Phần lớn người kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B đều là “dân tay ngang” nên không có nhiều kinh nghiệm trong quản lý tài chính và dự trù ngân sách. Chính sự bất cẩn và non yếu trong việc kiểm soát dòng tiền có thể đẩy doanh nghiệp đi đến “bờ vực” của thất bại. Chủ quán đã biết những “bẫy chết người” về tài chính khi kinh doanh nhà hàng, quán cafe? Hãy cùng iPOS.vn theo dõi ngay trong bài viết dưới đây!
Nội dung
1. Những sai lầm nghiêm trọng trong cách quản lý tài chính của nhà hàng, quán cafe
Có tới 80% nhà hàng, quán cafe thất bại có nguyên nhân xuất phát từ việc không thể quản lý tốt dòng tiền khi kinh doanh. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất liên quan đến vấn đề tài chính mà các chủ quán thường gặp phải:
1.1. Không có quỹ dự phòng tài chính
Quỹ dự phòng là khoản tiền được trích ra từ lợi nhuận, dùng để ứng phó với những tổn thất, thiệt hại trong kinh doanh có khả năng xảy ra trong tương lai. Đây là cụm từ được nhắc đến rất nhiều nhưng chỉ đến lúc gặp khó khăn, chủ quán mới “bừng tỉnh” nhận ra tầm quan trọng của số tiền dự trữ này.
Có thể thấy, đại dịch vừa qua chính là một “bài kiểm tra” đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Trong thời gian giãn cách bắt buộc phải đóng cửa, nhà hàng, quán cafe không có doanh thu, thì chủ quán lấy tiền ở đâu để trả chi phí thuê mặt bằng, chi phí lương cơ bản để giữ chân nhân viên,…? Nếu không có quỹ dự phòng cho những rủi ro khó lường trước, chủ quán sẽ lâm vào cảnh vô cùng loay hoay và bế tắc.
1.2. Lẫn lộn giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
Không thể phủ nhận rằng nguồn lực tài chính vững vàng từ cá nhân có thể hỗ trợ rất tốt cho công việc kinh doanh. Tuy nhiên, chủ quán vẫn cần có sự phân biệt rạch ròi giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp khi quản lý vận hành nhà hàng, quán cafe của mình. Nếu không tách bạch được hai khoản này, chủ quán sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xác định lợi nhuận thực tế. Ngoài ra, lẫn lộn tài chính cá nhân và doanh nghiệp có thể khiến chủ quán gặp khó khăn khi cần tìm nhà đầu tư vào thời điểm muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Đối tác sẽ lo sợ việc “cất tiền bỏ túi riêng”, không đủ sự tin tưởng để quyết định đầu tư.
Ngoài ra, khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, đối mặt với quá nhiều chi phí, hóa đơn cùng nhiều khoản thua lỗ, nhiều chủ quán liền lấy tài chính cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư nhằm “cứu vớt” lấy nhà hàng, quán cafe của mình. Quyết định này không sai, nhưng nếu không cân đối xử lý khéo léo, bạn có thể sẽ mất “cả chì lẫn chài”.
1.3. Không có hệ thống thu chi rõ ràng
Dòng tiền thu chi trong nhà hàng, quán cafe cũng khá phức tạp so với các ngành nghề kinh doanh khác. Chẳng hạn như tiền thu đến từ nhiều nguồn như thu ngân tại cửa hàng, tài xế giao đồ ăn tận nơi, các bên đối tác nền tảng bán hàng GrabFood, ShopeeFood, Baemin,… và các bên đối tác thanh toán MoMo, ZaloPay, VnPay,… Tương tự, các hạng mục chi phí từ thuê mặt bằng, nhân sự, nguyên vật liệu,… và các phát sinh khác cũng có rất nhiều giấy tờ và chứng từ thanh toán cần kiểm soát. Vì vậy, không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắc chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý tài chính của chủ quán gặp nhiều khó khăn “lãi không biết, lỗ cũng không”.
Không minh bạch trong các khoản thu chi khi quản lý nhà hàng, quán cafe dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng trong kinh doanh. Thấy quán đông khách mà cuối tháng tính toán thu chi vẫn không có lãi? Muốn cắt giảm chi phí, thúc đẩy doanh thu nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Nếu không nắm rõ được hệ thống thu chi, chủ quán không thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.4. Tính toán lợi nhuận không chính xác
Tính toán lợi nhuận không chính xác là một trong những “lỗi phổ biến” khi quản lý tài chính nhà hàng, quán cafe. Nguyên nhân chủ yếu là do chủ quán không hình dung ra hoặc lường trước được các chi phí phát sinh khác. Chẳng hạn như giá bán của sản phẩm trong nhà hàng là giá đã bao gồm thuế VAT, chủ quán quên bóc tách khoản thuế phải nộp cho nhà nước nên lầm tưởng lợi nhuận thu về rất cao. Hay khi bán hàng online thông ứng dụng của bên thứ ba như GrabFood, ShopeeFood, Baemin, Gojek…, mặc dù số lượng đơn hàng nhiều nhưng thực tế nhiều chủ quán cũng “ngã ngửa” khi cuối tháng thấy lợi nhuận sẽ không còn bao nhiêu sau khi trừ đi khoản chiết khấu doanh thu cho đối tác.
Khác với các ngành nghề khác, doanh nghiệp F&B có đặc thù riêng về dòng tiền, ảnh hưởng đến cách tính toán lợi nhuận. Chẳng hạn như công nợ với nhà cung cấp nguyên vật liệu thường được tập hợp và thanh toán theo kỳ một tháng một lần. Đặc thù này dễ khiến chủ quán nhầm lẫn rằng trong quỹ có nhiều tiền, kinh doanh đang nhiều lãi, trong khi trên thực tế vẫn cần phải chi trả một khoản lớn công nợ và chi phí khác mới có được con số lợi nhuận chính xác.
