Báo cáo tại các nhà hàng, quán cafe thường cung cấp những thông tin về tình trạng hoạt động của cửa hàng, qua đó giảm tải thời gian quản lý và kiểm soát cho chủ quán. Đặc biệt hơn, trên hệ thống POS đặc thù cho ngành F&B còn xuất hiện 5 loại báo cáo quan trọng, hỗ trợ tăng khả năng đánh giá và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu thêm về 5 loại báo cáo này trong bài viết dưới đây:

1. Tìm hiểu top 5 loại báo cáo trong nhà hàng/quán cafe 

Trong bối cảnh chuyển đổi số – làm việc dựa trên dữ liệu và thị trường như hiện nay, ngành F&B cũng buộc phải tuân theo luật chơi, dần chuyển mình đi theo hơi thở của thời đại. Các đơn vị, thương hiệu nhà hàng cấp tiến đã nhanh chóng ứng dụng những hệ thống phần mềm quản lý hiện đại, với hy vọng có thể tận dụng được kho tàng dữ liệu quý giá mà chúng đem lại, qua đó đem lại những chuyển biến tích cực cho thương hiệu.

Tuy nhiên, càng hiện đại bao nhiêu, các phần mềm quản lý sẽ càng có nhiều các loại báo cáo, dữ liệu bấy nhiêu, vô tình có thể khiến các nhà quản lý bối rối trong quá trình tiếp cận. Trên thực tế, để loại bỏ vấn đề này, bạn chỉ cần theo dõi và kiểm tra thường xuyên 5 loại báo cáo sau đây:

• Báo cáo bán hàng
• Báo cáo thanh toán
• Báo cáo hoạt động của nhân sự
• Báo cáo kho
• Và báo cáo khách hàng

Dưới đây, iPOS sẽ đi vào đặc trưng của từng loại báo cáo, cũng như chia sẻ cách sử dụng dữ liệu trong báo cáo để đưa ra những quyết định kinh doanh chính sách hơn.

2. Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng cung cấp cho bạn thông tin về về tình trạng kinh doanh của thương hiệu, từ đó giúp bạn tối ưu hóa các quyết định về chiến lược khuyến mãi và bán hàng.

2.1. Các loại chỉ số cần theo dõi 

• Doanh thu bán hàng theo quý – tháng -ngày
• Doanh thu bán hàng theo các nguồn đơn hàng: bán tại chỗ – takeaway – bán giao về
• Doanh thu bán hàng theo các nhóm món ăn
• Doanh thu bán hàng đến từ các chương trình giảm giá – ưu đãi – tích điểm thành viên
• Doanh thu bán hàng theo từng ca làm của nhân viên

2.2. Những chỉ số này sẽ hỗ trợ các chủ quán kinh doanh tốt hơn như thế nào:

Chủ quán, nhà quản lý có thể tận dụng những chỉ số từ báo cáo bán hàng trên để đưa ra những quyết định kinh doanh như:

• Khám phá các “thời điểm vàng” để bán hàng, qua đó đánh giá đưa ra những chương trình bán hàng hấp dẫn để kích thích nhu cầu mua sắm của thực khách
• Đánh giá được chất lượng các kênh bán hàng thương hiệu đang triển khai – giữ vững phong độ cho các kênh bán hiệu quả, đồng thời đầu tư cải thiện các kênh bán còn yếu kém
• Nắm bắt được các mặt hàng bán chạy để đẩy mạnh quảng cáo – cũng như loại bỏ, cải tiến các mặt hàng có doanh số thấp, qua đó tối ưu được menu
• Theo dõi độ hiệu quả của các chương trình ưu đãi để tối ưu và cải thiện, đêm lại kết quả kinh doanh tốt hơn 
• Có chính sách giữ chân những nhân sự làm việc hiệu quả, đem lại doanh thu tốt cho cửa hàng 

3. Báo cáo thanh toán

Loại báo cáo này sẽ giúp chủ quán theo dõi được các loại hình thanh toán được thực khác ưa chuộng khi sử dụng dịch vụ/mua sắm tại nhà hàng.

3.1. Các loại chỉ số cần theo dõi 

• Nguồn, kênh thanh toán phổ biến
• Nguồn, kênh thanh toán thường xuyên xảy ra tình trạng lỗi

3.2. Những chỉ số này sẽ hỗ trợ các chủ quán kinh doanh tốt hơn như thế nào:

Qua những chỉ số từ báo cáo thanh toán, chủ quán có thể:

• Thấu hiểu những kênh thanh toán có nhu cầu cao đến  từ thực khách để đưa ra quyết định đầu tư hay cải thiện công nghệ, qua đó nâng cao trải nghiệm dùng bữa tổng thể
• Nắm bắt được những kênh thanh toán thường xảy ra lỗi để có biện pháp sửa chữa – tránh mang lại những trải nghiệm không tốt cho khách hàng 

4. ​​Báo cáo hoạt động của nhân sự

Trong quá trình vận hành, chi phí dành cho nhân công, người lao động luôn chiếm tới ~30% tổng chi tiêu của nhà hàng/quán cafe. Đặc biệt trong thời kỳ khan hiếm người lao động do ảnh hưởng của dịch bệnh như hiện nay, chi phí này còn đang có dấu hiệu gia tăng. Để kiểm soát, và tối ưu khoản chi này hiệu quả nhất, các chủ quán cần thường xuyên theo dõi báo cáo về hoạt động của nhân sự, nhờ vậy đưa ra những chiến lược “dùng người” đúng đắn hơn.

