Karaoke là mô hình kinh doanh đang rất được ưa chuộng hiện nay vì mang lại nguồn lợi nhuận lớn và đều đặn. Mô hình kinh doanh này cũng tương đối phức tạp, đòi hỏi phải có phần mềm quản lý quán karaoke phù hợp mới có thể kiểm soát quy trình vận hành hiệu quả.
Vậy phần mềm quản lý quán karaoke là gì? Trên thị trường hiện nay có giải pháp nào tốt nhất? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Nội dung
1. Phần mềm quản lý quán karaoke là gì?
Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý quán karaoke là một giải pháp công nghệ được phát triển để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý tại quán karaoke, thay thế các nghiệp vụ thủ công thông thường.
Vận hành và quản lý một quán karaoke không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Ở các mô hình quản lý truyền thống, tình trạng tính tiền hát theo giờ, tính tiền đồ ăn, đồ uống bị nhầm lẫn vẫn còn phổ biến. Hơn nữa, việc tính toán thủ công chậm chạp còn khiến khách hàng bực bội, khó chịu khi đợi thanh toán. Bên cạnh đó, việc cuối ngày cặm cụi ghi chép, thống kê thu chi vừa tốn kém thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót khó kiểm soát. Hơn nữa, vì đặc thù kinh doanh, nếu không kiểm soát chặt chẽ sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát, mất tiền không rõ nguyên nhân.
Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý quán karaoke, các nghiệp vụ như set up giá phòng kèm theo các dịch vụ ăn uống, quản lý phòng hát và giờ hát, đặt phòng và chuyển phòng cho khách, in hóa đơn và thanh toán, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho,… Tất cả các công việc đều được tự động hóa, nhờ đó quy trình bán hàng và quản lý quán karaoke được tối ưu, đảm bảo tính chính xác cao hơn.
2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke
2.1. Tính năng phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng, nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp để đưa vào sử dụng tại quán karaoke. Vì đặc thù mô hình kinh doanh, ngoài các tính năng như bán hàng, tính tiền và in hóa đơn, phần mềm quản lý quán karaoke cần đáp ứng một số tiêu chí đặc biệt sau:
Tự động tính tiền theo giờ hát, phòng hát: Không giống như mô hình kinh doanh ăn uống hay dịch vụ khác, kinh doanh karaoke là hoạt động mua – bán thời gian. Giá của dịch vụ được tính bằng thời gian khách hàng sử dụng phòng hát. Bạn sẽ phải quản lý và tính giá giờ hát, phòng hát thay cho tính giá món ăn, sản phẩm bán trực tiếp cho khách hàng.
Quản lý nguyên vật liệu, giá bán dịch vụ đi kèm: Nếu sản phẩm tại nhà hàng, quán cafe chỉ có đồ ăn, đồ uống thì sản phẩm tại quán karaoke vừa có loại phòng hát, thời gian hát, vừa có đồ ăn nhẹ, hoa quả, các loại đồ uống như bia, nước ngọt,… Như vậy, phần mềm quản lý quán karaoke phải có tính năng sắp xếp, tính toán sản phẩm chính, dịch vụ đi kèm,… trên cùng một hệ thống và quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ để tránh thất thoát.
Có khả năng điều chỉnh thời gian báo cáo: Thông thường các phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường có hệ thống báo cáo được thiết lập mặc định từ 00h – 24h. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh quán karaoke thường xảy ra qua đêm, việc sử dụng những phần mềm như vậy không thể thống kê chính xác doanh thu theo từng ngày. Kết quả kinh doanh của bạn sẽ kết hợp nửa ngày trước nửa ngày sau. Vì vậy, nên lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke có khả năng điều chỉnh thời gian để xem báo cáo sao cho chính xác nhất.
2.2. Tính ổn định, linh hoạt và bảo mật dữ liệu của phần mềm
Tính ổn định là tiêu chí vô cùng quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke. Trong quá trình sử dụng, nếu phần mềm không ổn định, thường xuyên xảy ra lỗi, bị đơ, bị treo thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ phục vụ và trải nghiệm của khách hàng. Hơn nữa, một số phần mềm không ổn định còn có thể xảy ra sự cố mất lịch sử dữ liệu thu chi, dữ liệu khách hàng,… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc theo dõi tình hình kinh doanh. Vì vậy, phần mềm nên có khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro không đáng có.
