Phần mềm POS hay phần mềm bán hàng trong thời đại hiện nay chính là một giải pháp hoàn hảo cho nhà hàng và quán cafe, khi có thể ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành. Thế nhưng, hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm POS khác nhau khiến cho các chủ nhà hàng băn khoăn trong quá trình lựa chọn hệ thống phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Vậy phần mềm POS là gì và có thể mang lại lợi ích như thế nào? Cùng iPOS.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Nội dung
1. Phần mềm POS là gì?
Có nhiều chủ cửa hàng kinh doanh khi bắt đầu tìm hiểu về phần mềm bán hàng sẽ thắc mắc phần mềm POS là gì? Hay POS Sytem, Point of Sale là gì? Thực ra chúng có ý nghĩa giống nhau và đều được viết tắt từ cụm từ “Point of Sale”, dịch nghĩa là “Điểm bán”. Hiện nay, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng bắt gặp máy POS tại các quầy thanh toán tiền trong cửa hàng bán lẻ, trong khu trung tâm thương mại, khi thanh toán tiền tại các tiệm cafe, nhà sách,.. bởi độ phổ biến của chúng. Vậy chúng hoạt động như thế nào?
Phần mềm POS bao gồm 2 phần là phần cứng – các thiết bị bán hàng và phần mềm bán hàng:
Phần cứng là các thiết bị bán hàng phục vụ cho quá trình thanh toán như là máy đọc mã vạch – Khi đi mua hàng tại các hệ thống bán lẻ bạn có thể thấy thu ngân sử dụng máy quét vào mã vạch của từng loại hàng hóa, đó chính là máy đọc mã vạch; Thứ hai là máy in hóa đơn kết nối với phần mềm bán hàng; Thiết bị không thể thiếu cuối cùng chính là máy tính bán hàng.
Phần mềm là phần mềm giúp bạn cập nhật số lượng hàng hóa xuất – nhập và tồn kho trong mọi thời điểm, cũng như giúp bạn theo dõi tình hình kinh doanh, doanh thu của cửa hàng, hay các khoản thu chi, lịch sử mua hàng của từng khách hàng. Tính ưu việt của phần mềm bán hàng chính là thay bạn cập nhật từng nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa trong kho trong mọi thời điểm một cách tự động, nhanh chóng với tính chính xác cao và vô cùng tiện lợi thay vì phải tính thủ công theo các cách thức đầy phức tạp.
Hơn thế nữa, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh tại một cửa hàng bán lẻ trong chuỗi nhà hàng hay hệ thống kinh doanh của mình từ xa chỉ cần một thiết bị như: điện thoại thông minh, máy tính bảng, ipad,… Sự tiện dụng và dễ dàng này có thể tiết kiệm một khoảng thời gian lớn thay vì di chuyển và kiểm soát giấy tờ tại từng điểm bán, nhờ đó có thể đầu tư công sức cho các công việc khác.
2. Các hệ thống phần mềm POS hiện đang được sử dụng ở Việt Nam
Sau khi đã hiệu rõ phần mềm POS là gì, chủ cửa hàng kinh doanh còn cần hiểu thêm về các phần mềm POS đang hiện hành tại thị trường Việt Nam. Cụ thể hiện nay các nhà hàng và hệ thống kinh doanh đang sử dụng 3 loại phần mềm POS chính là máy POS, phần mềm POS offline trên máy tính và phần mềm POS online. Mỗi hệ thống khác nhau sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
2.1. Máy tính tiền (Máy POS)
Máy POS là một thiết bị dùng để tính tiền và lưu trữ số liệu bán hàng, và đương nhiên máy POS cũng có thể kết nối với các phần cứng đã được kể trên như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng, ngăn đựng tiền,…
Ưu điểm của máy POS:
Ưu điểm vượt trội nhất của máy POS so với các hệ thống khác là tính tiện lợi, đơn giản và dễ sử dụng, không cần lo lắng đến các vấn đề như virus. Máy POS được sử dụng rất phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, siêu thị, khách sạn với nhu cầu sử dụng đơn giản là in hóa đơn và thanh toán tiền.
Nhược điểm của máy POS:
Tuy nhiên, máy POS sẽ không cung cấp cho bạn các báo cáo bán hàng như kiểm soát hàng hóa tồn kho, công nợ của từng khách hàng,… Ngoài ra, nhà quản lý cũng không thể quản lý kinh doanh từ xa hay qua các kênh trực tuyến thông qua máy POS. Một nhược điểm có thể nói là cản trở và khiến người chủ doanh nghiệp băn khoăn nhất khi đầu tư của hệ thống máy POS đó chính là giá thành cao. Chi phí trung bình khoảng 30 triệu đồng với khoảng 10 triệu cho một máy POS, thêm máy quét mã vạch từ 2 đến 5 triệu, máy in hóa đơn khoảng 5 triệu, két đựng tiền khoảng 2 triệu và các thiết bị hỗ trợ khác.
2.2. Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)
Phần mềm POS offline hay còn được gọi là phần mềm tính tiền. Tuy nhiên, tính tiền chỉ là một trong những chức năng mà phần mềm POS có thể cung cấp cho chủ nhà hàng. Có thể nói phần mềm POS offline đáng rất phát triển trong khoảng thời gian gần đây. Thông thường, khách hàng có thể mua một gói phần mềm được cung cấp sẵn và nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt trên máy tính.
Ưu điểm của phần mềm POS offline:
Một số tính năng và lợi ích nổi bật mà phần mềm POS offline có thể mang đến đó là dễ sử dụng. Cụ thể, phần mềm POS offline có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt vào máy tính, giao diện thân thiện dễ sử dụng và đa dạng cho từng loại ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là với các mô hình kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Điều này được thể hiện rõ hơn khi có thể cung cấp tính năng phân loại thành viên và xuất báo cáo chi tiết, phân quyền quản trị cho từng nhóm nhân viên. So với loại máy tính tiền vừa nêu trên, phần mềm POS offline còn có thể cung cấp báo cáo đa dạng và chi tiết.
Ngoài ra, giá thành của hệ thống POS online rẻ hơn rất nhiều so với máy tính tiền nêu trên, chỉ cần khoảng 4 triệu mua phần mềm cài đặt vào 1 máy chủ, cộng thêm các thiết bị máy quét mã, máy in hóa đơn,… hệ thống POS online sẽ cần khoảng 15 triệu đồng.
Nhược điểm của phần mềm POS offline:
Tuy nhiên, hệ thống POS offline cũng không thể tránh khỏi một số nhược điểm khi sử dụng và vận hành. Đối với phần mềm offline, dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính nên có thể xảy ra trường mất dữ liệu khi máy tính bị nhiễm virus hoặc hỏng hóc thiết bị.
Việc sử dụng trong khoảng thời gian dài có thể khiến tốc độ xử lý dữ liệu của hệ thống bị chậm lại. Vì sử dụng phần mềm cố định trên máy nên không thể đáp ứng được nhu cầu kiểm tra rà soát thông tin tức thời cho người quản lý. Hơn nữa, sử dụng phầm mềm offline cũng sẽ yêu cầu người dùng cần có trình độ về công nghệ và máy tính nhất định.
2.3. Phần mềm POS online (Web – based POS)
Phầm mềm POS online mới xuất hiện trong thời gian gần đây nhưng có thể coi là một sự cải tiến và xu hướng mơi trong ngành kinh doanh bán lẻ, nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán điện tử đang dần nở rộ.
Ưu điểm của phần mềm POS online:
Phần mềm POS online có thể khắc phục phần lớn các nhược điểm của máy POS tính tiền và hệ thống offline bởi sự đơn giản, dễ sử dụng kể cả đối với những người không quá thành thạo máy tính. Tính tiện dụng còn được thể hiện khi phần mềm online không cần cố định trên một máy tính mà có thể sử dụng qua các trình duyệt web khác nhau. Người quản lý có thể linh hoạt truy cập, xuất dữ liệu ở bất cứ nơi đâu và bất kỳ khi nào bằng các thiết bị cá nhân như máy tính xách tay, PC, máy tính bảng và điện thoại.