1.5. Quản lý thuế không đúng cách
Với dân kinh doanh, thuế là “tiền phạt để làm tốt”, nghe có vẻ hài hước nhưng đó là sự thật. Sự thay đổi về chính sách thuế, trong đó có thuế thu nhập với doanh nghiệp/hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, thuế giá trị gia tăng VAT,… đều có thể ảnh hưởng đến tài chính của nhà hàng, quán cafe.
Thuế không chỉ là nghĩa vụ mà buộc mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải thực hiện dù có muốn hay không mà còn phải thanh toán đúng thời hạn. Việc chủ quán bỏ lỡ thời hạn đóng thuế sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến việc kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Hơn nữa, nếu không có kế hoạch quản lý thuế đề phòng cho những phát sinh, chủ quán cũng sẽ gặp bất ngờ và “trở tay” không kịp khi tỷ giá tăng đột ngột trong thời gian ngắn.
Đọc thêm: Kế toán nhà hàng – Vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng
2. Làm thế nào để quản lý tài chính nhà hàng, quán cafe hiệu quả?
Để hạn chế tối đa những sai lầm trên, chủ quán cần nắm bắt những nguyên tắc quản lý tài chính nhà hàng, quán cafe sau đây:
Luôn có phương án dự phòng
Cho dù kế hoạch kinh doanh có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có thể xảy ra, chẳng hạn như dịch bệnh, làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo, thiên tai, hỏa hoạn,… Hãy chủ động trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ tiết kiệm dự phòng. Đây sẽ là điểm tựa vững chắc giúp cho nhà hàng, quán cafe có nguồn tài chính mạnh mẽ, đảm bảo các cửa hàng có thể duy trì hoạt động bình thường từ 3 đến 6 tháng. Ngoài ra, các dịch vụ bảo hiểm cũng là một phương án hay để đề phòng cho những tổn thất và biến cố khó lường.
Quản lý tài chính một cách có hệ thống
Việc quản lý tài chính có hệ thống sẽ giúp nhà hàng, quán cafe phát triển bền vững nhất. Tất cả các khoản vay, khoản thu chi, chi phí đầu tư, tiền lương,… cần phải được theo dõi một cách chi tiết kỹ càng. Các phát sinh hàng ngày diễn ra cần phải được cập nhật và ghi chép lại cẩn thận. Sở hữu kế hoạch thu chi rõ ràng sẽ giúp chủ quán quản lý dòng tiền chính xác hơn để đưa ra các điều chỉnh, cân đối, tránh được tình trạng thâm hụt ngân sách. Việc quản lý tập trung có hệ thống theo một logic nhất định làm cho việc thống kê được tối ưu và hiệu quả hơn. Chủ quán cần luôn đảm bảo theo dõi và xem xét tất cả các chỉ số hoạt động tài chính định kỳ vào cuối tháng, cuối quý để có điều chỉnh vào giai đoạn tiếp theo.
Kiểm soát chi phí chặt chẽ
Quy tắc mà tất cả chủ quán cần ghi nhớ là không bao giờ chi tiêu nhiều hơn doanh thu đạt được. Kinh doanh nhà hàng, quán cafe có hai hạng mục chi phí chính là chi phí cố định (mặt bằng, lương nhân viên,..) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, marketing,…). Hãy tiết kiệm tối đa các loại chi phí cố định và xây dựng các công thức để kiểm soát chi phí biến đổi, nhờ đó, chủ quán sẽ biết được mình đang chi tiêu lãng phí ở đâu và có thể cắt giảm được các loại chi phí dư thừa không gây ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp.
Luôn theo dõi sự tác động của thuế
Thuế là yếu tố mà nhà hàng, quán cafe phải luôn theo dõi và tuân thủ đúng hạn. Chủ quán cũng phải xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo để lên kế hoạch tài chính hợp lý. Nếu chủ quán không phải là người “rành” về các điều khoản thuế, hãy tìm kiếm sự trợ giúp từ các chuyên gia tư vấn. Các đơn vị này sẽ hỗ trợ cập nhật chính sách, quy định tài chính của pháp luật để doanh nghiệp luôn tuân thủ nghĩa vụ và được Nhà nước tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi.
Lưu ý về công tác kế toán
Chủ quán có thể tham gia một lớp kế toán cơ bản trước khi bước vào con đường kinh doanh. Kiến thức có được từ khóa học sẽ giúp chủ quán đủ kiến thức để quản lý sổ sách một cách tổng quát. Thực tế, tài chính doanh nghiệp khá phức tạp, liên quan đến ước tính, phân tích, đo lường, giải pháp hành động liên quan đến vốn, tiền, tài sản, và quan hệ đồng bộ doanh thu – chi phí – lợi nhuận. Nếu nhà hàng, quán cafe không muốn tốn kém chi phí xây dựng một bộ máy nội bộ đồ sộ, dịch vụ kế toán thuê ngoài cũng là sự lựa chọn hợp lý, hỗ trợ chủ quán quản lý tài chính hiệu quả.
Tài chính có thể được ví như não bộ của mỗi doanh nghiệp. Để não bộ minh mẫn, sáng suốt thì cần có cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Trong môi trường kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B đầy biến động như hiện nay, chủ quán cần luôn tỉnh táo và đưa ra chiến lược quản lý tài chính hiệu quả trong từng giai đoạn hoạt động và phát triển.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành công việc kinh doanh trơn tru hơn nhé!
