
Nội dung
- 1. Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cà phê
- 2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê
- 3. Lựa chọn mô hình quán cafe hợp lý
- 4. Lập kế hoạch kinh doanh
- 5. Lập bảng dự trù chi phí
- 6. Tìm địa điểm và thiết kế không gian quán
- 7. Xây dựng Menu
- 8. Mua sắm trang thiết bị
- 9. Tuyển dụng nhân viên
- 10. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục
- 11. Lên các hoạt động truyền thông, marketing cho quán
- 12. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
1. Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cà phê
Nhiều người khi mở quán cafe thường bỏ qua bước nghiên cứu thị trường mà bắt đầu ngay với bước xây dựng ý tưởng kinh doanh. Tuy nhiên, đây chính là lý do đầu tiên dẫn đến việc các quán cafe sau một thời gian mở cửa đều ngậm ngùi treo biển sang nhượng. Đúng như câu nói “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, việc nghiên cứu thị trường luôn luôn là một bước không thể thiếu cho dù bạn kinh doanh cà phê hay bất cứ thứ gì.

- Đối thủ của bạn là ai?
- Họ bán cái gì?
- Giá bán trung bình của họ bao nhiêu?
- Họ mở ở địa điểm nào?
- Khách hàng mục tiêu là ai?
- Độ tuổi khách hàng mục tiêu?
- Nghề nghiệp chính của họ?
- Khả năng chi trả cho sản phẩm?
- Thói quen tiêu dùng?
2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê
- Bạn bán cái gì, cho nhóm đối tượng nào?
- Định vị thương hiệu sản phẩm trên thị trường ra sao?
- Mô hình kinh doanh có gì khác biệt với nhóm đối thủ cạnh tranh?
- Bạn tự mở mới hay sử dụng hình thức nhượng quyền thương hiệu?

3. Lựa chọn mô hình quán cafe hợp lý
Mô hình truyền thống
Có nhiều mô hình kinh doanh cafe để bạn thoải mái lựa chọn như: cà phê phong cách hàn quốc, cafe sách, cafe thú cưng, cafe âm nhạc, v.v… với hình thức thanh toán trả trước, trả sau, takeaway (bán mang đi). Hiện nay, tự mở quán cafe vẫn là lựa chọn phổ biến của các chủ đầu tư ở Việt Nam.

Mô hình nhượng quyền
4. Lập kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch xây dựng quán: sức chứa của quán là bao nhiêu, diện tích mong muốn, menu đồ uống gồm những gì, mức giá bán, bao giờ thì thuê nhân viên, sau bao lâu thì đi vào hoạt động, v.v…
- Chỉ tiêu doanh số mong muốn: doanh thu mong muốn/ tháng, dự định bao lâu thu hồi vốn, có thể chịu được thua lỗ trong bao nhiêu tháng, v.v…

5. Lập bảng dự trù chi phí
- Chi phí thuê mặt bằng: Tùy vào diện tích không gian và khu vực bạn định mở quán sẽ có những mức cho thuê khác nhau. Trung bình chi phí cho mặt bằng sẽ chiếm 10-15% tổng phí đầu tư. Bạn nên ký hợp đồng thuê ít nhất 3-5 năm để tránh trường hợp quán vừa đi vào ổn định đã bị lấy lại mặt bằng.
- Chi phí xây dựng: Chi phí này sẽ tùy thuộc vào quy mô của quán cafe bạn dự định mở. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu chi phí sửa chữa.
- Chi phí thiết kế và trang trí nội thất: Hoặc là bạn tự thiết kế theo sở thích và tự lựa chọn nội thất, hoặc là thuê một đơn vị thiết kế thi công bên ngoài. Tùy theo concept quán và diện tích sẽ có những mức giá thuê khác nhau.
- Chi phí đầu tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ: Những thiết bị cơ bản của quán như ly cốc, máy pha cà phê, bàn ghế, máy bán hàng, v.v… Bạn có thể lên những hội nhóm kinh doanh, chợ đầu mối để tìm nhà cung cấp giá hợp lý.
- Chi phí đầu tư cho nguyên vật liệu: Dù quán cafe của bạn quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ cốt yếu giữ chân khách hàng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Hiện tại có không ít các đơn vị cung cấp toàn bộ nguyên liệu, bạn có thể lên các nhóm, cộng đồng đồ uống để tham khảo các chủ đầu tư có kinh nghiệm.
- Chi phí duy trì quán: Trên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì khách chưa biết đến nhiều cùng với chi phí đầu tư lớn. Bài học “xương máu” từ những bậc đàn anh, đàn chị trong ngành thì bạn nên dự trù trước phí chi trả tiền nhà và lương nhân viên trong vòng 3-6 tháng để quán đi vào ổn định.

