“Hoạt động xếp ca và chấm công trên giấy tờ, sổ sách đang khiến nhà hàng của tôi rối như mớ bòng bong, v.v..."
Đặng Thị Vân Hải
Chủ chuỗi cửa hàng bún cá Hải Phòng
Xếp ca và chấm công vốn tưởng như đơn giản, nhưng tại sao lại khiến nhiều người đau đầu đến vậy?
Tại sao nhiều quản lý nhà hàng lại không thể vận hành hoạt động xếp ca và chấm công hiệu quả?
Quan niệm sai
Với nhiều người, xếp ca và chấm công chỉ mang ý nghĩa là như một công cụ quản lý và tính toán lương thưởng. Vô hình chung, họ đã bỏ qua vai trò đích thực của hoạt động này - là chuẩn hóa vận hành và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên.
Quản lý sai
Quản lý xếp ca và chấm công theo không có phương pháp cụ thể đang là tác nhân gây ra tình trạng "đầu thừa đuôi thiếu" khi vận hành nhà hàng - đông khách thì thiếu nhân sự và ngược lại, thừa nhân sự thì vắng khách.
Công cụ sai
Giấy tờ và sổ sách vẫn là những công cụ chủ đạo được các nhà hàng sử dụng để xếp ca và chấm công - tuy nhiên, điểm yếu "chí mạng" của những công cụ này là không có hệ thống thông báo nhắc nhở, lại vô cùng thủ công, khó nhớ, dễ xảy ra sai sót.
"Chỉ khi xếp ca và chấm công khoa học, nhà hàng mới có thể tối ưu được nguồn lực nhân sự, cũng như đem lại môi trường và không khi làm việc thoải mái cho tập thể nhân viên"
Nguyễn Minh Toàn
Quản lý nhà hàng ẩm thực Bắc Bộ
Những vấn đề thường gặp trong hoạt động xếp ca
và chấm công tại nhà hàng
… và hãy để iPOS.vn giúp bạn
Tiêu tốn thời gian để quản lý hồ sơ nhân sự
Với nhu cầu tuyển dụng lớn cùng tình trạng nhân lực biến động liên tục, bài toán về quản lý nhân sự ở các thương hiệu, chuỗi F&B lớn là thử thách không hề dễ chịu với bất cứ người chủ nào. Nội chỉ trong việc sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ nhân sự đã nghỉ hoặc đang làm việc tại từng điểm bán khác nhau cũng đã có thể khiến họ "đầu tắt mặt tối".
- Cách làm truyền thống: Nhập liệu và lưu trữ hồ sơ nhân viên qua sổ sách và những bảng tính excel đã trở nên quá quen thuộc, tuy nhiên, mức độ hiệu của hoạt động này lại không được đánh giá cao. Thậm chí, việc quản lý thủ công như vậy còn đặc biệt tiêu tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn hơn bao giờ hết!
- Cách làm hiện đại: Các thương hiệu bắt đầu ứng dụng công nghệ hiện đại, số hóa toàn bộ sổ sách, giấy tờ với hệ thống phần mềm chuyên biệt. Phần mềm cũng giúp chủ quán dễ dàng theo dõi, cập nhật và lưu trữ thông tin chi tiết của mỗi nhân viên - đảm bảo hoạt động quản lý được diễn ra trơn tru, mượt mà.
Sai sót, thiếu hiệu quả khi quản lý chấm công
Vấn đề nan giải nhất của chủ kinh doanh khi tiến hành quản lý chấm công là vừa đảm bảo hoạt động được diễn ra chính xác, hạn chế gian lận từ phía nhân viên, đồng thời phải dễ dàng tổng hợp và đối chiếu khi đến kỳ hạn tính toán lương thưởng.
- Cách làm truyền thống: Đầu tư máy chấm công có thể tốn một khoản tiền phí kha khá, nhưng chưa chắc đã đem lại độ hiệu quả cao khi nhiều dòng máy cũ có hình thức vận hành phức tạp, đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức tốt về công nghệ. Nhưng chấm công bằng tay trên giấy hoặc file excel thì chắc chắn không đảm bảo tính chính xác, đồng thời tốn nhiều thời gian để tổng hợp và đối chiếu, dễ xảy ra tình trạng chậm lương.
- Cách làm hiện đại: Sử dụng phần mềm hỗ trợ chấm công trên điện thoại thông minh bằng Wifi điểm bán hàng, nhanh chóng và vô cùng chính xác. Phần mềm hỗ trợ theo dõi chi tiết thời gian làm việc của nhân viên giữa mỗi lần vào ca và đóng ca. Tính năng này kết hợp cùng bộ lọc thời gian theo ca/theo ngày/theo tuần của phần mềm sẽ hỗ trợ việc quản lý và tổng hợp dữ liệu cuối tháng đơn giản và minh bạch nhất có thể.
