Thay vì chỉ tập trung gia tăng doanh thu, một giải pháp để tối ưu lợi nhuận cho các doanh nghiệp F&B hiệu quả không kém chính là cắt giảm lãng phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều chủ quán không có sự quản lý chặt chẽ nên chưa nhận ra nhà hàng/quán cafe của mình đang thất thoát ở đâu. Hãy cùng iPOS.vn theo dõi bài viết dưới đây để khám phá giải pháp giúp bạn cắt giảm lãng phí khi vận hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.
Nội dung
1. Nhà hàng/quán cafe cần cắt giảm lãng phí ở những hạng mục nào?
Trong quá trình vận hành hoạt động, chủ kinh doanh cần quản lý và theo dõi rất nhiều loại chi phí. Tất cả những khoản chi để đảm bảo hôm nào cửa hàng cũng mở cửa sẵn sàng phục vụ khách hàng được tính là chi phí vận hành, bao gồm tất cả các khoản như nguyên vật liệu, lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, cơ sở vật chất và bảo hiểm. Tất cả những hạng mục này nếu xảy ra thất thoát sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của thương hiệu.
Dưới đây là một số hạng mục thường xuyên bị sử dụng lãng phí mà chủ nhà hàng/quán cafe cần kiểm soát chặt chẽ hơn:
– Chi phí điện nước: Cửa hàng có thể sẽ “để tiền rơi” một khoản kha khá nếu quá lãng phí khi sử dụng điện nước. Các thiết bị nhà bếp, tủ lạnh, tủ đông… chiếm tỷ lệ tiêu thụ năng lượng khá cao. Ngoài ra, điện cũng rất lãng phí nếu nhân viên bật bóng đèn và điều hòa liên tục ngay cả khi không có khách. Ngoài ra, cũng không ít trường hợp nhân viên hoặc khách hàng mở nước và quên không khóa vòi sau khi sử dụng cũng khiến gia tăng tiền nước không đáng có.
– Chi phí nguyên vật liệu: Lãng phí thực phẩm trong nhà hàng/quán cafe đến từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau. Nhập hàng quá nhiều và không có kế hoạch sử dụng hợp lý sẽ khiến cửa hàng phải bỏ phí những nguyên vật liệu hư hỏng, hết hạn. Không có định mức và khẩu phần nguyên liệu cho mỗi món ăn cũng gây ra lãng phí thực phẩm trong khu vực bếp.
– Chi phí nhân sự: Nhà hàng/quán cafe cần “gồng gánh” một khoản ngân sách khá lớn cho lương nhân viên ở tất cả các vị trí từ quản lý, phục vụ, thu ngân, bếp, pha chế, bảo vệ,… Vì đặc điểm lĩnh vực kinh doanh, sẽ có những mùa hoặc khung giờ cao điểm rất đông khách. Cửa hàng cần số lượng nhân viên khá đông để đáp ứng khả năng phục vụ khách hàng trong thời gian đó. Tuy nhiên, cũng có thời điểm nhân viên lại nhàn rỗi và “chơi không” vì quán vắng khách gây ra lãng phí. Hơn nữa, thuê một nhân viên nhà hàng cần rất nhiều nguồn lực, bắt đầu từ phỏng vấn đến tuyển dụng và đào tạo. Nhưng nếu một nhân viên rời khỏi nhà hàng của bạn chỉ trong vài tuần đầu tiên, tất cả chi phí mà bạn đã đưa vào để thuê người đó sẽ lãng phí.
– Chi phí marketing: Tận dụng triệt để các kênh truyền thông để đưa thương hiệu tiếp cận đến nhiều khách hàng mới là việc cần thiết. Ngân sách dành cho quảng cáo online của các nhà hàng/quán cafe hiện nay chiếm tới 12-15% doanh thu, thậm chí lên tới 20% doanh thu đối với những cửa hàng mới mở. Tuy nhiên, rất nhiều nhà hàng/quán cafe đã đổ tiền ồ ạt cho việc quảng cáo Facebook, chạy chương trình khuyến mãi khủng,… mà vẫn không nhận được kết quả như mong đợi.