- Chi phí Marketing: Khi mới kinh doanh, để nhiều người biết đến và ghé thăm, bạn cũng cần dành ra một khoản cho hoạt động quảng cáo. Tùy theo khu vực của quán để lựa chọn hình thức Marketing online hay offline. Nếu bạn mở quán ở thành phố hay những khu du lịch nổi tiếng việc đưa bài trong các hội nhóm review cũng là một gợi ý hay.
- Chi phí thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh: Tùy theo quy mô quán để bạn xem xét nên thuê bao nhiêu nhân viên partime và fulltime. Những nhân viên chính của quán như pha chế, thu ngân thì phải là người được chọn lựa kỹ. Nhân viên phục vụ thì bạn có thể thuê sinh viên làm theo giờ để giảm chi phí. Chi phí đăng ký kinh doanh bao gồm: lệ phí đăng ký và giấy phép cấp phép an toàn vệ sinh thực phẩm.
6. Tìm địa điểm và thiết kế không gian quán
- Diện tích: Tùy theo nhu cầu kinh doanh cũng như tiềm lực tài chính của chủ quán để cân nhắc lựa chọn diện tích phù hợp. Ví dụ như mô hình cafe sân vườn sẽ cần đến diện tích lớn, mô hình cafe bán mang đi thì diện tích nhỏ hơn.
- Khách hàng mục tiêu: Khu vực mở quán nhất định phải có nhóm khách mục tiêu. Nếu đối tượng khách hàng là dân văn phòng, bạn nên thuê địa điểm gần các tòa nhà văn phòng lớn tập trung nhiều công ty, nhiều trung tâm thương mại, trung tâm mua sắm, v.v…
- Chỗ để xe: Ngoài chỗ để xe cố định ví dụ như trước cửa hàng hoặc đối diện bên đường thì chủ quán có thể thuê những địa điểm rộng hơn gần đó để tiện cho khách hàng khi đến quán. Điều này cũng phụ thuộc vào điều kiện kinh tế và địa điểm của quán. Quán cũng có thể thực hiện “vận động hàng lang” tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương để hoạt động kinh doanh của mình cũng như vấn đề đỗ gửi xe được thuận tiện hơn.
- Mật độ lưu thông: Chủ quán cần cân nhắc lựa chọn những địa điểm như đã nói không quá chật hẹp, nằm trong khu vực ít tắc đường, có chỗ để xe không gây bất tiện cho khách hàng khi uống cafe.
- Giá thuê: Giá thuê địa điểm tùy thuộc vào diện tích địa điểm mà chủ quán thuê. Xét theo kinh phí mở quán để bạn thuê địa điểm cho phù hợp. Một quán cafe với ngân sách 300-500 triệu bạn không thể thuê mặt đường ở Phố Huế, Tràng Tiền. Kinh phí thuê địa điểm chỉ được phép chiếm tối đa 15% chi phí tổng là phù hợp nhất.

- Màu sắc toàn bộ không gian đi đúng phong cách chủ đạo.
- Nội thất phù hợp với concept quán.
- Lối đi chính thoáng rộng, tránh những vật dụng gây đổ vỡ.
- Phong thủy của những vật dụng trang trí, hướng cửa, v.v…
[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb’]
7. Xây dựng Menu
Từ những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường, thấu hiểu khách hàng và kết hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu, bạn đã biết được mình muốn bán gì, đưa gì vào menu. Tuy nhiên, không nên “tham” đưa tất cả vào trong thực đơn vì sẽ khiến khách hàng cảm thấy rối không biết gọi đồ gì.

Xem thêm: 5 bước xây dựng menu quán cafe
8. Mua sắm trang thiết bị
Nếu quy mô quán lớn, lượng khách hàng đông, bạn nên đầu tư hệ thống máy pha chế để tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho quán. Nếu quy mô nhỏ đối tượng khách bình dân thì bạn nên sử dụng những dụng cụ thông thường nhưng phin pha cafe, máy sinh tố, v.v… để tiết kiệm chi phí.