Ngoài ra, phần mềm còn cần có sự linh hoạt, nghĩa là có khả năng mở rộng, kết nối nhiều giải pháp để đáp ứng nhu cầu quản lý khi quy mô của quán phát triển. Phần mềm này có thể sử dụng tại một quán karaoke hiệu quả, nhưng khi bạn muốn phát triển thương hiệu thành một chuỗi karaoke thì liệu có đáp ứng được nữa hay không? Đây là câu hỏi bạn cần trả lời trước khi quyết định dùng phần mềm quản lý quán karaoke của một đơn vị nào.
Xem thêm: Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng online tốt nhất trong năm 2021
2.3. Đơn vị cung cấp uy tín
Khi mới bắt đầu mở quán, rất nhiều chủ kinh doanh tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí. Tuy nhiên, các phần mềm này thường không ổn định, ít tính năng, thường xuyên xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng và có thể gây ra những hậu quả khó lường.
Vì vậy, bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý quán karaoke của một đơn vị uy tín để nhận được hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật sau mua. Hướng dẫn sử dụng chi tiết giúp bạn làm quen và bắt đầu sử dụng phần mềm nhanh chóng. Trong quá trình sử dụng phần mềm cũng không thể tránh khỏi những lúc xảy ra sự cố, khi đó bạn sẽ cần đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
3. Phần mềm quản lý quán karaoke iPOS.vn
Phần mềm quản lý quán karaoke iPOS là giải pháp hữu hiệu cho chủ kinh doanh khi giải quyết các nhu cầu bán hàng và quản lý đặc thù của mô hình karaoke. iPOS.vn là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B, trong đó có nhà hàng, quán cafe, karaoke, bar/pub,…
Nhằm mang đến giải pháp toàn diện và tối ưu nhất, sản phẩm đến từ iPOS.vn sở hữu đầy đủ tính năng hỗ trợ từ khâu bán hàng đến quản trị, kiểm soát tình hình kinh doanh. Dưới đây là những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán karaoke iPOS.
3.1. Tính năng hỗ trợ tối ưu quy trình vận hành quán karaoke
3.1.1. Bán hàng nhanh chóng, thanh toán bằng nhiều hình thức
iPOS là phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế đáp ứng yêu cầu phục vụ kinh doanh của mô hình karaoke trong điều kiện môi trường nhiều tiếng ồn và khách hàng kém tỉnh táo. Vì nhân viên quán karaoke luôn phải hỗ trợ số lượng khách đến quán rất đông và nhu cầu khách hàng phát sinh liên tục, phần mềm quản lý bán hàng iPOS có thiết kế đơn giản, trực quan giúp nhân viên dễ dàng order ngay tại bàn thông qua thiết bị máy tính bảng tablet hoặc điện thoại thông minh smartphone trên tay.
Đặc biệt hơn, phần mềm quản lý bán hàng iPOS hỗ trợ tính năng đặc thù của quán karaoke: thiết lập giá phòng hát theo khung thời gian, và thanh toán theo giá giờ hát và giá phòng. Khi bạn sử dụng phần mềm, nhân viên kỹ thuật sẽ hướng dẫn bạn thiết lập giá của mỗi loại phòng, giá theo khung thời gian, tùy theo nhu cầu của bạn. Ví dụ phần mềm có thể thiết lập giá của phòng VIP 2 của bạn theo khung thời gian như: từ 10h – 14h là 200,000 đồng/giờ, từ 14h – 18h là 250,000 đồng/giờ, Và từ 18h trở đi là 300,000 đồng/giờ.
Bạn có thể thiết lập kèm các dịch vụ ăn uống trong mỗi phòng hát và quản lý theo phòng trên hệ thống phần mềm iPOS. Ví dụ ở phòng VIP 2, bạn thiết lập dịch vụ sẵn trong phòng gồm 10 khăn lạnh, 2 gói bò khô, 6 chai nước khoáng, 5 gói bim bim, 5 lon nước Coca Cola. Hệ thống cho phép bạn ghi lại số lượng đồ ăn trong mỗi phòng, khi thanh toán, nhân viên thu ngân chỉ cần tích số lượng sản phẩm đã dùng.