4.1. Các loại chỉ số cần theo dõi

• Thời gian, ca làm của nhân viên
• Tần suất chấm công của nhân viên
• Lương của nhân viên (theo giờ)
• Hiệu quả hoạt động của nhân viên (đối với nhân viên thu ngân, thể hiện ở số lượng và giá trị những đơn hàng được bán ra, giá số lượng và giá trị những đơn hàng phải hủy,…)

4.2. Những chỉ số này sẽ hỗ trợ các chủ quán kinh doanh tốt hơn như thế nào:

Dựa trên những chỉ số trong báo cáo về hoạt động nhân sự, chủ quán có thể:

• Sắp xếp thời gian làm việc cho nhân viên hiệu quả, tránh tình trạng nhân viên bị kiệt sức hoặc nảy sinh tâm lý không hài lòng, dẫn tới hoạt động kém hiệu quả.
• Đánh giá ý thức và thái độ làm việc của nhân viên qua hiệu quả hoạt động và tần suất chấm công, qua đó có những hình thức khích lệ phù hợp để xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong nội bộ.
• Phát giác những hành vi gian lận của nhân viên và có những hình thức xử phạt để răn đe, hạn chế tái diễn những ví dụ xấu, trở thành tiền lệ trong nhà hàng

5. Báo cáo kho

Chi phí nguyên vật liệu là hạng mục chiếm tỷ lệ trọng yếu trong cơ cấu tổng chi phí của nhà hàng. Nhưng trên thực tế, vì trong kho nhà hàng có một lượng lớn nguyên vật liệu và hàng hóa nên người quản lý khó tránh khỏi những sai sót, dẫn đến nhiều trường hợp lãng phí nguồn chi. Để có thể tối ưu chi phí nguyên vật liệu hiệu quả, nhà quản lý có thể tìm hiểu các loại chỉ số sẽ xuất hiện trên báo cáo chi tiết của hệ thống POS sau: 

5.1. Các loại chỉ số cần theo dõi

• Danh sách các mặt hàng đang có trong kho (Hàng tồn kho)
• Danh sách các mặt hàng sắp hết
• Danh sách các món ăn trong thực đơn cùng định lượng và chi phí nguyên vật liệu để chế biến
• Tỷ suất lợi nhuận trên chi phí của các món ăn có trong thực đơn
• Tổng doanh thu của các món ăn trong thực đơn, số lần mỗi món được đặt hàng,…

5.2. Những chỉ số này sẽ hỗ trợ các chủ quán kinh doanh tốt hơn như thế nào:

Các chỉ số từ báo cáo tồn kho đem lại cho chủ quán những góc nhìn chi tiết hơn về tình trạng kho hàng hiện tại, qua đó đưa ra những quyết định chính xác như:

• Lên lịch nhập hàng chính xác để hạn chế tình trạng thừa mứa hoặc thiếu hụt nguyên liệu, giúp tiết kiệm chi phí và đem lại trải nghiệm dùng bữa tốt nhất cho khách hàng. 
• Xác định được các món bán chạy và ngược lại, qua đó định hình, xây dựng lại menu cũng như đưa ra những chiến lược khuyến mãi phù hợp.
• Nắm bắt được tỷ suất lợi nhuận của các món ăn trên chi phí nguyên liệu để đưa ra điều chỉnh giá bán, hoặc tìm các nhà cung cấp với chất lượng tương đương và chi phí bình ổn hơn.

6. Báo cáo khách hàng

Khách hàng – và đặc biệt là nhóm khách hàng thân thiết là yếu tố không thể thiếu với mọi thương hiệu nếu muốn tồn tại và phát triển. Qua các loại báo cáo và dữ liệu quan trọng từ POS, thương hiệu có thể dễ dàng hiểu và phục vụ tốt hơn cho khách hàng, từ đó tạo bàn đạp để phát triển trong tương lai.

6.1. Các loại chỉ số cần theo dõi

• Thông tin cơ bản của thực khách
• Lịch sử đơn hàng của thực khách, bao gồm chi tiết những món ăn thực khách đã sử dụng, chỗ ngồi quen thuộc và thời gian sử dụng cũng như giá trị trung bình trên đơn hàng của họ
• Mức độ tương tác với chương trình khách hàng thân thiết của thương hiệu, gồm thông tin về tổng số tiền khách hàng chi tiêu, số điểm họ đã tích lũy được và các phần thưởng đã được trao tặng.

6.2. Những chỉ số này sẽ hỗ trợ các chủ quán kinh doanh tốt hơn như thế nào:

Với những thông tin quan trọng về khách hàng nêu trên, nhà quản lý có thể dễ dàng:

• Gửi cho khách hàng những ưu đãi được cá nhân hóa – gia tăng cơ hội chuyển hóa thành đơn hàng có giá trị cao. Ví dụ: bạn có thể cung cấp một món ăn miễn phí cho một khách hàng đã lâu không ghé thăm hoặc gửi cho những khách hàng thường dùng bữa tại nhà hàng của một ưu đãi hấp dẫn nhân ngày sinh nhật của họ.
• Cải thiện trải nghiệm dùng bữa cho thực khách, qua việc tối ưu các hình thức phục vụ riêng biệt dành cho nhóm khách thân thiết. Chẳng hạn như bạn có thể sắp xếp những chỗ ngồi quen thuộc cho những khách hàng “ruột” hay tạo sự phấn khích cho họ khi tặng những phần ăn miễn phí “khoái khẩu” vào những dịch lễ cá nhân.

Tạm kết 

Có thể thấy, từ những thông tin mà báo cáo  trên hệ thống POS đem lại, chủ quán có thể tận dụng để đem lại những cải thiện về mọi mặt cho nhà hàng trong quá trình vận hành. Bởi vâỵ, hay thường xuyên kiểm tra các loại báo cáo và các chỉ số quan trọng liên quan để tạo điểm tựa chính xác cho mọi quyết định kinh doanh chiến lược của mình!

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để công việc kinh doanh trơn tru hơn nữa nhé!

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay