Vậy có cách nào để hạn chế cũng như phát hiện sớm những gian lận của nhân viên trong quán cafe? Bài viết này sẽ chỉ ra những chiêu thức gian lận cũng như các giải pháp đơn giản mà bạn có thể dễ dàng áp dụng. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. “Lật tẩy” những chiêu thức gian lận của nhân viên quán cafe

Theo thống kê, trung bình mỗi cửa hàng bị thất thoát khoảng 10% doanh thu mỗi năm do nhân viên gian lận. Đây là tình trạng phổ biến rất dễ gặp phải trong kinh doanh F&B nói chung và kinh doanh quán cafe nói riêng.

Đặc trưng của nhân sự trong quán cafe là không ổn định và thuộc nhiều trình độ khác nhau, đa phần là những nhân viên làm việc bán thời gian với mức lương không cao. Bên cạnh đó, chủ quán cafe phải quản lý rất nhiều thứ từ vận hành, kinh doanh, làm việc với nhà cung cấp, cho đến triển khai các hoạt động marketing. Do đó các chủ quán rất khó để quản lý nhân viên một cách sâu sát nhất, không thể lúc nào cũng có mặt trực tiếp tại cửa hàng để giám sát mọi hoạt động. Chính những điều này đã tạo cơ hội cho nhân viên gian lận. Kết quả là, nhiều trường hợp quán cafe ngày nào cũng đông khách nhưng cuối tháng tính ra không có lãi hoặc lãi rất ít, công sức bỏ ra rất nhiều nhưng vô tình lại nuôi một chiếc túi khác.

1.1. Sửa giá, thêm món để bỏ túi phần chênh lệch

1.2. Bán hàng nhưng không nhập thông tin vào phần mềm và không in hóa đơn cho khách

1.3. Chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn sau khi đã thanh toán

1.4. Chỉnh sửa hóa đơn sau khi in tạm tính, chốt đồ

1.5. Sử dụng hóa đơn của khách cũ để thanh toán cho khách mới

1.6. Giảm định lượng nguyên liệu pha chế

Đây cũng là một chiêu thức gian lận mà các chủ quán cafe cần phải lưu ý. Một số nhân viên pha chế có thể cố tình giảm bớt định lượng nguyên liệu để pha được nhiều đồ uống hơn và bán cho khách hàng với mục đích thu lợi riêng từ số lượng bán thêm đó. Ví dụ, một ly cafe bán ra cần sử dụng 20gr cafe nguyên chất nhưng khi pha chế, nhân viên chỉ sử dụng 10gr, như vậy có thể tạo ra 2 ly cafe thay vì chỉ 1 ly như đúng quy định, và nhân viên sẽ bỏ túi riêng phần tiền bán thêm 1 ly đó. Việc pha chế không đúng định lượng sẽ làm giảm chất lượng đồ uống, ảnh hưởng đến uy tín của quán. Cách thức này không khiên nguyên vật liệu hao hụt đáng kể nên chủ quán có thể không phát hiện ra khi kiểm kho. 

1.7. Chạy chương trình khuyến mãi nhưng không thông báo

1.8. Gian lận trong tích điểm thành viên

Thông thường, các quán cafe thường triển khai các chương trình tích điểm dành cho các khách hàng thân thiết bằng việc quẹt thẻ thành viên hoặc tích điểm bằng số điện thoại, mã khách hàng,… Lợi dụng trường hợp khách hàng chưa đăng ký thành viên hoặc những lúc khách hàng không để ý, nhân viên sẽ sử dụng thẻ thành viên/số điện thoại của mình hoặc người thân để tích điểm nhằm mục đích hưởng những quyền lợi mà đáng lẽ khách hàng mới là người được nhận.

2. Phát hiện và hạn chế tình trạng nhân viên gian lận trong quán cafe như thế nào?

2.1. Đặt giá cố định cho các món trong menu

2.2. Phân quyền chặt chẽ cho từng vị trí nhân viên

Nhiều trường hợp nhân viên lạm quyền, lợi dụng những lỗ hổng trong công tác quản lý để thực hiện các thao tác không cho phép nhằm gian lận, bỏ túi riêng. Để tránh trường hợp này, bạn nên phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên trên phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên nào được quyền thực hiện những thao tác gì đều cần được quy định chặt chẽ.

2.3. Sử dụng phần mềm có chức năng lưu lại lịch sử giao dịch, sửa/hủy hóa đơn

Để tránh trường hợp nhân viên tự ý chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn nhằm mục đích gian lận, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có chức năng lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch như thu chi, sửa/hủy hóa đơn. Bạn nên thường xuyên theo dõi các loại báo cáo liên quan đến lịch sử giao dịch, rà soát lại các hóa đơn trong ngày để phát hiện sớm những bất thường và yêu cầu giải trình từ phía nhân viên.