3.1.2. Quản lý giờ hát và phòng hát
Mỗi phòng VIP sẽ có mức giá khác nhau, giá của các phòng cũng được thiết lập thay đổi theo khung thời gian sáng – chiều – tối. Phần mềm có thể setup mức giá thay đổi linh hoạt theo nhu cầu của chủ đầu tư. Đồng thời nhân viên có thể theo dõi được trên màn hình POS số lượng phòng đang sử dụng và phòng trống, thời gian các phòng đã sử dụng. Từ đó hỗ trợ nhân viên dễ dàng quản lý, tiếp nhận các lượt khách mới.
Ví dụ: những phòng hát đang có người sử dụng sẽ được hiển thị bằng biểu tượng khác để phân biệt với những phòng trống. Nhân viên không cần mở cửa từng phòng để xem phòng nào có người phòng nào không để nhận thêm khác. Ngoài ra mỗi phòng hát sẽ hiển thị đồng hồ để nhân viên thuận tiện theo dõi khách ở phòng VIP 1 đã vào được bao lâu.
3.1.3. Chuyển phòng và đặt phòng cho khách
Phần mềm quản lý quán karaoke iPOS cho phép nhân viên thực hiện các thao tác đặt phòng và nhắc lịch đặt phòng của khách hàng. Nhân viên không phải lo có sự nhầm lẫn khi phòng này đã có khách đặt rồi nhưng lại nhận thêm khách mới. Trên giao diện phần mềm sẽ hiển thị biểu tượng khác giúp nhân viên dễ dàng theo dõi.
Thao tác chuyển phòng của phần mềm iPOS cũng hỗ trợ nhân viên chuyển phòng hát cho khách nhanh chóng. Không cần tốn công thanh toán ở phòng thứ nhất rồi chuyển phòng thứ hai, nhân viên chỉ cần thực hiện thao tác chuyển phòng trên phần mềm, thời gian của phòng đầu tiên sẽ dừng lại chuyển sang phòng thứ hai.
Ví dụ: Khi khách hàng sử dụng phòng VIP 1 với mức giá 300,000 đồng/giờ, sau khi dùng 2 tiếng, khách muốn chuyển sang phòng VIP 2 có giá 400,000 đồng/giờ. Sau khi nhân viên chuyển phòng trên hệ phần mềm iPOS, thời gian ở phòng VIP 1 dừng lại, từ động tính giá sau đó chuyển sang giá của phòng VIP 2. Cuối buổi nhân viên chỉ việc thanh toán cho khách như bình thường.
3.2. Tính năng hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát tình hình kinh doanh
3.2.1. Quản lý nhân viên và tình hình thu chi chặt chẽ
Đặc biệt, phần mềm quản lý karaoke iPOS có hệ thống quản trị chặt chẽ, phân quyền sử dụng cho từng nhân viên, ví dụ như nhân viên phục vụ có quyền gì, nhân viên thu ngân có quyền gì,… Tất cả những hoạt động, thao tác của nhân viên sẽ được ghi lại trong lịch sử giao dịch như ghi nhận giờ hát, phòng hát, gọi món đến hủy hóa đơn, sửa hóa đơn,… đều cập nhật chính xác trên hệ thống. Qua đó, chủ quán có thể dễ theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng nhân viên, đồng thời tránh những thất thoát, gian lận.
Ngoài ra, iPOS còn sở hữu những tính năng đặc biệt để đáp ứng nhu cầu quản lý của quán karaoke là thiết lập được thời gian để xem hệ thống báo cáo qua đêm giúp chủ đầu tư theo dõi được doanh thu cụ thể của từng ngày. Bạn sẽ không gặp khó khăn trong việc phân chia đâu là doanh thu hôm nay, đâu là doanh thu ngày mai nữa. Phần mềm có phép bạn thuận tiện theo dõi hiệu quả kinh doanh theo khung thời gian yêu cầu.