Xem thêm: Quản trị chi phí nguyên liệu trong nhà hàng/quán ăn
2. Bí quyết cắt giảm lãng phí khi vận hành nhà hàng, quán cafe
Hiểu một cách đơn giản, lãng phí là tất cả những gì “không đem lại giá trị”. Nhà hàng/quán cafe cần kiểm soát chặt chẽ những khoản lãng phí điện nước, nguyên vật liệu, nhân sự và chi phí marketing và có kế hoạch điều chỉnh, loại bỏ càng sớm càng tốt. Đây là việc làm hết sức cần thiết để tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số bí quyết để tiết kiệm chi phí, hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành kinh doanh nhà hàng/quán cafe:
2.1. Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng và nâng cao ý thức nhân viên
Cắt giảm lãng phí điện nước có nghĩa là bạn phải hạn chế việc sử dụng khi không cần thiết. Khi thiết kế quán, bạn có thể tận dụng rèm cửa sáng, giếng trời để sử dụng ánh sáng mặt trời ban ngày. Ngoài ra, hãy lựa chọn những loại bóng đèn tiết kiệm điện, bố trí điều hòa ở khu vực hợp lý để cả không gian đủ mát. Khi nhiệt độ bên ngoài giảm, nhân viên phải tự có ý thức tắt điều hòa. Khi mua sắm thiết bị trong bếp hay tủ lạnh bảo quản thực phẩm, hãy chọn những sản phẩm có nhiều “ngôi sao năng lượng” để tiết kiệm điện hơn. Ngoài ra, nên bảo trì và bảo dưỡng thiết bị thường xuyên vì thiết bị quá cũ sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng hơn để hoạt động.
Bên cạnh đó, lựa chọn những chiếc vòi nước cảm ứng tự tắt khi không có người sử dụng cũng sẽ giúp bạn tránh lãng phí. Luôn dặn dò nhân viên nâng cao ý thức tiết kiệm, thậm chí có hành động “răn đe” với những trường phạt lãng phí điện nước. Với những lưu ý đơn giản nhưng tin chắc rằng sẽ giúp bạn đỡ đau đầu hơn vào mỗi cuối tháng nhận hóa đơn điện nước. Đây cũng là một trong nhưng lưu ý giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí kinh doanh trong cuộc chơi dài hạn của mình.
2.2. Quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ
90% chủ kinh doanh đều cho rằng nguyên vật liệu là hạng mục chi phí khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhiều nhất. Để quản lý kho nguyên vật liệu tối ưu nhất, đầu tiên, bạn cần dự tính số lượng thực phẩm cần mua theo ngày/tuần/tháng để đảm bảo vừa đủ trong quá trình vận hành và dự trữ. Để có dự tính chính xác, hãy theo dõi thông tin bán hàng xem món nào bán chạy, món nào ít được gọi và quy ra số lượng nguyên vật liệu để chế biến tương đương. Khi có kế hoạch nhập nguyên vật liệu rõ ràng, quán sẽ tránh được việc lãng phí thực phẩm bị hư hỏng, hết hạn.
Một trong những giải pháp hiệu quả để hạn chế lãng phí nguyên vật liệu là lên định lượng kho và định lượng cho từng món ăn. Ví dụ mỗi ngày kho nhà hàng chỉ nhập 10kg thịt gà, định lượng thịt trong mỗi cơm gà là 300 gram. Quản lý cần yêu cầu bộ phận bếp làm đúng với định lượng quy định sẵn. Với cách làm này chủ quán sẽ theo sát được tình hình sử dụng nguyên liệu của bếp tránh trường hợp nhân viên sử dụng nguyên liệu sai quy định.
Tuy nhiên, không phải nhân viên lúc nào cũng làm việc nghiêm túc và không phải lúc nào chủ quán cũng có thể trực tiếp kiểm soát. Hơn nữa, phương pháp quản lý thủ công như ghi chép sổ sách, giấy tờ vẫn có thể xảy ra sai sót, tốn thời gian và nguồn lực. Để giải quyết vấn đề này, nhà hàng/quán cafe nên sử dụng phần mềm quản lý kho. Khi áp dụng giải pháp công nghệ này, chủ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi tình trạng nguyên vật liệu tự động, chính xác. Nhân viên kế toán không cần tìm kiếm, ghi chép, kiểm kê hàng hóa nhiều khi có phần mềm bán hàng đồng bộ dữ liệu với cả phần mềm kế toán. iPOS.vn hiện là đơn vị cung cấp hệ giải pháp công nghệ quản lý dành riêng cho ngành F&B, hỗ trợ chủ quán giải quyết bài toán quản lý kho nguyên liệu, tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng.
Ngoài việc quản lý kho chặt chẽ và lên định lượng món cho nhân viên bếp, giải pháp tiếp theo để hạn chế lãng phí nguyên vật liệu là rà soát và bỏ bớt những sản phẩm không được khách ưa chuộng ra khỏi menu. Vào định kỳ 3 tháng một lần, hãy thử nâng cấp thực đơn của nhà hàng/quán cafe bằng cách rà soát và mạnh dạn bỏ bớt những món ăn, đồ uống ít được thực khách lựa chọn.
Đây chính là những “thủ phạm” khiến cửa hàng lãng phí nguyên vật liệu nhập vào mà không được sử dụng. Như vậy, cửa hàng sẽ chỉ cần tập trung vào quản lý nguyên vật liệu của những món bán chạy và tiết kiệm chi phí thực phẩm của những món đã được loại bỏ khỏi menu. Như vậy, cửa hàng có thể tránh việc luôn phải chuẩn bị đủ những nguyên liệu chế biến sẵn rồi để đông trong tủ đợi ngày hỏng hủy.