Khó khăn trong việc xếp ca làm việc cho nhân viên
Các nhà hàng, đặc biệt là những nhà hàng lớn với đội ngũ nhân viên đông đảo luôn là cái nôi sản sinh ra những bài toán hóc búa trong câu chuyện xếp ca. Nếu muốn chặt chẽ, tối ưu công suất làm việc của nhân viên thì hệ thống ca kíp sẽ trở nên quá phức tạp, khó quản lý - nhưng nếu phân ca quá đơn giản thì lại dẫn đến bảng công lỏng lẻo, nhân sự không nắm được thông tin dẫn đến nhầm lẫn.
- Cách làm truyền thống: Các nhà hàng vẫn cố gắng xếp ca thủ công, hoặc khá khẩm hơn là bằng công cụ excel. Hình thức vận hành tương đối thụ động, không có công cụ để thông báo cho nhân viên, cũng như rất dễ xảy ra sai sót, gây bức xúc nội bộ khi thời gian, lịch trình làm việc bị sai lệch, dẫn đến lương thưởng cũng không còn chính xác.
- Cách làm hiện đại: Nhà hàng có thể dễ dàng xếp ca làm việc qua phần mềm, dựa trên những thông tin đăng ký trước đó của từng nhân viên. Sau khi xếp ca thành công, nhân viên sẽ nhận được thông tin ca làm việc của mình (theo tuần) ngay trên điện thoại. Đặc biệt, những phần mềm hiện nay còn hỗ trợ xuất bảng ca kíp làm việc với các thông tin từ tên nhân viên, ca làm được xếp, thời gian làm việc, thời gian đi muộn về sớm, v.v... để hỗ trợ việc quản lý hiệu quả hơn.
Thiếu hiệu quả trong hoạt động giao tiếp nội bộ
Giao tiếp nội bộ cũng là một phương diện quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động xếp ca và chấm công được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Tuy nhiên, các nhà hàng lại chưa thật sự để tâm đến vấn đề này. Hệ quả có thể dẫn đến mối bộ máy làm việc rời rạc, thông tin được trao đổi chậm trễ, mức độ gắn kết giữa các nhân sự cũng không thật sự sâu sắc.
- Cách làm truyền thống: Các nhà hàng đang tận dụng các nền tảng mạng xã hội miễn phí để mở những nhóm chat trực tiếp. Hay đơn giản hơn, họ còn sử dụng những mấu giấy thông báo, nhắc nhở được dán thủ công trong khu vực làm việc để truyền đạt thông tin cho nhân sự. Hình thức này để rất dễ khiến nhân viên bị xao nhãng, cũng như không nắm bắt được hết những thông tin cần thiết cho công việc thường nhật.
- Cách làm hiện đại: Các thông báo, thông điệp được gửi trực tiếp đến điện thoại nhân viên theo từng điểm bán hàng hay từng bộ phận, bởi phần mềm chuyên biệt chỉ dành tiêng cho công việc. Phương thức này giúp hạn chế xao nhãng, tăng tính kết nối trong nội bộ và tạo ra môi trường làm việc gắn kết, chuyên nghiệp hơn.
Những nghiệp vụ trong kinh doanh F&B có thể bạn quan tâm
Mua hàng & Kế toán
“Công việc mua hàng và kế toán đơn giản ấy mà, cứ thuê 1 – 2 nhân viên làm là…
Đặt bàn và đón tiếp khách hàng
“Phần đông nhà hàng vẫn nhận đặt bàn qua hotline, vậy thì tại sao chúng tôi phải thay đổi?” Nguyễn…
Xếp ca & Chấm công
“Hoạt động xếp ca và chấm công trên giấy tờ, sổ sách đang khiến nhà hàng của tôi rối như…
Tự bán hàng online
“Bán đồ ăn online thì cứ đưa lên các app giao hàng là được thôi mà” Phạm Hồng Quân Quản…
Bán hàng tại chỗ
“Như một guồng máy hối hả, nhân viên đón khách, lấy order, đưa cho bếp, ghi chú, đổi lại món…
Nghiệp vụ Marketing
“Có gì phức tạp đâu, làm Marketing nhà hàng thì cứ dốc tiền vào mà chạy quảng cáo Facebook” Thái…
Liên hệ với chúng tôi
Bên cạnh mạng lưới chi nhánh rộng khắp, trung tâm tổng đài với thời gian trực 24/7, 365 ngày/ năm kể cả các dịp Lễ Tết sẽ giúp đảm bảo mọi hàng quán luôn vận hành ổn định và trơn tru nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để khám phá thêm những khuyến mại hấp dẫn tại thời điểm hiện tại và mau chóng thành công trong sự nghiệp F&B!
Liên hệ ngay
Ngày
Giờ
Phút
Giây
trọn bộ giải pháp
chỉ với 5.800.000 VNĐ
- Phần mềm quản lý nhà hàng/cafe (6 tháng)
- Máy tính tiền iAP200s
Liên hệ ngay
Ngày
Giờ
Phút
Giây
trọn bộ giải pháp
chỉ với 5.800.000 VNĐ
- Phần mềm quản lý nhà hàng/cafe (6 tháng)
- Máy tính tiền iAP200s