Hệ thống báo cáo đầy đủ từ báo cáo doanh thu, kho nguyên vật liệu, đến báo cáo hàng hóa nhập xuất tồn, v.v… Từ hệ thống báo cáo cụ thể chi tiết, chủ đầu tư có thể phân tích hiệu quả kinh doanh để đưa ra những giải pháp hay chiến lược nâng cao hiệu quả.
3.2.2. Tích hợp ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager
Là chủ đầu tư, bạn có quá nhiều công việc cần giải quyết, không phải lúc nào bạn cũng có mặt tại quán để giám sát hoạt động của nhân viên. Hơn nữa mô hình karaoke thường sẽ có nhiều chủ đầu tư, việc phần mềm bán hàng tích hợp hệ thống theo dõi và quản lý từ xa hỗ trợ thuận tiện hoạt động quản lý.
Bạn hoàn toàn có thể theo dõi doanh thu quán karaoke của mình được bao nhiêu, hiện đang có mấy phòng có khách, mấy phòng trống, doanh thu,… theo thời gian thực bất kỳ khi nào bất kỳ ở đâu. Nhiều chủ đầu tư cùng lúc vẫn có thể theo dõi được hoạt động kinh doanh của quán.
3.2.3. Quản lý và chăm sóc khách hàng iPOS CRM
Vì khách hàng cũ là một nguồn tài nguyên rất quan trọng để quán có thể khai thác, nên phần mềm quản lý quán karaoke iPOS được tích hợp tính năng lưu trữ và quản lý khách hàng hội viên. Mọi thông tin khách hàng đến sử dụng dịch vụ tại quán, tần suất khách hàng đến, hóa đơn chi tiêu, thói quen, v.v… đều được ghi lại. Bạn sẽ có thêm nguồn thông tin nhất định hỗ trợ cho việc phân tích khách hàng mục tiêu, từ đó xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,…
Ví dụ: Khách hàng của bạn thường xuyên đến theo nhóm đông người, hay gọi những loại bia Heineken, Sài Gòn, v.v… Bạn sẽ dựa vào đó để biết đâu là loại sản phẩm đi kèm khách hàng ưu thích. Tập trung vào những mặt hàng được ưa chuộng để gia tăng thêm lợi nhuận kinh doanh.
3.2.4. Quản lý kho iPOS Inventory
Quản lý kho là một công việc vô cùng phức tạp, bao gồm các hoạt động xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món, kiểm soát lượng xuất nhập tồn, lên kế hoạch mua hàng,… Nếu như kho tại các nhà hàng, quán ăn, quán cafe là nguyên vật liệu và cần chế biến để tạo ra sản phẩm bán cho khách hàng, thì quán karaoke sản phẩm chủ yếu là hoa quả, bia, rượu, nước ngọt,… đóng sẵn. Tuy bỏ qua được giai đoạn chế biến, nhưng vì đặc thù môi trường kinh doanh ồn ào, phức tạp nên khả năng thất thoát hàng hóa là điều khó tránh khỏi.
Để giải quyết tình trạng đó, phần mềm quản lý quán karaoke iPOS mở rộng tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory giúp quản lý kho hàng hóa, nguyên liệu quán karaoke hiệu quả hơn. Giải pháp này cho phép chủ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ từng đơn xuất/nhập hàng hóa vào kho, theo dõi tồn kho theo thời gian thực để lên kế hoạch xuất/nhập kịp thời, cung cấp hệ thống báo cáo theo nhu cầu: báo cáo thu chi, quản lý tồn kho, nhà cung cấp để phục vụ cho quy trình kế toán làm các báo cáo tài chính.
Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý quán karaoke, iPOS chính là sự lựa chọn phù hợp và tối ưu nhất cho mô hình kinh doanh của bạn. Với những ưu điểm như đầy đủ tính năng đặc thù cần thiết và nhiều tính năng mở rộng nâng cao, đây là giải pháp công nghệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh quán karaoke hiệu quả hơn. Nếu cần được tư vấn về phần mềm quản lý quán karaoke iPOS, đừng ngần ngại liên hệ ngay với hotline 1900 4766 để được giải đáp nhanh nhất.
Tham khảo ngay một số phần mềm quản lý sau để vận hành kinh doanh trơn tru hơn nhé!
