Bất cứ chủ quán nào cũng mong muốn được phát triển thương hiệu quy mô kinh doanh khi có cơ hội. Tuy nhiên, việc vận hành một chuỗi nhiều nhà hàng, quán cafe sẽ khác hoàn toàn so với khi quản lý một quán nhỏ trước đó. Để không gặp thất bại khi mở rộng quy mô kinh doanh, các chủ quán nên lưu ý những nguyên tắc tối quan trọng trong bài viết dưới đây. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung
1. Khi nào nhà hàng, quán cafe nên mở rộng quy mô kinh doanh?
Mọi doanh nghiệp F&B phát triển tốt đều sẽ đến thời điểm cân nhắc đến việc mở rộng quy mô. Đó có thể là mở rộng diện tích quán để tăng khả năng phục vụ của cửa hàng, thêm nhiều cửa hàng chi nhánh khác hoặc tự nhân rộng lên thành một chuỗi cửa hàng.
Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức rất lớn không hề dễ dàng, đòi hỏi chủ quán phải cân nhắc kỹ lưỡng và thận trọng để tránh khỏi những cạm bẫy và rủi ro. Nhiều mô hình kinh doanh nhỏ hoạt động rất tốt nhưng khi nhân rộng lên thành chuỗi cửa hàng thì bộc lộ những nhược điểm và nhanh chóng thất bại vì nhiều sai lầm đáng tiếc.
Vì vậy, trước khi tiến hành mở thêm nhiều cửa hàng, bên cạnh việc tình hình kinh doanh của cửa hàng hiện tại đang phát triển thuận lợi và được đông đảo khách hàng ủng hộ, chủ quán cần đảm bảo mình có đủ những yếu tố sau: có kế hoạch kinh doanh cụ thể theo từng giai đoạn, có nguồn vốn và nền tảng tài chính vững chắc để chấp nhận mọi rủi ro phát sinh, có năng lực quản lý và vận hành nhiều cửa hàng, có thời gian để xử lý khối lượng công việc lớn hơn. Nếu có thể đáp ứng tất cả các tiêu chí đó thì xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để mở rộng quy mô kinh doanh cho nhà hàng, quán cafe của mình.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng – Giải pháp cho bài toán kinh doanh chuỗi
2. Những điều chủ kinh doanh cần lưu ý khi mở rộng quy mô kinh doanh
Không ít chủ quán cảm thấy bối rối và hoang mang khi mở rộng quy mô, vì việc điều hành một quán nhỏ sẽ khác hoàn toàn với một chuỗi cửa hàng. Bạn không thể trực tiếp có mặt tại từng chi nhánh để xử lý những sự cố trong quá trình phục vụ. Do đó, để có thể quản lý nhiều cửa hàng thành công, chủ quán cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây:
2.1. Đảm bảo đồng nhất chất lượng sản phẩm
Khó khăn đầu tiên mà các chủ quán thường gặp phải khi việc kinh doanh được mở rộng chính là sự giảm sút chất lượng món ăn, đồ uống. Chẳng hạn như việc phát triển từ quy mô quán nhỏ, chỉ phục vụ khoảng 20 – 30 khách cùng lúc lên quy mô quán lớn có khả năng phục vụ 100 khách cùng thời điểm. Khi đó, nhân viên hiện tại vốn chỉ quen với việc phục vụ cho số ít khách hàng trước đây sẽ dễ gặp lúng túng và có thể phát sinh những lỗi sai như làm nhầm món, tốc độ phục vụ chậm,… do liên tục phải làm quá nhiều món với số lượng lớn hơn trước đây.
Đối với trường hợp mở thêm các chi nhánh khác hoặc phát triển thành chuỗi cửa hàng, việc đảm bảo chất lượng sản phẩm lại càng khó kiểm soát hơn. Tất cả các trường hợp như chế biến không đúng công thức, nêm nếm gia vị mặn nhạt khác nhau, thiếu thành phần nguyên liệu phụ,… dù là lỗi sai nhỏ nhất cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng món và khiến khách hàng không hài lòng. Hơn nữa, do chủ quán không thể trực tiếp giám sát mà chỉ có thể trao quyền cho quản lý của từng cửa hàng, có thể họ sẽ không chú ý đến những tiểu tiết như vậy nên bỏ qua mà không biết rằng chỉ một chút sai sót tại một chi nhánh có thể ảnh hưởng đến cả thương hiệu lớn.