Phần mềm online hiện nay cũng được tích hợp thêm nhiều tính năng phù hợp với đại đa số doanh nghiệp và các mô hình kinh doanh khác nhau khi có thể xuất báo cáo cụ thể theo từng nhu cầu của người dùng.
Thông tin được bảo mật và mã hóa theo tiêu chuẩn cao, khắc phục hoàn toàn tình trạng mất dữ liệu khi sử dụng bộ nhớ offline của máy tính. Hơn nữa các phiên giao dịch sẽ luôn được cập nhật tự động và tức thời trên server, giúp người quản lý có thể theo dõi sát sao và chặt chẽ. Giá thành của phần mềm online khá thấp, mỗi tháng người dùng chỉ cần trả khoảng vài trăm nghìn đồng để duy trì.
Nhược điểm của phần mềm POS online:
Một số nhược điểm của loại phần mềm bán hàng online như cần phải có kết nối internet và cần thanh toán chi phí hàng tháng. Tuy nhiên đây là xu hướng phát triển nên mặc dù khá lạ trong khoảng thời gian đầu tiên, người dùng vẫn có thể nhanh chóng làm quen và thích ứng với phương thức này.
3. Top 5 phần mềm POS tốt nhất dành cho nhà hàng, quán cafe
3.1. iPOS.VN
Phần mềm POS iPOS.vn được phát triển chuyên biệt dành riêng cho ngành ăn uống F&B, đáp ứng từ quy mô bán hàng nhỏ lẽ đến chuỗi nhà hàng lớn và hệ thống kinh doanh lớn.
Với kinh nghiệm 10 năm hoạt động, iPOS.vn đang là sự lựa chọn hàng đầu của hơn 30,000 nhà hàng kinh doanh ẩm thực lớn nhỏ trên thị trường Việt Nam. Khách hàng của iPOS.vn có thể kể đến những tên tuổi lớn trong ngành như The Coffee House, Tocotoco, Gongcha,…
Với phần mềm iPOS.vn, phục vụ viên không cần phải di chuyển nhiều và liên tục để phục vụ khách hàng bằng các phương pháp thủ công như ghi chép trên giấy, thông báo danh mục món ăn cho quầy bếp bằng miệng,… mà hoàn toàn có thể tự động hóa qua phần mềm. Điều này hỗ trợ rất lớn trong việc giảm bớt áp lực và khối lượng công việc cho nhân viên.
Một tính năng ưu việt không thể không kể đến của phần mềm POS iPOS.vn đó là tích hợp API để kết nối với các đơn vị vận chuyển và giao đồ, các ứng dụng đặt đồ online, tặng mã khuyến mãi, thanh toán qua ví điện tử,… Phương thức thanh toán được hỗ trợ trên mọi phương diện từ thanh toán tiền mặt, thẻ VISA, Master, ATM. Cách thức này có thể khắc phục hoàn toàn sự bất tiện khi tính toán thủ công, tránh nhầm lẫn và thiếu sót, rút ngắn thời gian và quy trình phục vụ. Có thể nói iPOS.vn đã đón đầu xu hướng phát triển công nghệ và nhu cầu của người dùng trong thời đại mới.
Các nhà quản lý sẽ không còn đau đầu trong quá trình kiểm soát và theo dõi bởi hệ thống iPOS.vn nay đã hộ trợ tính năng phân quyền, lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn của nhân viên, xuất báo cáo chi tiết trong quá trình giao nhận đồ,… giúp phát hiện các tình huống gian lận.
Không chỉ đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản và cần thiết của một hệ thống thanh toán, iPOS.vn còn cung cấp và tích hợp thêm các sản phẩm bổ trợ cho ngành kinh doanh ẩm thực như iPOS Accouting, hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên biệt iPOS CRM, gọi đồ ngay tại bàn menu điện tử O2O, ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager.