9. Tuyển dụng nhân viên
Đến bây, bạn đã có thể dần hoàn thiện câu trả lời cho bài toán mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Quán có thể bắt đầu đi vào kinh doanh là khi bạn tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết. Thông thường, giá thuê nhân viên quán cafe thường giao động từ 12,000 – 20,000 đồng/1 giờ tùy vào vị trí và trình độ.

10. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục
Giống như bất kỳ các hình thức buôn bán khác, trước khi mở quán cafe, bạn đều cần một số giấy phép như: đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn cháy nổ, v.v… Tránh trường hợp sau này khi đang kinh doanh ổn định, lực lượng chính quyền có thể đến và kiểm tra bất cứ lúc nào. Trường hợp xấu nhất có thể bạn sẽ phải đóng cửa quán một thời gian và ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.

11. Lên các hoạt động truyền thông, marketing cho quán
- Phát tờ rơi: Hãy phát tờ rơi gần khu vực mở quán để người nhận có thể ghé thăm ngay sau khi nhận được thông tin. Hình thức này phù hợp với những quán cafe gần khu vực trường học, văn phòng, chung cư, v.v…
- Quảng cáo trên mạng xã hội: Bạn có thể tạo các Fanpage với những hình ảnh đẹp của quán, những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng rồi chạy quảng cáo hướng tới các khách hàng mục tiêu. Bạn cũng có thể tối đa hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa theo phong cách của quán.

- Đặt bài quảng cáo trong các hội nhóm review: ở các thành phố lớn đặc biệt là khu du lịch, khách hàng có thói quen vào những hội nhóm review để lựa chọn những quán cafe mình thích. Đặt các bài giới thiệu của quán kèm hình ảnh đẹp để thu hút khách hàng ghé thăm cũng là một gợi ý Marketing hiệu quả.
- Tổ chức sự kiện khai trương: Tại ngày khai trương, khi mọi thứ sẵn sàng đi vào hoạt động, hãy tổ chức các mini game, ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng, v.v… để thu hút nhiều khách tham gia. Khi có nhiều người tham gia thì bạn cố gắng giữ chân họ bằng chất lượng đồ uống/ dịch vụ của quán.
12. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
Đầy đủ tính năng: Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe, bạn cần xem xét phần mềm đó có những tính năng gì, có đáp ứng được những yêu cầu đó hay không. Về phần nghiệp vụ, phần mềm quản lý quán cafe cần đáp ứng các tính năng sau:
- Bán hàng: Ghi nhận order chính xác, nhanh chóng, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng. Thực hiện chốt đồ, tính tiền dễ dàng với đa dạng phương thức thanh toán từ tiền mặt, thẻ ngân hàng, quét QR VNPAY, ví điện tử,…
- Quản trị: Hệ thống báo cáo doanh thu, hóa đơn, tồn kho phải cập nhật nhanh, chính xác. Phân quyền quản trị cho từng cấp bậc nhân viên để chủ quán theo dõi mọi lịch sử giao dịch. Đặc biệt tích hợp quản lý từ xa để chủ quán theo dõi được hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi.
- Mở rộng kết nối với đối tác thứ ba: phần mềm cho phép nhận đơn từ các kênh online Facebook, Zalo, App, Web, v.v… kết nối với các đơn vị đặt hàng, giao hàng và thanh toán để thuận tiện cho việc kinh doanh online – offline.
- Marketing: Phần mềm có thể ghi nhận nhận các chương trình khuyến mãi, tạo chương trình chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng quen, hỗ trợ các hoạt động Marketing của quán.

Khả năng mở rộng của phần mềm: Nhiều trường hợp khi quán cafe đạt đến một mức độ phát triển nhất định thì phần mềm quản lý không còn phù hợp và phải chuyển đổi sang phần mềm khác. Bạn nên lựa chọn các phần mềm có khả năng mở rộng, kết nối nhiều giải pháp, tùy biến linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý khi quán của bạn phát triển hơn.
Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật sau mua: Bạn sẽ cần những hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cùng sự hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm cũng không thể tránh khỏi những lúc xảy ra sự cố, hãy chọn phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của bạn.
Bảo mật và an toàn dữ liệu: Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý quán cafe, bạn nên tìm hiểu cả về hệ thống bảo mật của phần mềm, khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro không đáng có.