Phương án xử lý trong trường hợp này là mở rộng cấu trúc nhân sự, đồng thời xây dựng quy trình vận hành khoa học giữa các bộ phận để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị thay đổi do nhân viên bộ phận bếp/bar gặp áp lực về mặt thời gian và số lượng. Ngoài ra, chủ quán cần lên chương trình đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên bộ phận bếp/bar nắm bắt đúng công thức, quy trình chế biến để mỗi món ăn, đồ uống đều đảm bảo chất lượng đồng đều. Một quy tắc không thể thiếu là phải xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm để không có sự khác biệt giữa các cơ sở.
2.2. Chấn chỉnh đồng đều đội ngũ nhân viên
Một thách thức mà các chủ quán thường xuyên gặp phải khi mở rộng thương hiệu thành chuỗi các cửa hàng là chất lượng đội ngũ nhân viên không đồng đều. Khi quy mô cửa hàng đã nhân lên gấp 2, gấp 3 đến gấp chục lần, sẽ rất khó khăn để chủ quán có thể bao quát hết toàn bộ nhân sự, cần có một kế hoạch “đào tạo và quản trị” thật sáng suốt, vừa tiết kiệm thời gian cho bản thân lại vừa hiệu quả. Hơn nữa, đối với các chuỗi cửa hàng, sự thiếu hụt nguồn nhân lực tạo ra sự chênh lệch về chất lượng giữa các nhân viên. Thông thường, việc tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm tạo các khu vực trung tâm sẽ dễ dàng, còn các khu vực vùng ven sẽ ít lựa chọn hơn.
Việc chất lượng nhân sự không đồng đều có thể xảy ra những trường hợp “con sâu làm rầu nồi canh”. Chẳng hạn như chỉ cần một vài nhân viên tại một cơ sở làm việc không tốt, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng sẽ khiến họ đánh giá chất lượng dịch vụ của cả thương hiệu ấy. Nhiều thương hiệu dù đã có tên tuổi, thậm chí là nổi tiếng toàn cầu, vẫn không tránh khỏi việc có một cửa hàng, nơi mà nhân viên không đảm bảo chất lượng phục vụ, khiến cho khách hàng phải phản ánh.
Để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra, chủ quán cần có những buổi đào tạo tập trung để nâng cao kỹ năng và thái độ làm việc của nhân viên ở tất cả các cơ sở để mọi thứ đi vào nề nếp. Ngoài ra, hãy đảm bảo người quản lý của từng cơ sở phải có năng lực và trách nhiệm trong việc kiểm soát công việc của từng nhân viên để không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ chung. Quan trọng nhất vẫn là một phương pháp quản trị nhân sự phù hợp và bền vững.
2.3. Kiểm soát dòng tiền và nguồn vốn ổn định
Song song với việc mở rộng quy mô kinh doanh, một vấn đề mà các chủ quán cũng cần ứng phó đó là việc kiểm soát nguồn tài chính. Khi việc kinh doanh bắt đầu phát triển, việc quản lý một quán lớn hơn hoặc cùng lúc nhiều cửa hàng sẽ khiến các chủ quán gặp thách thức trong việc kiểm soát tài chính. Bởi khi quy mô tăng lên, đồng nghĩa các khoản chi phí vận hành cũng sẽ có sự thay đổi, vì quán cần nhập thêm nguyên liệu, mở rộng mặt bằng, tuyển dụng thêm nhân viên… Nếu không có sự chuẩn bị và kế hoạch để giám sát tài chính, có không ít chủ quán gặp lao đao vì chưa kịp thích ứng.
Để tránh rơi vào tình trạng “vung tay quá trán” khi mở rộng quy mô kinh doanh, chủ quán phải có kế hoạch chi tiêu cụ thể, xác định các hạng mục chi phí hợp lý và thực sự cần thiết. Chẳng hạn như nếu trong thời gian đầu chưa đo lường được chính xác lượng khách hàng gia tăng thêm, hãy nhập nguyên vật liệu một cách cầm chừng để tránh tình trạng dư thừa lãng phí nếu không sử dụng đến. Hơn nữa, hãy luôn chuẩn bị một khoản dự phòng tài chính để bù lỗ trong trường hợp các cơ sở kinh doanh mới chưa đông khách trong vài tháng đầu.
Có thể thấy, việc mở rộng kinh doanh vừa là cơ hội giúp cho các chủ quán thúc đẩy được doanh thu nhưng cũng vừa là thách thức với không ít khó khăn và rủi ro. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp các chủ quán có phương án xử lý phù hợp để việc mở rộng kinh doanh suôn sẻ và mang lại kết quả như mong đợi.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để vận hành nhà hàng thật trơn tru nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