Ngoài ra, iPOS.vn còn cung cấp các phần mềm POS PC, cài đặt trên máy tính để bàn (hệ điều hành Window) và FABi (hệ điều hành Android). Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 nên khi khách hàng gặp vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng có thể được hỗ trợ kịp thời.
3.2. Cukcuk
Phần mềm POS CukCuk được phát triển bởi công ty cổ phần Misa với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển các phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp.
CukCuk cung cấp cho người dùng nhiều tính năng nổi trội như phần quyền riêng biệt giữa quản lý và thu ngân. Trong trường hợp sửa đổi hóa đơn, chỉ cấp quản lý mới có thể chỉnh sửa món hàng và giá tiền, cũng như việc từng nhân viên thu nhân khác nhau không thể đăng nhập vào tài khoản của người khác để thực hiện thanh toán. Tính năng này khá hữu ích đối với nhà quản lý nhằm mục tiêu theo dõi và kiểm tra từng ca làm việc của nhân viên thu ngân một cách có hệ thống và minh bạch.
CukCuk cũng có thể hỗ trợ thực hiện các hoạt động chiết khấu cho khác hàng theo các chương trình khuyến mãi của cửa hàng một cách linh hoạt. Quản lý có thể xem báo cáo về doanh thu từng ngày trong phần mềm POS CukCuk.
3.3. Kiotviet
Kiotviet là phần mềm POS được phát triển bởi công ty cổ phần phần mềm Citigo đã có 10 năm kinh nghiệm trong ngành phát triển các giải pháp phần mềm.
Một số tính năng tiêu biểu của Kiotviet như có thể tính tiền chính xác ngay tại bàn, áp dụng thêm thuế VAT và khuyến mãi, điều chỉnh hóa đơn linh hoạt. Kiotviet cũng có thể sự dụng trên mọi thiết bị từ máy POS, ipad, điện thoại,… kết nối với máy in hóa đơn nhanh chóng và gọn gàng.
3.4. Sapo
Phần mềm POS Sapo FnB được phát triển bởi công ty Sapo – đơn vị có 10 năm kinh nghiệm cung cấp các phần mềm quản lý và kinh doanh bán hàng đa kênh. Sapo FnB được tin dùng bởi khá nhiều nhà hàng và chuỗi kinh doanh đồ ăn tại Việt Nam.
Phần mềm có nhiều tính năng hỗ trợ nghiệp vụ của thu ngân, chẳng hạn như nhân viên phục vụ chỉ cần gửi yêu cầu thanh toán thì phần mềm sẽ tự động cập nhật hóa đơn và chuyển sang danh sách chờ thanh toán. Việc này nhằm mục đích đồng bộ toàn hệ thống để tránh nhầm lẫn, thiếu xót khi tính tiền cho khách hàng. Ngoài ra, phần mềm POS Sapo còn chấp nhận thanh toán trên nhiều hình thức từ trả tiền mặt đến thẻ ATM, VISA, Master, mã QR,…
3.5. Pos365
Phần mềm POS POS365 tích hợp nhiều tính năng nội trội hơn các phần mềm khác đó là theo dõi hàng tồn kho và cho phép người dùng quản lý hàng bằng cách tra cứu lịch sử xuất kho và nhập kho theo thời gian thực. Hơn nữa, phần mềm còn có thể quản lý sổ thu chi, từ đó giúp nhà quản lý theo dõi được từng tài khoản, biết tình hình thu chi quỹ chính xác và nhanh chóng.
Một ưu điểm khác của POS365 còn là hỗ trợ gửi tin nhắn đến cho từng khách hàng, tạo chính sách ưu đãi cho các nhóm khách hàng ưu tiên, tích điểm và tối ưu trong quá trình chăm sóc khách hàng.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về phần mềm POS cũng như các phần mềm bán hàng hữu dụng nhất hiện nay. Mong rằng bài viết có thể giúp các chủ nhà hàng và mô hình kinh doanh ẩm thực F&B lựa chọn được cho doanh nghiệp của mình một phần mềm POS phù hợp.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?