Làm thế nào để biết món ăn nào là món bán chạy? Món ăn nào ít được khách hàng sử dụng? Bạn có thể theo dõi tất cả những thông tin này trong phần mềm quản lý nhà hàng/quán cafe iPOS. Chủ kinh doanh hoàn toàn có thể lọc các báo cáo từ lịch sử bán hàng để biết chính xác số lượng các món bán chạy, món ít được khách hàng gọi. Từ đó, nhà hàng/quán cafe cũng có thể liên tục cải tiến thực đơn cho nhà hàng, tạo ra những món ăn mới đáp ứng nhu cầu thực khách.
2.4. Tuyển dụng và sắp xếp cơ cấu nhân sự hợp lý
Để tránh lãng phí ngân sách dành cho tuyển dụng và đào tạo, hãy chỉ thuê những người thật sự muốn làm việc gắn bó với nhà hàng/quán cafe lâu dài. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đáp ứng cho nhân viên một chế độ lương thưởng xứng đáng, có phần thưởng ghi nhận nếu họ làm việc tốt và có lộ trình thăng tiến trong công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên có động lực ở lại làm việc trong thời gian này, từ đó giúp cửa hàng giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân sự.
Ngoài ra, cấu trúc bộ máy nhân viên trong nhà hàng, quán cafe cũng cần có sự sắp xếp hợp lý. Các bộ phận như quản lý, bar/bếp nên được giao cho nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt nhất. Còn những vị trí như thu ngân, nhân viên phục vụ, bảo vệ, v.v… bạn có thể chia ca và thuê nhân viên partime để tiết kiệm chi phí nhân sự.
Ngoài ra, bạn cũng cần cắt giảm lãng phí nguồn lực lao động bằng cách phân chia, sắp xếp số lượng nhân viên phục vụ vào những khung giờ khác nhau. Ví dụ nhà hàng lẩu nướng, giờ cao điểm là buổi tối từ 18h đến 22h đặc biệt là cuối tuần và ngày lễ. Những thời điểm này bạn cần nhiều nhân viên để phục vụ, ngược lại vào ca sáng các ngày bình thường, số lượng khách hàng ít hơn thì bạn cần cắt giảm bớt nhân viên để tránh lãng nguồn lực. Việc hiểu và khai thác được khả năng làm việc của nhân viên cũng giúp bạn sắp xếp họ đúng vị trí, đúng mục đích công việc.
2.5. Chăm sóc và giữ chân khách hàng cũ
Nhà hàng/quán cafe nên cắt giảm lãng phí khi đổ quá nhiều ngân sách vào chạy quảng cáo Facebook mà không hiệu quả. Thay vào đó, tập trung vào chăm sóc khách hàng cũ để họ quay lại cửa hàng nhiều hơn là giải pháp marketing tiết kiệm thời gian, tiền bạc hơn rất nhiều. Thực tế, chi phí để giữ chân 1 khách hàng cũ thấp hơn gấp 5 lần so với chi phí để thu hút 1 khách hàng mới. Đối với khách hàng mới, bạn cần nhiều chi phí để thực hiện các bước giới thiệu, tạo niềm tin cho họ về thương hiệu, sản phẩm sau đó mới thuyết phục để họ ra quyết định mua hàng. Trong khi đó, khách hàng cũ đã có trải nghiệm về sản phẩm, dịch vụ nên chỉ cần thương hiệu chăm sóc kỹ lưỡng và kích cầu bằng một số ưu đãi là đã có thể gia tăng doanh số từ nguồn khách này.
Để chăm sóc và giữ chân khách hàng cũ hiệu quả, các nhà hàng/quán cafe cần thu thập lại thông tin cá nhân của họ. Sau đó, hãy sử dụng phần mềm quản lý khách hàng iPOS CRM để phân tích thói quen, sở thích, hành vi. Với iPOS CRM, bạn có thể dễ dàng tạo những tin nhắn chăm sóc với kịch bản có sẵn cho khách hàng qua các kênh miễn phí như Facebook, Zalo. Những mã E-voucher khuyến mãi được gửi vào ngày lễ, ngày sinh nhật sẽ là một “phiếu giấy nhớ” 0 đồng đối với khách hàng của bạn để lôi kéo họ quay trở lại. Đây là một trong những hình thức marketing vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả rõ rệt.
Trên đây là những bí quyết giúp chủ kinh doanh cắt giảm lãng phí hiệu quả nhất dành cho nhà hàng/quán cafe. Nếu quản lý chi phí chặt chẽ, chắc chắn lợi nhuận của cửa hàng sẽ được tối ưu hơn rất nhiều. Chúc nhà hàng/quán cafe của bạn kinh doanh ngày càng khởi sắc!
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng, quán cafe trơn tru hơn nhé!
Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
