, thực hiện các điều chỉnh như tăng/giảm, định danh hóa đơn trên phần mềm này.

phần mềm kế toán nhà hàng
iPOS Accounting tự động sinh các chứng từ bán hàng, tự động hạch toán nghiệp vụ tương ứng
Bên cạnh đó, iPOS Accounting hỗ trợ xuất các loại báo cáo kinh doanh nhà hàng chi tiết, báo cáo lãi lỗ từng mặt hàng, món ăn. Phần mềm lưu trữ và quản lý dữ liệu bán hàng từng điểm riêng và tổng chuỗi, phân tích và đưa ra các báo cáo đối chiếu cần thiết. 

2.6. Quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để hỗ trợ việc xây dựng chương trình hội viên và chăm sóc khách hàng, quản lý và thực hiện các chương trình ưu đãi đồng bộ trên toàn chuỗi nhà hàng của mình thì phần mềm iPOS tích hợp giải pháp quản lý khách hàng iPOS CRM là lựa chọn không thể bỏ qua. Với sự hỗ trợ của iPOS CRM, bạn có thể thực hiện đăng ký thành viên, tích điểm, lưu trữ thông tin, theo dõi và phân tích hành vi khách hàng, phân nhóm để có kế hoạch chăm sóc phù hợp. Bạn cũng có thể phát hành các e-voucher ưu đãi, xây dựng các kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, đảm bảo sự kiểm soát và đồng bộ trên toàn chuỗi. Bạn cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh việc áp dụng ưu đãi cho toàn chuỗi hay chỉ một vài điểm bán nhất định.

tạo khuyến mãi bằng phần mềm quản lý nhà hàng
Tạo và kiểm soát các chương trình ưu đãi trên toàn chuỗi
Bên cạnh đó, iPOS CRM có thể kết nối Facebook, Zalo Official Account, nhờ đó bạn có thể thu hút khách hàng đăng ký thành viên thông qua những trang mạng xã hội này, gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng với chi phí rẻ, đồng bộ thực đơn để tạo kênh bán hàng online riêng để chủ động tìm kiếm khách hàng mới và tăng doanh thu.

2.7. Quản lý đơn hàng online đa kênh

Việc kiểm soát và xử lý đơn hàng từ nhiều kênh online khác nhau sẽ trở nên đơn giản hơn với sự hỗ trợ của giải pháp iPOS Call Center. Toàn bộ đơn hàng từ tất cả các kênh online nội bộ sẽ được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Nhân viên có thể theo dõi tình trạng của từng nhà hàng trong chuỗi để điều phối đơn hàng hợp lý. Việc quản lý tập trung giúp hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, mất đơn, giao thiếu đồ, nhân viên kiểm soát được các đơn hàng và khách hàng cũng có thể theo dõi được tình trạng đơn của mình đang được xử lý như thế nào thông qua tin nhắn Zalo.
phần mềm quản lý đơn hàng online cho nhà hàng
Các đơn hàng từ các kênh online được tập trung xử lý tại 1 nơi duy nhất

Bên cạnh đó, iPOS Call Center tích hợp tổng đài VoIP, nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi một cách thuận tiện. Cùng với đó là sự kết hợp giải pháp iPOS CRM, thông tin khách hàng được hiển thị trên màn hình để nhân viên dễ dàng tư vấn phù hợp với thói quen và nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể thực hiện đăng ký thành viên, áp dụng các chương trình ưu đãi cho khách hàng ngay trên hệ thống iPOS Call Center.

Vấn đề quản lý luôn là thách thức lớn với bất kỳ chủ nhà hàng nào khi mở rộng kinh doanh theo mô hình chuỗi. Khi nguồn lực con người có nhiều hạn chế thì việc tìm đến các giải pháp công nghệ, các phần mềm quản lý nhà hàng là điều tất yếu. Ngay từ khi có ý định kinh doanh chuỗi, chủ nhà hàng cần tính sớm các vấn đề trên để đưa ra cách tiếp cận bài bản hơn và đứng vững trên thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay. Với kinh nghiệm hỗ trợ vận hành cho hơn 30.000 nhà hàng/quán cafe từ đơn lẻ đến chuỗi lớn nhiều cửa hàng, iPOS.vn sẽ là đối tác công nghệ tin cậy cho các chuỗi nhà hàng trong công tác quản lý.

Để lại email để nhận thêm các bài viết từ iPOS

Nhận cập nhật mới nhất từ chuyên gia

Đọc Thêm

bài viết mới nhất

Bạn muốn kinh doanh của mình hiệu quả hơn?

để lại thông tin để chúng tôi có thể tư vấn

19004766

Scroll to Top