Khi chuẩn bị mở quán cafe, vấn đề nhập nguyên liệu là bài toán khá đau đầu của không ít chủ kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều chủ quán đã không có tính toán kỹ lưỡng, dẫn đến việc lãng phí tiền bạc vô ích.️
Vậy phương án nhập nguyên liệu như thế nào sẽ là an toàn nhất cho những người mới “chập chững” mở quán cafe để không bị “mất tiền oan”?
Đối với những chủ quán cafe bước chân vào ngành, các bên setup cửa hàng và cung cấp nguyên liệu thường sẽ đưa ra những lý do hấp dẫn để chủ quán cafe đặt hàng với số lượng lớn trước khi mở quán. Vì vậy, nếu chủ kinh doanh không có kế hoạch hợp lý, chắc chắn bạn sẽ “mất tiền oan” nếu nhập quá nhiều nguyên liệu trong thời gian đầu! Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung
1. “Cái bẫy” của nhà cung cấp nguyên liệu
Một số thỏa thuận “mật ngọt” được nhà cung cấp đưa ra phổ biến nhất là chương trình chiết khấu giảm giá, quà tặng đi kèm, miễn phí vận chuyển, linh hoạt thời gian giao hàng,… để bạn cảm thấy mình đang nhận một “món hời”.
Tuy nhiên, bạn không hề biết rằng nếu nhập hàng quá nhiều thì SỐ TIỀN THIỆT HẠI DO HÀNG TỒN hư hỏng, hết hạn sử dụng còn TỐN CHI PHÍ GẤP NHIỀU LẦN so với những ưu đãi nhận được do nhập số lượng lớn nguyên liệu ngay từ ban đầu.
Nhập nguyên liệu quá nhiều thì sợ tồn kho, nhập nguyên liệu quá ít thì sợ không đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng? Vậy nên nhập nguyên liệu nhiều hay cầm chừng? Đây là một băn khoăn của không ít người chủ sắp mở quán cafe.
2. Cách xác định số lượng nguyên liệu cần nhập
Chủ quán nào cũng muốn nhập nguyên liệu sao cho vừa đủ nhất để phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, xác định được số nguyên liệu “vừa đủ” lại là chuyện không hề dễ dàng. Chủ quán sẽ cần phải “áng chừng” nhưng cũng có kế hoạch đặt hàng phù hợp nhất cho thời gian đầu với một số lưu ý sau:
- Xây dựng menu đồ xuống xoay quanh một số loại nguyên liệu chính, hạn chế các nguyên liệu lạ để tránh tình trạng nhập tràn lan mỗi thứ một ít rồi lại không dùng đến.
- Rà lại menu để xem menu đang nghiêng về các nhóm món nào hơn và những món nào có thể bán chạy trong thời gian đầu. Menu đang nghiêng về nhóm món nào thì nhập nguyên liệu của nhóm đó nhiều hơn.
- Lưu ý: Trong giai đoạn khai trương, các món bán chạy nhất thường là những món phổ biến như cà phê nâu, bạc xỉu, trà đào cam sả,… chứ không phải các món độc lạ của quán.
Để an toàn nhất, hãy tuân theo nguyên tắc “nhập một nửa”. Nghĩa là bạn dự tính sẽ cần khoảng 10kg trà đen thì sẽ nhập lần đầu khoảng 5kg, tương tự như vậy với các loại nguyên liệu khác.
3. Cách tối ưu số lượng nguyên liệu cần nhập
Chủ quán có thể đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nhập nguyên liệu khi quán đã đi vào hoạt động tương đối ổn định. Thông thường, sau khoảng 3 tháng, quán cafe sẽ vơi bớt lượng khách mới ghé quán vì tò mò, còn lại chủ yếu là khách quen. Tính ổn định của nhóm khách quen cũng sẽ làm ổn định các món bán chạy nhất của quán.
Hãy liệt kê những món bán chạy nhất, những món ít được khách gọi thường xuyên. Xem xét lại số lượng nguyên liệu pha chế của những món này để biết nên nhập nguyên liệu nào nhiều hơn, nên nhập nguyên liệu nào ít hơn.
VD: Tháng trước quán bán được 60 cốc sinh tố bơ, bạn cần tính ra số lượng nguyên liệu để pha chế 60 cốc sinh tố bơ đó như bao nhiêu kg bơ, bao nhiêu sữa đặc,… để đặt nguyên liệu tiếp cho phù hợp.
Sau khi đã có bảng dự toán hàng nhập, bạn sẽ phải kê số lượng nhập bao nhiêu và thời gian nhập hàng như thế nào để vừa với nhu cầu phục vụ khách hàng, không gây thừa nhưng cũng không thể thiếu. Đặc biệt, trong những dịp ngày cuối tuần, ngày lễ Tết khi lưu lượng khách hàng tăng vọt lên, bạn đã phải có sẵn phương án dự phòng về nguyên liệu để đủ phục vụ số đông khách.
4. Nên nhập nguyên liệu nhiều hay cầm chừng trong thời gian đầu?
Tóm lại, nếu chủ kinh doanh là người không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B, quán cafe nên nhập nguyên liệu một cách cầm chừng.
Tuy nhiên, chủ quán cần có sự linh hoạt với từng nhóm nguyên liệu cụ thể khi đặt hàng để có được những lợi ích nhất định:
- Những nguyên liệu có thể nhập nhiều là các sản phẩm khô như cà phê, trà, mứt hoa quả, bột cacao,… hoặc thực phẩm trong bao, hộp, lon, chai như siro, sữa đặc, hoa quả ngâm đường,… có hạn sử dụng dài
- Những nguyên liệu chỉ nhập vừa đủ là các loại đồ tươi như trái cây, sữa tươi, sữa chua,…
Việc nhập nguyên liệu cầm chừng, vừa đủ trong thời gian đầu là giải pháp phù hợp nhất để chủ quán cafe:
- Tránh rủi ro tồn kho quá nhiều nguyên liệu dẫn đến việc khó quản lý.
- Tránh tốn kém chi phí do nguyên liệu hư hỏng và hết hạn sử dụng.
- Phân bổ nguồn vốn ban đầu cho những hạng mục khác quan trọng hơn.
Nhập nguyên liệu trong thời gian đầu là một trong những bước quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình kinh doanh của quán cafe sau đó. Chủ quán nên nhập nguyên liệu cầm chừng để tiết kiệm chi phí, sau đó theo dõi doanh thu và tối ưu dần để có kế hoạch nhập hàng hợp lý vào những giai đoạn tiếp theo. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành quán cafe trơn tru hơn nhé!