2.4. Thường xuyên kiểm kho, theo dõi báo cáo nguyên vật liệu cuối ngày

Bạn có thể kiểm kho vào cuối ngày hoặc định kỳ 2-3 ngày một lần để phát hiện sớm những bất thường xảy ra. Khi kiểm kho, nếu bạn phát hiện sự chênh lệch, hao hụt giữa số liệu tồn xuất thực tế và số liệu tồn xuất ghi nhận trên phần mềm quản lý bán hàng thì lúc này bạn sẽ cần xem xét nguyên nhân đến từ việc nhân viên pha chế sai định mức nguyên vật liệu hay do nhân viên gian lận, bán hàng nhưng không ghi nhận hóa đơn.

Để kiểm kho một cách chính xác, phát hiện các phần chênh lệch như trên, bạn sẽ cần sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý kho. Bên cạnh nhập vào phần mềm các số liệu nhập kho/tồn kho đầu kỳ, bạn cũng cần xây dựng công thức và định mức nguyên vật liệu chính xác cho từng món đồ uống hay đồ ăn bán ra: Một cốc cafe sữa 35.000đ sẽ cần sử dụng bao nhiêu gr cafe, bao nhiêu ml sữa,… càng rõ ràng và chi tiết càng tốt. Khi đã thiết lập định mức, với mỗi một món được bán ra, hệ thống sẽ tự động trừ vào kho nguyên vật liệu. Như vậy bạn có thể theo dõi được số nguyên vật liệu đã sử dụng là bao nhiêu và số còn lại là bao nhiêu.

2.5. Lắp camera

Ngày nay, gần như mọi quán cafe đều có gắn camera an ninh. Đây không chỉ là giải pháp để bảo vệ tài sản của khách hàng, tránh những hành vi trộm cắp mà còn là cách để bạn quản lý hoạt động vận hành, hạn chế nhân viên gian lận dù không có mặt trực tiếp tại quán. Bạn nên lắp camera tại các khu vực như thu ngân, quầy pha chế, cổng ra vào, khu vực phục vụ khách,… Như vậy bạn sẽ dễ dàng giám sát hoạt động của nhân viên, theo dõi được số lượng khách hàng trong ngày,… là cơ sở để bạn kiểm tra, đối chiếu những trường hợp nghi ngờ gian lận.

2.6. Nhắc khách hàng chủ động kiểm tra và nhận hóa đơn thanh toán

Khách hàng cũng là những người có thể giúp bạn phát hiện những gian lận của nhân viên trong quán cafe. Bạn nên có phương pháp để thông tin tới khách hàng, nhắc nhở họ kiểm tra hóa đơn cẩn thận cũng như nhận hóa đơn khi thanh toán. Việc này không chỉ giúp hạn chế tình trạng gian lận mà còn thể hiện sự minh bạch trong cách phục vụ của quán cafe, tạo thiện cảm hơn với khách hàng.

Một ví dụ về phương pháp này mà bạn có thể tham khảo là Soya Garden. Nếu bạn đến uống tại một cửa hàng của Soya Garden, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy một bảng thông báo được gắn ngay trên máy bán hàng tại quầy thu ngân với nội dung: “Nhận ngay 500.000VND và miễn phí toàn bộ đơn hàng nếu nhân viên không xuất hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán số tiền không đúng với hóa đơn”. Cách làm này vừa khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, giúp hạn chế được việc nhân viên gian lận vừa thể hiện sự minh bạch và trách nhiệm của Soya Garden trong việc đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.

2.7. Định kỳ theo dõi và thay đổi phương thức tích điểm thành viên

2.8. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, tạo động lực cho nhân viên

Nếu như những phương pháp trên xét cho cùng chỉ là công cụ thì với phương pháp này, chúng ta lấy con người làm yếu tố cốt lõi: Làm thế nào để tránh gian lận bằng chính sự tự giác của nhân viên?

Thay vì chỉ có lương cứng, thường xuyên kiểm soát và bắt lỗi nhân viên, bạn hãy tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng một chế độ đãi ngộ tốt, lộ trình thăng tiến rõ ràng, có đề ra các mức phạt thì cũng nên có những phần thưởng xứng đáng, tạo nên một môi trường làm việc văn minh và chuyên nghiệp. Quản lý con người là một nghệ thuật. Điều cốt lõi ở đây là cần giữ – buông nhịp nhàng, việc quản lý luôn cần chặt chẽ, thưởng phạt rõ ràng, nhưng đồng thời không gây áp lực cho nhân viên, mang lại cho họ nhiều giá trị hơn chỉ là mức lương cứng.